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MB Magazine 14 SDG

Agosto | 2019|
Ciclo
14
QUALITY FOR THE FUTURE
¿Cómo integrar un
Sistema de Gestión?
MAGAZINE
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¿Cómo integrar
Sistemas de Gestión?
La integración de sistemas de gestión ofrece grandes ventajas, como la optimización y reducción
en recursos y tiempo empleado en la gestión del propio sistema, la simplificación y reducción de la
documentación y una gestión más eficiente de los procesos de la organización.
El éxito en la gestión de los sistemas pasa, por tanto, por la integración.
En este artículo se dan algunas claves para integrar con éxito los sistemas de gestión de la
calidad, ambiental, y seguridad y salud en el trabajo.
Los sistemas de gestión de la
calidad ISO 9001 son muy
conocidos por las
organizaciones
y, desde su publicación inicial en
el año 1987, han demostrado su
eficacia como herramienta para
la gestión de procesos,
mejorando los productos y
servicios que ofrecen las
empresas y aumentando la
satisfacción de sus clientes. en
1996 se aprobó la Norma ISO
14001 y las empresas
empezaron a utilizar los
sistemas de gestión ambiental
como ayuda para cumplir con
los requisitos legales y mejorar
el comportamiento ambiental de
las organizaciones. el pasado
mes de marzo se publicó la
Norma ISO 45001 sobre
sistemas de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo.
Aunque muchas empresas ya
cuentan con sistemas
implantados
con otros referenciales, sin duda
esta nueva norma va a
internacionalizar
y homogeneizar los requisitos
mínimos para que las
organizaciones, en el ámbito
global, gestionen la seguridad y
salud en el trabajo, cumplan con
los requisitos legales aplicables
y mejoren el desempeño en esta
materia. Además de estos
sistemas, las empresas han
implantado otros para
sistematizar aspectos tan
diversos como la gestión de la
energía, el ecodiseño, la
seguridad de la información, etc.
con tanta información y
novedades en este ámbito, las
organizaciones comienzan a
plantearse como manejar tantos
sistemas la clave está en la
integración.
Para comenzar con el proyecto
de integración las
organizaciones cuentan, desde
el año 2012, con una gran
aliada: la estructura de Alto
Nivel (Hls). se trata de
directrices publicadas por ISO
para facilitar
la alineación de los sistemas de
gestión.
Por ello, ahora (o en un futuro
muy próximo) todas las normas
de sistemas de gestión van a
tener una
estructura, términos y textos
comunes. Adicionalmente, cada
referencial, puede incorporar de
manera específica requisitos
particulares aplicables al
área de actividad se trata, por
tanto, de un avance definitivo en
el camino a la integración.
Pasos que hay que seguir
Para conseguir finalizar con éxito
un proyecto de integración de
sistemas, las organizaciones
deben seguir una serie de pasos
que se explican a
Continuación en primer lugar,
hay que identifi -
car en la organización todos los
sistemas de gestión implantados,
las
metodologías que se estén
utilizando y las
responsabilidades asignadas.
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Si la organización no tiene sistemas
implantados, entonces se puede
comenzar por el siguiente paso.
el segundo paso es designar a la
persona coordinadora o responsable
del proyecto de integración. en
muchos casos, coincide con la
persona
que asume la responsabilidad de los
sistemas de gestión. en función del
tamaño de la empresa y complejidad
del proyecto de integración, podría
ser conveniente formar un comité o
equipo con las personas
responsables de los departamentos,
los procesos o los sistemas que se
vayan a integrar.
la planificación es la tercera acción
que hay que llevar a cabo.
Para ello, se establece un
cronograma donde se especifican
los elementos que se tienen que
integrar, plazos, responsables de los
procesos afectados y documentos
que se van a generar.
aplicando el ciclo de mejora
continua PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar, Actuar) y la
gestión por procesos, se
indican a continuación los
elementos susceptibles de
integración y aquellos
específicos de los sistemas de
gestión.
Elementos integrables
Contexto de la organización
Cuestiones externas e internas.
Se puede utilizar la misma
sistemática para determinar las
cuestiones externas e internas
de la organización.
Por ejemplo, un informe de
análisis del contexto donde se
incorporen las diferentes
perspectivas.
Sistemas de Gestión
Partes interesadas. utilizar un
método único para conocer las
necesidades y expectativas de las
partes interesadas y
documentarlas.
Por ejemplo, mediante encuestas,
reuniones, grupos de
consumidores y realizando
informes sobre las necesidades y
expectativas de las partes
interesadas.
Alcance del sistema integrado de
gestión. el alcance debe ser el
mismo e incluir las actividades y
centros de la organización. se
puede documentar en el manual
integrado del sistema de gestión.
El sistema integrado de
gestión. Hay que establecer los
procesos necesarios y sus
interacciones. se puede realizar
un mapa donde se integren todos
los procesos de la organización
tanto de calidad, medio ambiente
y la SST.
Por último, para asegurar el éxito del
proyecto, hay que comunicar
a todas las personas de la organización
que estén implicadas los cambios que
se van a realizar, la nueva
estructura, documentación y funciones
asignadas.
utilizando la estructura propuesta por la
Hls, es decir…
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Sistemas de Gestión
Liderazgo
Compromiso y liderazgo. la
alta dirección asume el
compromiso y liderazgo con
los sistemas implantados
asumiendo la rendición de
cuentas del sistema
integrado.
Política integrada. se debe
formular una política de
gestión integrada
que contenga los
compromisos específicos
mínimos citados en las
normas de referencia.
Roles, responsabilidades y
autoridades en la
organización. la alta dirección
define y comunica los roles,
responsabilidades y
autoridades pertinentes para
el funcionamiento del
sistema implantado a través
de fichas
de puestos de trabajo,
manuales de funciones,
procedimientos e
instrucciones técnicas.
Planificación
Acciones para abordar riesgos y
oportunidades. Hay que aplicar una
misma sistemática para determinar
los riesgos y las oportunidades
relacionados con el contexto de la
organización y definir acciones para
abordarlos. Por ejemplo, un análisis
DAFo con las conclusiones y la
definición de un plan estratégico.
Objetivos y planificación para
lograrlos. Es conveniente
establecer un programa de
objetivos conjunto para calidad,
medio ambiente y SST.
Planificar
Evaluación
del
Desempeño
Apoyo y
Operación
Mejora
Liderazgo
Apoyo
Recursos. la optimización de
recursos se consigue a través
de la integración en los
procesos de negocio,
los ambientales y de seguridad
y salud. Por ejemplo, en el
área de producción, se puede
fabricar o prestar el servicio
controlando los consumos de
recursos y la generación de
residuos, emisiones o vertidos
así como aplicando las
medidas de seguridad
establecidas.
Competencia. Para los
puestos de trabajo de la
organización, definir requisitos
de competencia necesarios
para el funcionamiento del
sistema integrado de gestión.
se debe aplicar
a misma sistemática para
determinar las acciones
necesarias para adquirir la
competencia, proporcionarla y
evaluar la eficacia de dichas
acciones. Por
ejemplo, se puede disponer de fi
chas
de perfiles de puesto de trabajo
con
requisitos de competencia para
calidad, medio ambiente y SST y
planes de formación conjuntos.
Toma de conciencia. las
campañas de concienciación
relativas al sistema integrado de
gestión pueden ser conjuntas
utilizando redes de comunicación
internas, convocatorias de
premios a través de concursos,
etc.
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Sistemas de Gestión
Comunicación. los canales
habilitados por la
organización serán los
mismos para las
comunicaciones internas y
externas. Algunos métodos
utilizados habitualmente
incluyen reuniones
presenciales, el correo
electrónico, la intranet,
tablones de anuncios,
buzones de sugerencias y,
para comunicar
externamente información, la
página web.
Información documentada.
la organización dispondrá de
un sistema documental único
e integrado con
documentos comunes
aplicables a las tres normas
y documentos específicos
según requieran los
procesos de la organización.
Manual integrado del
sistema (no requerido en las
normas, pero de gran
utilidad), procedimientos
comunes de identificación de
riesgos y
oportunidades, formación y toma de
conciencia, comunicación, control de
la información documentada,
auditorías internas, revisión
por la dirección, no conformidades y
acciones correctivas son ejemplos de
documentos comunes. Por su parte,
constituyen ejemplos de documentos
específicos el procedimiento de
identificación y evaluación de
aspectos ambientales, riesgos
laborales, identificación y evaluación
de requisitos legales, satisfacción del
cliente, determinación de los
requisitos para los productos y
servicios, etc.
Operación
Planificación y control operacional.
El gran reto de las organizaciones es
la integración del control operacional.
Por ejemplo, en los procesos de
contratación, ventas o en la
publicidad de las prestaciones del
producto o servicio, se puede
incorporar información sobre los
impactos potenciales
del producto para los clientes o
usuarios, así como disposiciones de
seguridad que se deban tener en
cuenta.
En el proceso de diseño es
recomendable incorporar requisitos
ambientales del producto o servicio
diseñado,
así como las condiciones para
minimizar los riesgos para la
seguridad y salud de los
trabajadores. En las compras,
incorporar requisitos ambientales
para la adquisición de productos o
servicios así como los requisitos de
seguridad asociados. Y en la
fabricación o prestación del servicio
considerar los consumos, vertidos,
residuos o emisiones, y los riesgos
específicos del puesto de trabajo.
Evaluación del desempeño
Seguimiento, medición, análisis y
evaluación. Se trata de requisitos
plenamente integrables donde se
puede utilizar una sistemática
conjunta.
Por ejemplo, una vez definidos
indicadores de seguimiento para
calidad,
Acércate a los expertos, acércate a…
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Sistemas de Gestión
medio ambiente y SST, se pueden
establecer reuniones periódicas donde
analizar la información, evaluar
la evolución y tomar las acciones
oportunas.
Auditoría interna. igualmente se trata
de un proceso plenamente integrable.
los auditores y la auditoría se
pueden realizar de manera conjunta
donde se obtenga como resultado un
informe conjunto de la auditoría
interna.
Revisión por la dirección. la
organización puede realizar la revisión
por la dirección integrada incorporando
los requisitos de las tres normas de
referencia generando una única acta
o informe de revisión.
Mejora
No conformidad y acción correctiva.
la misma sistemática (procedimiento)
para detectar no conformidades y
definir acciones correctivas es
aplicable a los tres sistemas. este
requisito es plenamente integrable.
igualmente, se puede establecer un
formato para el registro de no
conformidades y acciones correctivas.
Mejora continua. la mejora continua es uno de los principales
resultados previstos del sistema integrado de gestión
Elementos específicos
Contexto de la organización. como
elemento específico de ISO 9001, hay
que especificar, para los procesos de
la organización, las entradas y salidas
esperadas, criterios y métodos para
la operación eficaz y el control, los
recursos necesarios,
las responsabilidades y autoridades,
los riesgos y oportunidades,
evaluación y mejora
de los mismo.
Liderazgo. De manera específica,
en ISO 45001 la organización tiene
que establecer los procesos
necesarios para la consulta y la
participación de todos los trabajadores
y, cuando existan, de los
representantes de los trabajadores. se
puede sistematizar la celebración de
reuniones donde se reflejen los
acuerdos alcanzados en
actas o la emisión de informes
periódicos con la información
necesaria relativa a la seguridad y
salud.
La organización debe
planificar
acciones para abordar los
riesgos y
oportunidades identificados
en los aspectos ambientales
en medio ambiente; riesgos
laborales en SST; requisitos
legales en medio ambiente
y SST; y procesos de la
organización en calidad.
Apoyo. Para los procesos
de calidad, la organización
debe identificar la
infraestructura necesaria y
mantenerla, así como
determinar el ambiente para
la operación de los procesos.
en calidad constituye un
requisito identificar los
conocimientos.
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Sistemas de Gestión
necesarios para la operación de
los procesos de la organización.
Operación. la organización
puede establecer medidas
conjuntas para prepararse para
posibles situaciones de
emergencia en materia de
seguridad laboral y medio
ambiente y
definir pautas de actuación en
caso de que se produzcan.
Habitualmente se disponen de
planes de emergencia
conjuntos.
relativos al medio ambiente y
la seguridad y salud en los
siguientes elementos específicos
de ISO 9001:la comunicación
con el cliente; determinación,
revisión y cambios de los
requisitos para los productos y
servicios; diseño y desarrollo; la
información para los proveedores
y el control de procesos
contratados externamente; la
identificación y trazabilidad de los
productos o servicios, cuando
sea requerida; la propiedad
perteneciente
a los clientes o proveedores
externos; las condiciones de
preservación de las salidas del
producto o servicio; las
actividades posteriores a la
entrega; requisitos para la
liberación de productos o
servicios y el control de
salidas
no conformes.
Evaluación del desempeño.
Para
los requisitos legales de
medio ambiente y sst, se
establece una sistemática
conjunta para evaluar el
cumplimiento de los
requisitos de aplicación.
En calidad hay muchos requisitos
específicos que hay que
considerar cuando se implemente
el sistema de gestión. No
obstante, y como se ha
comentado anteriormente, una de
las claves principales para
conseguir un nivel elevado de
integración de los sistemas de
gestión, consiste en incorporar
los requisitos de control
operacional
es habitual disponer de un
único
procedimiento para la
identificación
y evaluación de requisitos
legales. específicamente en
calidad, hay que establecer
sistemáticas para la
evaluación de la satisfacción
del cliente.
Mejora. la organización debe
establecer un proceso para
informar, investigar y tomar
acciones para gestionar los
incidentes en materia de
seguridad.
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