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TESTLA RÉFÉRENCE EN GESTION DOCUMENTAIRE.VOLUME 4SEPTEMBRE 2022

RECUEIL DES RÈGLES DE CONSERVATION DU SECTEUR MUNICIPAL3WEBINAIRE | PRÉSENTATION DES NOUVEAUTÉS SYGED6NOUVEAUTÉS DE LA VERSION 2022.027NOUVEAUTÉS DE LA VERSION À VENIR 2022.038CONTENUCHANGEMENTS IMPORTANTS AU WEB SERVICE SYGED9

RECUEIL DES RÈGLES DECONSERVATION DUSECTEUR MUNICIPALCe guide est actuellement sur la table de travail de Bibliothèques et Archives nationalesdu Québec (BAnQ) en collaboration avec l'Association des directeurs municipaux duQuébec (ADMQ) et différents partenaires issus du milieu municipal. La première version de la section "Gestion" du guide est disponible sur le site Internetde BAnQ. Ce calendrier n'est toutefois pas complet. La suite (la portion "Exploitation" des règles)est prévue pour cet automne. L’utilisation du recueil demeure toujours facultative. Il se veut un outil d’aide sans qu’ilsoit obligatoire de le suivre à la lettre. Chaque organisme peut créer ou adapter sonpropre calendrier. Il contient cependant les recommandations et exigences légales lesplus récentes. Il est donc fortement recommandé de suivre la dernière version. Il n’y aura pas d’obligation de modifier le calendrier en fonction du nouveau recueil. Lamise à jour d’un calendrier suivant de nouvelles recommandations restera à ladiscrétion de chaque organisme. BAnQ devrait proposer une table de concordancecomplète entre les règles du Guide de 2014 et du Recueil de 2022. Chaque organisme aura la responsabilité de déposer une demande de changement decalendrier à BAnQ afin de rendre son utilisation officielle.

RECUEIL DES RÈGLES DECONSERVATION (SUITE)Ce nouveau calendrier sera proposé aux organismes municipaux avec une version miseà jour du plan de classification. Une table de concordance entre le plan de classification2014 et 2022 sera également proposée pour faciliter l'utilisation de celui-ci.
Tous ces changements font l'objet d'une analyse de la part de l'équipe de SyGED etcertains ajustements au logiciel seront prévus en 2023 pour permettre l'utilisation dece nouveau recueil de gestion documentaire.Une stratégie sera mise en place pour permettre aux clients de changer rapidement decalendrier et de plan de classement.D'autres communications sur le sujet sont à prévoir.

Gestion avancée des doublonsSignature visuelleReconnaissance optique des caractères (OCR)Assistant de saisieConnecteur Microsoft 365Authentification multi facteursEh oui ! L'automne est arrivé. La fin d’année approche et notre équipe dedéveloppement a travaillé fort durant les derniers mois pour vous offrir denouvelles fonctionnalités.Nous souhaitons donc vous inviter à une présentation qui vous feradécouvrir ces nouveautés ainsi que les avantages à ajouter ces outils àl’environnement SyGED – Gestion documentaire de votre organisation.Les nouveaux modules qui seront abordés sont les suivants :Joignez-vous à nous le mercredi 26 octobre, 13 h 30 pour en apprendre plussur ces nouveautésInscrivez-vous
WEBINAIREPrésentation des nouveautés SyGed

NOUVEAUTÉSVersion 2022.02 - disponible dès maintenantAjout d’une nouvelle option dans le greffon de Microsoft Outlook qui permet dejoindre à un courriel des fichiers provenant de SyGED Pour les utilisateurs de SyGED utilisant la gestion des tâches et les mandataires,ajout de la possibilité de configurer une période de validité des mandats Ajout de la possibilité de saisir des titres formatés dans la gestion des formulaires Gestion de la langue anglaise pour les conseils bilingues dans le calendrier desséances Gestion documentaire Conseil sans papier Nouveau module - Authentification à deux facteurs Ce module permet d’activer un niveau supplémentaire desécurité à vos comptes d’utilisateur de SyGED.L’authentification à deux facteurs utilisera une méthodecomplémentaire pour vous authentifier. L’envoi d’un coded’accès à l’adresse de courriel de l’utilisateur permetd'assurer l'authenticité de la personne derrière le compte.C’est seulement une fois saisi le code de validation quel’accès à SyGED sera autorisé.

NOUVEAUTÉS À VENIRLa prochaine version 2022.03 sera disponible en novembre 2022La liaison et la synchronisation des dossiers en temps réel dans le plan declassification de SyGEDLes dossiers peuvent provenir de Teams, de SharePoint ou de OneDriveL’édition des documents à l’actif en mode collaboratifL’application des règles telles que la taxonomie et des métadonnéesLa réalisation de recherches dans SyGED et dans Microsoft 365 en simultané sansdevoir rechercher à différents endroitsLa gestion des doublons numériques, qu’ils soient présents à l’actif dans 365 ou dansSyGED, peu importe leurs étatsEt finalement, le calendrier de conservation s’applique également aux dossiersMicrosoft 365 lors du déclassement.NOUVEAUTÉS  Mise à jour du module « Active directory » pour le rendre compatible avec Azure AD.
Taxonomie (assistant de saisie) Ce module permet de normaliser le titre des objets dans SyGED en assistant l’utilisateurlorsqu’il nomme les dossiers ou les documents. Par exemple, lors de la création d’undossier employé, s’assurer que le titre respecte toujours une structure précise telle que :Numéro d’employé, nom de famille et prénom. SyGED pour Microsoft 365 Le module SyGED pour Microsoft 365 facilite et encadre vos utilisateurs avec latransformation numérique. Le lien Microsoft 365 permet la gestion de cycle de vie desdocuments de Microsoft 365 dans l’environnement de SyGED.
SyGED pour Microsoft 365 permet :

La sécurité de l’information étant au cœur de de nos préoccupations, l’équipede développement a procédé à la réécriture du web service SyGED pour lerendre plus robuste et éviter de futures failles de sécurité.Le nouveau web service, maintenant nommé SyGED – API, remplacera lesversions précédentes qui ne seront plus fonctionnelles dès le 15 décembre2023.
La nouvelle API, maintenant plus sécuritaire, est disponible à l’achat dèsmaintenant. Pour plus d’information, vous pouvez communiquer avec nousà ventes@pgsolutions.com. 
Notez que certains clients utilisent le web service via leur partenaire denumérisation Corium (Librex). Ce connecteur ne sera plus fonctionnel et devraêtre remplacé par SyGED – API.  
AVISChangements importantsau web service SyGed

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