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2¿Cómo integrarSistemas de Gestión?La integración de sistemas de gestión ofrece grandes ventajas, como la optimización y reducción en recursos y tiempo empleado en la gestión del propio sistema, la simplificación y reducción de la documentación y una gestión más eficiente de los procesos de la organización. El éxito en la gestión de los sistemas pasa, por tanto, por la integración. En este artículo se dan algunas claves para integrar con éxito los sistemas de gestión de la calidad, ambiental, y seguridad y salud en el trabajo.Los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 son muy conocidos por las organizacionesy, desde su publicación inicial en el año 1987, han demostrado su eficacia como herramienta para la gestión de procesos, mejorando los productos y servicios que ofrecen las empresas y aumentando la satisfacción de sus clientes. en 1996 se aprobó la Norma ISO 14001 y las empresas empezaron a utilizar los sistemas de gestión ambiental como ayuda para cumplir con los requisitos legales y mejorar el comportamiento ambiental de las organizaciones. el pasado mes de marzo se publicó la Norma ISO 45001 sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Aunque muchas empresas ya cuentan con sistemas implantadoscon otros referenciales, sin duda esta nueva norma va a internacionalizary homogeneizar los requisitos mínimos para que las organizaciones, en el ámbito global, gestionen la seguridad y salud en el trabajo, cumplan con los requisitos legales aplicables y mejoren el desempeño en esta materia. Además de estos sistemas, las empresas han implantado otros para sistematizar aspectos tan diversos como la gestión de la energía, el ecodiseño, la seguridad de la información, etc. con tanta información y novedades en este ámbito, las organizaciones comienzan a plantearse como manejar tantos sistemas la clave está en la integración. Para comenzar con el proyecto de integración las organizaciones cuentan, desde el año 2012, con una gran aliada: la estructura de Alto Nivel (Hls). se trata de directrices publicadas por ISO para facilitar la alineación de los sistemas de gestión. Por ello, ahora (o en un futuromuy próximo) todas las normas de sistemas de gestión van a tener unaestructura, términos y textos comunes. Adicionalmente, cada referencial, puede incorporar de manera específica requisitos particulares aplicables alárea de actividad se trata, por tanto, de un avance definitivo en el camino a la integración.Pasos que hay que seguirPara conseguir finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las organizaciones deben seguir una serie de pasos que se explican aContinuación en primer lugar, hay que identifi -car en la organización todos los sistemas de gestión implantados, lasmetodologías que se estén utilizando y las responsabilidades asignadas.

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3Si la organización no tiene sistemasimplantados, entonces se puede comenzar por el siguiente paso.el segundo paso es designar a lapersona coordinadora o responsabledel proyecto de integración. en muchos casos, coincide con la personaque asume la responsabilidad de lossistemas de gestión. en función deltamaño de la empresa y complejidad del proyecto de integración, podría ser conveniente formar un comité o equipo con las personas responsables de los departamentos, los procesos o los sistemas que se vayan a integrar.la planificación es la tercera acciónque hay que llevar a cabo. Para ello, se establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos, responsables de los procesos afectados y documentos que se van a generar.aplicando el ciclo de mejora continua PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y la gestión por procesos, se indican a continuación los elementos susceptibles de integración y aquellos específicos de los sistemas de gestión.Elementos integrablesContexto de la organizaciónCuestiones externas e internas. Se puede utilizar la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas de la organización. Por ejemplo, un informe de análisis del contexto donde se incorporen las diferentes perspectivas.Sistemas de GestiónPartes interesadas. utilizar un método único para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y documentarlas. Por ejemplo, mediante encuestas, reuniones, grupos de consumidores y realizando informes sobre las necesidades yexpectativas de las partes interesadas.Alcance del sistema integrado degestión. el alcance debe ser el mismo e incluir las actividades y centros de la organización. se puede documentar en el manual integrado del sistema de gestión.El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones. se puede realizar un mapa donde se integren todos los procesos de la organización tanto de calidad, medio ambiente y la SST.Por último, para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicara todas las personas de la organización que estén implicadas los cambios que se van a realizar, la nuevaestructura, documentación y funciones asignadas.utilizando la estructura propuesta por la Hls, es decir…

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5Sistemas de Gestión✓ LiderazgoCompromiso y liderazgo. la alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas implantadosasumiendo la rendición de cuentas del sistema integrado.Política integrada. se debe formular una política de gestión integradaque contenga los compromisos específicos mínimos citados en las normas de referencia.Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. la alta dirección define y comunica los roles,responsabilidades y autoridades pertinentes para el funcionamiento delsistema implantado a través de fichasde puestos de trabajo, manuales de funciones, procedimientos e instrucciones técnicas.✓ PlanificaciónAcciones para abordar riesgos yoportunidades. Hay que aplicar unamisma sistemática para determinarlos riesgos y las oportunidades relacionados con el contexto de la organización y definir acciones para abordarlos. Por ejemplo, un análisis DAFo con las conclusiones y la definición de un plan estratégico.Objetivos y planificación para lograrlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto para calidad, medio ambiente y SST.PlanificarEvaluación delDesempeñoApoyo yOperaciónMejoraLiderazgo✓ ApoyoRecursos. la optimización de recursos se consigue a través de la integración en los procesos de negocio,los ambientales y de seguridad y salud. Por ejemplo, en el área de producción, se puede fabricar o prestar el servicio controlando los consumos de recursos y la generación de residuos, emisiones o vertidos así como aplicando las medidas de seguridad establecidas.Competencia. Para los puestos de trabajo de la organización, definir requisitos de competencia necesariospara el funcionamiento del sistema integrado de gestión. se debe aplicara misma sistemática para determinar las acciones necesarias para adquirir la competencia, proporcionarla y evaluar la eficacia de dichas acciones. Porejemplo, se puede disponer de fi chasde perfiles de puesto de trabajo conrequisitos de competencia para calidad, medio ambiente y SST y planes de formación conjuntos.Toma de conciencia. las campañas de concienciación relativas al sistema integrado de gestión pueden ser conjuntas utilizando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de concursos, etc.

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6Sistemas de GestiónComunicación. los canales habilitados por la organización serán los mismos para las comunicaciones internas y externas. Algunos métodos utilizados habitualmente incluyen reuniones presenciales, el correo electrónico, la intranet, tablones de anuncios, buzones de sugerencias y, para comunicar externamente información, la página web.Información documentada. la organización dispondrá de un sistema documental único e integrado condocumentos comunes aplicables a las tres normas y documentos específicos según requieran los procesos de la organización. Manual integrado del sistema (no requerido en las normas, pero de gran utilidad), procedimientos comunes de identificación de riesgos yoportunidades, formación y toma de conciencia, comunicación, control de la información documentada, auditorías internas, revisiónpor la dirección, no conformidades y acciones correctivas son ejemplos de documentos comunes. Por su parte,constituyen ejemplos de documentos específicos el procedimiento de identificación y evaluación de aspectos ambientales, riesgos laborales, identificación y evaluación de requisitos legales, satisfacción del cliente, determinación de los requisitos para los productos y servicios, etc.OperaciónPlanificación y control operacional.El gran reto de las organizaciones esla integración del control operacional.Por ejemplo, en los procesos de contratación, ventas o en la publicidad de las prestaciones del producto o servicio, se puede incorporar información sobre los impactos potencialesdel producto para los clientes o usuarios, así como disposiciones de seguridad que se deban tener en cuenta.En el proceso de diseño es recomendable incorporar requisitos ambientales del producto o servicio diseñado,así como las condiciones para minimizar los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. En las compras, incorporar requisitos ambientales para la adquisición de productos o servicios así como los requisitos deseguridad asociados. Y en la fabricación o prestación del servicio considerar los consumos, vertidos, residuos o emisiones, y los riesgos específicos del puesto de trabajo.Evaluación del desempeñoSeguimiento, medición, análisis yevaluación. Se trata de requisitos plenamente integrables donde se puede utilizar una sistemática conjunta.Por ejemplo, una vez definidos indicadores de seguimiento para calidad,

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8Sistemas de Gestiónmedio ambiente y SST, se puedenestablecer reuniones periódicas donde analizar la información, evaluarla evolución y tomar las accionesoportunas.Auditoría interna. igualmente se trata de un proceso plenamente integrable. los auditores y la auditoría sepueden realizar de manera conjunta donde se obtenga como resultado un informe conjunto de la auditoría interna.Revisión por la dirección. la organización puede realizar la revisión por la dirección integrada incorporandolos requisitos de las tres normas dereferencia generando una única actao informe de revisión.MejoraNo conformidad y acción correctiva.la misma sistemática (procedimiento)para detectar no conformidades y definir acciones correctivas es aplicable a los tres sistemas. este requisito es plenamente integrable. igualmente, se puede establecer un formato para el registro de no conformidades y acciones correctivas.Mejora continua. la mejora continua es uno de los principales resultados previstos del sistema integrado de gestiónElementos específicosContexto de la organización. comoelemento específico de ISO 9001, hayque especificar, para los procesos dela organización, las entradas y salidasesperadas, criterios y métodos parala operación eficaz y el control, losrecursos necesarios,las responsabilidades y autoridades, los riesgos y oportunidades, evaluación y mejorade los mismo.Liderazgo. De manera específica,en ISO 45001 la organización tieneque establecer los procesos necesarios para la consulta y la participación de todos los trabajadores y, cuando existan, de los representantes de los trabajadores. se puede sistematizar la celebración de reuniones donde se reflejen los acuerdos alcanzados enactas o la emisión de informes periódicos con la información necesaria relativa a la seguridad y salud.La organización debe planificaracciones para abordar los riesgos yoportunidades identificados en los aspectos ambientales en medio ambiente; riesgos laborales en SST; requisitos legales en medio ambientey SST; y procesos de la organización en calidad.Apoyo. Para los procesos de calidad, la organización debe identificar la infraestructura necesaria y mantenerla, así como determinar el ambiente para la operación de los procesos. en calidad constituye un requisito identificar los conocimientos.

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9Sistemas de Gestiónnecesarios para la operación de los procesos de la organización.Operación. la organización puede establecer medidas conjuntas para prepararse para posibles situaciones de emergencia en materia de seguridad laboral y medio ambiente ydefinir pautas de actuación en caso de que se produzcan. Habitualmente se disponen de planes de emergencia conjuntos.relativos al medio ambiente y la seguridad y salud en los siguientes elementos específicos de ISO 9001:la comunicación con el cliente; determinación, revisión y cambios de los requisitos para los productos y servicios; diseño y desarrollo; la información para los proveedores y el control de procesos contratados externamente; la identificación y trazabilidad de los productos o servicios, cuando sea requerida; la propiedad pertenecientea los clientes o proveedores externos; las condiciones de preservación de las salidas del producto o servicio; las actividades posteriores a la entrega; requisitos para la liberación de productos o servicios y el control de salidasno conformes.Evaluación del desempeño. Paralos requisitos legales de medio ambiente y sst, se establece una sistemática conjunta para evaluar el cumplimiento de los requisitos de aplicación. En calidad hay muchos requisitosespecíficos que hay que considerar cuando se implemente el sistema de gestión. No obstante, y como se ha comentado anteriormente, una de las claves principales para conseguir un nivel elevado de integración de los sistemas de gestión, consiste en incorporar los requisitos de control operacional es habitual disponer de un únicoprocedimiento para la identificacióny evaluación de requisitos legales. específicamente en calidad, hay que establecer sistemáticas para la evaluación de la satisfacción del cliente.Mejora. la organización debe establecer un proceso para informar, investigar y tomar acciones para gestionar los incidentes en materia deseguridad.

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El líder de un equipo no es uno más, debe ser aquella persona que dentro del propioequipo, cuente con las habilidades y conocimientos pertinentes que le permitandesempeñar el mencionado rol.La misión principal que todo buen líder debe perseguir, es la de asegurarse de que,la labor que el equipo realiza, finalizará con éxito.Un buen líder no deja de aprenderjamás!MB Certification Mexico abre elprograma de cursos 2019, ven yprepárate como un excelente líder.Acércate a los expertos, acércatea…MB Certification Mexico.Incluye:-Material de apoyo (impreso y electrónico).-Coffee break -Se entregará CERTIFICADO como AUDITOR LIDER a quien culmine en su totalidad y acredite con 8 de calificación.En caso contrario se entrega una constancia de participación.

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