Return to flip book view

Message 1 บทที่ 1 บทนําควํามเป็นมํา ควํามจําเป็น ควํามสําคััญ มหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีีเปนสถาบันการศึึกษาระดับอุดมศึึกษา สังกัดกระทรวงศึึกษาธิิการ จัดการศึึกษาในระดับปริญญาตรี และระดับบัณฑิตศึึกษา ซึ่งเนนหนักทางดานวิิทยาศาสตรและเทคโนโลยี เพื่อตอบสนองตอความตองการก าลังคนเพื่อการพัฒนาประเทศ ประกอบดวย 10 คณะ 1 วิิทยาลัย มีหนวยงานสนับสนุน 3 หนวยงาน ไดแก สานัักงานอธิิการบดี สานัักวิิทยบริการ และสานัักคอมพิวเตอรและเครือขาย ในการบริหารจัดการของมหาวิิทยาลัยมีสภามหาวิิทยาลัยทาหนาที่กากับดูแล และมีอธิิการบดีเปนผูบริหารสูงสุด สานัักวิิทยบริการ มหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี เปนหนวยงานสนับสนุนการเรียน การสอน การวิิจัยของมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี กอตั้งขึึ้นพรอมกับการจัดตัั้งมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี ตามราชกิจจานุเบกษา ฉบับพิเศษ เลมที่ 109 ตอนที่ 131 ประกอบดวย (1) ฝายหอสมุด ใหบริการตอบคาถามและชวยการคนควา บริการยืม–คืืน หนังสือ วารสาร บริการยืมระหวางหองสมุด บริการสืบคนสารนิเทศออนไลน บริการวารสาร นิตยสาร จุลสาร และหนังสือพิมพ เปนตน (2) ฝายเทคโนโลยีทางการศึึกษา บริการผลิตสื่อภาพนิ่ง สื่อมัลติมีเดีย สื่อวีีดิทัศน สื่อบันทึกเสียง ออกแบบศิิลปกรรมกราฟฟก บริการโสตทัศนูปกรณ ประเภท เครื่องเสียง เครื่องฉาย และอุปกรณจัดแสดง เปนตน และ (3) ฝายผลิตและบริการเอกสาร ผลิตเอกสารในรูปแบบตาง ๆ (4) ส านัักงานเลขานุการ เปนหนวยสนับสนุนการใหบริการของฝายหอสมุด และฝายเทคโนโลยีทางการศึึกษา สานักงานเลขานุการ สานักวิิทยบริการ เปนหนวยสนับสนุนการใหบริการของฝายหอสมุด ฝายเทคโนโลยีทางการศึึกษา ฝายผลิตและบริการเอกสาร โดยมีภาระหนาที่ดานบริหารงานทั่วไป ประกอบดวย งานบุคคล งานสารบรรณ งานประชาสัมพันธ งานยานพาหนะ งานสวน ดานการเงินและพัสดุ งานการเงิน งานพัสดุ ดานแผน งบประมาณและสารสนเทศ งานนโยบายและแผน งานประกันคุณภาพ ที่ผานมา แมการดาเนินงานของสานัักงานเลขานุการในการเปนหนวยสนับสนุนใหบริการของฝายไดประสบความส าเร็จ แตก็ยังมีปญหาเกี่ยวกับการใหบริการที่ตอบสนองความตองการของบุคลากรที่มารับบริการปรากฏใหเห็น โดยเฉพาะอยางยิ่ง ปญหาดานขอมูลขาวสาร เชน การใหบริการขอมูล ขาวสาร ไมทันตอความตองการของผูรับบริการ และผูใชไมสามารถเขาถึึงขอมูลไดทันที ทุกที่ ทุกเวลา อีกทั้งผูบริหารไมสามารถนาขอมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจไดทันที เปนตน เนื่องจากปจจุบันสานักงานเลขานุการ ส านัักวิิทยบริการ คืือสถานที่ที่ใชสาหรับปฏิิบัติงานในดานเอกสาร หนังสือหรือขอมูลขาวสาร จัดเปนศูนยรวมของการบริหารงานดานตางๆ เชนงานสารบรรณ งานการเงินและบัญชีี งานพัสดุ บทบาทหนาที่หลักของส านัักงานคืือการใหบริการแกฝายตางๆ ทุกองคกรมีความจ าเปนที่จะตองมีส านักงานเพื่ออ านวยความสะดวกในดานตางๆ แกบุคคลทั้งภายในและภายนอกองคกรสานักงานมีหนาที่และความรับผิดชอบ ทางดานการบริหารและการพัฒนาทรัพยากรบุคคลการประสานงานรวมทั้งการบริหารจัดการเอกสารภายในสานัักงานจึงจ าเปนตองมีการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบสานัักงานใหมีประสิทธิิภาพ ทั้งนี้ คูมือนี้จะเปนประโยชนทางดานวิิชาการและทางปฏิิบัติตอสานักงานเลขานุการ บุคลากร สานัักวิิทยบริการ และมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี คูมือการปฏิิบัติงาน หมายถึึง เอกสารที่หนวยงานสรางขึึ้นมาเพื่อเปนแนวทางในการปฏิิบัติงานของบุคลากรในหนวยงาน สามารถปรับปรุงใหสอดคลองกับระเบียบ วิิธีี และเทคโนโลยี ที่เปลี่ยนไปในอนาคต

2 วััตถุประสงค 1. เพื่อประกอบการประเมินผลการปฏิิบัติงิาน 2. เพื่อใหผูที่ปฏิิบัติงานแทนสามารถปฏิิบัติงานไดตามขัั้นตอน 3. เพื่อใหผูใชบริกิารทราบ และเขาใจวาควรทาอะไรกอนและหลัง 4. เพื่อใหผูปฏิิบัติงาน และผูใชบริการทราบวาควรปฏิิบัติงิานอยางไร เมื่อใด กับใคร 5. เพื่อใหการปฏิิบัติงานในปจัจุบุันเปนระบบและมีมีาตรฐานเดียีวกัน ไดผลลัพธที่เหมือืนกัน ประโยชนทีี่คําดวํ่าจะไดรับ 1. เพื่อใหเกิดความเขาใจในงานที่ปฏิิบัติ 2. ผูปฏิิบัติงิานเกิดความสะดวก รวดเร็ว ในการปฏิิบัติงาน 3. เผยแพรสาหรับัผูสนใจศึึกษา 4. ทาใหการปฏิิบัติงานเปนแบบมือือาชีีพมากยิ่งขึึ้น 5. ชวยลดอุปสรรคและปญัหาตางๆ ขอบเขตของคูมือ การจัดทาคูมือการปฏิิบัติงาน เพื่อใหผูใชบริการงานสารบรรณมีความสะดวกรวดเร็วในการใชงาน และเพื่อใหการทางานที่มีประสิทธิิภาพมากยิ่งขึึ้น

3 บททีี่ 2 บทบําทหนํ้าที่ควํามรับผิดชอบ บทบําทหนํ้าทีี่ควํามรับผิิดชอบของตําแหนงมําตรฐํานกําหนดตําแหนงผูปฏิิบััติงํานบริหําร ระดับปฏิิบััติงํานลักษณะงํานโดยทัั่วไป สายงานนี้ครอบคลุมถึึงต าแหนงตางๆ ที่ปฏิิบัติงานชวยและสนับสนุนงานบริหารตางๆ ซึ่งมีลักษณะงานที่ปฏิิบัติเกี่ยวกับงานบันทึกขอมูลเพื่อใชกับเครื่องคอมพิวเตอร งานธุรการ งานสารบรรณ งานประชาสัมพันธ งานงบประมาณ งานการเงินและบัญชีี งานพัสดุ งานสถิิติ งานเวชสถิิติ หรืองานบริการทั่วไป และปฏิิบัติหนาที่อื่นที่เกี่ยวของ หนํ้าทีี่และควํามรับผิิดชอบ ปฏิิบัติงานชวยและสนับสนุนงานบริหารที่คอนขางยากภายใตการกากับตรวจสอบโดยทั่วไป หรือตามคาสั่ง หรือแบบ หรือแนวทางปฏิิบัติ หรือคูมือที่มีอยูบาง และปฏิิบัติหนาที่อื่นตามที่ไดรับมอบหมาย ลักษณะงํานทีี่ปฏิิบััติ ปฏิิบัติงานที่คอนขางยาก โดยปฏิิบัติหนาที่อยางใดอยางหนึ่งหรือหลายอยางเกี่ยวกับงานชวยและสนับสนุนงานบริหารตางๆ เชน งานบันทึกขอมูลเพื่อใชกับเครื่องคอมพิวเตอร งานธุรการ งานสารบรรณ งานประชาสัมพันธ งานงบประมาณ งานการเงินและบัญชีี งานพัสดุ งานสถิิติ งานเวชสถิิติ งานบริการทั่วไป เปนตน และปฏิิบัติหนาที่อื่นที่เกี่ยวของ คุณสมบััติเฉพําะสําหรับตําแหนง 1. มีคุณสมบัติเฉพาะส าหรับต าแหนงผูปฏิิบัติงานบริหาร 2 และไดด ารงต าแหนงในระดับ 1 หรือเทียบเทามาแลวไมนอยกวา 2 ป โดยจะตองปฏิิบัติราชการเกี่ยวกับงานชวยและสนับสนุนงานบริหิารหรืองานอื่นที่เกี่ยวของมาแลวไมนอยกวา 1 ป หรือ 2. ไดรับอนุปริญญา หรือเทียบไดไมตากวานีี้ ควํามรูควํามสํามํารถทีี่ตองกําร จะตองมีความสามารถในการใหคาแนะนาเกี่ยวกับระเบียบและวิิธีีการปฏิิบัติงานที่อยูในความรับผิดชอบ

4 2.งํานรอง 1.3 งํานกํารเงิิน งํานทีี่ป ฏิิบัั ติ 1.1 งํานสํารบรรณ 1.4 งํานยํานพําหนะ 1.2 กํารทําลํายเอกสําร 1. ลงทะเบียนหนังสือ รับ-สง2. ราง,พิมพหนังสือตอบขอบคุณ - ประทับตราเอกสาร- จัดชุดเอกสารและเสนอแฟม 3. วิิเคราะหหมวดหมูหนังสือรับ-สง4. การรับสงไปรษณีีย1. จัดทาแผนการทาลายเอกสาร2. สารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลาย3. แจงผลการสารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลายเสนอผูอานวยการ4. จัดทาบัญชีีขอทาลายสงงานจดหมายเหตุ - พิมพรายชืื่อเอกสารที่ขอทาลาย- จัดเรียงเอกสารตามรายชืื่อ 5. เชิิญประชุมคณะกรรมการทาลายเอกสารพิจารณาเอกสารตามบัญชีีขอทาลาย 6. สงบัญชีีขอทาลายถึึงหอจดหมายเหตุ7. สรุปปญหาและรายงานผลการดาเนินงาน1. จัดทาเอกสารการเงินขออนุมัติและเบิกจาย - คาโทรศััพท - คาบริการ true visions - คาตอบแทนหัวหนาฝาย - คาเลาเรียนบุตร - คาเชาบาน - คารักษาพยาบาล 1. ขัับรถและควบคุมดูแลการใชรถ - ขัับรถรับ-สงผูบริหาร,วิิทยากร,ผูทรงคุณวุฒิ,ฝายตางๆ - ตอภาษีีรถยนตและรถจักรยานยนต - นารถไปเขาศูนยบริการ- ตอประกันภััยรถยนต 2. ลางและทาความสะอาดรถ3. สรุปบันทึกการเติมนามันประจาเดือน1. รับ-สงเอกสารระหวางหนวยงาน2. คััดแยกหนังสือ,วารสาร,จดหมายสงตามฝายตางๆ

5 โครงสรํ้างกํารบริหํารงําน โครงสรํ้างกํารบริหํารงําน สานักวิิทยบริการเปนหนวยงานที่มีฐานะเทียบเทาคณะหนึ่ง ในมหาวิิทยาลัยประกอบดวยฝายตาง ๆ จัดตั้งขึึ้นเพื่อใหบริการสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน การวิิจัยและกิจกรรมตาง ๆ ของทั้งมหาวิิทยาลัยรวมทั้งหนวยงานองคกรและบุคคลภายนอก โดยมีคณะกรรมการประจ าส านัก ซึ่งเปนผูทรงคุณวุฒิทั้งจากภายในมหาวิิทยาลัยและจากภายนอก มีอธิิการบดีเปนประธาน คอยใหคาปรึกษาแนะน าและวางนโยบายการใหบริการ แกผูอานวยการส านัักฯ ซึ่งเปนผูสนองนโยบาย โดยมีคณะผูบริหารสานักวิิทยบริการ ประกอบดวย ผูอ านวยการ รองผูอ านวยการฝายแผนและประกันคุณภาพ รองผูอ านวยการฝายวิิชาการและสารสนเทศ และหัวหนาฝายเปนผูดาเนินการ ประกอบดวย สานัักวิิทยบริการ มีโครงสรางการบริหิารงานโดยคณะกรรมการประจาสานัักวิิทยบริการ 1. อธิิการบดี มหาวิิทยาลัยอุบุลราชธานีี2. ผูอานวยการสานัักวิิทยบริการ3. รองผูอานวยการฝายวิิชาการและสารสนเทศ ประธานรองประธานกรรมการ4. ผูทรงคุณวุฒิจากภายนอกมหาวิิทยาลัย จานวน 3 ทาน กรรมการกรรมการกรรมการกรรมการและเลขานุการกรรมการและผูชวยเลขานุการ 5. ผูแทนสภาอาจารย 6. ผูแทนคณะทุกคณะ7. รองผูอานวยการฝายแผนและประกันคุณภาพ8. หัวหนาสานัักงานเลขานุการ

6 โครงสรํ้างกํารบริหํารงําน สํานักวิิทยบริกํิาร คณะกรรมการประจาสานัักวิิทยบริการผูอานวยการสานัักวิิทยบริการ รองผูอ านวยการฝายแผนและประกัันคุณภาพ สํานัักงํานเลขํานุกําร ฝายเทคโนโลยีทํางกํารศึกษํา งํานบริหํารงํานทั่วไป งํานพัฒนําและผลิิตสื่อโสตทัศน งํานบริกํารโสตทัศนูปกรณ งํานคลั งและพั สดุ งํานแผนงบประมําณและสํารสนเทศ ฝายผลิิตและบริกํารเอกสําร ฝายหอสมุด รองผูอ ํานวยกํารฝายวิิชํากํารและสํารสนเทศ งํานวิิเครําะหและจััดหําทรัพยํากร งํานบริกํารทรัพยํากรสํารสนเทศ งํานขอมูลทองถิ่นและจดหมํายเหตุ งํานเทคโนโลยีสํารสนเทศและ กํารรูสํารสนเทศ

7 โครงสรํ้างสํานักังํานเลขํานุกุําร สํานักัวิิทยบริกําร มหําวิิทยําลัยอุบลรําชธํานี ีงํานบริหํารงํานทั่วไป งํานบุคคล งํานสํารบรรณ งํานประชําสัมพันธ งํานยํานพําหนะงํานสวน หัวหนํ้าสํานัักงํานเลขํานุกําร งํานคลังและพัสดุ งํานกํารเงินและบัญชี งํานพัสดุ ผูอํานวยกํารส ํานัักวิิทยบริกําร งํานแผน งบประมําณและสํารสนเทศ งํานนโยบํายและแผน งํานประกัันคุณภําพ

8 โครงสรํ้างกํารปฏิบิัตัิงําน สํานักงํานเลขํานุกุําร สํา นักวิิทยบริกําร มหําวิิทยําลัยอุบลรําชธํานี งํานสวน งํานสํารบรรณ งํานบริหํารงํานทั่วไป งํานบุคคล งํานยํานพําหนะ งํานพัสดุ งํานประกัันคุณภําพ งํานคลังและพัสดุ งํานแผน งบประมําณและสํารสนเทศ งํานกํารเงินและบัญชี นํางจุรีีวรรณ สํายสมําน งํานนโยบํายและแผน - นํางสําวขนิษฐํา จูมลี ี-ผูอํานวยกํารส ํานักวิทยบริกํารผูชวยศําสตรําจํารยอริยําภรณพงษรัตน รองผูอํานวยกํารฝายแผนและประกัันคุณภําพ รองผูอํานวยกํารฝายวิิชํากํารและสํารสนเทศ ผูชวยศําสตรําจํารยชริดํา ปุกหุต ผูชวยศําสตรําจํารยแกว อุดมศิริชําคร หัวหนํ้าสํานัักงํานเลขํานุกําร นํางสําวอุษํา ผูกพันธ -นํายณรงชัย สิริิวรรณ - นํางศิิมําพร กําเผือกงําม-นํางสําวอภิญญํา กลิ่นบัว-นํายนันทิิพัฒน สุวรรณกูฏ - นํายนันทิิพัฒน สุวรรณกูฏ - นํางสุภําพร ธีระพงษสวัสดิ์ -นํางวิยะดํา ธนสรรวนิช- นํางนันทํา กิจแสวง- นํางสําวพิิมใจ คําฝอย - นํางสําวจีรภํา แดงทน -นํางสําวมณีีวรรณ สําระไทย -นํางศิิมําพร กําเผือกงําม

9 ภํารกิจหลักัของสํานักงํานเลขํานุกุําร ๑. งํานบริหํารงํานทัั่วไป ๑.๑ งํานบุคคล มีขอบเขตภาระงานเกี่ยวกับการบริหิารบุคคลของสานัักวิิทยบริการใหเปนไปอยางมีประสิทธิิภาพถูกตอง ตามระเบียบและกฎเกณฑ ใหขอมูล คาแนะนาตอบขอซักถาม หารือและเสนอแนะแนวทางเกี่ยวกับการบริหิารงานบุคคลแกผูรับับริการไดอยางถูกตอง รวดเร็วและตรงกับัความตองการสูงูสุดและมีกระบวนการตั้งแตการวางแผนกาลังัคน การพัฒนาประสิทธิิภาพในการทางานโดยการสรางแรงจูงใจ เพื่อใหสานัักวิิทยบริการบรรลุวััตถุประสงค โดยมีขอบเขตครอบคลุม ดังนี้ ๑. การวางแผนกาลังคน ๒. การสรรหาและการคััดเลือก ๓. การจัดบุคคลเขาทางาน ๔. การใหความรูเบื้องตน ๕. การพัฒนาและการฝกึอบรม ๖. การเลื่อนชัั้นและการโยกยาย ๗. การสรางแรงจูงูใจ ๑.๒ งํานสํารบรรณ มีขอบเขตภําระงํานคืือ งํานสํารบรรณ มีขอบเขตภาระหนาที่ตามหลักความหมายของงานสารบรรณคืือ ขัั้นตอนและขอบขายที่เกี่ยวของหนังสือราชการภายในและหนังัสือืราชการภายนอก เริ่มตั้งแต กระบวนการงานสารบรรณ ๑. การผลิตหรือจัดทาเอกสาร ๑.๑ พิจารณาคิิดราง เขีียน ๑.๒ ตรวจรางพิมพ ทาน ๑.๓ สาเนาเสนอ ลงนาม ๒. การสง ๒.๑ ตรวจสอบ ลงทะเบียน ลงวัันเดือนป บรรจุซองนาสง ๓. การรับั ๓.๑ ตรวจ ลงทะเบียนแจกจาย ๔. การเก็บ็ รักษา และการยืม 5. การทาลาย ภํารกิิจหลักงํานสํารบรรณ ๑. อานวยการและประสานงานและสั่งการงานสารบรรณ ๒. วิิเคราะหกลั่นกรองเรื่องภายนอกเสนอผูบริหาร ๓. รางโตตอบหนังสือราชการภายใน – ภายนอกจัดทาคาสั่งและเอกสารราชการ ๔. ประชาสัมพันธขาวสารเรงดวน ๕. จัดทาเรื่องขออนุมัติเิบิกิเงินสวััสดิกิารสนับสนุนงานตางๆ ๖. วิิเคราะหกลั่นกรองเรื่องงานของคณะ/ศูนย/สานัักเสนอผูบริหาร ๗. รางโตตอบหนังสือราชการภายใน-ภายนอกจัดทาคาสั่งและเอกสารราชการ

10 ๘. จัดทาเรื่องขออนุมัติเิบิกิเงินสวััสดิกิารสนับสนุนงานตาง ๆ ๙. ออกเลขที่หนังสือสงภายนอก ๑๐.รับเรื่องจากหนวยงานภายนอกมหาวิิทยาลัย ๑๑.จัดสงหนังัสือืเพื่อเสนอผูบริหิาร ๑๒. จัดสงหนังสือเวีียนแจงใหหนวยงานที่เกี่ยวของทราบ ๑๓. ประสานงานการรับ – สงหนังัสือราชการจากหนวยงานตาง ๆ ๑.๓ งํานประชําสัมัพัันธ มีขอบเขตภาระงาน คืือ ๑. การผลิตงานดานสื่อประชาสัมพันธ โดยการเขีียนขาว จดหมายหมายขาว ออกแบบประชาสัมพันธ ผลิตรายการวิิทยุกระจายเสียง ผลิตสปอตวิิทยุ รายการโทรทัศนเคเบิลทีวีี ๒ การเผยแพรสื่อประชาสัมพันธ โดยการเผยแพรขาวสารทางอินเตอรเน็ต ทางวิิทยุและโทรทัศน ทางสื่อสิ่งพิมพ บอรดนิิทรรศการ ๓ การเปนพิธีีการ กรณีีมีกีารเขาเยี่ยมชม งานหรือกิจกรรมสานัักวิิทยบริการ ๔ จัดทาฐานขอมูลงานที่เปนสื่อดานตาง ๆ ของสานัักวิิทยบริการ ๕ จัดทาแผนพัฒนาการประชาสัมพันธของสานัักวิิทยบริการ และมีสี่วนรวมในกิจิกรรมการสนับสนุนการพัฒนานักศึึกษาใหเปนบัณฑิตที่มีคุณภาพ ๑.๔ งํานยํานพําหนะ มีขอบเขตงาน คืือ การควบคุม ดูแล และเตรียมความพรอมของรถยนตที่พรอม ใหบริการ การดูแลความสะอาด ความเรียบรอยของรถยนต การนารถยนตเขาตรวจเช็็คตามรอบ การตออายุทะเบียน การประสานการจัดทาประกันภััย การจัดตารางการใชงานรถ จัดท าสถิิติการใชรถ การลงรายการใชรถ สถิิติการใชนามัน สรุปรายงานการใชรถประจาเดือน รวมทั้งการใหความเห็นเบื้องตนในการขอใชรถ ๑.๕ งํานสวน มีขอบเขตงาน คืือ ดูแลบริเวณโดยรอบอาคารสารสนเทศและอาคารขอมูลทองถิิ่น โดยการท าความสะอาดบริเวณโดยรอบทั้ง ๒ อาคาร ตัดแตงกิ่งตนไม ตัดหญา รดนา พรวนดิน เพาะช าตนไมเตรียมเพาะปลูก ๒. งํานคลังและพััสดุ 2.1 งํานกํารเงิิน ขอบเขต ภาระงานดาเนินการเกี่ยวกับงบประมาณแผนดิินและเงินรายไดสานัักวิิทยบริการ ๑. ดาเนินการเบิกจายงบประมาณทั้งงบประมาณเงินรายไดและแผนดิินที่ไดรับัจัดสรรในแตละ ปงบประมาณ ๒. ตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกจายทุกประเภทเพื่อใหเปนไปตามระเบียบการเบิกจาย ๓. จัดทาเอกสารประกอบเพื่อประกอบการเบิกจายเงินงบประมาณ 2.2 งํานดํ้านงบประมําณ ๑. ตรวจสอบงบประมาณที่ไดรับจัดสรรตามหมวดรายจายที่ไดกับรายการที่เบิกิจายตาม หมวดรายจายทุกประเภทรวมทั้งงบประมาณในการจัดซื้อจัดัจางของทุกประเภท ๒. บันทึกผูกพันงบประมาณดวยระบบบัญัชีี 3 มิติเพื่อผูกพันงบประมาณตามหมวด รายจายที่ไดรับจัดสรรทุกุรายการที่มีการเบิกิจาย

11 3. สรุปและรายงานสถานะทางการเงินของคณะฯในแตละเดือน 4. วิิเคราะหและจัดทาแผนการเบิกจายเงินงบประมาณ 2.3 งํานพััสดุ งานพัสดุสุานัักวิิทยบริการมีขอบเขตงานเกี่ยวกับการวางแผนกลยุทธ การบริหารความเสี่ยง และการควบคุมภายในของสวนงาน การบริหิารพัสดุ ไดแก การจัดหาการควบคุม และการซอมบารุงพัสดุ  ยานพาหนะ งานพัสดุ  และแบงออกเปน ๒ งานดังนี้  ๑. งํานจัดหําพััสดุ มีหีนาที่ความรับัผิดชอบเกี่ยวกับ ๑.๑ การวางแผนกลยุทธ การบริหิารความเสี่ยง และการควบคุมภายในของงาน ๑.๒ จัดซื้อจัดจางพัสดุ และทรัพยสินตาง ๆ ของสานัักวิิทยบริการ ๑.๓ จัดทาคาสั่ง ประกาศและสัญัญาที่เกี่ยวกับจัดซื้อจัดจาง การตรวจรับพัสัดุ  และทรัพยสินตาง ๆ ๑.๔ จัดทารายงานสรุปการจัดซื้อจัดจางพัสดุ ๑.๕ จัดทารายงานการใชงบลงทุน ๑.๖ การจัดทาประกันภััยทรัพัยสินหรือืบุคคล/กลุมคน ๑.๗ ปฏิิบัติงานสารบรรณพัสัดุ เชน การเบิกจายพัสดุ ควบคุมงบประมาณของ สวนงานพัสดุ๒. งํานบริหํารพััสดุ มีหนาที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับ ๒.๑ การวางแผนกลยุทธ การบริหิารความเสี่ยง และการควบคุมภายในของงาน ๑.๒ จัดทาทะเบียนพัสัดุ และทรัพยสินตาง ๆ ของสานัักวิิทยบริกิาร ๒.๓ ควบคุมการเบิกจายพัสดุ และทรัพยสินตาง ๆ ของสานักวิิทยบริกิาร ๒.๔ ซอมบารุงพัสัดุ ยานพาหนะและอาคารสถานที่ของสานัักวิิทยบริกิาร ๒.๕ ดาเนินการเรื่องการจาหนายพัสดุ  3. งํานแผน งบประมําณและสํารสนเทศ ๓.1 งํานนโยบํายและแผน ขอบเขต ภําระงําน งานนโยบายและแผนงาน โดยการประสาน รวบรวมขอมูล สรุปุและจัดทาแผนยุทธศาสตร แผนกลยุทธ แผนการดาเนินงานสานัักวิิทยบริการ แผนการปฏิิบัติการฝาย รายงาน ติดตามการบริหิารงบประมาณ 3.1.1 งานโครงการบริกิารวิิชาการ งานทานุบุารุงุศิิลปวััฒนธรรม งานวิิจัย โดยการการประสานงาน รวบรวมขอมูลู สรุปโครงการนาเสนอ 3.1.2 งานบริหารความเสี่ยงและควบคุมภายใน โดยการวิิเคราะหขอมูลู จัดทาแผน ติดตาม3.1.3 งานจัดทารายงานประจาป ประสานงาน รวบรวมขอมูล วิิเคราะหขอมูลู สรุป3.1.4 งานขอมูลูสถิิติการปฏิิบัติงิาน และการวิิเคราะหอัตรากาลัง รายงานผลจัดพิมพ เสนอ

12 3.2 งํานประกันคุณภําพภํายในสํานัักวิิทยบริกําร ขอบเขต ภาระงานการประกันคุณภาพภายในสานักวิิทยบริการ ดูแล รับผิดชอบ ประสานงาน และปฏิิบัติงานเกี่ยวกับการจัดท าระบบประกันคุณภาพภายในส านักวิิทยบริการ ตั้งแตการจัดท าคูมือประกัน คุณภาพ การจัดท าแผนการติดตามผลการด าเนินการ การรายงาน สรุปผล แจงเวีียน การดูแล ประสานงาน การเขาตรวจประเมินประกันคุณภาพจากภายนอก สรุปผล แจงเวีียนผล 3.2.1 การจัดท าการจัดการองคความรู ของส านักวิิทยบริการ โดยการประสาน จัดท าแผนการดาเนินการ ดาเนินการตามแผน สรุปผล รายงาน 3.2.2 การจัดทากิจิกรรม ๕ ส โดยการวางแผนงาน ประสานงาน ติดตามผล สรุปเสนอ คณะผูบริหําร 1. ผูอานวยการสานัักวิิทยบริการ ผูชวยศาสตราจารยอริยาภรณ พงษรัตน 2. รองผูอานวยการฝายแผนและประกันคุณภาพ ผูชวยศาสตราจารยชริดา ปุกหุต 3. รองผูอานวยการฝายวิิชาการและสารสนเทศ ผูชวยศาสตราจารยแกว อุดมศิิริชาคร 4. รักษาการในตาแหนงหัวหนาสานัักงานเลขานุการ นางสาวอุษา ผูกพันธ 5. รักษาการในตาแหนงหัวหนาฝายหอสมุด นางสาวชุษณา นราจันทร 6. รักษาการในตาแหนงหัวหนาฝายเทคโนโลยีทางการศึึกษา นายเทวิิน ศรีดาโคตร อััตรํากําลังบุคลํากร สํานัักวิิทยบริกําร 1. สํานัักงํานเลขํานุกําร จํานวน 13 อััตรํา รักษํากํารในตําแหนงหััวหนํ้าสํานัักงํานเลขํานุกําร นางสาวอุษา ผูกพันธ ตาแหนง เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป ชานาญการพิเศษ 1.1 งํานบริหํารงํานทัั่วไป 1.1.1 งํานบุคคล นางสุภาพร ธีีระพงษสวััสดิ์ ตาแหนง บุคลากร ชานาญการตาแหนงเจาหนาที่บริหารงานทั่วไปชานาญการ ตาแหนงเจาหนาที่บริหารงานทั่วไป ปฏิิบัติการ ตาแหนงผูปฏิิบัติงานบริหาร ตาแหนงผูปฏิิบัติงานบริหารตาแหนงผูปฏิิบัติงานบริหาร 1.1.2 งํานสํารบรรณ 1.นางศิมาพร กาเผือกงาม 2. นางสาวมณีวรณ สาระไทย ๓. นางสาวอภิิญญา กลิ่นบัว ๓. นายนัันทิพัฒน สุวรรณกูฏ 1.1.3 งํานประชําสัมพัันธ 1. นายนันทิพัฒน สุวรรณกูฏ

13 1.1.4 งํานยํานพําหนะ 1. นายนัันทิพัฒน สุวรรณกูฏ ตาแหนงผูปฏิิบัติงานบริหารตาแหนงคนสวน 1.1.5 งํานสวน 1. นายณรงคชััย สิริวรรณ 1.2 งํานคลังและพััสดุ 1.2.1 งํานกํารเงิินและบััญชี 1. นางจุรีวรรณ สายสมาน 2. นางสาวจีรภา แดงทน ตาแหนงนักวิิชาการเงินและบัญชีี ชานาญการพิเศษ ตาแหนงนักวิิชาการเงินและบัญชีีตาแหนงนักวิิชาการพัสดุชานาญการพิเศษ ตาแหนงผูปฏิิบัติงานบริหาร ตาแหนงเจาหนาที่บริหารงานทั่วไปชานาญการ 1.2.2 งํานพััสดุ1. นางวิิยะดา ธนสรรวนิช 2. นางสาวพิมใจ คาฝอย 3. นางนันทา กิจแสวง 1.2.3 งํานแผน งบประมําณและสํารสนเทศ 1. นางศิิมาพร กาเผือกงาม ตาแหนงเจาหนาที่บริหารงานทั่วไป 2. นางสาวขนิษฐา จูมลี ตาแหนงนักวิิเคราะหนโยบายและแผน 2. ฝายหอสมุด จํานวน 22 อััตรํา รักษํากํารในตําแหนงหััวหนํ้าฝายหอสมุด นางสาวชุษณา นราจันทร ตาแหนงบรรณารักษ ชานาญการ 2.1 งํานจัดหําและวิิเครําะหทรัพยํากรสํารสนเทศ 1. นางสาวชุษณา นราจันทร ๒. นายกันตพัฒน ในเกษตรธนพัฒน ๓. นางสาวสุพาภรณ ทาจิตต ๔. นางสาวสุกัญญา ปตคุณ ๕. นางสุคนธทิพย เลิศวิิบูลยกิจ ๖. นางสาวพิไลพร ครองกาตาแหนงบรรณารักษ ชานาญการ ตาแหนงบรรณารักษ ตาแหนงบรรณารักษ ตาแหนงบรรณารักษ ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 2 ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 2 ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 2ตาแหนงบรรณารักษ ชานาญการพิเศษ ตาแหนงบรรณารักษ ชานาญการพิเศษ ตาแหนงบรรณารักษปฏิิบัติการ ตาแหนงบรรณารักษ ปฏิิบัติการ ตาแหนงนักเอกสารสนเทศ ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 2 ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 3 ตาแหนงพนักงานหองสมุด ระดับ 2 ๗. นางศรีไพร โอษฐธิิเวช 2.2 งํานบริกํารทรัพยํากรสํารสนเทศ 1. นางสาวนุจรินทรภูธา 2. นางสาวมะลิวััลย สินนอย 3. นางปริญญา บุญศรัทธา 4. นางรุงลาวััลย ลิ่วชวโรจน 5. นางสาวชนิตา สุวรรณกูฎ 6. นางสุพัตตรา 7. นายบุณพจน บุญไพโรจน 8. นายบุญถนอม จันทรชนะ 9. นายณััฎฐพล มาลัย 10. นายเถลิงศัักดิ์ บุญมา สุขใส ตาแหนงพนักงานเขาเลม ระดับ 2 ตาแหนงพนักงานบริการเอกสารทั่วไป ระดับ 2

14 2.3 งํานขอมูลทองถิ่น และจดหมํายเหตุ 1. นางสาวขนิษฐา ทุมมากรณ2. นางสาวอุษา ผูกพันธ ตาแหนงนักเอกสารสนเทศ ชานาญการพิเศษ ตาแหนงเจาหนาที่บริหิารงานทั่วไป ชานาญการพิเศษ 2.4 งํานเทคโนโลยีสํารสนเทศและกํารรูสํารสนเทศ 1. นายอนวััช กาทอง2. นางปุชนีย อินทะนา3. นางวริชาวรรณ คามุลตรี ตาแหนงนักเอกสารสนเทศตาแหนงนักวิิชาการคอมพิวเตอร ชานาญการตาแหนงนักวิิชาการคอมพิวเตอร ปฏิิบัติการ 3. ฝายเทคโนโลยีทํางกํารศึึกษํา จํานวน 9 อััตรํา รักษํากํารในตําแหนงหััวหนํ้าฝายเทคโนโลยีทํางกํารศึึกษํา นายเทวิิน ศรีดาโคตร ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ชานาญการพิเิศษ ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ชานาญการพิเิศษ ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ชานาญการพิเศษ ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ชานาญการพิเิศษ ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ชานาญการพิเศษ ตาแหนงนักวิิชาการโสตทัศนศึึกษา ปฏิิบัติการ ตาแหนงผูปฏิิบัติงานโสตทัศนศึึกษา ปฏิิบัติงาน ตาแหนงผูปฏิิบัติงานโสตทัศนศึึกษา ปฏิิบัติงาน ตาแหนงผูปฏิิบัติงานโสตทัศนศึึกษา ปฏิิบัติงาน ตาแหนงชางพิมพ ชานาญงานพิเศษ 3.1 งํานพััฒนําและผลิตสื่อโสตทััศน 1. นายวรพจน นวลสกุลุ 2. นายสุรชััย ศรีใส 3. นางศกุนตลา เกตวงศา 4. นายชาญชััย บุญคุม 5. นายอดิิศัักดิ์ กิจแสวง 3.2งํานบริกํารโสตทััศนูปกรณ 1. นายเสถีียร พระใหญ 2. นายธวััชชััย พันธจาปา 3. นายธนาชััย โสภามี๔. ฝายผลิตและบริกํารเอกสําร ๑.นายนรา พิมพพันธ รวมบุคลํากรทัั้งหมด 45 คน ขาราชการ พนักงานมหาวิิทยาลัย ลูกจางประจาลูกจางชัั่วคราว 21 คน 16 คน 8 คน 1 คน ที่มา : งานบุคคล (ณ วัันที่ 1 ตุลาคม 255๖)

15 บททีี่ 3 หลักเกณฑวิิธีกํารปฏิบิัติงํิานและเงื่อนไข ในทํางปฏิิบััติ งํานสํารบรรณ หมายถึึง การบริหารงานเอกสารทั้งปวง ตั้งแต การคิิด ราง เขีียน อานแตง พิมพ จด ทาสาเนา สงหรือสื่อขอความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ยอเรื่อง เสนอ สั่งการตอบ ท ารหัส เก็บเขาที่ คนหา ติดตาม และท าลาย ทั้งนี้ตองเปนระบบที่ใหความสะดวก รวดเร็ว ถูกตองและมี ประสิทธิิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และคาใชจายจากความหมายของ “งานสารบรรณ” ท าใหสามารถ เห็นถึึงขัั้นตอนและขอบขายของงานสารบรรณวาเกี่ยวของกับเรื่องใดบาง เริ่มตั้งแต 1. การผลิตหรือจัดัทาเอกสาร (พิจารณา–คิิด–ราง เขีียน ตรวจราง–พิมพ ทาน สาเนา–เสนอ–ลงนาม)2. การสง (ตรวจสอบ – ลงทะเบียน – ลงวัันเดือนป – บรรจุซอง – นาสง)3. การรับั (ตรวจ – ลงทะเบียน – แจกจาย)4. การเก็บ็ รักษา และการยืม5. การทาลายระเบีียบส ํานัักนํายกรัฐมนตรี วํ่าดวย งํานสํารบรรณ พ.ศ. 2526 ก ําหนดไววํ่า หนัังสือรําชกําร คืือ เอกสํารทีี่เป็นหลักฐํานในรําชกําร ไดแก 1. หนังสือืที่มีไปมาระหวางสวนราชการ2. หนังสือืที่สวนราชการมีไปถึึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือืที่มีไปถึึงบุคคลภายนอก3. หนังสือืที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือืที่บุคคลภายนอกมีมาถึึงสวนราชการ4. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึึ้นเพื่อเปนหลักัฐานในราชการ5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังัคัับชนิดของหนังัสือื มี 6 ชนิด คืือ 5.1 หนังสือภายนอก5.2 หนังสือภายใน5.3 หนังสือประทับัตรา5.4 หนังสือสั่งการ5.5 หนังสือประชาสัมพันธ5.6 หนังสือที่เจาหนาที่ทาขึึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ ชัั้นความเรงดวน หนังสือที่ตองปฏิิบัติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือที่ตองจัดสงและดาเนินการทางสารบรรณดวยความรวดเร็วเปนพิเิศษ แบงเปน 3 ประเภท คืือ1. ดวนทีี่สุด ใหเจาหนาที่ปฏิิบัติในทันทีทีี่ไดรับหนังสือนั้น2. ดวนมําก ใหเจาหนาที่ปฏิิบัติโดยเร็ว3. ดวน ใหเจาหนาที่ปฏิิบัติเิร็วกวาปกติเทาที่จะทาได กํารลงทะเบีียนรับหนัังสือ หนัังสือรับ คืือ หนังสือที่ไดรับัเขามาจากภายนอก มีขั้นตอนการปฏิิบัติ ดังนี้1. จัดลาดัับความสาคััญและความเรงดวนของหนังัสือเพื่อดา เนินการกอนหลัง2. ประทับัตรารับหนังสือที่มุมบนดานขวาของหนังสือ โดยกรอก เลขรับั วััน เดือน ป และเวลาที่รับเอกสารนั้นๆ 3. ลงทะเบียนรับดวยระบบสารบรรณอิเิล็ก็ทรอนิกส (โปรแกรมทะเบียนรับั-สงหนังสือ DRN2000) การจัดแฟมเสนอหนังัสือืตอผูบังคัับบัญชา

16 กํารเสนอหนัังสือ คืือ การนาหนังสือที่ดาเนินการชัั้นเจาหนาที่เสร็จแลวเสนอตอผูบังคัับบัญัชา เพื่อพิจารณา บันทึกึ สั่งการ ทราบ และลงชืื่อการเสนอหนังสือใหเสนอไปตามสายการปฏิิบัติงาน ตามลาดัับชัั้นผูบังคัับบัญัชา โดยเจาหนาที่ผูรวบรวมเรื่องเสนอ และแยกหนังสือที่เสนอออกเปนประเภทตามชัั้นความลับั ความเรงดวน จัดลาดัับวาเปนเรื่องที่ตองสั่งการ พิจารณา หรือเพื่อทราบ แลวใสแฟมเสนอตามลักษณะความสาคััญของหนังัสือืแตละเรื่อง กํารสงหนัังสือ หนัังสือสง คืือ เอกสารที่สงออกไปภายนอก มี 2 ลักษณะ ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิิบัติ ดังนี้ 1. หนังสือืสงภายนอก 1.1 ใหตรวจสอบความถูกตอง ครบถวน ของหนังัสือ 1.2 บรรจุซองแลวปดผนึก จาหนาซองถึึงผูรับัและผูสงใหชััดเจน 2. หนังสือืสงภายใน 2.1 ใหตรวจสอบความถูกตอง ครบถวนของหนังสือ 2.2 ลงทะเบียนสงหนังสือ โดยกรอกเลขทะเบียนสง จากหนวยงานผูสง ถึึงหนวยงานผูรับลายมือชืื่อผูรับ และวัันที่รับหนังสือนั้น หากเปนหนังสือเรงดวนจะสงเอกสารผานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หรือโทรสารไปยังหนวยงานที่เกี่ยวของ และจึงประสานทางโทรศััพทเพื่อตรวจสอบการรับหนังสืออีกครั้งหนึ่ง กํารเขียนหนัังสือรําชกําร กํารบัันทึึกและรํ่างหนัังสือ ถืือเปนสวนหนึ่งของกระบวนการดาเนินงานสารบรรณที่มีความสาคััญเปนอยางยิ่งผูมีหนาที่ปฏิิบัติงานสารบรรณจึงจ าเปนตองมีความรู ความเขาใจ ในแนวทางปฏิิบัติหลายประการซึ่งจะชวยใหผลการปฏิิบัติงานสารบรรณดาเนินไปอยางมีประสิทธิิภาพ โดยมีหลักการ ดังนี้ 1. การบันทึกึเพื่อเสนอผูบังคัับบัญัชา มี 4 ลักษณะ ดังนี้ 1.1 บัันทึึกยอเรื่อง คืือ การเรียบเรียงขอความโดยเก็บแตประเด็นส าคััญ ๆ แตใหเขาใจในเนื้อเรื่องครบถวน ที่จะสั่งงานโดยไมผิดพลาด หนังสือฉบับใดมีขอความสาคััญไมมากนัก หรือไมอาจยอลงใหสั้นไดอีกก็เสนอใหพิจารณาไดเลยแตควรขีีดเสนใตเฉพาะที่ขอความส าคััญนั้นๆ ไวดวย กอนบันทึกยอเรื่องผูบันทึกตองอานเรื่องราวใหละเอียดเสียกอน แลวจับประเด็นส าคััญของเรื่อง เขีียนเปนขอความสั้นๆ อาจไมจ าเปนตองเรียงลาดัับขอความตามหนังสือแตควรเรียบเรียงขอความใหมเพื่อใหเขาใจงายขึึ้น 1.2 บัันทึึกรํายงําน คืือ การเขีียนขอความรายงานเรื่องที่ตนปฏิิบัติหรือประสบพบเห็นหรือส ารวจสืบสวนไดเสนอตอผูบังคัับบัญชาควรเขีียนใหสั้น พิจารณาเฉพาะขอความที่จ าเปนตองรายงาน แตถาเปนการรายงานเรื่องที่ไดรับมอบหมายใหปฏิิบัติตองรายงานทุกขอที่ผูบังคัับบัญชาตองการทราบหรือสนใจ 1.3 บัันทึึกควํามเห็็น คืือ การเขีียนขอความแสดงความรูสึกนึกคิิดของตนที่มีเกี่ยวกับเรื่องที่เสนอ เพื่อชวยประกอบการพิจารณาสั่งการของผูบังคัับบัญชา อาจบันทึกตอทายเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือบันทึกตอทายยอเรื่องถาเปนเรื่องที่สั่งการไดหลายทาง อาจเขีียนบันทึกความเห็นไวดวยวา ถาสั่งการทางใดจะเกิดผลหรือมีขอดีขอเสียอยางไร และถามีการอางกฎหมายและระเบียบใดก็ควรจัดนาเสนอประกอบเรื่องนั้นๆดวยตััวอยางการใชคาเสนอความเห็นในตอนทาย ของบันทึกยอเรื่อง เชน “เพื่อโปรดทราบ” “เพื่อโปรดทราบและแจงให...................ทราบดวย” “เพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ” “เพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต” “เพื่อโปรดพิจารณาลงนาม”

17 “เพื่อโปรดสั่งการใหถืือปฏิิบัติตอไป” “เพื่อโปรดพิจารณา 1. อนุญาต 2. ลงนาม ฯลฯ 1.4 บัันทึึกติิดตอและสั่งกําร คืือ การเขีียนขอความติดตอภายใน ระหวางบุคคลในหนวยงานเดียวกัน หรือผูบังคัับบัญชาสั่งการไปยังผูใตบังคัับบัญชา กํารรํ่างหนัังสือรําชกําร การรางหนังัสือราชการ คืือการเตรียมการเพื่อการเขีียนหนังัสือราชการนั่นเองการที่ตองราง กอนนั้น ก็เพื่อใหการเขีียนและการพิมพหนังสือถูกตองเรียบรอยสมบูรูณตามความประสงคและตามความ มุงหมายในการรางหนังสือนั้น ในที่นี้จะกลาวเฉพาะการรางหนังัสือธรรมดา คืือ หนังสือภายนอก หนังัสือภายใน หรือบันทึกติดตอ เทานั้น เพราะหนังสือประเภทอื่น จะตองเขีียนไปตามรูปแบบ และหัวขอที่กาหนด ในการรางหนังสือจึงึควรพิจารณาไปตามลาดัับ ดังนี้ ๑. หนังสือืที่จะรางนั้น เปนหนังสือจากใครถึึงใคร เพื่อจะไดทราบวาหนังัสือืที่รางนั้นเปนหนังัสือืภายนอก หนังสือภายใน หรือบันทึก โดยพิจารณาจากองคประกอบของหนังสือแตละชนิดเพื่อจะได ๑.๑ วางรูปแบบของหนังสือนั้นไดถูกตอง ๑.๒ กาหนดชืื่อสวนราชการเจาของหนังสือและสวนราชการเจาของเรื่องไดถูกตอง ๑.๓ ขอความที่ใชในหนังสือนั้น เปนคาเต็มหรือืคายอ ๑.๔ ใชคาขึึ้นตนและคาลงทาย ตลอดจนสรรพนามไดถูกตอง ซึ่งการใชคาขึึ้นตน และคาลงทายใหคานึึงถึึงผูรับัเปนเกณฑ กํารพิิมพหนัังสือรําชกํารภําษําไทยดวยโปรแกรมกํารพิิมพในเครื่องคอมพิิวเตอร ใหถืือปฏิิบัติตามอนุมุัติ ผบ.ทอ. เมื่อ ๑๔ ม.ค.๕๔ ทายหนังัสือ สบ.ทอ. ลง ๑๑ ม.ค.๕๔ (ตอ สบ.ทอ.เลขรับั ๑๐๐๓/๕๓) ที่กาหนดใหทุกุสวนราชการของ ทอ. ใชลักษณะอักษร (Font) แบบ TH Sarabun PSK ขนาด ๑๖ ในการจัดทาหนังสือราชการโดยใชเครื่องคอมพิวเตอร และใหใชรูปูแบบ การพิมพ ตามที่สานัักนายกรัฐมนตรีกาหนดในคาอธิิบายเพิ่มเติมตอจากคาอธิิบายการพิมพหนังสือราชการภาษาไทยดวยเครื่องพิมพดีด ในคาอธิิบาย ๔ ทายระเบียบสานัักนายกรัฐัมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบับัแกไขเพิ่มเติมิ ซึ่งกาหนดไวดังนี้ การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย การจัดทากระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกขอความโดยใชโปรแกรมการพิมพในเครื่องคอมพิวเตอร ใหจัดทาใหถูกตองตามแบบของกระดาษตราครุฑุ (แบบที่ ๒๘) และแบบของกระดาษบันทึกึขอความ (แบบที่ ๒๙) ทายระเบียบ โดยเฉพาะสวนหัวของแบบกระดาษบันทึกขอความจะตองใชจุดไขปลาแสดงเสนบรรทัดที่เปนชองวางหลังัคาดังตอไปนี้ สวนราชการ ที่ วัันที่ เรื่อง และไมตองมีเีสนขีีดทึบึแบงสวนระหวางหัวกระดาษบันทึกึขอความกับสวนที่ใชสาหรับการจัดทาขอความ ๑. กํารตั้งคํ่าในโปรแกรมกํารพิิมพ ๑.๑ การตั้งระยะขอบหนากระดาษ ขอบซาย ๓ เซนติิเมตร ขอบขวา ๒ เซนติิเมตร ๑.๒ การตั้งระยะบรรทัด ใหใชคาระยะบรรทัดปกติ คืือ ๑ เทา หรือ Single ๑.๓ การกั้นคาไมบรรทัดระยะการพิมพ อยูระหวาง ๐ – ๑๖ เซนติิเมตร

18 ๒. ขนําดตรําครุฑ ๒.๑ ตราครุฑสูง ๓ เซนติิเมตร ใชสาหรับัการจัดทากระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง ๑.๕ เซนติิเมตร ใชสาหรับการจัดทากระดาษบันทึกึขอความ ๒.๒ การวางตราครุฑุ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ ๑.๕ เซนติิเมตร ๓. กํารพิิมพ ๓.๑ หนังสือภายนอก ๓.๑.๑ การพิมิพเรื่อง คาขึึ้นตน อางถึึง สิ่งที่สงมาดวย ใหมีรีะยะบรรทัดระหวางกันเทากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคากอนหนาอีก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt) ๓.๑.๒ การพิมิพขอความภาคเหตุ ภาคความประสงค และภาคสรุป ใหมีระยะบรรทัดระหวางขอความแตละภาคหางเทากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคากอนหนาอีก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt) ๓.๑.๓ การยอหนาขอความภาคเหตุ ภาคความประสงค และภาคสรุป ใหมีระยะยอหนาตามคาไมบรรทัดระยะการพิมพ เทากับ ๒.๕ เซนติิเมตร ๓.๑.๔ การพิมิพคาลงทาย ใหมีรีะยะบรรทัดหางจากบรรทัดสุดทายภาคสรุปุเทากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคากอนหนาอีก ๑๒ พอยท (1 Enter + Before 12 pt) ๓.๑.๕ การพิมิพชืื่อเต็มของเจาของหนังสือ ใหเวนบรรทัดการพิมพ ๓ บรรทัด (4 Enter) ๓.๑.๖ การพิมิพชืื่อสวนราชการเจาของเรื่อง ใหเวนบรรทัดการพิมพ ๓ บรรทัด จากตาแหนงของเจาของหนังัสือื (4 Enter) ๓.๒ หนังสือภายใน ๓.๒.๑ สวนหัวของแบบบันทึกขอความกาหนดขนาดตััวอักษร ดังนี้ ๓.๒.๑.๑ คาวา “บันทึกขอความ” พิมพดวยอักษรตัวหนาขนาด ๒๙ พอยท และปรับัคาระยะบรรทัดจาก ๑ เทาเปนคาแนนอน (Exactly) ๓๕ พอยท ๓.๒.๑.๒ คาวา “สวนราชการ ที่ วัันที่ เรื่อง” พิมพดวยอักัษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท ๓.๒.๒ การพิมิพคาขึึ้นตน ใหมีระยะบรรทัดหางจากเรื่องเทากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มคากอนหนาอีก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt) ๓.๒.๓ การพิมิพขอความภาคเหตุ ภาคความประสงค ภาคสรุป และการยอหนาใหถืือปฏิิบัติเชนเดียวกับการพิมพหนังสือภายนอก ๓.๒.๔ การพิมิพชืื่อเต็มของเจาของหนังสือ ใหเวนระยะบรรทัดการพิมิพ ๓ บรรทัด จากภาคสรุปุ (4 Enter) ๓.๓ จานวนบรรทัดในการพิมพหนังสือราชการในแตละหนาใหเปนไปตามความเหมาะสมกับัจานวนขอความ และความสวยงาม ๓.๔ การพิมพหนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบกาหนด ใหถืือปฏิิบัติตามนัยดังกลาวขางตนโดยอนุโลม โดยคานึึงถึึงความเหมาะสมกับัรูปูแบบของหนังัสือชนิดนั้น การจัดเก็บเอกสารเปนการนาระบบจาแนกเอกสาร ระบบใดระบบหนึ่งมาใช เพื่อใหเอกสารที่จะดาเนินการจัดเก็บ็มีความเปนระบบระเบียบ ซึ่งจากการปฏิิบัติงานดานการจัดเก็บเอกสารของหนวยงานราชการไทยที่ผานมา หนวยงานราชการไทยมีแนวทางในการจัดเก็บเอกสารในลักษณะจาแนกตามหัวเรื่อง โดยจาแนกเอกสารออกเปน หัวขอใหญตามหนาที่ความรับัผิดชอบของหนวยงานนัั้น หรือืจาแนกตามบริกิารที่

19 ใหแกผูอื่น โดยยึดตามคาแนะนาของสานัักงบประมาณเปนหลัก ซึ่งโดยทั่วไปจะกาหนดหัวขอในการจัดเก็บ็เอกสารเปน 10 หมวด ดังนี้  หมวด 1 การเงิน งบประมาณ หมวด 2 คาสั่ง ระเบียบ คูมือ มติคณะรัฐัมนตรี ีหมวด 3 โตตอบ หมวด 4 บริหารทั่วไป หมวด 5 บริหารบุคคล หมวด 6 เบ็ดเตล็ด หมวด 7 ประชุม หมวด 8 ฝกอบรม บรรยาย ทุนและการดูงาน หมวด 9 วััสดุ ครุภััณฑ ที่ดินและสิ่งกอสราง หมวด 10 สถิิติ และรายงาน กํารเก็บรักษําหนัังสือ การเก็บ็รักัษาหนังสือแบงออกเปน 3 ประเภท ดังนี้ 1. กํารเก็บระหวํ่างปฏิิบััติ คืือ การเก็บหนังสือที่ปฏิิบัติยัังไมเสร็จใหอยูในความรับผิดิชอบของเจาของเรื่อง โดยใหกาหนดวิิธีีการเก็บใหเหมาะสมตามขัั้นตอนของการปฏิิบัติงาน 2. กํารเก็บเมื่อปฏิิบััติเสร็จแลว คืือ การเก็บหนังสือที่ปฏิิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมีอะไรที่จะตองปฏิิบัติตอไปอีก ใหเจาหนาที่ของเจาของเรื่องปฏิิบัติจัดทาบัญชีีหนังสือสงเก็บตามแบบที่ระเบียบงานสารบรรณก าหนด จากนั้นใหสงเอกสารที่เกี่ยวของพรอมทั้งบัญชีีหนังสือสงเก็บใหหนวยงานที่มหาวิิทยาลัยกาหนด และใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บเอกสารปฏิิบัติ ดังนี้ 2.1 ประทับตรากาหนดการเก็บหนังสือ ไวที่มุมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของ หนังสือ ฉบับนั้น และลงลายมือชืื่อยอกากับตรา โดย 2.1.1 หนังสือที่ตองเก็บไวตลอดไปใหประทับตราคาวา“หามทาลาย” ดวยหมึกสีแดง 2.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีกาหนดเวลา ใหประทับตราคาวา “เก็บถึึง พ.ศ.................” ดวยหมึกสีนาเงิน 2.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไวเปนหลักฐานตามแบบที่ระเบียีบสารบรรณฯ กาหนด 3. กํารเก็บไวเพืื่อใชในกํารตรวจสอบ คืือ การเก็บหนังสือที่ปฏิิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจาไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของหนวยงาน ใหเจาของเรื่องเก็บเปนเอกเทศ โดยอาจจะแตงตั้งเจาหนาที่ขึึ้นรับผิดชอบ เมื่อหมดความจาเปนที่จะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสงเอกสารนั้นไปยังหนวยเก็บของหนวยงาน กํารยืมหนัังสือ การยืมหนังสือที่สงเก็บแลว ใหปฏิิบัติดัังนี้ 1. ผูยืมตองแจงใหทราบวาเรื่องที่ยืมนั้นจะนาไปใชในราชการใด 2. ผูยืมจะตองมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาที่เก็บ แลวลงชืื่อรับเรื่องที่ยืมไวในบัตรยืมหนังสือและใหเจาหนาที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงล าดับ วััน เดือน ป ไวเพื่อติดตามทวงถาม สวนบัตรยืมหนังสือนั้น ใหเก็บไวแทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป 3. การยืมหนังสือระหวางสวนราชการ ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปนหัวหนาสวนราชการ

20 ระดับกองขึึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมาย 4. การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปนหัวหนาสวนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมายการใหบุคคลภายนอกยืมหนังสือ จะกระทามิได เวนแตจะใหดูเพื่อคััดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะตองไดรับอนุญาตจากหัวหนาสวนราชการระดับกองขึึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมายเทานั้น กํารทําลํายหนัังสือ ภายใน 60 วััน หลังจากวัันสิ้นปปฏิิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือส ารวจหนังสือที่ครบก าหนดจัดการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือที่เก็บไวเอง หรือที่ฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติกรมศิิลปากร แลวจัดทาบัญชีีหนังสือขอท าลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการท าลายหนังสือ ซึ่งประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอยางนอยสองคน โดยปกติแตงตั้งจากขาราชการ ตั้งแตระดับ 3 หรือเทียบเทาขึึ้นไป มติของคณะกรรมการใหถืือเปนเสียงขางมาก ถากรรมการผูใดไมเห็นดวยใหทาบันทึกความเห็นแยงไว โดยคณะกรรมการทาลายหนังสือ มีหนาที่ดังนี้ 1. พิจารณาหนังสือที่จะขอทาลายตามบัญชีีขอทาลาย 2. ในกรณีีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรทาลาย และควรจะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึึงเมื่อใด แลวใหแกไขอายุการเก็บหนังสือในคราวก าหนดเก็บหนังสือ โดยใหประธานกรรมการทาลายหนังสือลงลายมือชืื่อกากับการแกไข 3. ในกรณีีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรทาลายใหกรอกเครื่องหมายกากบาทลงในชองการพิจารณาของบัญชีีหนังสือขอทาลาย 4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พรอมทั้งบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถามี) ตอหัวหนาสวนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาสั่งการ ดังนี้ 4.1 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดยัังไมควรทาลาย ใหสั่งการใหเก็บหนังสือนั้นไวจนถึึงเวลาการทาลายงวด4.2 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรท าลาย ใหสงบัญชีีหนังสือขอท าลายใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทที่สวนราชการนั้นไดขอทาความตกลงกับกรมศิลปากรแลว ไมตองสงไปใหพิจารณา เมื่อกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิิลปากร พิจารณารายการในบัญชีีหนังสือขอทาลาย แลวแจงใหสวนราชการที่สงบัญชีีหนังสือขอทาลายทราบดังนี้ ตอไป 4.2.1 ถากองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร เห็นชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนั้น ดาเนินการทาลายหนังสือตอไปไดหากกองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา 60 วััน นับแตวัันที่สวนราชการนั้นไดสงเรื่องใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิิลปากร ใหถืือวากองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร ไดใหความเห็นชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนังสือได 4.2.2 ถากองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาเก็บไวอยางใดหรือใหเก็บไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนั้นทราบ และใหสวนราชการนั้นๆ แกไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร แจงมา หากหนังสือใด กองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากรเห็นควรใหสงไปเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติิ กรมศิลปากร ก็ใหสวนราชการนั้น ๆ ปฏิิบัติตาม 5. ควบคุมการท าลายหนังสือซึ่งผูมีอ านาจอนุมัติใหทาลายไดแลว โดยการเผาหรือวิิธีีอื่นใดที่จะไมใหหนังสือนั้นอานเปนเรื่องได และเมื่อทาลายเรียบรอยแลว ใหทาบันทึกลงนามรวมกันเสนอผูมีอานาจอนุมััติทราบ งํานเชิงพััฒนํา

21 ๑. จัดทาเว็็บไซตบริกิารฐานขอมูลออนไลนงานยานพาหนะ หลักเกณฑกํารปฏิิบััติงําน การจัดทาเว็็บไซตงานยานพาหนะ มีหีลักัเกณฑการปฏิิบัติงาน ดังนี้ 1.1 มาตรฐานกาหนดตาแหนงผูปฏิิบัติงิานบริหาร หนํ้าทีี่และควํามรับผิิดชอบ ปฏิิบัติงานชวยและสนับสนุนงานบริหารที่คอนขางยากภายใตการกากับตรวจสอบโดยทั่วไป หรือตามคาสั่ง หรือแบบ หรือแนวทางปฏิิบัติ หรือคูมือที่มีอยูบาง และปฏิิบัติหนาที่อื่นตามที่ไดรับมอบหมาย ลักษณะงํานทีี่ปฏิิบััติ ปฏิิบัติงานที่คอนขางยาก โดยปฏิิบัติหนาที่อยางใดอยางหนึ่งหรือหลายอยางเกี่ยวกับงานชวยและสนับสนุนงานบริหารตางๆ เชน งานบันทึกขอมูลเพื่อใชกับเครื่องคอมพิวเตอร งานธุรการ งานสารบรรณ งานประชาสัมพันธ งานงบประมาณ งานการเงินและบัญชีี งานพัสดุ งานสถิิติ งานเวชสถิิติ งานบริการทั่วไป เปนตน และปฏิิบัติหนาที่อื่นที่เกี่ยวของ 1.2 รายงานการประชุมบุคลากรสานัักงานเลขานุการ 1) ครั้งที่ 3/2556 เมื่อวัันที่ 8 มีนาคม 2556 วาระที่ 4.4 มีมติใหสานัักงานเลขานุการจัดทาฐานขอมูลูงานสานัักงานเลขานุการ ของทุกงานและจัดัเก็บในเครื่องกลางสานัักงานเลขานุการ 2) ครั้งที่ 9/2556 เมื่อวัันที่ 23 กันยายน 2556 วาระที่ 4.3 มีมติใหมีกีารพัฒันา/ปรับปรุงุการใหบริการของสานัักงานเลขานุการ เพื่อใชในการเผยแพรและสืบคนขอมูลู และยังเปนการพัฒันาบุคลากรในการทาเทคโนโลยีมาใชในการปฏิิบัติงิานและพัฒันาการใหบริการของสานัักงานเลขานุการ เพื่อการสนับสนุนนโยบายที่จะมุงไปสูการเปนหองสมุดอิเล็กทรอนิกิส 1.3 ขอกาหนดหนาที่และความรับัผิดชอบ (Terms of Reference) ขอกาหนดหนาที่และความรับัผิดชอบ ของงานสารบรรณรอบที่ 1/2557 หัวของานพัฒันางาน กาหนดใหมีกีารพัฒันาฐานขอมูลูสานัักงานอัตโนมัติสรุปจํากหลักเกณฑกํารปฏิิบััติงํานเกี่ยวกับงํานสํารบรรณขํ้างตน จึึงไดพััฒนํางํานโดยกํารจัดทําเว็็บไซตงํานยํานพําหนะ เพืื่อเป็นกํารพััฒนํางําน และใหบริกํารขอมูลแกบุคลํากรสํานัักวิิทยบริกําร รวมทัั้งนัักศึึกษํามหําวิิทยําลัยัอุบลรําชธํานีี และผูใชบริกํารจํากภํายนอก โดยมีวิิธีกํารจัดทําเว็็บไซต ดังนีี้ 3.2 วิิธีกํารปฏิิบััติงําน วิิธีีการปฏิิบัติงานการจัดทาเว็็บไซตงานงานยานพาหนะ มีวิิธีีการดาเนินงานดังนี้ 1. ประชุม วางแผนการจัดทาฐานขอมูลู ในภาพรวมของสานัักงานเลขานุการ และกลุมงาน 2. จัดทารางโครงสรางฐานขอมูลูงาน 3. รวบรวมขอมูล จัดเก็บขอมูลอยางเปนระบบ 4. อบรมการจัดทาเว็็บ Template 5. จัดทารางเว็็บเพจ 6. นาขอมูลเผยแพรทางเว็็บเพจ

22 7. ปรับปรุงุขอมูลูบนเว็็บเพจใหเปนปจัจุบุัน 8. ประเมินความพึงพอใจของผูใชบริการตอเว็็บเพจงานยานพาหนะ 9. ปฏิิบัติงานภายในกรอบ”พระราชบัญญัติวาดวยการกระทาความผิดเกี่ยวกับัคอมพิวเตอร พ.ศ.2550” ในการสรางเว็็บเพจงาน ใชมาตรฐาน Template เดียวกัน เพื่อเปนแนวทางโดยภาพรวมของเว็็บไซตมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี ระบบเว็็บไซต Template สาหรับัหนวยงาน แบงออกเปน 3 สวน 1. สวนจัดการเว็็บ มีเีมนูหลักตองเขาไปจัดการ ไดแก 1.1 การตั้งคาเว็็บ 1.2 คลังเอกสาร 1.3 อัพโหลดไฟลอื่น ๆ 1.4 จัดการ Content 1.5 จัดการ Menu 1.6 Slideshow หนวยงาน 1.7 จัดการ Banner 1.8 ระบบถามตอบ 1.9 จัดการ FAQ 2. สวนจัดการขาว/ประกาศ 3. สวนจัดการปฏิิทินกิจกรรม 3.2 วิิธีกํารปฏิิบััติงําน วิิธีีการปฏิิบัติงานการจัดทาเว็็บไซตงานงานยานพาหนะ มีวิิธีีการดาเนินงานดังนี้ ขั้นตอน วิิธีกําร 1. ประชุม วางแผนการจัดทาฐานขอมูลูในภาพรวมของสานัักงานเลขานุการ และกลุมงานตามลาดัับ 1.1. ประชุมสานัักงานเลขานุการครั้งที่ 3/2556 เมื่อวัันที่ 8 มีนาคม 2556 วาระที่ 4.4 มีมติใหสานัักงานเลขานุการจัดทาฐานขอมูลงานสานัักงานเลขานุการ ของทุกุงานและจัดเก็บในเครื่องกลางสานัักงานเลขานุการ 1.2 ประชุมสานัักงานเลขานุการครั้งที่ 9/2556 เมื่อวัันที่ 23 กันยายน 2556 วาระที่ 4.3 มีมติใหมีกีารพัฒันา/ปรับปรุงุการใหบริกิารของสานัักงานเลขานุการ เพื่อใชในการเผยแพรและสืบคนขอมูล และยังัเปนการพัฒนาบุคลากรในการทาเทคโนโลยีมีาใชในการปฏิิบัติงานและพัฒนาการใหบริกิารของสานัักงานเลขานุการ เพื่อการสนับสนุนนโยบายที่จะมุงไปสูการเปนหองสมุดอิเล็กทรอนิกิส 1.3 จัดทาแผนการดาเนินงานการจัดทาฐานขอมูลงานยานพาหนะ โดยกาหนดเปนแผนพัฒันางาน ในขอกาหนดหนาที่และความรับผิดชอบ (TOR) ครั้งที่ 1/2557 2.1 จัดทาโครงสรางภาระงานและแผนการดาเนินงานการจัดัทาฐานขอมูล งานยานพาหนะ เสนอหัวหนาสานัักงานเลขานุการ เมื่อ2. จัดทาโครงสรางฐานขอมูลูงานยานพาหนะ

23 7. นาขอมูลเผยแพรทางเว็็บไซตงาน6. จัดทารางเว็็บเพจ ของเว็็บไซตงานยานพาหนะ 3. รวบรวมขอมูลู จัดเก็บขอมูลอยางเปนระบบ4. อบรมเกี่ยวกับัการจัดทาTemplate 5. กาหนดชืื่อเว็็บไซต และกาหนดรหัสัการเขาจัดการเว็็บไซตงานยานพาหนะ วัันที่ 24 ตุลาคม 25563.1 รวบรวมขอมูลในการจัดทาเว็็บไซตตามโครงสรางเว็็บไซตงานยานพาหนะ4.1 อบรมการจัดทาTemplate เว็็บไซตมหาวิิทยาลัยอุบุลราชธานีีวิิทยากร จากสานัักคอมพิวเตอรมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี ในวัันที่ 1พฤษภาคม 25565.1 ประสานสานัักคอมพิวเตอรเพื่อกาหนดชืื่อเว็็บไซตงานยานพาหนะ โดยใหมีชืื่อของงานตอทายที่อยู คืือ http://www.ubu.ac.th/web/Libcar 5.2 ประสานสานัักคอมพิวเตอร กาหนดรหัสัผูใชงานเว็็บไซตและหนาเว็็บเพจ คืือ - นายนัันทิพัฒน สุวรรณกูฏ รับัผิดชอบงานยานพาหนะ รหัส คืือ Linantsu6.1 จัดทารางเว็็บเพจ ของเว็็บไซตงานยานพาหนะ ประกอบ ดวย แถบเมนูหลัก ประกอบดวย ----- หนาแรกโครงสรางงานยานพาหนะแผนผังภาระงานถามตอบคาถามที่ถามบอย แถบงานยานพาหนะ ประกอบดวย ----- ตารางการใชรถยนตระเบียบสานัักนายกรัฐมนตรีวาดวยรถราชการพรบ.ขนสงทางบกพรบ.จราจรทางบกพรบ.คุมครองผูประสบภััยจากรถ แถบคลังเอกสาร ดังรูป 7.1 นาขอมูลดานการขอใชบริการ งานยานพาหนะ โดยการแนบไฟล

24 ยานพาหนะ เชืื่อมโยงขอมูล ดังรูป 7. จัดทาคูมือการเขาใชงานเว็็บไซต 8. ถายทอดวิิธีีการเขาใชงาน และรายละเอียดของเว็็บไซต แกบุคลากร สานัักวิิทยบริการ 9. ปรับปรุงุขอมูลูบนเว็็บไซตงานยานพาหนะ ใหเปนปจจุบัน 7.1 จัดทาคูมือการเขาใชงานเว็็บไซตงานยานพาหนะ และเสนอหัวหนาสานัักงานเลขานุการเมื่อวัันที่ 3 มกราคม 2557 8.1 ประชุมบุคลากรสานัักวิิทยบริการ บรรยายถายทอดวิิธีีการเขาใชงานและรายละเอียดของเว็็บไซตงานยานพาหนะในวัันที่ 22 มกราคม 2557 9.1 ปรับปรุงุขอมูลู และหนาเว็็บเพจ ตามขอเสนอแนะบุคลากร ดังนี้ แถบเมนูหลัก ประกอบดวย - - - - - หนาแรก โครงสรางงานยานพาหนะ แผนผังภาระงาน ถามตอบ คาถามที่ถามบอย แถบงานยานพาหนะ ประกอบดวย - - - - - ตารางการใชรถยนต ระเบียบสานัักนายกรัฐมนตรีวาดวยรถราชการ พรบ.ขนสงทางบก พรบ.จราจรทางบก พรบ.คุมครองผูประสบภััยจากรถ แถบคลังเอกสาร - - - - - ใบขอใชรถยนตสานัักวิิทยบริการ ใบขอใชรถยนตสวนกลาง แบบฟอรมขอรับสติ๊กเกอรติดรถ คูมือการใชงานเว็็บไซต คนหาคลังเอกสาร 10. เผยแพร ประชาสัมพันธเว็็บไซตงาน 10.1 เผยแพร ประชาสัมพันธเว็็บไซตงานยานพาหนะ

25 ยานพาหนะ 1) ประชุมบุคลากรถายทอดวิิธีีการใชงานเมื่อวัันที่ 22 มกราคม 2557 2) เผยแพรทางเว็็บบล็อกสานัักวิิทยบริการ ที่ http://www.lib.ubu.ac.th/libcar 3) เผยแพรทาง Facebook กลุมสานัักวิิทยบริการ ที่ https://www.facebook.com/groups/142218362507552 11.1 ประเมินความพึงพอใจของผูใชบริการตอเว็็บไซตกลุมงานบริหิารงานทั่วไป ยานพาหนะ โดยแจกแบบสอบถามและนาผลมาปรับปรุงุเว็็บไซต 11. ประเมินความพึงพอใจของผูใชบริการตอเว็็บไซตงานยานพาหนะ เงืื่อนไข/ขอสังเกต/ขอควรระวััง/สิ่งทีี่ควรคํานึึงถึงในกํารปฏิิบััติงําน 1. พรบ. คอมพิิวเตอร 2550 ทุกคนทีี่ใชคอมพิิวเตอรตองรู พระบําทสมเด็จ็พระปรมินทรมหําภูมิพลอดุลยเดช มีพระบรมรําชโองกํารโปรดเกลํ้า ฯ ใหประกําศวํ่า โดยที่เปนกํารสมควรมีกฎหมําย วํ่าดวยกํารกระทําควํามผิดเกี่ยวกับัคอมพิวเตอร จึงทรงพระกรุณําโปรดเกลํ้า ฯ ใหตรําพระรําชบัญญัติขึึ้นไวโดยคําแนะนําและยินยอมของสภํานิติิบัญญัติแหงชําติิ ดังตอไปนี้ มําตรํา ๑ พระรําชบัญญัตินีี้เรียกวํ่า “พระรําชบัญญัติวํ่าดวยกํารกระทําควํามผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร พ.ศ.๒๕๕๐” มําตรํา ๒ พระรําชบัญญัตินีี้ใหใชบังคัับเมื่อพนกําหนดสํามสิบิวัันนัับแตวัันประกําศในรําชกิจจํานุเบกษําเปนตนไป มําตรํา ๓ ในพระรําชบัญัญัตินีี้ “ระบบคอมพิวเตอร” หมํายควํามวํ่า อุปกรณหรือืชุดอุปกรณของคอมพิวเตอรที่เชืื่อมกํารทํางํานเขํ้าดวยกัน โดยไดมีกํารกําหนดคําสั่ง ชุดคําสั่ง หรือืสิ่งอื่นใด และแนวทํางปฏิิบัติงํานใหอุปกรณหรือืชุดอุปกรณทําหนํ้าที่ประมวลผลขอมูลูโดยอัตโนมัติ “ขอมูลคอมพิวเตอร” หมํายควํามวํ่า ขอมูล ขอควําม คําสั่ง ชุดคําสั่ง หรือสิ่งอื่นใดบรรดําที่อยูในระบบคอมพิวเตอรในสภําพที่ระบบคอมพิวเตอรอําจประมวลผลได และใหหมํายควํามรวมถึงขอมูลูอิเิล็กทรอนิกสตํามกฎหมํายวํ่าดวยธุรกรรมทํางอิเล็กทรอนิกิสดวย “ขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอร” หมํายควํามวํ่า ขอมูลเกี่ยวกับกํารติดตอสื่อสํารของระบบคอมพิวเตอร ซึ่งแสดงถึึงแหลงกําเนิด ตนทําง ปลํายทําง เสนทําง เวลํา วัันที่ ปริมําณ ระยะเวลําชนิดของบริกําร หรือือื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับักํารติดตอสื่อสํารของระบบคอมพิวเตอรนั้น “ผูใหบริกํิาร” หมํายควํามวํ่า (๑) ผูใหบริกํิารแกบุคคลอื่นในกํารเขํ้าสูอินเทอรเน็ต หรือืใหสํ้ามํารถติดตอถึึงกันโดยประกํารอื่น โดยผํ่านทํางระบบคอมพิวเตอร ทั้งนี้ ไมวํ่าจะเปนกํารใหบริกํารในนํามของตนเอง หรือืในนํามหรือเพื่อประโยชนของบุคคลอื่น (๒) ผูใหบริกํิารเก็บรักษําขอมูลูคอมพิวเตอรเพื่อประโยชนของบุคคลอื่น “ผูใชบริกํิาร” หมํายควํามวํ่า ผูใชบริกํารของผูใหบริกํิารไมวํ่าตองเสียคํ่าใชบริกํารหรือไมก็ตําม “พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่” หมํายควํามวํ่า ผูซึ่งรัฐมนตรีแตงตั้งใหปฏิิบัติกํารตํามพระรําชบัญญัตินีี้ “รัฐมนตรี” หมํายควํามวํ่า รัฐมนตรีผีูรักษํากํารตํามพระรําชบัญญัตินีี้

26 มําตรํา ๔ ใหรัฐมนตรีวํ่ากํารกระทรวงเทคโนโลยีสํารสนเทศและกํารสื่อสํารรักษํากํารตํามพระรําชบัญัญัตินีี้ และใหมีอํีานําจออกกฎกระทรวง เพื่อปฏิิบัติกํารตํามพระรําชบัญญัตินีี้ กฎกระทรวงนั้น เมื่อไดประกําศในรําชกิจ จํานุเ บกษําแลว ใหใ ชบั ง คัับ ได หมวด ๑ ควํามผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร มําตรํา ๕ ผูใดเขํ้าถึึงโดยมิชอบซึ่งระบบคอมพิวเตอรที่มีมํีาตรกํารปองกันกํารเขํ้าถึึงโดยเฉพําะและมําตรกํารนั้น มิไดมีไวสําหรับัตน ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหกเดือน หรือืปรับัไมเกินหนึ่งหมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับ มําตรํา ๖ ผูใดลวงรูมําตรกํารปองกันกํารเขํ้าถึึงระบบคอมพิวิเตอรที่ผูอื่นจัดทําขึึ้นเปนกํารเฉพําะถํ้านํามําตรกํารดังักลํ่าวไปเปดเผยโดยมิชอบ ในประกํารที่นํ่าจะเกิดิควํามเสียหํายแกผูอื่น ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหนึ่งป หรือปรับัไมเกินสองหมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับั มําตรํา ๗ ผูใดเขํ้าถึึงโดยมิชอบซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรที่มีมํีาตรกํารปองกันกํารเขํ้าถึึงโดยเฉพําะและมําตรกํารนั้นมิไดมีไวสําหรับัตน ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสองปหีรือปรับัไมเกินสี่หมื่นบําทหรือทั้งจําทั้งปรับ มําตรํา ๘ ผูใดกระทําดวยประกํารใดโดยมิชอบดวยวิิธีีกํารทํางอิเล็กทรอนิกสเพื่อดักรับัไวซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรของผูอื่นที่อยูระหวํ่างกํารสงในระบบคอมพิวเตอร และขอมูลูคอมพิวเตอรนั้นมิไดมีไวเพื่อประโยชนสําธํารณะหรือเพื่อใหบุคคลทั่วไปใชประโยชนไดตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสํามป หรือปรับัไมเกินหกหมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับั มําตรํา ๙ ผูใดทําใหเสียหําย ทําลําย แกไข เปลี่ยนแปลง หรือืเพิ่มเติมไมวํ่าทั้งหมดหรือบํางสวน ซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรของผูอื่นโดยมิชอบ ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหํ้าป หรือืปรับไมเกินหนึ่งแสนบําท หรือทั้งจําทั้งปรับั มําตรํา ๑๐ ผูใดกระทําดวยประกํารใดโดยมิชอบ เพื่อใหกํารทํางํานของระบบคอมพิวเตอรของผูอื่นถูกระงับ ชะลอ ขััดขวําง หรือรบกวนจนไมสํ่ามํารถทํางํานตํามปกติไดตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหํ้าป หรือปรับไมเกินหนึ่งแสนบําท หรือทั้งจําทั้งปรับ มําตรํา ๑๑ ผูใดสงขอมูลคอมพิวเตอรหรือจดหมํายอิเล็กทรอนิกสแกบุคคลอื่นโดยปกปดหรือืปลอมแปลงแหลงที่มําของกํารสงขอมูลดังกลํ่าว อันเปนกํารรบกวนกํารใชระบบคอมพิวเตอรของบุคคลอื่นโดยปกติสุข ตองระวํางโทษปรับัไมเกินหนึ่งแสนบําท มําตรํา ๑๒ ถํ้ากํารกระทําควํามผิดตํามมําตรํา ๙ หรือืมําตรํา ๑๐ (๑) กอใหเกิดควํามเสียหํายแกประชําชน ไมวํ่าควํามเสียหํายนั้นจะเกิดขึึ้นในทันทีหรือในภํายหลัง และไมวํ่าจะเกิดขึึ้นพรอมกันหรือไม ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสิบป และปรับัไมเกินสองแสนบําท (๒) เปนกํารกระทําโดยประกํารที่นํ่าจะเกิดควํามเสียหํายตอขอมูลคอมพิวเตอร หรือระบบคอมพิวเตอรที่เกี่ยวกับกํารรักัษําควํามมั่นคงปลอดภััยของประเทศ ควํามปลอดภััยสําธํารณะ ควํามมั่นคงในทํางเศรษฐกิจของประเทศ หรือกํารบริกํิารสําธํารณะ หรือเปนกํารกระทําตอขอมูลคอมพิวเตอรหรือระบบคอมพิวเตอรที่มีไวเพื่อ

27 ประโยชนสํ์าธํารณะ ตองระวํางโทษจําคุกตั้งแตสํามปถึึงสิบหํ้าป และปรับัตั้งแตหกหมื่นบําทถึึงสํามแสนบําท ถํ้ากํารกระทําควํามผิดตําม (๒) เปนเหตุใหผูอื่นถึึงแกควํามตําย ตองระวํางโทษจําคุกตั้งแตสิบิปถึึงยี่สิบิป มําตรํา ๑๓ ผูใดจําหนํ่ายหรือืเผยแพรชุดคําสั่งที่จัดทําขึึ้นโดยเฉพําะเพื่อนําไปใชเปนเครื่องมือในกํารกระทําควํามผิดตํามมําตรํา ๕ มําตรํา ๖ มําตรํา ๗ มําตรํา ๘ มําตรํา ๙ มําตรํา ๑๐ หรือมําตรํา ๑๑ ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหนึ่งป หรือืปรับไมเกินสองหมื่นบําท หรือืทั้งจําทั้งปรับ มําตรํา ๑๔ ผูใดกระทําควํามผิดที่ระบุไวดังตอไปนี้ ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหํ้าป หรือปรับไมเกินหนึ่งแสนบําท หรือืทั้งจําทั้งปรับ (๑) นําเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอรซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรปลอมไมวํ่าทั้งหมดหรือบํางสวน หรือขอมูลูคอมพิวเตอรอันเปนเท็จ็ โดยประกํารที่นํ่าจะเกิดควํามเสียหํายแกผูอื่นหรือืประชําชน (๒) นําเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอรซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรอันัเปนเท็จ โดยประกํารที่นํ่าจะเกิดควํามเสียหํายตอควํามมั่นคงของประเทศหรือกอใหเกิดควํามตื่นตระหนกแกประชําชน (๓) นําเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอรซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรใด ๆ อันัเปนควํามผิดเกี่ยวกับควํามมั่นคงแหงรําชอําณําจักรหรือืควํามผิดเกี่ยวกับกํารกอกํารรํ้ายตํามประมวลกฎหมํายอําญํา (๔) นําเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอรซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรใด ๆ ที่มีลักษณะอันลํามกและขอมูลูคอมพิวเตอรนั้นประชําชนทั่วไปอําจเขํ้าถึึงได (๕) เผยแพรหรือสงตอซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรโดยรูอยูแลววํ่าเปนขอมูลคอมพิวเตอรตําม (๑)(๒) (๓) หรือ (๔) มําตรํา ๑๕ ผูใหบริกํารผูใดจงใจสนับัสนุนหรือืยินยอมใหมีกํารกระทําควํามผิดตํามมําตรํา ๑๔ ในระบบคอมพิวเตอรที่อยูในควํามควบคุมของตน ตองระวํางโทษเชนเดียวกับผูกระทําควํามผิดตํามมําตรํา ๑๔ มําตรํา ๑๖ ผูใดนําเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอรที่ประชําชนทั่วไปอําจเขํ้าถึึงไดซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรที่ปรํากฏเปนภําพของผูอื่น และภําพนัั้นเปนภําพที่เกิดจํากกํารสรํ้างขึ้น ตัดตอ เติม หรือดัดแปลงดวยวิิธีีกํารทํางอิเล็ก็ทรอนิกสหรือวิิธีีกํารอื่นใด ทั้งนี้ โดยประกํารที่นํ่าจะทําใหผูอื่นนัั้นเสียชืื่อเสียง ถูกดูหมิ่น ถูกเกลียดชััง หรือไดรับัควํามอับอําย ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสํามป หรือ ปรับไมเกินหกหมื่นบําท หรือืทั้งจําทั้งปรับ ถํ้ากํารกระทําตํามวรรคหนึ่ง เปนกํารนําเขํ้าขอมูลคอมพิวเตอรโดยสุจริต ผูกระทําไมมีควํามผิด ควํามผิดตํามวรรคหนึ่งเปนควํามผิดอันยอมควํามได ถํ้าผูเสียหํายในควํามผิดตํามวรรคหนึ่งตํายเสียกอนรองทุกุข ใหบิดํา มํารดํา คูสมรส หรือื บุตรของผูเสียหํายรองทุกขได และใหถืือวํ่าเปนผูเสียหําย มําตรํา ๑๗ ผูใดกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตินีี้นอกรําชอําณําจักรและ (๑) ผูกระทําควํามผิดนัั้นเปนคนไทย และรัฐบําลแหงประเทศที่ควํามผิดไดเกิดขึึ้นหรือผูเสียหํายไดรองขอใหลงโทษ หรือ (๒) ผูกระทําควํามผิดนัั้นเปนคนตํ่างดํ้าว และรัฐบําลไทยหรือืคนไทยเปนผูเสียหํายและผูเสียหํายไดรองขอใหลงโทษ จะตองรับโทษภํายในรําชอําณําจักร

28 หมวด ๒ พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ มําตรํา ๑๘ ภํายใตบังคัับมําตรํา ๑๙ เพื่อประโยชนในกํารสืบืสวนและสอบสวนในกรณีีที่มีเีหตุอันควรเชืื่อไดวํ่ามีกํารกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญัญัตินีี้ ใหพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่มีอํานําจอยํ่างหนึ่งอยํ่างใด ดังตอไปนี้ เฉพําะที่จํ่าเปนเพื่อประโยชนในกํารใชเปนหลักฐํานเกี่ยวกับกํารกระทําควํามผิดและหําตััวผูกระทําควํามผิด (๑) มีหนังัสือสอบถํามหรือเรียกบุคคลที่เกี่ยวของกับักํารกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญัญัตินีี้มําเพื่อใหถอยคําสงคําชีี้แจงเปนหนังสือ หรือสงเอกสําร ขอมูล หรือหลักัฐํานอื่นใดที่อยูในรูปแบบที่สํามํารถเขํ้าใจได (๒) เรียกขอมูลูจรําจรทํางคอมพิวเตอรจํากผูใหบริกํิารเกี่ยวกับกํารติดตอสื่อสํารผํ่านระบบคอมพิวเตอรหรือจํากบุคคลอื่นที่เกี่ยวของ (๓) สั่งใหผูใหบริกํารสงมอบขอมูลูเกี่ยวกับัผูใชบริกํารที่ตองเก็บตํามมําตรํา ๒๖ หรือที่อยูในควํามครอบครองหรือควบคุมของผูใหบริกํารใหแกพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ (๔) ทําสําเนําขอมูลูคอมพิวเตอร ขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอร จํากระบบคอมพิวเตอรที่มีเหตุอันควรเชืื่อไดวํ่ามีกํารกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญัญัตินีี้ ในกรณีีที่ระบบคอมพิวเตอรนั้นยังัมิไดอยูในควํามครอบครองของพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ (๕) สั่งใหบุคคลซึ่งครอบครองหรือืควบคุมขอมูลูคอมพิวเตอร หรืออุปกรณที่ใชเก็บ็ขอมูลูคอมพิวเตอร สงมอบขอมูลคอมพิวเตอร หรืออุปุกรณดังกลํ่าวใหแกพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ (๖) ตรวจสอบหรือืเขํ้าถึึงระบบคอมพิวเตอร ขอมูลูคอมพิวเตอร ขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอรหรือือุปกรณที่ใชเก็บขอมูลคอมพิวเตอรของบุคคลใด อันเปนหลักัฐํานหรืออําจใชเปนหลักฐํานเกี่ยวกับักํารกระทําควํามผิด หรือเพื่อสืบืสวนหําตััวผูกระทําควํามผิดและสั่งใหบุคคลนั้นสงขอมูลคอมพิวเตอรขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอร ที่เกี่ยวของเทํ่าที่จําเปนใหดวยก็ได (๗) ถอดรหัสัลับของขอมูลคอมพิวเตอรของบุคคลใด หรือืสั่งใหบุคคลที่เกี่ยวของกับกํารเขํ้ารหัสัลับัของขอมูลคอมพิวเตอร ทํากํารถอดรหัสัลับั หรือืใหควํามรวมมือกับพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ในกํารถอดรหัสัลับัดังกลํ่าว (๘) ยึดหรือือํายัดระบบคอมพิวเตอรเทํ่าที่จําเปนเฉพําะเพื่อประโยชนในกํารทรําบรํายละเอียดแหงควํามผิดและผูกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตินีี้ มําตรํา ๑๙ กํารใชอํานําจของพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ตํามมําตรํา ๑๘ (๔) (๕) (๖) (๗) และ (๘) ใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ยื่นคํารองตอศําลที่มีเีขตอํานําจเพื่อมีคําสั่งอนุญําตใหพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ดําเนินกํารตํามคํารอง ทั้งนี้ คํารองตองระบุเหตุอันควรเชืื่อไดวํ่าบุคคลใดกระทําหรือืกําลังัจะกระทํากํารอยํ่างหนึ่งอยํ่างใดอันเปนควํามผิดตํามพระรําชบัญัญัตินีี้ เหตุที่ตองใชอํานําจ ลักษณะของกํารกระทําควํามผิด รํายละเอียดเกี่ยวกับอุปุกรณที่ใชในกํารกระทําควํามผิดและผูกระทําควํามผิด เทํ่าที่สํามํารถจะระบุได ประกอบคํารองดวยในกํารพิจํารณําคํารองใหศําลพิจํิารณําคํารองดังกลํ่าวโดยเร็ว็เมื่อศําลมีคําสั่งอนุุําตแลว กอนดําเนินกํารตํามคําสั่งของศําล ใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่สงสําเนําบันทึกเหตุอันควรเชืื่อที่ทําใหตองใชอํานําจตํามมําตรํา ๑๘ (๔) (๕) (๖) (๗) และ (๘) มอบใหเจํ้าของหรือผูครอบครองระบบคอมพิวเตอรนั้นไวเปนหลักฐําน แตถํ้าไมมีเจํ้าของหรือผูครอบครองเครื่องคอมพิวเตอรอยู ณ ที่นั้น ใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่สงมอบสําเนําบันทึกนั้นใหแกเจํ้าของหรือ ผูครอบครองดังกลํ่าวในทันทีที่กระทําไดใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ผูเปนหัวหนํ้าในกํารดําเนินกํารตํามมําตรํา ๑๘ (๔) (๕) (๖) (๗) และ (๘) สงสําเนําบันทึกรํายละเอียดกํารดําเนินกํารและเหตุผลแหงกํารดําเนินกํารใหศําลที่มีเีขตอํานําจภํายในสี่สิบ

29 แปดชัั่วโมงนับแตเวลําลงมือดําเนินกํา เพื่อเปนหลักฐํานกํารทําสําเนําขอมูลคอมพิวเตอรตํามมําตรํา ๑๘ (๔) ใหกระทําไดเฉพําะเมื่อมีเีหตุอุันควรเชืื่อไดวํ่ามีกํารกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตินีี้ และตองไมเปนอุปสรรคในกํารดําเนินกิจิกํารของเจํ้าของหรือผูครอบครองขอมูลคอมพิวเตอรนั้นเกินควํามจําเปน กํารยึดหรืออํายััดตํามมําตรํา ๑๘ (๘) นอกจํากจะตองสงมอบสําเนําหนังัสือแสดงกํารยึดหรืออํายัดมอบใหเจํ้าของหรือผูครอบครองระบบคอมพิวเตอรนั้นไวเปนหลักฐํานแลว พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่จะสั่งยึดหรือือํายัดไวเกินสํามสิบิวัันมิได ในกรณีีจําเปนที่ตองยึดหรือือํายัดไวนํานกวํ่านัั้น ใหยื่นคํารองตอศําลที่มีเีขตอํานําจเพื่อขอขยํายเวลํายึึดหรืออํายัดได แตศําลจะอนุญําตใหขยํายเวลําครั้งเดียวหรือหลํายครั้งรวมกันไดอีกไมเกินหกสิบิวััน เมื่อหมดควํามจําเปนที่จะยึดหรืออํายััดหรือครบกําหนดเวลําดัังกลํ่าวแลว พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ตองสงคืืนระบบคอมพิวเตอรที่ยึดหรือถอนกํารอํายััดโดยพลัน หนังสือแสดงกํารยึดหรืออํายัดตํามวรรคหํ้าใหเปนไปตํามที่กําหนดในกฎกระทรวง มําตรํา ๒๐ ในกรณีีที่กํารกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตัินีี้เปนกํารทําใหแพรหลํายซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอร ที่อําจกระทบกระเทือนตอควํามมั่นคงแหงรําชอําณําจักร ตํามที่กําหนดไวในภําคสองลักษณะ ๑ หรือืลักษณะ ๑/๑ แหงประมวลกฎหมํายอําญํา หรือืที่มีลีักษณะขััดตอควํามสงบเรียบรอยหรือศีีลธรรมอันดีีของประชําชน พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่โดยไดรับควํามเห็นชอบจํากรัฐมนตรีอําจยื่นคํารอง พรอมแสดงพยํานหลักฐํานตอศําลที่มีเขตอํานําจขอใหมีคําสั่งระงับักํารทําใหแพรหลํายซึ่งขอมูลูคอมพิวเตอรนั้นได ในกรณีีที่ศําลมีคําสั่งใหระงับกํารทําใหแพรหลํายซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรตํามวรรคหนึ่ง ใหพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ทํากํารระงับักํารทําใหแพรหลํายนั้นเอง หรือสั่งใหผูใหบริกํิารระงับักํารทําใหแพรหลํายซึ่งขอมูลคอมพิวเตอรนั้นก็ได มําตรํา ๒๑ ในกรณีีที่พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่พบวํ่า ขอมูลคอมพิวิเตอรใดมีชุดคําสั่งไมพึงประสงครวมอยูดวย พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่อําจยื่นคํารองตอศําลที่มีเีขตอํานําจเพื่อขอใหมีคําสั่งหํ้ามจําหนํ่ายหรือเผยแพร หรือสั่งใหเจํ้าของหรือืผูครอบครองขอมูลคอมพิวเตอรนั้นระงับกํารใช ทําลํายหรือแกไขขอมูลูคอมพิวเตอรนั้นได หรือืจะกําหนดเงื่อนไขในกํารใช มีไวในครอบครอง หรือืเผยแพรชุดคําสั่งไมพึงประสงคดังกลํ่าวก็ไดชุดคําสั่งไมพึงประสงคตํามวรรคหนึ่งหมํายถึึงชุดคําสั่งที่มีผลทําใหขอมูลูคอมพิวเตอร หรือระบบคอมพิวเตอรหรือชุดคําสั่งอื่นเกิดควํามเสียหําย ถูกทําลําย ถูกแกไขเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมขััดของ หรือปฏิิบัติงํานไมตรงตํามคําสั่งที่กําหนดไว หรือโดยประกํารอื่นตํามที่กําหนดในกฎกระทรวงทั้งนี้ เวนแตเปนชุดคําสั่งที่มุงหมํายในกํารปองกันหรือแกไขชุดคําสั่งดังักลํ่าวขํ้างตน ตํามที่รัฐมนตรีประกําศในรําชกิจจํานุเบกษํา มําตรํา ๒๒ หํ้ามมิใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่เปดเผยหรือสงมอบขอมูลคอมพิวเตอร ขอมูลูจรําจรทํางคอมพิวเตอร หรือขอมูลของผูใชบริกําร ที่ไดมําตํามมําตรํา ๑๘ ใหแกบุคคลใดควํามในวรรคหนึ่งมิใหใชบังัคัับกับักํารกระทําเพื่อประโยชนในกํารดําเนินคดีกับผูกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตินีี้ หรือเพื่อประโยชนในกํารดําเนินคดีกับพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่เกี่ยวกับกํารใชอํานําจหนํ้าที่โดยมิชอบ หรือเปนกํารกระทําตํามคําสั่งหรือที่ไดรับัอนุุําตจํากศําลพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ผูใดฝาฝนวรรคหนึ่งตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสํามป หรือปรับัไมเกินหกหมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับั มําตรํา ๒๓ พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ผูใดกระทําโดยประมําทเปนเหตุใหผูอื่นลวงรูขอมูลูคอมพิวเตอรขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอร หรือขอมูลูของผูใชบริกํิาร ที่ไดมําตํามมําตรํา ๑๘ ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินหนึ่งป หรือปรับไมเกินสองหมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับ

30 มําตรํา ๒๔ ผูใดลวงรูขอมูลูคอมพิวเตอร ขอมูลูจรําจรทํางคอมพิวเตอรหรือขอมูลูของผูใชบริกํิาร ที่พนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ไดมําตํามมําตรํา ๑๘ และเปดเผยขอมูลูนั้นตอผูหนึ่งผูใด ตองระวํางโทษจําคุกไมเกินสองป หรือปรับไมเกินสี่หมื่นบําท หรือทั้งจําทั้งปรับ มําตรํา ๒๕ ขอมูล ขอมูลูคอมพิวเตอร หรือขอมูลูจรําจรทํางคอมพิวเตอรที่พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ไดมําตํามพระรําชบัญญัตินีี้ ใหอํ้างและรับัฟงเปนพยํานหลักัฐํานตํามบทบัญญัติแหงประมวลกฎหมํายวิิธีีพิจํารณําควํามอําญําหรือกฎหมํายอื่นอันวํ่าดวยกํารสืบพยํานได แตตองเปน็ชนิดที่มิไดเกิดขึึ้นจํากกํารจูงูใจมีคํามั่นสัญัญํา ขูเข็็ญ หลอกลวง หรือโดยมิชอบประกํารอื่น มําตรํา ๒๖ ผูใหบริกํารตองเก็บ็รักษําขอมูลูจรําจรทํางคอมพิวเตอรไวไมนอยกวํ่าเกํ้าสิบวัันนัับแตวัันที่ขอมูลนั้นเขํ้าสูระบบคอมพิวเตอร แตในกรณีีจําเปนพนัักงํานเจํ้าหนํ้าที่จะสั่งใหผูใหบริกํารผูใดเก็บ็รักัษําขอมูลจรําจรทํางคอมพิวเตอรไวเกินเกํ้าสิบวััน แตไมเกินหนึ่งปเปนกรณีีพิเิศษเฉพําะรํายและเฉพําะครําวก็ได ผูใหบริกํารจะตองเก็บรักษําขอมูลูของผูใชบริกํิารเทํ่าที่จํ่าเปนเพื่อใหสํามํารถระบุตัวผูใชบริกํิาร นับตั้งแตเริ่มใชบริกํิารและตองเก็บรักษําไวเปนเวลําไมนอยกวํ่าเกํ้าสิบิวัันนัับตั้งแตกํารใชบริกํารสิ้นสุดลง ควํามในวรรคหนึ่งจะใชกับผูใหบริกํารประเภทใด อยํ่างไร และเมื่อใด ใหเปนไปตํามที่รัฐมนตรีประกําศในรําชกิจิจํานุเบกษํา ผูใหบริกํารผูใดไมปฏิิบัติตํามมําตรํานีี้ ตองระวํางโทษปรับไมเกินหํ้าแสนบําท มําตรํา ๒๗ ผูใดไมปฏิิบัติตํามคําสั่งของศําลหรือพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่ที่สั่งตํามมําตรํา ๑๘ หรือืมําตรํา ๒๐ หรือไมปฏิิบัติตํามคําสั่งของศําลตํามมําตรํา ๒๑ ตองระวํางโทษปรับัไมเกินสองแสนบําทและปรับเปนรํายวัันอีกไมเกินวัันละหํ้าพันบําทจนกวํ่าจะปฏิิบัติใหถูกตอง มําตรํา ๒๘ กํารแตงตั้งพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ตํามพระรําชบัญญัตัินีี้ ใหรัฐมนตรีแตงตั้งจํากผูมีควํามรูและควํามชํานําญเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร และมีคุณสมบัติตํามที่รัฐมนตรีกําหนด มําตรํา ๒๙ ในกํารปฏิิบัติหินํ้าที่ตํามพระรําชบัญญัตินีี้ ใหพนักังํานเจํ้าหนํ้าที่เปนพนักงํานฝายปกครองหรือืตํารวจชัั้นผูใหญตํามประมวลกฎหมํายวิิธีีพิจํารณําควํามอําญํามีอํานําจรับคํารองทุกขหรือรับัคํากลํ่าวโทษ และมีอํานําจในกํารสืบืสวนสอบสวนเฉพําะควํามผิดตํามพระรําชบัญญัตินีี้ ในกํารจับ ควบคุม คน กํารทําสํานวนสอบสวนและดําเนินคดีผูกระทําควํามผิดตํามพระรําชบัญัญัตัินีี้ บรรดําที่เปนอํานําจของพนักังํานฝายปกครองหรือตํารวจชัั้นผูใหญ หรือพนักงํานสอบสวนตํามประมวลกฎหมํายวิิธีีพิจํารณําควํามอําญํา ใหพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ประสํานงํานกับัพนักงํานสอบสวนผูรับัผิดชอบเพื่อดําเนินกํารตํามอํานําจหนํ้าที่ตอไป ใหนํายกรัฐมนตรีในฐํานะผูกํ้ากับดูแลสํานัักงํานตํารวจแหงชําติิ และรัฐมนตรีมีอํานําจ รวมกันกําหนดระเบียบเกี่ยวกับแนวทํางและวิิธีีปฏิิบัติในกํารดําเนินกํารตํามวรรคสอง มําตรํา ๓๐ ในกํารปฏิิบัติหินํ้าที่ พนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ตองแสดงบัตรประจําตััวตอบุคคลซึ่งเกี่ยวของ บัตรประจําตััวของพนักงํานเจํ้าหนํ้าที่ใหเปนไปตํามแบบที่รัฐมนตรีประกําศในรําชกิจิจํานุเบกษํา ผูรับัสนองพระบรมรําชโองกําร พลเอก สุรยุทธ จุลํานนท นํายกรัฐมนตรี ี

31 หมํายเหตุ :- เหตุผลในกํารประกําศใชพระรําชบัญญัติฉบับนี้ คืือ เนื่องจํากในปจัจุบุันระบบคอมพิวเตอรไดเปนสวนสําคััญ ของกํารประกอบกิจิกําร และกํารดํารงชีีวิิตของมนุษย หํากมีผูกระทําดวยประกํารใด ๆ ใหระบบคอมพิวเตอรไมสํ่ามํารถทํางํานตํามคําสั่งที่กําหนดไว หรือืทําใหกํารทํางํานผิดพลําดไปจํากคําสั่งที่กําหนดไว หรือใชวิิธีีกํารใด ๆ เขํ้าลวงรูขอมูลู แกไข หรือทําลํายขอมูลูของบุคคลอื่น ในระบบคอมพิวเตอรโดยมิชอบ หรือืใชระบบคอมพิวเตอร เพื่อเผยแพรขอมูลูคอมพิวเตอรอันเปน็เท็จ หรือมีลักษณะอันลํามกอนําจําร ยอมกอใหเกิดควํามเสียหําย กระทบกระเทือนตอเศรษฐกิจิ สังัคม และควํามมั่นคงของรัฐ รวมทั้งควํามสงบสุขและศีีลธรรมอันดีีของประชําชน สมควรกําหนดมําตรกํารเพื่อปองกันและปรําบปรํามกํารกระทําดัังกลํ่าว จึงจําเปนตองตรําพระรําชบัญญัตินีี้ อํ้างอิงจําก : พระรําชบัญญัติวํ่าดวยกํารกระทําควํามผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร พ.ศ. 2550 รําชกิจจํานุเบกษํา เลมที่ 124 ตอนที่ 17 ก หนํ้า 4-12 วัันที่ 18 มิถุนํายน 2550ขอปฏิิบััติในกํารจัดทําเว็็บไซต 1. การดาเนินการเกี่ยวกับเว็็บเพจ ตองปฏิิบัติตามแนวทาง/รูปแบบ Template ที่มหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีีกาหนดเทานั้น 2. ขอมูลที่เผยแพรบนเว็็บเพจ ควรมีกีารตรวจสอบความถูกตองกอนนาออกเผยแพร 3. ขอมูลที่เผยแพรบนเว็็บเพจ ควรมีกีารปรับปรุงุใหเปนปจจุบันัอยูเสมอ 4. เอกสารที่นามาใชประกอบ ควรมีกีารอางอิงแหลงที่มา 5. ผูปฏิิบัติงิานควรมีความรูพื้นฐานเกี่ยวกับั Photoshop เพื่อการเตรียมภาพสาหรับัเว็็บเพจ 6. หากมีความคลาดเคลื่อน/ปญหาในการเขาใชงานระบบควรติดตอประสานงานเจาหนาที่ผูดูแลระบบของมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีีในทันที ที่ตรวจสอบพบความคลาดเคลื่อน 7. บราวเซอรที่รองรับัการใชงาน ควรใชบราวเซอร Chrome 1. การปฏิิบัติงิานควรอยูภายในกรอบตาม “พระราชบัญญัติวาดวยการกระทาความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร พ.ศ. ๒๕๕๐”

32 บทที่ 4เทคนิคิในกํารปฏิบัตัิงําน กลุมงํานสํารบรรณ สํานัักงํานเลขํานุกําร สํานัักวิิทยบริกํารนํายนัันทิิพััฒน สุวรรณกูฏ ตําแหนงผูปฏิิบััติงํานบริหําร ระดับ ปฏิิบััติงําน งํานทีี่ไดรับมอบหมําย1.งํานสํารบรรณ 1.1 ลงทะเบียนหนังสือ รับ-สง1.2 ราง,พิมพหนังสือตอบขอบคุณ - ประทับตราเอกสาร- จัดชุดเอกสาร- เสนอแฟม 1.3 วิิเคราะหหมวดหมูหนังสือรับ-สง1.4 การรับสงไปรษณีีย2.1 จัดทาแผนการทาลายเอกสาร2.2 สารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลาย2.3 แจงผลการสารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลายเสนอผูอานวยการ2.4 จัดทาบัญชีีขอทาลายสงงานจดหมายเหตุ 2 กํารทําลํายเอกสําร - พิมพรายชืื่อเอกสารที่ขอทาลาย- จัดเรียงเอกสารตามรายชืื่อ 2.5 เชิิญประชุมคณะกรรมการทาลายเอกสารพิจารณาเอกสารตามบัญชีีขอทาลาย 2.6 สงบัญชีีขอทาลายถึึงหอจดหมายเหตุ2.7 สรุปปญหาและรายงานผลการดาเนินงาน3.1 จัดทาเอกสารการเงินขออนุมัติและเบิกจาย 3 งํานกํารเงิิน - คาโทรศััพท - คาบริการtrue visions - คาตอบแทนหัวหนาฝาย -คาเลาเรียนบุตร - คาเชาบาน - คารักษาพยาบาล 4 งํานยํานพําหนะ 4.1 ขัับรถและควบคุมดูแลการใชรถ - ขัับรถรับ-สงผูบริหาร,วิิทยากร,ผูทรงคุณวุฒิ,ฝายตางๆ- ตอภาษีีรถยนตและรถจักรยานยนต- นารถไปเขาศูนยบริการ- ตอประกันภััยรถยนต 4.2 ลางและทาความสะอาดรถ4.3 สรุปบันทึกการเติมนามันประจาเดือน5.1 รับ-สงเอกสารระหวางหนวยงาน 5 งํานรอง

DRN2000 33 5.2 คััดแยกหนังสือ,วารสาร,จดหมายสงตามฝายตางๆ5.3 งานประชาสัมพันธ ขั้นตอนกํารปฏิิบััติงํานรับ – สงหนัังสือรําชกําร โตตอบ -เรงดวนตอบทันทีหลังสั่งกําร -ปกติไมควรเกิน 3 วัันทํากําร ระบบจัดัเก็็บ ) (นันัทิพัฒัน์ สุวุรรณกู(น.ส.อภิญญา กลิ่นบัว) ลงรับหนัังสือรับในโปรแกรม (นายนัันทิพัฒน สุวรรณกูฏ) รับ-สงหนัังสือ วัันละ 2 เวลา09.30 น. และ 14.00 น. (ณรงชัย สิริวรรณ วิิเคราะหหมวดหมูหนัังสือ คัดแยกจััดลาดับชั้นความเร็วของหนัังสือ(นายนัันทิพัฒน สุวรรณกูฏ) ) เกษีียณ/เสนอเรื่องตอผูอานวยการ/สงเรื่องใหผูที่เกีี่ยวของดาเนิินการ ราง – จัดัพิมพ หนังัสือืโต้ต้อบ (น.ส.อภิญญา กลิ่นบัว)

34 2. คลิกเลือก”หนังสือรับ” 3. คลิกเลือก”บันทึกึหนังสือรับ” ขั้นตอนกํารลงทะเบีียนหนัังสือ รับ 1.เปดโปรแกรม DRN2000 ดังรูปู

35 4. คลิก”ตกลง” 5.จะปรากฏหนาตาง ทะเบียนหนังัสือืรับั ประจาวััน แลวคลิกิ ”เพิ่ม” 6.จากนั้น ดาเนินการกรอกขอมูลู ดังตอไปนี้ ทะเบีียนหนัังสือรับ วัันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวััน เดือน ป ที่ลงทะเบียนรับั เลขทะเบีียนรับ ใหลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลาดับติดตอกันไปตลอดปปฏิิทิน เลขทะเบียนของหนังัสือืรับัจะตองตรงกับเลขที่ในการรับหนังัสือ ทีี่ ใหลงเลขที่ของหนังัสือืที่รับัเขามา ลงวัันทีี่ ใหลงวัันเดือนปของหนังสือที่รับัเขามา จําก ใหลงเจาของหนังสือหรือชืื่อสวนราชการหรือืชืื่อบุคลากร

36 ถึง ใหลงตาแหนงของผูที่หนังสือนั้น มีถึง หรือชืื่อสวนราชการ หรือชืื่อ บุคคล เรื่อง ใหลงชืื่อเรื่องของหนังสือฉบับันั้น ในกรณีีที่ไมมีชืื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ กํารปฏิิบััติกําร ใหบันทึกการปฏิิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับันั้น 7.กด”ตกลง”เพื่อบันทึกขอมูลทะเบียนหนังัสือืรับั กํารประทับตรํา การประทับัตราของ สานัักวิิทยบริการ ที่มุมดานขวา ของหนาแรกของหนังสือ โดยการลงรายละเอียดรับหนังสือ ดังนี้ 1. เลขรับั ใหลงเลขที่รับตามเลขที่รับในระบบ 2. วัันที่ ใหลงวััน เดือน ป ที่รับัหนังัสือื 3. เวลา ใหลงเวลาที่รับัหนังัสือตามระบบ ตัวอยํ่างตรํารับหนัังสือ สานักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ีเลขรับ........................................................... วันที่.............................................................. เวลา.............................................................. 8. กํารคััดแยกเอกสําร การคััดแยกเอกสารใหหนวยงานที่เกี่ยวของเพื่อดาเนินการตามขั้น ตอนตอไป 9. กํารลงทะเบีียนรับเอกสําร การลงทะเบียนรับเอกสารพรอมแจกจายใหกับหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อใหเซ็นรับเอกสารและเปนการยืนยันวาไดรับเอกสารนั้น ๆ จริง10. สําหรับหนัังสือทีี่เกี่ยวของกับงํานธุรกําร

37 หากเปนหนังสือที่เกี่ยวของกับงานธุรการนั้น ตองนามาเกษีียนแลวผานหัวหนาสานัักงานพรอมเสนอผูบริหาร เพื่อพิจารณาสั่งการ ทราบ หรือ ลงชืื่อ 11. กํารพิิจํารณําจํากผูบริหําร เมื่อผานการพิจารณาจากผูบริหารแลวนั้น นามาคััดกรองและดาเนินการตามสั่งการ 12. สแกนเอกสําร การสแกนเอกสารที่สั่งการแลว เก็บไวเพื่อเปนหลักฐานในการดาเนินการตอไป 13. กํารจัดเก็บเขํ้าแฟม การจัดเก็บเอกสารเขาแฟม สามารถแยกเปน 3 กลุม ดังนี้ 13.1 โดยการแยกเปนตัวชีี้วััด เพื่อเปนการเก็บขอมูลในการประกันคุณภาพการศึึกษาของมหาวิิทยาลัยตอไป 13.2 โดยการแยกเปน folder ตามหมวดหมูหนังสือที่งานจดหมายเหตุกาหนดไว ในคอมพิวเตอร 13.3 โดยการแยกเปนแฟมจัดเก็บ ตามหมวดหมูหนังสือที่งานจดหมายเหตุกาหนดไว 14. สิ้นสุดกํารดําเนิินงํานกํารรับเขํ้าหนัังสือ

38 3.คลิก”ตกลง” ขั้นตอนกํารลงทะเบีียนหนัังสือ สง 1.เปดโปรแกรม DRN2000 แลวคลิกเลือืก”หนังสือสง” 2.คลิกเลือก”บันทึกหนังัสือืสง”

39 4.จะปรากฏหนาตาง ทะเบียนหนังัสือืสง ประจาวััน แลวคลิกิ ”เพิ่ม” 5.จากนั้น ดาเนินการกรอกขอมูลู ดังตอไปนี้เลขทะเบีียนสง ใหลงเลขทะเบียนหนังัสือืสงติดตอกันไปตลอดปปฏิิทินทีี่ ใหลงเลขที่ของหนังัสือืที่จะสงติดตอกันไปตลอดปปฏิิทินลงวัันทีี่ ใหลงวัันเดือนปของหนังสือในวัันนัั้นๆจําก ใหลงเจาของหนังสือหรือชืื่อสวนราชการหรือืชืื่อบุคลากรถึง ใหลงตาแหนงของผูที่หนังสือนั้น หรือชืื่อสวนราชการ หรือชืื่อบุคคลเรื่อง ใหลงชืื่อเรื่องของหนังสือฉบับันั้น ในกรณีีที่ไมมีชืื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอกํารปฏิิบััติกําร ใหบันทึกการปฏิิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับันั้น6.กด”ตกลง”เพื่อบันทึกขอมูลทะเบียนหนังัสือืสง7.สงหนังสือที่บันทึกขอมูลแลวตอธุรการที่ดาเนินการตอ (อภิิญญา กลิ่นบัว)

40 ลงทะเบียนหนังสือสงในระบบจัด เรื่อ งเขา แฟม และเสนอ สงหนังสือืที่รับัเขาใหกับฝายหอสมุดดาเนินการตอ (นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) แผนผัังขั้นตอนแสดงกระบวนกํารจัดทําและสงออกหนัังสือตอบขอบคุณ เริ่มตน สิน้สุดุ (นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) จัดัทา หนังัสือืตอบขอบคุณุพร้อ้มทา สา เนา (นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) จัดัชุดุหนังัสือืส่ง่ไปรษณีีย์ นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) คััด แยกหนัง สือื บริจ าคที่มี ห นังั สือ นาสง แลว ลงทะเบีย นหนังัสือืรับั(นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) (ณรงชัย สิริิวรรณ) จัดัทา ซองจดหมายเพือส่ง่ออก(นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) (นันัทิพัฒัน์ สุวุรณกู) ผูบริหารลงนาม

41 - ตั้งคาหนากระดาษดานบน 1.5 เซนติิเมตร- ตั้งคาหนากระดาษดานลาง 1 เซนติิเมตร -ตั้งคาหนากระดาษดานซาย 3 เซนติิเมตร -ตั้งคาหนากระดาษดานขวา 2 เซนติิเมตร 3. ตั้งกั้นหนาและกนหลังของเอกสารสาหรับัหนังัสือตอบขอบคุณภายใน 3.1 คลิกที่ปุมเคาโครงหนากระดาษเพื่อตั้งคาหนากระดาษ กํารพิิมพหนัังสือตอบขอบคุณ โดยใชโปรแกรม Microsoft word ขั้นตอนกํารปฏิิบััติ 1. หลังจากติิดตัั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงรางงานที่จะทาการบันทึกึ 2. เขาโปรแกรม Microsoft Word โดยคลิกที่ปุม Start เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาสไปที่ Microsoft Office แลวคลิกิที่ Microsoft Word - จากนั้นจะปรากฏหนาจอของ Microsoft Word ขึึ้นมา ดังรูป

42 4. การสรางหัวกระดาษบันทึกึขอความหนังสือราชการภายใน 4.1 คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง ตารางที่ 1 จานวนคอลัมน 2 คอลัมัน จานวนแถว 1 แถว แลวกดปุมตกลง เพื่อนาครุฑที่มีขนาด กวางและยาว 1.5 เซนติิเมตร ที่ทาการสแกนเก็บไวใน My Document นาเขามาวางไวในคอลัมนที่ 1 - การนาครุฑเขามาใสในคอลัมนที่ 1 โดยการคลิกที่ปุมแทรก เลือก รูปภาพ เลือก ภาพจากแฟม เลือืก ภาพที่เก็บไวใน My Document เปนภาพครุฑ เลือืก แทรก - ใสคาวา “บันทึกขอความ” ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 29 ตัวหนา ตารางที่ 2 จานวนคอลัมน 2 คอลัมน จานวนแถว 1 แถว แลวกดปุมตกลง

43 - คอลัมนที่ 1 ใสคาวา “สวนราชการ” ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 20 ตัวหนา - คอลัมนที่ 2 ใส กอง/สานััก/เบอรติดตอภายใน/ไปรษณีียอิเล็ก็ทรอนิกส ตารางที่ 3 จานวนคอลัมน 4 คอลัมน จานวนแถว 1 แถว แลวกดปุมตกลง - คอลัมนที่ 1 ใสคาวา “ทีี่” ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 20 ตัวหนา - คอลัมนที่ 2 ใส ตัวยอของกระทรวงศึึกษาธิิการ (คืือ ศธ) ตามดวยเลขที่ของกอง ดวยตัวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 16 ตัวปกติ - คอลัมนที่ 3 ใสคาวา “วัันทีี่” ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 20 ตัวหนา - คอลัมนที่ 4 ใส เดือน/ป ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 16 ตัวปกติ ตารางที่ 4 จานวนคอลัมน 2 คอลัมน จานวนแถว 1 แถว แลวกดปุมตกลง - คอลัมนที่ 1 ใสคาวา “เรื่อง” ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 20 ตัวหนา - คอลัมนที่ 2 ใส ชืื่อเรื่อง ดวยตััวอักษร TH SarabunIT๙ ขนาด 16 ตัวปกติ 4.2 การปรับัความกวางของคอลัมน ในตาราง - โดยการนาเมาสไปชีี้ที่เสนทางดานขวาของคอลัมัน ที่ตองการปรับความกวาง (ใหตัวชีี้ เมาสเปลี่ยนเปนลูกศรสองหัว) แลวกดเมาส (ปุมดานซาย) คางไว - เมื่อลากเมาสไปทางซายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน ตามตองการ 4.3 การปรับัความสูงูของแถว ในตาราง - โดยการนาเมาสไปชีี้ที่เสนทางดานลางหรือบนของแถว (ใหตัวชีี้เมาสเปลี่ยนเปนลูกูศร สองหัว) แลวกดเมาส (ปุมดานซาย) คางไว - เมื่อลากเมาสขึึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงลางเพื่อเพิ่มความสูงของแถว

44 ขนําดครุฑ สูง ๑.๕ ซ.ม. อักษรตัวหนําขนําด ๒๙ พอยท และปรัับคํ่าระยะบรรทัด ๑ เทํ่าเปนคํ่าแนนอน ๓๕ พอยท ครุฑหํ่างจํากขอบกระดําษประมําณ กั้นหนํ้า ชั้นควํามลับ (ถํ้ามี) (ดูตััวอยํ่างหนํ้าถัดไป) แบบหนังสือภํายใน ....................................................................................................................................................... ......................../........................................................วััน เดือนป .................................................................................................................................................................................................................................. เรียน (ยอหนํ้า ๒ Tab) ภําคเหตุ.......1.. .E..n..t.e..r. .B..e.f..o.r..e. .6.. .p..t. ........................................................................................................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. (ยอหนํ้า ๒ Tab) ภําคควํามประสงค.......1. .E..n..t.e..r. .B..e.f..o..r.e. .6.. .p..t.. ......................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................. (ยอหนํ้า ๒ Tab) ภําคสรุป.......1. .E..n..t.e..r. .B..e..f.o..r.e.. .6. .p..t.. ........................................................................................................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................. 1 Enter Before 6 pt 4 Enter (ลงชืื่อ) (พิมพชืื่อเต็ม) (ตําแหนง) กั้นหลัง สวนรําชกํารทีี่เรืื่องชั้นควําม ลับ (ถํ้ามี) บันทึกขอควําม ชั้นควํามเร็ว

45 -หนัังสือตอบขอบคุณภํายใน-

46 หนัังสือตอบขอบคุณประเภท หนัังสือประทัับตรํา คืือ หนังสือที่ใชประทับตรําแทนกํารลงชืื่อของหัวหนํ้าสวนรําชกํารระดับกรมขึึ้นไป โดยใหหัวหนํ้าสวนระดับกอง หรือผูที่ไดรับมอบหมํายเปน็ผูรับผิดชอบและลงชืื่อยอกํากับตรํา ใชกระดําษครุฑ กํารพิิมพหนัังสือประทัับตรําแทนกํารลงชื่อ ๑. ตั้งหนํ้ากระดําษ กั้นหนํ้า ๓ ซม. กัั้นหลัง 2 ซม. ๒. ตั้งคํ่าระยะบรรทัดปกติ คืือ ๑ เทํ่า หรือ Single หรือ 1 Enter และกั้นคํ่าไมบรรทัดระยะกํารพิมิพอยูระหวํ่าง ๐ – ๑๖ เซนติิเมตร ๓. ขนําดตััวครุฑ ๓ เซนติเมตร โดยวํางตัวครุฑใหหํ่างจํากขอบกระดําษประมําณ ๑.๕ เซนติิเมตร ๔. ชั้นควํามลับ (ถํ้ามี) ใหปมตรงกึ่งกลํางดํ้านบนตัวครุฑ และทํ้ายกระดําษตรงกึ่งกลํางครุฑ โดยใชหมึกสีแดง (ดูตััวอยํ่างดํ้านลํ่าง) ๕. บรรทัดแรกดํ้านซํ้ายของกระดําษใหพิมพคําวํ่า “ ทีี่ ” โดยลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจ ําของเจํ้าของเรื่อง ตํามดวยเครื่องหมํายทับ ( / ) และเลขทะเบียนหนังสือสง ใหอยูในระดับเสมอกับตีนครุฑ (ถํ้ามีชัั้นควํามเร็ว ใหประทับตรําเหนือคําวํ่า “ ทีี่ “ ) ๖. พิมพ “ถึง” โดยลงชืื่อสวนรําชกําร หนวยงําน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีไปถึึง ใหมีระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคํ่ากอนหนํ้าอีก ๖ พอยท (2 Enter + Before 6 pt) จําก “ทีี่” ๗. กด 2 Enter + Before ๖ pt พิมพ ขอควํามภําคเหตุ ภําคควํามประสงค และภําคสรุป โดยพิมพ สําระสําคััญของเรื่องใหชััดเจนและเขํ้าใจงํ่าย ใหมีระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคํ่ากอนหนํ้าอีก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt) และใหมียอหนํ้าตํามคํ่าไมบรรทัดระยะกํารพิมพ เทํ่ากับ ๒.๕ เซนติเมตร (2 Tab) ๘. พิมพ “ชื่อสวนรําชกํารทีี่สงหนัังสือออก” ตรงกึ่งกลํางตัวครุฑ โดยเวนบรรทัดกํารพิมพ ๓ บรรทัด (4 Enter) จํากบรรทัดสุดทํ้ายของภําคสรุป ๙. พิมพ “วััน เดือน ปี” ที่สงหนังสือออก ใหมีระยะบรรทัดปกติ ตอจํากชืื่อสวนรําชกํารที่สงหนังสือออก ๙. ประทัับตรําชื่อสวนรําชกําร ดวยหมึก สีแดง ๑๐. ลงชื่อยอกํากับตรํา โดยใหหัวหนํ้าสวนระดับกอง หรือผูที่ไดรับมอบหมํายจํากหัวหนํ้าสวนรําชกํารระดับกรมขึึ้นไปเปนผูรับผิดชอบลงชืื่อกํากับ ๑๑. พิมพ “ชื่อหนวยงํานเจํ้าของเรื่อง” ใหลงชืื่อหนวยงํานเจํ้าของเรื่อง หรือหนวยงํานที่ออกหนังสือ ที่ดํ้านซํ้ายของหนังสือ โดยเวนบรรทัดกํารพิมพ ๓ บรรทัด (4 Enter) จําก “วััน เดือน ป” ๑๒. โทร. ใหลงหมํายเลขโทรศััพทของหนวยงํานเจํ้าของเรื่อง หรือหนวยงํานที่ออกหนังสือ ใตชืื่อ สวนรําชกํารเจํ้าของเรื่อง กํารพิมพหมํายเลขโทรศััพทควรแบงตัวเลขโทรศััพทเปนหนึ่งตัว สี่ตัว สี่ตัว เชน ๐ ๒๒๘๑ ๖๘๓๙ หํ้ามใชเครื่องหมําย ( - ) คัั่นระหวํ่างตัวเลขโทรศััพท ใหมีระยะบรรทัดหํ่างจํากหนวยงําน เจํ้าของเรื่อง เทํ่ากับระยะบรรทัดปกติ (1 Enter) ๑๓. โทรสําร ใหลงหมํายเลขโทรสํารของสวนรําชกํารเจํ้าของเรื่อง โดยไมตองใสจุด หลังคําวํ่า โทรสําร เชน โทรสําร ๐ ๒๒๘๑ ๖๘๓๙ ใหมีระยะบรรทัดหํ่างจํากกํารพิมพเบอรโทร เทํ่ากับระยะบรรทัดปกติ (1 Enter)

47 กั้นหนํ้า ชั้นควํามลับ (ถํ้ามี) ชั้นควําม ลับ (ถํ้ามี) Enter 4 (ชืื่อสวนรําชกํารที่ออกหนังสือ) (ตรําชืื่อสวนรําชกําร) (ลงชืื่อยอกํากับตรํา) (วััน เดือน ป) Enter 4 (หนวยงํานเจํ้าของเรื่อง) โทร. ................................... โทรสําร...................................ไปรษณีียอิเล็กทรอนิกิส (ถํ้ามี) แตละบรรทัดระยะหํ่าง 1 Enter ขนําดครุฑสูง ๓ ซ.ม. ชั้นควํามเร็ว (ถํ้ามี) ที่ .........................(เสมอระดัับตีีนครุฑ) 1 Enter B efore 6 pt ถึึง................................................ 1 Enter Before 6 pt (ยอหนํ้า ๒ Tab)ภําคเหตุ.................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ (ย่อหนํ้า ๒ Tab) ภาคความประสงค์ ..........1.. .E.n..t.e.r. .B..e.f.o..r.e.. .6. .p..t....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... (ย่อหนํ้า ๒ Tab) ภาคสรุุป.............1. .E..n.t.e..r. .B..e.f.o..r.e. .6.. .p..t......................................................................................................................................................................................................................................... กั้นหลัง แบบหนังสือประทัับตรํา ครุฑหํ่างจํากขอบกระดําษประมําณ ๑.๕ ซ.หมํายเหตุ หํากกรณีีที่มีีควํามจ ําเปน อําจปรับกํารพิมพหนัังสือรําชกํารใหแตกตํ่างไดตํามควํามเหมําะสม โดยใหคํานึึงถึงควํามสวยงําม และรูปแบบของหนัังสือรําชกํารเปนส ําคัญ

48 -หนัังสือตอบขอบคุณประเภท(หนัังสือประทับตรํา)-

49 6.บันทึกขอมูลเพื่อออกเลขหนังัสือืสงออก 5.หลังัจากพิมพหนังสือเสร็จแลวใหเปดโปรแกรม DRN2000 แลวเลือกบันทึกหนังสือสง 7.นาเลขสงและขอมูลูวัันที่ที่บันทึกไวแลวมาใสที่หนังัสือืตอบขอบคุณเพื่อดาเนินการขัั้นตอไป 8.เมื่อพิมพเนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทาการบันทึก (Save) ขอมูล - สาหรับการบันทึกึเอกสารที่มีอียูแลว คลิกที่ปุม แฟม เลือืก บันทึก หรือคลิกิที่สัญลักษณ แถบเครื่องมือมาตรฐาน - สาหรับการบันทึกึเอกสารที่ยังไมมีที่เก็บ คลิกที่ปุม แฟม เลือก บันทึกเปน - ในกลอง ชืื่อแฟม ใหพิมพชืื่อแฟมใหมสาหรับัเอกสาร - ในกลอง เก็บเปนชนิด ใหคลิกรูปูแบบแฟมที่เขากันไดกับโปรแกรมอื่น ไดแก Word- คลิกปุม บันทึก เพื่อบันทึก (Save) ขอมูลู Document บน

50 จานวนสาเนา - คลิกที่ปุม ตกลง นาเอกสารที่พิมพออกมาทาการตรวจสอบความถูกตองอีกีครั้งหนึ่ง แลวนาเสนอผูบังัคัับบัญัชาตอไป 9. การพิมพเอกสารออกทางเครื่องพิมิพ - เมื่อทาการบันทึกขอมูลูเรียบรอยแลว ตอไปจะทาการพิมิพเอกสารออกทางเครื่องพิมพ - คลิกที่ปุม แฟม เลือก พิมพ หรือคลิกิที่สัญลักษณ - คลิกเลือกชืื่อเครื่องพิมพที่ถูกตอง - คลิกเลือก ในชองของหนา คืือ ทั้งหมด หนาปจัจุบุัน หรือืระบุเลขหนาที่ตองการพิมพก็ได - คลิกเพื่อกาหนดคุณสมบัติใหกับเครื่องพิมพ - ถาตองการพิมิพเอกสารออกมามากกวาหนึ่ง ก็ใหปอนจานวนชุดของเอกสารลงไปในชองบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน

51 14.ใชเลขที่หนังสือเดียวกันกับัหนังสือตนเรื่อง15.เมื่อผูบริหิารลงนามแลวใหจัดชุดหนังัสือืและพับใสซองจดหมายเพื่อเตรียมสงออก 10.การทาสาเนาหนังสือ ใหนาเมาสไปคลิกที่ครุฑ แลวกดปุม Delete สวนบันทึกขอความ, สวนราชการ, ที่, วัันที่ และเรื่อง ใหนาเมาสไปคลุมขอความดังกลาว แลวคลิกไปที่ ตามลาดัับ เลือก สีขาว - พิมพคาวา ราง , พิมพ ,ทาน บริเิวณทายกระดาษ ชิิดกั้นขอบดานขวา แตควรหางจากทายกระดาษประมาณ หนึ่งนิ้ว - การทาสาเนาหนังสือ เมื่อสั่งพิมพเอกสารดังกลาวเรียบรอยแลว ไมตองทาการบันทึก (Save) ขอมูล 11.ออกจากโปรแกรมการใชงาน คลิกที่ปุม แฟม เลือืก จบการทางาน 12.จัดชุดหนังสือโดยแนบเรื่องเดิมและเสนอผูบริหารเพื่อลงนาม13.จัดทาซองจดหมายเพื่อเตรียมสงหนังัสือตอบขอบคุณตามตัวอยางดานลาง

52 18.เสร็จขัั้นตอนการดาเนินงานการจัดทาหนังสือตอบขอบคุณ 16.จัดทาเอกสารตามแบบฟอรมของทางไปรษณีียเพื่อชาระคาฝากสงเปนรายเดือืน17.กรอกขอมูลูจานวนหนังัสือที่จะจัดสงพรอมทาสาเนาจานวน 3 ฉบับ

53 กํารทําลํายเอกสําร หลักเกณฑ วิิธีกํารปฏิิบััติงํานและเงืื่อนไขกํารทําลํายเอกสําร หลักเกณฑกํารปฏิิบััติงําน ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แกไขเพิ่มเติม ขอ 66กาหนดไววา ภายใน 60 วัันหลังจากวัันสิ้นปปฏิิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สารวจ หนังสือ ที่ครบอายุการเก็บในปนั้น แลวจัดทาบัญชีีหนังสือขอทาลาย เสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการทาลายหนังสือ วิิธีกํารปฏิิบััติงํานในกํารทําลํายเอกสํารของหนวยงําน 1. สารวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บ แลวลงบัญัชีีหนังสือขอทาลาย บัญชีีหนังสือขอทาลายใหทาอยางนอยใหมีตนฉบับและสาเนาคูฉบับั โดยใหกรอกรายละเอียดดังนี้ 1.1 ชืื่อบัญชีีหนังสือขอทาลายใหลงตัวเลขป พ.ศ. ที่จัดทาบัญัชีี 1.2 กระทรวงใหลงศึึกษาธิิการ กรม ใหลงมหาวิิทยาลัยอุบลราชธานีี สานัักวิิทยบริการ 1.3 วัันที่ ใหลงวัันเดือนปที่จัดทาบัญัชีี 1.4 แผนที่ ใหลงเลขลาดัับของแผนบัญชีีหนังสือขอทาลาย ตอไปตามลาดัับ เชน แผนที่ 1 1.5 ลาดัับที่ ใหลงเลขลาดัับเรื่องของหนังสือ เชน ลาดัับที่ 1,2,3, ตามลาดัับ 1.6 รหัสัแฟมใหลงหมายเลขลาดัับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ ถาไมมีก็ไมตองกรอกใหขีีด1.7 ที่ ใหลงเลขที่หนังสือของแตละฉบับ ถาไมมีก็ไมตองกรอกใหขีีด (-) 1.8 ลงวัันที่ ใหลงวััน เดือน ป ของหนังสือแตละฉบับ ถาไมมีวัันที่ ใหลง เดือืน ป 1.9 เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับัของหนังสือแตละฉลับ ถาไมมีไมตองกรอกใหขีีด (-) 1.10 เรื่อง ใหลงเรื่องของหนังัสือแตละฉบับั หรือลงชืื่อแฟมในกรณีีเรื่องเหมือนกันจัดเก็บ็1.11 การพิจิารณา ใหคณะกรรมการทาลายหนังัสือืเปนผูกรอก 1.12 หมายเหตุ ใหบันทึกขอมูลูอื่น ๆ (ถามี) (-) เปนแฟม

54 2. จัดทาบันทึกึเสนอผูอานวยการ เพื่อขออนุมัติทาลาย หนังสือพรอมทั้งเสนอรายชืื่อคณะกรรมการทาลายหนังสือ 2.1 จานวนคณะกรรมการทาลายหนังสืออยางนอยไมตากวา 3 คน จะตั้ง 4 หรือ 5 คนก็ได2.2 คณะกรรมการประกอบดวยประธานกรรมการ กรรมการ และเลขานุการ เหตุที่ใหตั้ง เลขานุการดวยเพราะผูที่ทาหนาที่เลขานุการจะไดนััดกรรมการประชุม การขอใชหองประชุม และอื่นๆตามที่ประธานสั่ง 2.3 คุณสมบัติของคณะกรรมการท าลายหนังสือ โดยปกติจะเปนขาราชการตั้งแตระดับ 3 หรือเทียบเทาขึึ้นไป แตถามีไมครบตามจานวน จะตั้งขาราชการระดับ 1 หรือ ระดับ 2 ก็ยอมได แตใหเปนผูที่มีสวนเกี่ยวของกับหนวยงานที่ขอทาลายหนังสือ 3. บันทึกเสนอผูอ านวยการเพื่อแตงตั้งคณะกรรมการท าลายหนังสือ โดยจัดท าเปนหนังสือสั่งการ (คาสั่ง) ใหผูอานวยการเปนผูลงนามในคาสั่งในฐานะปฏิิบัติราชการแทนอธิิการบดีมหาวิิทยาลัย 4. คณะกรรมการทาลายหนังสือมีหนาที่ดังนี้ 4.1 พิจารณาหนังสือที่ขอทาลายตามบัญชีีหนังสือขอทาลาย 4.2 กรณีีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรท าลายและควรขยายเวลาเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขายเวลาการเก็บไวถึึงเมื่อใด ในชองการพิจารณา ของบัญชีีหนังสือขอท าลายและใหประธานลงลายมือชืื่อกากับการแกไข 4.3 ในกรณีีที่คณะกรรมการทีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรใหท าลายใหกรอกเครื่องหมายกากบาท (X) ในชองการพิจารณาของบัญชีีหนังสือขอทาลาย

55 5. คณะกรรมการท าบันทึกรายงานผลการพิจารณาพรอมทั้งบันทึกแยง (ถามี) เสนอตอ ผูอ านวยการเพื่อพิจารณา พรอมทั้งยกรางหนังสือภายนอเพื่อเสนอตอหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ พิจารณาตอไป 6. เมื่อผูอานวยการ ไดรับรายงานตามขอ 5 แลว ใหพิจารณาสั่งการดังนี้ - ถาเห็นวาเรื่องใดยัังไมควรทาลาย ใหสั่งการเก็บหนังสือนั้นไวจนถึึงเวลาทาลายงวดตอไป - ถาเห็นวาเรื่องใดควรท าลาย ใหสงบัญชีีหนังสือขอท าลายใหหอจดหมายเหตุพิจารณา ยกเวนหนังสือที่ไดขอทาความตกลงกับหอจดหมายเหตุแหงชาติิไวแลว ไมตองสงไปใหพิจารณา 7. เมื่อจัดสงบัญชีีหนังสือขอท าลายใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ ยะลา พิจารณาแลว หากเลยกาหนดเวลา 60 วััน นับตั้งแตวัันที่สงเรื่องใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ ก็อยาเพิ่งทาลายกอนใหประสานไปยังหอจดหมายเหตุแหงชาติิ เพื่อเรงผลการพิจารณา 8. เมื่อไดรับแจงผลการพิจิารณาจากหอจดหมายเหตุแหงชาติิแลว ใหสวนราชการทาลายหนังสือ 9. หากหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ เห็นวาหนังสือเรื่องใดควรขยายเวลาในการเก็บไวอยางใดหรือใหเก็บไวตลอดไป หอจดหมายเหตุฯก็จะแจงใหทราบ และใหทาการแกไขตามที่หอจดหมายเหตุแจงมาหากหนังสือใดที่หอจดหมายเหตุฯขอสงวน ก็ใหจัดสงหนังสือที่ขอสงวนใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ ได  10. เมื่อจัดสงหนังสือที่ขอสงวนใหหอจดหมายเหตุแหงชาติฯแลว อยาเพิ่งท าลายกอน จนกวาจะไดรับหนังสือยืนยัันจากหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ จึงจะทาลายได 11. หนังสือที่จัดสงใหหอจดหมายเหตุแหชาติิฯ ประกอบดวย 11.1 หนังสือนาสง (เรื่อง การทาลายหนังสือราชการ) 11.2 บัญชีีหนังัสือขอทาลาย 11.3 สาเนาคาสั่งแตงตั้งคณะกรรมการทาลายหนังสือ 11.4 รายงานประจาปของหนวยงาน (เฉพาะในกรณีีที่หนวยงานนัั้นทาลายหนังสือราชการเปนครั้งแรก) 12. เมื่อเลยกาหนด 60 วััน นับตั้งแตสงเรื่องใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ พิจารณา หากยังไมทราบผลการพิจารณา ก็อยาเพิ่งท าลายใหประสานไปยังหอจดหมายเหตุแหงชาติ จนกวาจะไดรับผลการพิจารณาเปนทางการ จึงทาลายได 13. เมื่อหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ ไดแจงผลการพิจิารณาและเห็นชอบใหทาลายหนังสือได ก็ใหทาลายไดเลย 14. เมื่อท าลายเรียบรอยแลวใหท าบันทึกรายงานผลการปฏิิบัติงานให ผูอานวยการทราบ เมื่อรับทราบแลวก็ใหรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวของทั้งหมดเก็บเขาแฟมเพื่อรวบรวมไวเปนขอมูลทางสถิิติในการทาลายหนังสือราชการ กรณีีทีี่หอจดหมํายเหตุแหงชําติฯขอสงวนหนัังสือรําชกํารทีี่ขอทําลํายใหดําเนิินกําร ดัังนีี้ 1. ใหรวบรวมหนังสือที่ขอสงวนและจัดทาหนังัสือนาสง สงไปใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิ และหนังสือราชการที่เหลือก็อยางเพิ่งทาลายกอน 2. เมื่อไดรับัหนังัสือยืนยัันจากหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ วาไดรับหนังัสือที่ขอสงวนไวแลว จึง ใหท าลายหนัง สือ ได  3. เมื่อทาลายเสร็จ็แลว ใหทาบันทึกรายงานผลการปฏิิบัติงานใหผูอานวยการทราบและเมื่อรับทราบแลวก็ใหรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวของทั้งหมดเก็บเขาแฟม

56 รวบรวมไวเปนขอมูลูทางสถิิติในการทาลายหนังสือราชการ วิิธีกํารปฏิิบััติงํานในกํารทําลํายหนัังสือทีี่ขอทําควํามตกลงกับหอจดหมํายเหตุไวแลว ใหดาเนินการเหมือนกับการทาลายเอกสารปกติทุกขัั้นตอน แตไมตองสงบัญชีีหนังสือที่ขอทาลายใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯพิจารณา เพียงแตสงสาเนาหนังสือที่ขอท าลายพรอมบัญชีีหนังสือที่ขอทาลายใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯเทานั้น สิ่งทีี่ควรคํานึึงในกํารปฏิิบััติงําน/ขอควรระวััง/ขอแนะนํา1. ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 70.1 ก าหนดไววาถาหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ เห็นชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนั้นทาลายหนังสือตอไป หากหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ ไมแจงใหทราบภายในก าหนดเวลา 60 วััน นับแตวัันที่สงเรื่องใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ ใหถืือวาหอจดหมายเหตุแหงชาติิใหความเห็นชอบแลว ใหทาลายหนังสือได ขอแนะนํา1. หากยังไมไดรับัหนังัสือืยืนยัันจากหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ ถึึงแมวาจะเลยเวลากาหนด 60 วััน ก็อยาเพิ่งทาลายกอน ใหประสานไปยังหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ เพื่อติดตามเรื่องดังกลาว เพราะจากประสบการณการท างานดานนี้ พอประสานงานไปก็ท าใหทราบวาหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ มีงานมากไมสามารถแจงผลการพิจารณาใหทราบภายในก าหนด และอีกอยางหนึ่งหากไดมีการประสานงานกันก็จะท าใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯเรงรีบพิจารณาดาเนินการใหตามคาขอ 2. การจัดทาบัญชีีหนังสือขอท าลาย ใหจัดทาขึึ้น 2 ชุด หรือใชวิิธีีการถายสาเนาไว 1 ชุดเพราะหากท าไวชุดเดียว เมื่อสงบัญชีีหนังสือขอท าลายใหหอจดหมายเหตุแหชาติฯพิจารณา หากมีการขอสงวนหนังสือ หอจดหมายเหตุแหงชาติิฯจะแจงวารายการหนังสือที่ของสงวน ดังนี้ แผนที่....... กับ ลาดัับที่......... ตัวอยํ่าง รายการหนังสือที่ขอสงวนดังนี้ แผนที่ 4 ล าดับที่ 51, 53, (หมายความวาหนังสือที่ขอสงวน บัญชีีหนังสือขอทาลาย แผนที่ 4 ลาดัับที่ 51 และ 53) ซึ่งหากไมทาสาเนาบัญชีีหนังสือขอทาลายไว จาทาใหไมทราบวาหนังสือที่ขอสงวนเปนเรื่องอะไร จะทาใหเสียเวลาในการประสานงานและท าใหการทาลายหนังสือลาชาไปดวย ขอแนะนําในกํารสงมอบเอกสํารใหหอจดหมํายเหตุแหงชําติฯ เมื่อหนวยงานไดรับหนังสือตอบจากหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ ใหปฏิิบัติดัังตอไปนี้ 1. ตรวจสอบรายชืื่อเอกสารที่หอจดหมายเหตุแหงชาติฯ ขอสงวนไวตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 70.2 2. คััดเลือกเอกสารตามรายการที่ หอจดหมายเหตุแหงชาติฯ ขอสงวนไว และตรวจสอบให 3. เอกสารที่คัดเลือกไวตามขอ 2 นั้น ทุกรายการขอใหเขีียนหมวดหมูตรงตามบัญชีีหนังสือที่ขอทาลาย โดยเขีียนไวบนหนาแฟม หรือในที่ที่มองเห็นไดชััดเจน เนื่องจากหอจดหมายเหตุแหงชาติฯ จะตองทาการตรวจสอบเอกสารที่ไดรับมอบจากทานอีกครั้งวาถูกตองตรงตามรายการที่ขอสงวนไวหรือไม ถูกตอง 3.1 ตัวอยางการเขีียนหมายเลขเอกสารตรงตามบัญัชีีหนังสือืทาลายดังนี้

57 บัญชีีแผนที่ 1 ปค 11.12/1 หรือ บัญชีีแผนที่ 5 ลาดัับที่ 109 3.2 ในกรณีีหนวยงานของทานขออนุมัติท าลายเอกสารไปพรอมกันหลายหนวยงาน ใหระบุวาเอกสารรายการนั้นเปนเอกสารของหนวยงานใด เชน เอกสารงานพัสดุ บัญชีี แผนที่ 7 ล าดับที่ 211 เอกสารของแตละหนวยงานใหแยกไวตางหาก อยาปะปนกับหนวยงานอื่น เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบภายหลัง 4. เอกสารที่คัดเลือกไวเรียบรอยแลวมัด หรือบรรจุกลอง เพื่อปองกันเอกสารสูญหายหรือพลัดหลงในขณะขนยายเอกสาร 5. ถาไมสามารถจัดสงเอกสารบางรายการที่ขอสงวนไว ใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ หนวยงานชีี้แจงเหตุผลใหทราบดวย เพื่อมิใหเสียเวลาในการตอบรับ 6. การขนยายเอกสารไปใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิ ตองแจงใหทราบลวงหนา เพื่อหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ จะไดจัดเตรียมสถานที่ เจาหนาที่ ไวรับมอบเอกสาร ขอเสนอแนะสําหรับหนวยงํานทีี่ทําลํายเอกสํารเป็นครั้งแรก หนวยงานที่ขอทาลายเอกสารเปนครั้งแรก สิ่งที่ตองสงใหหอจดหมายเหตุแหงชาติิฯ คืือ 1. สาเนาแตงตั้งกรรมการทาลายหนังัสือ 2. บัญชีีหนังสือขอทาลาย 3. รายงานประจาปของหนวยงานที่ขอทาลาย ประโยชนของขอมูลเกํ่า 1. ขอมูลเกาเปนขอมูลที่เปนประวััติศาสตรของหนวยงาน 2. ขอมูลเกาเปนประโยชนแกนักวิิจัยอยางยิ่ง 3. ขอมูลเกาทาใหทราบถึงึวิิวััฒนาการและการพัฒนาของหนวยงาน 4. ขอมูลเกาทาใหทราบความเปนมาของหนวยงาน 5. ขอมูลเกาทาใหทราบเรื่องราวในอดีีตของหนวยงาน

58 จัดทาแผนการทาลายเอกสาร ( ศิิมาพร,อภิิญญา,นันัทิพัฒัน์ สารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลาย สงบัญชีีขอทาลายถึึงหอจดหมายเหตุ  แผนผัังขั้นตอนกํารทําลํายเอกสําร เริ่มตน จัดทาบัญัชีีขอทาลายสงงานจดหมายเหตุ - พิมพรายชืื่อเอกสารที่ขอทาลาย- จัดเรียงเอกสารตามรายชืื่อ เชิิญประชุมคณะกรรมการทาลายเอกสารพิจิารณาเอกสารตามบัญชีีขอทาลาย(ศิิมาพร,อภิิญญา) สรุปุปญหาและรายงานผลการดาเนินงาน แจงผลการสารวจจานวนเอกสารที่ขอทาลายเสนอ ผอ. สิน้สุดุ (ศิิมาพร,อภิิญญา) (ศิิมาพร,อภิิญญา) (ศิิมาพร,อภิิญญา,นันัทิพัฒัน์ (ศิิมาพร,อภิิญญา,นันัทิพัฒัน์ (ศิิมาพร,อภิิญญา,นันัทิพัฒัน์

59 สงเอกสารเบิกจายไปยังกองคลังั ลงทะเบียนหนังสือรับัใบแจงคาบริการตางๆ จัดทาหนังสือขออนุมุัติและเบิกจายคาใชจายลงทะเบียนหนังสือสงและเสนองานการเงินตรวจสอบ (นันัทิพัฒัน์ แผนผัังขั้นตอนแสดงกํารจัดทําเอกสํารทํางกํารเงิิน เริ่มตน สิน้สุดุ เสนอผู้บ้ริหิารลงนามอนุมัติัิเบิกจ่าย(นันัทิพัฒัน์ (นันัทิพัฒัน์ (นันัทิพัฒัน์ (นันัทิพัฒัน์

60 2.จัด ทาหนัง สือ ขออนุมั ติ แ ละเบิก จา ยคาใชจาย ขั้นตอน 1.ลงทะเบียนหนังัสือืรับัใบแจงคาบริกิารตางๆดวยโปรแกรม DRN2000 3.ลงทะเบียนหนังัสือืสงดวยโปรแกรมDRN2000 และเสนองานการเงินตรวจสอบ 4.เสนอผูบริหิารลงนามอนุมัติเบิกจาย 5.สงเอกสารเบิกิจายไปยังักองคลัง 6.สิ้นสุดกระบวนการ วิิธีกําร

61 หนํ้าทีี่และควํามรับผิิดชอบดํ้านงํานยํานพําหนะ 1 ขัับรถและควบคุมดูแลการใชรถ - ขัับรถรับ-สงผูบริหาร,วิิทยากร,ผูทรงคุณวุฒิ,ฝายตางๆ - ตอภาษีีรถยนตและรถจักรยานยนตทุกป ปละครั้ง - นารถไปเขาศูนยบริการ (ตามรอบระยะ 10,000 กม.) - ตอประกันภััยรถยนต ทุกป ปละครั้ง 2 ลางและทาความสะอาดรถ 3 สรุปบันทึกการเติมนามันประจาเดือน ขั้นตอนกํารขอใชบริกํารรถยนตสํานัักวิิทยบริกําร 1.ตรวจสอบตารางการใชรถยนตสานัักวิิทยบริการที่ http://www.lib.ubu.ac.th/service/automobile/

62 3. สงใบขอใชบริการที่งานธุรการ4. งานธุรการลงทะเบียนหนังสือสงผูรับผิดชอบตรวจสอบการขอใชรถ5. เสนอผูควบคุมยานพาหนะลงนามอนุมัติ6. แจงผูขอใชรถรับทราบ7. บันทึกการขอใชรถยนตในตารางการขอใชรถประจาเดือนปฏิิบััติงํานอืื่นๆทีี่ไดรับมอบหมําย -งํานประชําสัมพัันธ จัดทากิจกรรมอวยพรวัันเกิดบุคลากรประจาเดือน 2.เขีียนใบขอใชบริการโดยสามารถดาวนโหลดใบขอใชบริการไดที่ http://www.ubu.ac.th/web/content.php?cpage=document&content=5400000000&cat=664

63 สถิติิกํารใชรถยนตสํานัักวิิทยบริกําร ธันวําคม 2556-พฤษภําคม 2557 ผูขอใชบริกําร ธ.ค.56 44 10 -18 ม.ค.57 89 3 1434 ก.พ.57 75 1 215 มี.ค.57 2- 6 311 เม.ย.57 9- - 716 พ.ค.57 24 1 714 รวม 3222 21 33108 สานัักงานเลขานุการฝายเทคโนโลยีทางการศึึกษา ฝายหอสมุด ผูบริหาร รวมทัั้งหมด ขอมูลอางอิงการขอใชบริการรถยนตจาก http://www.lib.ubu.ac.th/service/automobile/index.asp สรุปสถิติิผลกํารปฏิิบััติงําน เดือนพฤศจิกํายน 2556-เมษํายน 2557 ลําดับั 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 รํายกํารงํานสํารบรรณ(ภําระงํานหลัก) ลงทะเบีียนหนังสือ สง และวิเคราะหหมวดหนังสือ ลงทะเบีียนหนังสือ รับ และวิเคราะหหมวดหนังสือ ราง,พิิมพหนังสือตอบขอบคุณ,ประทับตรา,จััดชุดเอกสาร พิิมพซองจดหมาย,จััดชุดเอกสาร,เสนอแฟม พัับจดหมาย,จััดทาเอกสารสงไปรษณีีย ลงปฏิิบััติการในระบบทะเบีียนหนังสือรับ-สง รับ-สงหนังสือระหวางหนวยงาน คัดแยกหนังสือ,วารสาร,จุลสาร,จดหมายสงตามฝาย เสนอแฟม,สงหนังสือดวนคณะตางๆ จััดทาสรุปผลการปฏิิบััติงาน,รายงาน,เอกสารอืื่นๆ จััดทาเอกสารทางการเงิน ปฏิิบััติงานทาลายเอกสาร-พิิมพราชชื่อหนังสือขอทาลาย งํานที่ไดรัับมอบหมําย(ภําระงํานรอง) งานประชุม,อบรม และรวมกิิจกรรมตางๆ งานยานพาหนะ 2.1 ใหบริการขับรถรับ-สง 2.2 ตรวจเช็็คสภาพรถกอนการใชงาน 2.3 ลงบัันทึกการขอใชรถลงเว็บไซต 2.4 สรุปบัันทึกการเติมนามัน 2.5 ตรวจสอบการขอใชรถ 2.6 เก็็บรถเขาที่จอดพรอมตรวจเช็็คความเรีียบรอย 2.7 ทาความสะอาด-ลางรถ งํานประชําสัมพันธ รวมทั้งหมด พ.ย.56 572 308 161 170 145 69 8 242 2 4 5 976 7 12 8 8 4 8 8 1 3 ธ.ค.56 250 146 94 87 52 68 12 526 - 5 3 - 4 18 9 4 7 9 9 2 4 ม.ค.57 482 243 171 229 149 104 8 312 3 3 2 - - 34 14 15 17 15 13 2 1 ก.พ.57 564 327 125 109 103 101 7 243 3 9 2 1137 5 15 8 8 - 8 8 2 3 มี.ค.57 333 213 72 42 61 70 6 117 2 639 4 314 7 11 6 4 8 5 5 1 - เม.ย.57 435 412 132 136 136 130 10 623 1 7 11 - 5 16 12 12 2 12 12 - 1 รวม 2,636 1,649 755 773 646 542 51 2,063 11 667 27 2,427 28 106 57 51 38 57 55 8 12 12,659

64 บทที่ 5 ปญัหํา อุปุสรรค แนวทํางแกไขและกํารพัฒนํางําน ปัญหําและอุปสรรคของงํานสํารบรรณ ปญหาและอุปสรรคในภาพรวม พบวาระบบการลงทะเบียนหนังสือรับ-สง ยังมีปัญหาในการ ใชงานเนื่องเปนระบบที่เกาและยังัมีเีครื่องไมเพียงพอตอการใชงาน อีกทั้งผูที่ปฏิิบัติงิานแทนยังไมสามารถ ปฏิิบัติงานแทนไดเต็ม็ที่อันเนื่องมาจากภาระงานของผูที่ปฏิิบัติงานแทนจึงทาใหเกิดการลาชาและงานคาง เปนจานวนมาก ซึ่งเอกสารบางเรื่องมีเงื่อนเวลาที่ตองเรงดาเนินการดวยจึงอาจทาใหเกิดความเสียหายตอ หนวยงานได  แนวทํางแกไขและกํารพััฒนํางําน 1.จัดเครื่องคอมพิวเตอรที่มีโปรแกรมระบบการลงทะเบียนหนังัสือืรับั-สงเพิ่ม 2.แตงตั้งผูที่ปฏิิบัติงิานแทนที่สามารถปฏิิบัติงานแทนไดจริงๆกรณีีผูปฏิิบัติงานประจาไปราชการ หรือมีผูขอใชบริการรถยนต  3.พัฒนาระบบงานสารบรรณใหเปนอิเล็กทรอนิกิส E-Office ปัญหําและอุปสรรคของงํานยํานพําหนะ ปญหาและอุปุสรรคในภาพรวม พบวาการขอใชบริการในแตละครั้งไมเปนไปตามกฎของหนวยงาน เชน ขอใชบริการแบบเรงดวน,ขอใชบริการแบบซาซอน ซึ้งในบางครั้งผูใหบริการไมสามารถใหบริการได เนื่องจาก ผูใหบริการตองปฏิิบัติงานสารบรรณในสวนที่เรงดวนในเงื่อนเวลาที่กาหนด อีกทั้งผูปฏิิบัติงานแทนก็ไมสามารถ ปฏิิบัติงานแทนได  แนวทํางแกไขและกํารพััฒนํางําน 1.ผูขอใชบริการควรตรวจสอบตารางการใชรถกอนการขอใชบริการ 2.ผูขอใชบริการควรขอใชบริการลวงหนาอยางนอย 3 วััน เพื่อที่ผูใหบริการสามารถจัดรถยนตได ตามที่ขอใชบริการ 3.แตงตั้งผูที่ปฏิิบัติงานแทนที่สามารถปฏิิบัติงิานแทนไดจริงๆกรณีีผูปฏิิบัติงานไมสามารถปฏิิบัติงานได