Journal Aurora #9 - Septembre 2024 : simplebooklet.com

IMPLANTATION 3 HISTOIRE DE SUCCÈS : ROSEMÈRE 5INTEROPÉRABILITÉ D'AURORA AVEC LES SUITES LÉGATAIRES 7ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP) CONTENUÀ L’ÉCOUTE DE NOS UTILISATEURS LOI 39 : L’IMPACT SUR LE DÉVELOPPEMENT D’AURORA 126810MANITOU 11ISO 27001 NOUS JOINDRE13

Page 3

« Dès le début, j'ai constaté la simplicité d'utilisation du logiciel. AURORA est facile d'accès,que ce soit sur un ordinateur ou un cellulaire. La navigation est simple, intuitive et rapide.Ce que j'apprécie particulièrement, c'est la possibilité pour les employés de saisir eux-mêmes leurs heures et, du côté RH, la vérification rapide de la paie sur un seul écran. Laproduction des T4 a été un charme, grâce aux rapports générés qui ont facilité lebalancement des gains.AURORA a eu un impact sur notre travail au quotidien. Nous avons réduitconsidérablement l'utilisation du papier, ce qui non seulement a diminué notre empreinteécologique, mais aussi le temps nécessaire pour traiter les feuilles de temps. Lesdifférents approbateurs ont désormais une vue globale des présences et absences de leurdépartement, et le processus d’approbation est maintenant plus rapide.Le Portail Employé est un atout majeur; les employés sont de plus en plus autonomes etapprécient d'accéder facilement à leurs informations, telles que leur solde de banqued’heures, leurs talons de paie et relevés fiscaux.Depuis décembre 2022, la ville de Rosemère utilise AURORA pour la gestion desfeuilles de temps et le Portail Employé. Nous partageons ici le témoignage deMarie-Josée Samson, technicienne sénior RH :HISTOIRE DE SUCCÈS : ROSEMÈRELa production des T4 a été un charme, grâceaux rapports générés qui ont facilité lebalancement des gains.

Page 4

Chaque fois que j'ai contacté le service à la clientèle, les réponses ont été rapides,courtoises et efficaces. Les ressources d'aide, telles que les tutoriels, sont également trèsutiles pour comprendre les fonctionnalités du logiciel. Dès le départ, j’avais toute ladocumentation nécessaire pour cheminer dans l’implantation. Et celle fournie lors dechaque mise à jour nous permet de bien comprendre les nouvelles fonctionnalités et denous y adapter en offrant des imprimes-écrans de chaque étape à effectuer.
L’amélioration de la rapidité de traitement de la paie, le côté intuitif de celui-ci,l’accessibilité des employés à leur dossier, l’économie de papier sont des avantages quime font apprécier AURORA et qui me poussent à le recommander! »
Marie-Josée SamsonTechnicienne sénior RHHISTOIRE DE SUCCÈS : ROSEMÈRE(SUITE)Le Portail Employé est un atout majeur; lesemployés sont de plus en plus autonomes etapprécient d’accéder facilement à leursinformations

Page 5

Depuis juillet dernier, Aurora permet maintenant à plusieursclients de migrer directement sans passer par une méthodetransitoire. Le processus d’implantation a évolué; et voici en brefles étapes :La mise en production se fait à l’étape 6 IMPLANTATION Contactez-nousParcours de formation #2 – Accompagnement pour lapremière paie dans Aurora (en formule personnalisée) Parcours de formation #3 – Accompagnement pour ladeuxième paie dans Aurora (en formule personnalisée) UTILISATEURS DE MEGAGEST : ÊTES-VOUS PRÊTS À PLANIFIERVOTRE PASSAGE VERS AURORA-PAIE? Contactez-nous sans tarder : nos calendriers se remplissentrapidement, il est donc crucial de réserver votre place dèsmaintenant! Lancement du transfert des données de MegaGest vers labase de données Aurora-Paie (Travaux réalisés par PGSolutions) Préparation de l’environnement Aurora-Paie (Travauxréalisés par PG Solutions) Parcours de formation #1 – Introduction à Aurora Période d’apprentissage – Académie PG Solutions etaccompagnement sur le Portail client Accompagnement avant la mise en productionProfiter d’une interfaceconviviale, ergonomiqueet personnalisable, avecdes mécanismes devalidation des donnéesen temps réel et uneautomatisation desprocessus qui garantitune cohérence etcontribue à réduire lesrisques d’erreursProfiter d’un logicielaccessible en tout lieu :au bureau, en télétravailou en déplacementTirer parti d’unecommunication et d’unecollaboration efficacegrâce aux fonctions demessagerie et au PortailEmployésBénéficier d’unesolutions doté d’unesécurité et d’uneconfidentialité renforcéeEt plus encore!Planifier sonpassage versAurora, c’est :

Page 6

MANITOUVous souhaitez en apprendre davantage?NOUVEAU MODULE OPTIONNEL !Manitou est un système de suivi des candidats.Contactez-nousIntégré à Aurora Paie-RH, il permet la centralisation et l’automatisation des donnéespour gérer l’ensemble de votre processus de recrutement. Pour les clients disposant dumodule Recrutement de Manitou, le système génère automatiquement un dossierd’employé dans Aurora Paie-RH lors de l’embauche d’un candidat dans Manitou.Apprenez-en plus en visionnant ce court vidéo.

Page 7

Depuis le 1er août 2024, la solution Aurora est officiellementcertifiée ISO/IEC 27001, la norme la plus reconnue au mondeen matière de gestion de la sécurité de l’information. Cettecertification atteste que l'entreprise a instauré un système degestion rigoureux pour identifier et gérer les risques liés à lasécurité des données, conformément aux meilleures pratiqueset principes définis par cette norme internationale. ISO 27001

Page 8

À L’ÉCOUTE DE NOS UTILISATEURS Nos équipes de développement accordent une grande importance à rendre l'expérienceutilisateur plus fluide et agréable. Pour y parvenir, différentes catégories d'utilisateurs,incluant nos services internes, des clients pilotes et des clients en production, utilisentles nouvelles fonctionnalités d'Aurora. Nous priorisons les demandes qui nous sontrégulièrement transmises, qu'il s'agisse de signalements de bogues ou de suggestionsd'amélioration. De plus nos designers UI/UX débuteront prochainement des rencontres virtuelles avecles utilisateurs d’Aurora pour recueillir leurs commentaires afin d’améliorer laconvivialité du système et optimiser l’expérience utilisateur. Voici la liste des principales améliorations qui ont été apportées à la suite descommentaires reçus : Personnalisation des notifications Chaque utilisateur peut choisir de recevoir ou non les notifications automatiques (parexemple, les feuilles de temps soumises pour approbation) Saisie rapide En expérimentant la saisie rapide de la feuille de temps, les utilisateurs ont suggéré desaméliorations visuelles et fonctionnelles, dont certaines ont déjà été intégrées pourfaciliter une saisie clavier. D’autres sont en cours de réalisation : Champs complétés par défaut Option de visualiser le détail de(s) semaine(s)

Page 9

À L’ÉCOUTE DE NOS UTILISATEURS(SUITE) Rapports Le rapport Cumulatif des salaires a été enrichi par des informations supplémentaires. D’autres améliorations telles que l’ajout de champs et l’organisation des informationssont en cours. Paramètres Des améliorations ont été portées à différents paramètres pour faciliter l’édition etsimplifier leur compréhension. Assistant d’embauche Un assistant d’embauche, qui est constitué d’une succession d’étapes à réaliser pourcompléter le dossier de l’employé, est en cours de création pour faciliter le recueil desinformations en vue de la réalisation d’une paie. Feuilles de temps de base La feuille de temps de base dans le dossier de l’employé a été améliorée pour permettrela saisie de déductions et enrichir les informations contenues lors de leur génération.

Page 10

Chez PG Solutions, nous comprenons l'importance de protégerles données personnelles des citoyens, notamment cellestraitées par les villes et municipalités utilisant nos logiciels. Pourse conformer aux obligations réglementaires, les villes doiventdésormais effectuer une Évaluation des Facteurs Relatifs à la ViePrivée (EFVP), un processus essentiel pour garantir la sécurité etla confidentialité des informations personnelles dans lessolutions qu’elles utilisent.Conscients des défis que représente cette obligation, PGSolutions souhaite accompagner les villes et municipalités dansla réalisation de leur EFVP. Nous avons le plaisir d'annoncer lamise en place prochaine d'une Foire aux Questions (FAQ) dédiéeà l'EFVP. Cette FAQ sera une ressource précieuse pour ceux quisouhaitent mieux comprendre et appliquer ce processus auxdonnées des citoyens.La confidentialité et la sécurité des données des citoyens sontau cœur de nos préoccupations. Nous nous engageons àsoutenir les villes et municipalités dans la mise en œuvre demesures robustes pour protéger ces informations sensibles.Restez à l'écoute pour la sortie de notre FAQ sur l'EFVP, etensemble, continuons à promouvoir une culture de la vie privéerespectueuse et responsable.
ÉVALUATION DES FACTEURSRELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)Apprenez-en plusau sujet de l’EFVP :Visitez la page webdu gouvernementdu Québec.
Cliquez ici

Page 11

INTEROPÉRABILITÉ D’AURORA AVEC LES SUITES LÉGATAIRES Des travaux ont été réalisés dans Aurora ainsi que dans SFM, MegaGest, et Unicité pourpermettre la mise à jour des données comptables entre ces systèmes. Lorsqu'une paie estproduite dans Aurora, plusieurs écritures comptables sont générées automatiquement.Retranscrire manuellement toutes ces écritures dans les systèmes de comptabilité SFM,MegaGest ou Unicité serait très fastidieux. C'est pourquoi, dans chacune de nos gammesde produits, il est possible de configurer une connexion avec Aurora afin derécupérer les données comptables et de mettre à jour le Grand Livre dans votresystème de comptabilité PG Solutions. Dans le cas de SFM, le processus est automatisé et met à jour les données à intervallesréguliers. Pour les utilisateurs de MegaGest et Unicité, une action manuelle est nécessairepour lancer le processus au besoin. À l'automne 2024, un processus similaire sera ajoutépour les clients Infotech, avec une livraison prévue en début d'année 2025.

Page 12

LOI 39 : L’IMPACT SUR LE PROJET AURORA La Loi 39, adoptée en décembre 2023, marque une étape importante dans lamodernisation de la fiscalité municipale au Québec. Elle vise à donner plus de flexibilitéaux municipalités, à diversifier les sources de financement du transport collectif, et àrenforcer les pouvoirs pour la construction de logements. Les municipalités devront commencer à appliquer la loi dès leur dépôt de rôle enseptembre 2024, ou attendre trois ans. Les nouvelles fonctions requises incluent la gestion des sous-catégories résidentielles, lataxation par quartier, et le paiement des droits de mutations en plusieurs versements.Le projet sera livré en deux phases : un premier livrable au début du troisième quart de2024, pour le dépôt de rôle et un second au cours du quatrième quart de 2024 pour lataxation. Le développement de ces nouvelles fonctions entraîne un ralentissement d'autrestravaux, dont des projets Aurora, ainsi que la réingénierie de l'Évaluation. Un impact estégalement à prévoir pour le service à la clientèle et des délais de réponse. Nous vousremercions à l’avance de votre patience et votre compréhension lors de cette période.

Journal Aurora #9 - Septembre 2024

Page 1

Page 2