Return to flip book view
JOURNAL SYGEDLA RÉFÉRENCE EN GESTION DOCUMENTAIRE.VOLUME 7OCTOBRE 2023
3 - LOI 25 : PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELS5 - SYGED : CONSEIL SANS PAPIER7 - RAPPEL : FIN DE VIE DU WEB SERVICE8 - OPTIMISATION SYGED : LES AVANTAGES9 - PROCÉDURE DE MISE À JOUR SYGED11 - NOUVEAUTÉS DE VERSION 2023.0112 - TRAVAUX EN COURS ET À VENIR 13 - NOUVEAUTÉ : SERVICE À LA CLIENTÈLESOMMAIRE
la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protectiondes renseignements personnels.la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.Nous avons à cœur de bien comprendre la Loi 25 afin d’être une équipe enimplantation avisée. C’est pourquoi nous avons participé en mars dernier à uneformation sur celle-ci offerte par l’entremise de l’Association des archivistes duQuébec.Cette loi modernise l’application de la protection des renseignements personnelsdans la législature, comme par exemple :LOI 25 : PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELSLa Loi 25 concerne toutes les organisations qui exercent une activitéau Québec et les organismes dont les renseignements personnelsquittent le territoire du Québec.Les organismes doivent nommer un responsable de la protection desrenseignements personnels (à défaut, ce rôle revient à la personneoccupant la plus haute autorité de l’organisation).Le saviez-vous?
Il est important pour les organismes d’être conformes à ces normes, car dessanctions peuvent être appliquées par la Commission d'accès à l'information(CAI) du Québec (sanctions administratives pécuniaires et sanctions pénales) etchaque particulier a la possibilité d’intenter des recours pour dommages etintérêts punitifs. LOI 25 : PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELS(SUITE)SyGED participe activement àmaintenir de bons standards desécurité afin d’aider à la protectiondes renseignements personnels. Eneffet, le logiciel offre unejournalisation précise concernantchaque usager ainsi que chaqueévènement que celui-ci a effectuédans le logiciel. La mise en place des différentsniveaux de sécurité proposés parSyGED permet d’automatiser selonle type d’usager la restriction àcertaines pièces documentaires. L’équipe SyGED reste proactive et permet au logiciel d’être en constanteévolution. Notre priorité est de répondre aux exigences législatives en vigueur. N’hésitez pas à nous faire part de vos questions ou commentaires sur le sujet. En savoir plus
La gestion des séances du conseil municipal est une tâche complexe qui exige unecoordination minutieuse, une documentation adéquate et une efficacitéremarquable. Dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre, où de nombreusesmunicipalités se trouvent confrontées à des ressources humaines limitées,l'utilisation d'un logiciel de gestion des séances du conseil municipal s'avère être unatout précieux. Voici les avantages de ces solutions : SYGED : CONSEIL SANS PAPIER1. Automatisation des processus SyGED automatise de nombreuses tâches, telles que la création d'ordres du jour,de procès-verbaux et d’extraits de résolution. Cela réduit la charge de travail,libérant ainsi du temps précieux du personnel.2. Accessibilité améliorée SyGED permet un accès facile etsécurisé aux documents et auxinformations essentielles en ligne. Lesmembres du conseil et les employésmunicipaux peuvent y accéder à toutmoment, de n'importe où, ce quisimplifie la collaboration et réduit ladépendance à une main-d'œuvrephysique.3. Réduction des erreurs Les processus automatisés et la centralisation des informations réduisent lesrisques d'erreurs humaines. Cela garantit que les séances se déroulent de manièrefluide et conforme aux procédures légales, minimisant les litiges potentiels.
En conclusion, l'utilisation d'un logiciel de gestion des séances du conseil municipalest un investissement judicieux pour les municipalités. Ces outils améliorentl'efficacité opérationnelle, réduisent les erreurs, garantissent la conformité légale etpermettent une communication transparente avec les citoyens. Ils sont un moyenprécieux de maximiser les ressources disponibles tout en maintenant ungouvernement municipal efficace et responsable.SYGED : CONSEIL SANS PAPIER (SUITE)4. Gestion de l'information SyGED permet une gestion efficace des documents et des enregistrements desséances passées. Cela facilite la recherche d'informations et la réutilisation dedonnées précédentes, améliorant ainsi la prise de décision.
Comme annoncé il y a quelques mois, le web service SyGED a récemmentbénéficié d'une mise à jour essentielle visant à renforcer sa sécurité. Cettenouvelle version représente une avancée majeure et remplace intégralementles versions précédentes qui deviendront obsolètes dès le 1er janvier 2024.Les organisations doivent prévoir la migration vers le nouveau service APIdès maintenant pour éviter toute interruption de leurs opérations.RAPPEL : FIN DE VIE DU WEB SERVICEComment planifier la migration?Veuillez contacter notre équipe dédiée à ventes@pgsolutions.com. Elle pourravous accompagner dans le processus de migration.Nouveauté : API SyGEDCe service offre une gamme de fonctionnalités diverses. Numérisez vosdocuments papier vers SyGED et classez-les dans les dossiers appropriés duplan de classement. Simplifiez et optimisez votre expérience d'utilisation deSyGED. Pour vous procurer ce service, veuillez nous faire part de votre intérêt à ventes@pgsolutions.com.
OPTIMISATION SYGED : LES AVANTAGESGarantie de sécurité pour vos données Mises à jour et correctifs de sécurité critiques Protection de votre système contre les menaces potentiellesaugmenter votre productivité offrir une interface utilisateur plus convivialepermettre d’utiliser des fonctionnalités de recherche avancéessimplifier des processus de gestion documentairegagner un temps précieux réduire les risques d'erreurs humainesVous êtes déjà un utilisateur de SyGED et vous souhaitez optimiser son utilisation?Nous vous encourageons à entrer en contact avec notre équipe dédiée. Ensemble,nous pouvons explorer les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour disponiblesqui peuvent améliorer vos opérations municipales.Mettre à jour votre logiciel présente plusieurs avantages essentiels :De plus, les nouvelles fonctionnalités et améliorations de SyGED peuvent :En restant à jour avec les dernières versions de SyGED, vous bénéficiez égalementde l'assurance d'une conformité continue aux réglementations en constanteévolution. Cela garantit que vos opérations municipales restent en accord avec lesexigences légales et réglementaires actuelles.Nous sommes là pour vous accompagner dans ce processus de mise à jour et vousaider à découvrir comment les nouvelles fonctionnalités de SyGED peuventrenforcer vos capacités. Contactez-nous dès aujourd'hui pour explorer ensemblecomment nous pouvons continuer à grandir pour répondre à vos besoins enconstante évolution.
PROCÉDURE DE MISE À JOUR SYGEDCliquez sur les sections ci-dessous pour découvrir les 3 étapes à suivre :Lancer l‘assistant de mise à jourLancer le téléchargement de la mise à jour Appliquer la mise à jour sur l‘environnement SyGED 123
PROCÉDURE DE MISE À JOUR SYGED (SUITE)Si une erreur devait survenir durant la mise à jour, une note serait inscrite dans lacolonne d’état. En cas d’erreur, veuillez contacter le support en mentionnantl’erreur que vous avez à l’écran. Si vous n’êtes pas en mesure de voir les mises à jour avec l’outil, assurez-vousqu’aucune sécurité sur le serveur ou sur votre réseau n’empêche le serveurd’accéder au site suivant : HTTP://DOWNLOAD.PGSOLUTIONS.COM/SYGED/ Besoin d‘assistance? Pour toute question sur les mises àjour, contactez le service à laclientèle de SyGED au 1-866-617-4468 pour placer une demande desoutien ou utilisez le Centre deservices (Extranet) de PG Solutions : Contactez-nous
détecter rapidement et de manière proactive tout problème potentielaccélérer le développement et les mises à jour du produitbénéficier plus rapidement des fonctionnalités amélioréesassurer une stabilité et une performance du produitNouveau recueil des règles de conservation du secteur municipal et plan declassification – 2022SyGED est maintenant adapté pour traiter le tout nouveau « Recueil des règles deconservation du secteur municipal et plan de classification - 2022 » fourni parBibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette mise à jour reflète notreengagement à rester à jour avec les dernières réglementations et à vous fournir desoutils qui facilitent votre gestion des archives.Gestion du conseil : automatisation des tests
Nous avons mis en place une plateforme de tests automatisés qui permettra degarantir une meilleure qualité du produit. Nous serons en mesure de :NOUVEAUTÉS DE VERSIONVersion 2023.01 - disponible dès maintenantEnregistrer le formulaire dans la première page de l’assistant de saisieLors de la signature du mandataire, afficher son nom suivi de lamention « au nom de » avec le nom de l’approbateurAccéder aux ajustements reliés aux signatures manuscrites, à la gestion du texteformaté « RTF » dans les formulaires dynamiques ainsi qu’au nouveau module« SyGED pour Microsoft 365 »Autres améliorations en brefPour plus d’informations, veuillez consulter la documentation de version.
ProtectiondesmétadonnéesTRAVAUX EN COURSET À VENIRVersion 2023.02 - disponible fin 2023Classementpar pertinencedes recherchesRecherchepar facettesAjoutsdans l’interfacesimplifiéeCliquez sur les sections ci-dessous pour découvrir les travaux en cours et à venir :
Carine Henry devient la nouvelle spécialiste logicielle aprèsquelques années d’expérience dans le domaine de la gestiondocumentaire.Le nouveau conseiller au support logiciel Jérémie Dassylva -Gagnon était dans la gestion de Territoire et il voulait releverde nouveaux défis.Notre coordonnateur au service à la clientèle Jimmy Mauger aplus de 14 ans d’expérience chez PG Solutions dans la gestionde Territoire.Voici quelques nouveautés en lien avec l’équipe du service àla clientèle :
CHANGEMENT :SERVICE À LA CLIENTÈLE
Le Journal SyGED est préparé par l'équipe de laGamme Documents de PG Solutions.Pour plus d'information :info@pgsolutions.com 1-866-617-4468©2023 PG Solutions. Tous droits réservés.