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JOURNAL AURORA SUITE FINANCE PAR PG SOLUTIONSVOLUME 3JUILLET 2023
TABLEAUX DE BORDSaviez-vous qu'Aurora - PaieRH a son tableau de bord ?3DÉVELOPPEMENTEN COURSProcessus de traitementde la paie6WEBINAIRE :14-15 JUIN 2023Retour sur la présentation etlien de visionnement9CONTENUNOUS JOINDRE157 AURORA - GESTIONFINANCIÈREFondement de la structurecomptableQUESTIONS / RÉPONSESNous répondons auxquestions reçues suite auxprésentations10IMPLANTATIONSAvancés récentes14
Tableaux de bordLe tableau de bord est un outil visuel et interactif qui permet de présenter des donnéeset des informations importantes de manière claire, concise et facilementcompréhensible. Il offre une vue d’ensemble des indicateurs clés de performance (KPI)et des métriques pertinentes pour vos besoins. En résumé, vous permet de prendre desdécisions éclairées.Le tableau de bord est conçu de manière conviviale pour offrir un aperçu rapide de 5indicateurs de paie en regroupant diverses informations dans une seule fenêtre.Saviez-vous qu’Aurora-Paie RH a son tableau de bord ?
Cet indicateur est calculé encomptabilisant chaqueemployé comme un élémentindividuel de la main-d’œuvre,sans tenir compte de leurtemps de travail.Nombre total d'employés par ententeTABLEAUX DE BORDStatut d'emploisLe statut d'emplois est la répartitiondu total des employés selon le statutd'emplois de l'employé (Ex.: Régulier,saisonnier, temporaire, étudiant, etc.)Les résultats retournés sont pour lesemployés actifs à la dated'aujourd'hui. Répartition des employésL’âge d’une personne est calculépar rapport au dernier jour de lapériode de référence. L’âge moyen peut être utile lorsqueventilé par groupe d’emploi ouorganisation (département, serviceou unités d’affaires).
Cet indicateur est utilisé dansla formule de calcul du taux deroulement. Si un employéquitte et est réembauché àplusieurs reprises, chaquedépart et embauche est calculédans sa catégorie respective.Nombre total d'embauches et de départsTABLEAUX DE BORDTaux de roulement totalPourcentage représentant lenombre d’employés qui quittentl’organisation pour la période parrapport au nombre moyend’employés de l’organisation aucours de la même période. Le calculinclut tous les types de départs.
Le développement du processus de paie se poursuitet nous planifions une livraison, à certains clientspilotes (environnement test), au cours de l’été.Consultez notre prochaine édition pour plus dedétails sur les développement en cours.Développement en coursProcessus de traitement de la paie
Nous avons entrepris des travaux visant à établir les fondements de lastructure de Aurora - Gestion Financière, qui deviendra le pilier centraldu système comptable Aurora.Fondement de lastructure comptableGESTION FINANCIÈRELa gestion des fonds;La charte de compte;Les années et périodes comptables;La gestion des taxes (TPS/TVQ);Les journaux;Les écritures comptables;Et autres…Notre objectif principal est de mettre à disposition les exigences comptablesnécessaires au bon fonctionnement des applications de la Paie RH et de laTaxation.Nous concentrons actuellement nos efforts analytiques et de développementsur plusieurs sujets et normes nécessaires à la mise en place de la structurefinancière municipale. Notre objectif est de créer un vocabulaire uniforme,des règles d’affaires communes et des processus identiques afin d’assurer laconformité entre toutes les applications.Nous travaillons activement à établir les bases nécessaires pour harmoniserles différents aspects de notre système, garantissant ainsi une cohérence etune comptabilité globale.Pensons-en autre aux éléments suivants :
GESTION FINANCIÈREDans le cadre de nos objectifs, nous sommes à analyser les trois solutionsfinancières actuellement en place (AccèsCité Finances MegaGest, AccèsCitéFinances SFM, Unicité GRFM (Acceo). En effectuant cette analyse approfondie,nous cherchons à identifier les pratiques les plus efficaces et les plusadaptées à vos besoins. Cela nous permettra de développer une base solidepour le système financier à venir.Nous sollicitons certains d’entre vous à travers des sondages, des réunionsTeams et des rencontres en personne afin de recueillir vos besoins, vosprocessus et vos exigences en matière de futur financier. Ces consultationsse poursuivront tout au long des années à venir. Vos retours nous aident àcomprendre vos besoins spécifiques et à nous assurer que nous répondonsefficacement à vos attentes. Nous vous encourageons à continuer departager vos idées, vos suggestions et vos préoccupations lors de cesconsultations, car votre contribution joue un rôle essentiel dans la créationd’un futur financier qui répondra aux besoins de tous les utilisateurs.En complément de nos travaux actuels, notre objectif est de permettre laconsultation des éléments comptables utilisés de votre solution financièreactuelle dans les applications Aurora Paie-Rh et Taxation via Aurora - Gestionfinancière.Par exemple, vous pourrez consulter votre charte de comptes lorsque vousserez dans l’application Aurora Paie-RH et Aurora Taxation, et de même quevous pourrez consulter l’écriture comptable générée dans Aurora Gestionfinancière.Nous cherchons ainsi à faciliter l’accès à l’information comptable essentielleen regroupant les données pertinentes provenant de différentes applicationsau sein de la Gestion financière Aurora. Cette intégration renforcera lacohérence et la disponibilité des informations, vous permettant de travaillerde manière plus efficace et de disposer d’une vue plus complète de vosdonnées financières.
WebinairePrésenté sous la forme d'une démonstration, ce webinaired'une durée d'une heure a été présenté en direct et a rejointplus de 80 participants.Ces derniers étaient invités à poser des questions suite auxprésentations : vous pouvez consulter la liste des questionsainsi que les réponses dans les pages suivantes.Pour voir ou revoir la présentation, accédez au lien devisionnement à partir du bouton ci-bas. Entrez en tant qu'invité;nul besoin d'identifiant ou de mot de passe.Voir laprésentationPrésentation Aurora Paie-RH - 14 et 15 juin 2023
Les participants aux présentations en direct du 14 et 15 juin nous ont soumis des questions. Voici les réponses.Aurora Paie-RHEst-ce que l’écriture paie peut se transférer dans PG Megagest?Ou seulement dans Aurora ?Une nouvelle fonctionnalité sera disponible dès le début de l’automne pour lesclients MegaGest, Elle permettra d’importer l’écriture comptable provenant de laPaie Aurora. Ainsi, vous n’aurez plus à saisir l’écriture de paie dans MegaGest.À l’automne, une nouvelle fonctionnalité sera ajoutée dans Aurora - Gestionfinancière qui vous permettra de consulter les écritures de paie ainsi que d’autresinformations. Vous recevrez plus de détails à ce sujet dans le prochain journalAurora.QUESTIONS / RÉPONSESLorsqu’une feuille de temps est refusée, l’employé est-il avisé par courriel ?L’employé recevra une notification et un courriel pour l’informer du refusEn fonction des préférences définies par l’utilisateur dans les paramètres,l’employé recevra une notification et un courriel l’informant du refus.De quelle façon sont transmise les dépôts à l’institution bancaire ?Vous devez continuer de transférer manuellement le fichier Transfert de FondsÉlectronique (TFE) à votre institution financière.
Est-ce que l’employé qui travaille sur plusieurs départements peutinscrire plusieurs départements sur sa feuille de temps ?Oui, l’employé pourra saisir un ou plusieurs départements à même sa feuille detemps.Est-ce que tous les paramètres existants sont transférés dans Aurora ? Oui pour les paramètres généraux de la paie (catégories d’employés, langues,statuts des employés, types de gains, types de déductions, etc). Cependant, lesparamètres d’accès des utilisateurs devront être saisis dans Aurora en associantsimplement les accès d’un ou plusieurs « rôle » à l’employé. L’ajout de l’accès par« Rôle » dans Aurora facilitera grandement la gestion des accès à vos utilisateurs.À partir de quel moment pourra-t-on transférer nos données paie dansAurora ? Les données de paie sont transférées automatiquement par l’activation de latransition sans temps d’arrêt et nous avons déjà plusieurs clients fonctionnels(SFM) qui utilisent Aurora Paie-Rh.Pour les clients MegaGest, il y a déjà quelques clients en pilotage (environnementtest). Pour les clients UniCité : à venir cet automne.Si un employé a un changement de salaire dans la même semaine, onl’indique où ? Si le changement de salaire est effectué avec la date d’effectivité dans l’échellesalariale alors le changement se fera automatiquement à la saisie de la feuille detemps. Si le changement de salaire est causé par un changement d’échelon alorsun ajustement manuel devra être effectué à la feuille de temps. Cependant, il estplanifié d’ajouter le changement d’échelon automatique comme améliorationfuture. Est-ce que le calcul du férié 1/20 des 4 dernières semaines de paie se faitdans Aurora ?Oui. Aurora gère le calcul du 1/20ieme pour le calcul du férié selon la définitionde la banque.
Si nous avons deux organisations, une avec un horodateur et l’autrenon, est-ce que les migrations se feront au même moment ? Si vous considérez l’organisation comme une entité distincte, telle que deuxenvironnements SFM, vous avez la possibilité de transférer une entité de paie à lafois ou les deux dans Aurora au moment désiré. Il faut préciser, que les feuilles de temps traitées dans un logiciel externe (avec ousans horodateurs) peuvent être transférées directement dans Aurora via un APIfourni par Aurora (référence journal Aurora Juin 2023 – Section API). Est-ce que les liens avec Première Ligne seront disponibles bientôt ? Oui c’est en cours d’implantation. Référence journal Aurora Juin 2023 – SectionAPI).Quel est l’avancement des développements avec Info-punch? Info-Punch effectue présentement une dernière phase de test avec l’API. Noussommes en attente du fournisseur.Est-ce possible d’avoir des horaires de base variables ? Oui, l’horaire de base permet de préciser les heures selon la journée de lasemaine avec un horaire sans rotation. De plus, la rotation d’horaire ajoute uneflexibilité qui permet des horaires de base selon le quart de travail (Exemple : lasemaine 1 pour l’horaire de jour, la semaine 2 pour l’horaire de nuit.). Il peut yavoir jusqu’à 12 rotations. Est-ce que l’on peut faire des lots de feuilles de temps en avance ? Oui, il s’agit que le responsable de paie les ajoute et les rend disponibles pour lesemployés au moment désiré. Est-ce que la notification à l’employé concernant une erreur sur safeuille de temps peut être envoyée par texto?Non. Pour l’instant, seules les notifications dans l’application Aurora ou via lescourriels sont possibles.
Sommes-nous obligés d’utiliser les feuilles de temps afin de créer despaies pour un employé sans cellulaire et ordinateur ? Oui, l’entrée de feuille de temps est une étape obligatoire pour le traitement de lapaie. Cependant, la feuille de temps peut être traitée par un responsable de paie,l’employé via le portail, un système externe, et/ou l’horaire de base lié à l’employé.Est-ce qu’une paie peut être traitée même s’il y a un message d’erreur ? Non, s’il s’agit d’un message bloquant (rouge). Par exemple, lorsque lesinformations bancaires au dossier de l’employé sont inexistantes. Oui, s’il s’agit d’un message d’avertissement (jaune). Par exemple, si un employé aune paie négative.Vous avez des questions? Saviez-vous que la section Aurora -Modernisation des financiers du Portail client contient de l'informationsur le projet, les liens vers les différentes présentations, les Journauxprécédents ainsi qu'une section FAQ.Rendez-vous sur le Portail en cliquant ici !
Au cours des dernières semaines, les clients ayant acceptél’offre ont reçu leur formulaire d’inscription. Près de la moitié deceux-ci ont déjà retourné le questionnaire.Les clients ayant les requis nécessaires (plus d’une centaine) ontreçu un courriel détaillé des étapes à venir.Pour ceux n’ayant pas les requis nécessaires, une demanded’assistance à notre service technique a été placée. Quelquesappels sont déjà complétés et d’autres sont en cours.Une dizaine d’environnements d’apprentissage sont en coursd’installation. Nous avons prévu débuter notre pilotage à la mi-juillet. Nos parcours de formation seront suivi d’abord par deuxclients-pilotes. En parallèle, pourrons débuter le premierparcours personnalisé pour une portion de nos clients ayantmanifesté leurs disponibilités pour la période estivale.
Tous ceux dont les environnements d’apprentissage serontprêts au courant des prochains jours seront invités à participerà une rencontre de démarrage afin de planifier la suite!Surveillez vos courriels!ImplantationsPlus de 70% de nosclients ont approuvél’offre de servicesPlusieurs clients ontmanifesté l’intérêt dedébuter l'implantationdès cet été!Voici les avancés récentesPour débuter l’installationde votre environnement etplanifier votre migration,VOUS DEVEZ avoircomplété le formulaire.IMPORTANTAssurez-vous de le fairedès maintenant!
Le journal Aurora est préparé avec la collaboration d'employés de divers départements de PG Solutions. Pour plus d'informations :info@pgsolutions.com1-866-617-4468© 2023 PG Solutions Inc. Tout droits réservés.