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JOURNAL AURORA SUITE FINANCE PAR PG SOLUTIONSVOLUME 6DÉCEMBRE 2023
TRAVAUX EN COURSDossier de l’employé, ententeset relevés fiscaux3 NOUVEAUTÉSValidation des relevés fiscauxet processus pour l’impressionet la transmission des relevés4PERSPECTIVES 20248TAXATIONCONTENUFONCTIONNALITÉSDISPONIBLES DÈSMAINTENANT7NOUS JOINDRE176COMMUNICATIONSNotre plus récent webinaire etdes nouvelles du comitéaviseurs métiers9IMPLANTATIONLes plus récentes nouvelles10FACTURES NUMÉRIQUESAvancement du projet12API - FEUILLES DE TEMPSPRODUITES À L’EXTERNELe point sur les APIs endéveloppement13
Alimentée par les cumulatifs des employésAlimentée par le sommaire des casesExportable vers ExcelNOUVEAUTÉSValidation des relevés fiscauxLe nouveau processus comprendra les étapes d’impression des relevés, de préparationdes numéros de relevés, la préparation du fichier XML et l’envoi au gouvernement. Nousavons élaboré un processus qui garantira une production des relevés fiscaux plussimple et plus efficace.Nouveau processus pour l’impression et la transmission des relevésPaie - Enrichir le processus de paie
Le dossier de l’employé contenait déjà un certain nombre d’informations personnellesconfidentielles et générales.Nous poursuivons nos travaux pour permettre la visualisation d’un dossier complet del’employé avant de permettre, au courant de 2024, l’ajout, la suppression et lamodification des données.Dossier de l’employéTRAVAUX EN COURS
Les paramètres des ententes sont déjà présents.Nous travaillons actuellement à rendre disponibles toutes les caractéristiques des ententes :BanquesChangements d’échelonsÉchelles salarialesGainsAnciennetéDemandes d’absencesLes ententesLe module Aurora des relevés fiscaux sera prêt pour la production des relevés pourl’année 2023 dès la fin janvier 2024.Les fonctionnalités suivantes seront disponibles :Définition des 4 types de relevés suivants (T4, T4A, Relevé 1 et 2)Production des lots de relevésAjustement d’une case d’un relevé pour un employéValidation et balancement des relevésImpression et transmission des relevésLes relevés fiscauxTRAVAUX EN COURS
FONCTIONNALITÉS DISPONIBLESMODULE ADMINISTRATIONGérer les rôles et les utilisateursVisualiser les opérations journalièresGérer les paramétragesPORTAIL EMPLOYÉVisualiser ses informations personnelles du dossier employéSaisir et soumettre sa feuille de tempsConsulter son historiqueVisualiser ses soldes de banquesConsulter et télécharger ses relevés de paie, ses relevés fiscaux Consulter son horaire de travailMODULE PAIE-RHVisualiser la liste des employésVisualiser des informations personnellesFaire un processus de paieConsulter et compléter la gestion du calendrier de paieDéfinir les calendriers de productionCréer et visualiser des lots de feuilles de tempsPour chaque lot : autoriser, terminer le lot, bloquer la saisie décentralisée, générer lesfeuilles de temps de base, générer la rétroactivité, la supprimer, supprimer le lotApprouver ou refuser des feuilles de temps individuellement ou en lotDans une feuille de temps, consulter, saisir le temps, visualiser les heures, les autres gains,les déductions et les relevésDéfinir les approbateurs et leurs droitsImporter des lots de feuilles de temps de systèmes externesVisualiser des relevés fiscaux et relevés de paieCréer des employés avec les candidats embauchés par la solution ManitouGESTION DE L’HORAIRECréer des horaires de base avec des listes de dates d'effet Préparer l'horaire à l'avance et le maintenir à jourConsulter les horaires des employésVisualiser graphiquement le nombre d'employés par entente, statuts d'emplois, sexe, letaux de roulementRAPPORTSVisualiser graphiquement le nombre d'employés par entente, statuts d'emplois, sexe, letaux de roulement
FournisseurStatutPremière LigneComplété - Premier client enphase d’implantationInfo-PunchEn test - Test finaux en coursdu côté d’Info-Punch, suite à undernier ajustementICOEn analyse et priorisation parICOCommsoft (Fidélio)En cours de travaux parCommsoftBeonÀ venir - Le fournisseur seracontacté par une ville afin devoir l’intérêt à développer laconnexion aux APIsSigmaRHÀ venir - En analyse etpriorisation par SigmaRHAgendrixÀ venir - En analyse etpriorisation par AgendrixMobile PunchÀ venir - Discussion en coursLes employésLes équipementsLes banquesLes activitésLes fonctions d'emploiLes ordres de travailLes projets d'investissementsLes APIs publics permettent à un fournisseur externe d’avoirtoutes les informations nécessaires à la production d’une feuillede temps et lui permettent d’envoyer un lot de feuilles de tempsafin d’être traité dans Aurora – Paie-RH. Les informations disponibles sont les suivantes :Qu'est-ce qu'une API ?Il s’agit d’une interface decommunication entre deuxsystèmes informatiques quipermet l’échanged’informations normaliséeset contrôlées afin d’assurerle bon fonctionnement desdeux systèmes. API
Dossier de l’employé : en mode édition (ajouter, modifier, supprimer)Ententes : en mode édition (ajouter, modifier, supprimer)Processus de paie : bonification pour faciliter expérience utilisateurRapports : AjoutsHoraires : Volet 2PERSPECTIVES 2024Dans la continuité des travaux :Assurances collectivesDocuments jointsAide en ligneInterrogationsDe nouvelles fonctionnalités Les comités aviseurs reprendront en janvier prochain.Chaque mois, les aviseurs recevront une présentation des progrès réalisés.Comité aviseurs métiersLes travaux sur les changements législatifs survenus en 2023 se sont avérés beaucoupplus importants que prévu et et cela a impacté nos travaux dans Aurora Paie etTaxation.
Deux webinaires ont étéorganisés les 15 et 23novembre pour démontrerl’état d’avancement de nostravaux.Pour voir ou revoir cetteprésentation, cliquez sur lebouton.WebinaireCOMMUNICATIONSWEBINAIREQu’est-ce que l’AcadémiePG Solutions?Il s’agit d’une plateformed’apprentissage destinéeaux utilisateurs d’Aurora.Elle met à disposition desvidéos et de ladocumentation pour seformer à la solution. L’outil est accessible àpartir d’un identifiant etd’un mot de passe,lesquels vous sont fournisau début de l’implantationd’Aurora. Si vousbénéficiez d’un lien deconnexion, vous pouvezégalement y visionner desenregistrements en tantqu’invité.
Le développement de la modernisation des fonctionnalités d’Aurora Taxation amorcé à la fin2022, a été mis sur pause à la fin mai 2023. À ce moment, il était planifié de reprendre enseptembre et de rendre disponible un 1er livrable à la fin de l’année.Bilan 2023Difficultés technologiques plus grandes que prévuHypothèses de départ qui se sont avérées invalides ou partiellement invalidées Carences du modèle de données à comblerDe nombreuses visites et consultations en 2023 auprès de clients ont confirmé lanécessité de changer l’ordonnancement des livrablesCharge de la maintenance et les changements législatifs des applications légataires plusgrands qu’estimés au départ Quoique l'avancement des développements ne soit pas à la vitesse anticipée, nous profitonsdes travaux et des avancements du module Paie.Pourquoi le 1er livrable n’est-il pas disponible?TAXATION
Même si les fonctionnalités dédiées à la Taxation ne sont pas disponibles, le projet Aurora aavancé, et plusieurs bénéfices touchent le module Taxation :Une architecture robuste et qui a maintenant prouvé sa validité ! Un Socle solide sur lequel bâtir nos modules à moderniser : Messagerie interne Sécurité Fenêtres, listes, filtres… Extraction de données Journalisation Et bien d’autres… Une technologie TSTA fonctionnelle, malgré les difficultés rencontrées au début Les APIs Le rehaussement de l’infrastructure d’hébergement Des processus et mécanismes permettant d’augmenter la fréquence des livraisons Les fondements ergonomiques de Aurora L’Académie PG Solutions De plus, de nombreuses visites et consultations auprès de clients en 2023 ont confirmé lanécessité de faire deux grands changements d’orientation (pivot) :Sur l’architectureSur l’ordonnancement des livrablesAvancement du projetSur la base de l’expérience, nous sommes hésitants à présenter un roadmap, car il estdifficile de prévoir l’imprévu. À titre d’exemple, l’impact qu’aura le projet de loi 39.Nous mettons tous les efforts afin de vous livrer la modernisation, et ce, sanscompromis sur la qualité. Nous visons un produit de qualité, performant, évolutif etpérenne ! Nous vous tiendrons informés à travers le Journal Aurora de nosavancements et de leurs dates de disponibilité.Aurora Taxation 2024TAXATION (SUITE)
IMPLANTATIONClientèle MegaGestÀ ce jour, nous avons un premier client en “Production” et plus de vingt clients sont enapprentissage. Ceux-ci passeront en production au cours des prochaines semaines. Nous avons complété les développements pour permettre d’importer l’écriture comptable dela paie Aurora dans MegaGest. Ce développement se retrouve dans la version V5.2.03.23291de MegaGest.Une nouvelle formule pour passer à Aurora!Grâce à cette nouvelle formule, vous avez la possibilité de tester et apprendreprogressivement la nouvelle application Aurora, tout en ayant le temps nécessaire pour vousconsacrer à vos opérations quotidiennes. Votre travail continuera sans interruption dansMegaGest jusqu'à ce qu'Aurora dispose des fonctionnalités essentielles pour vos opérations,avec vos données, et procéder à sa mise en production. Cette approche vous offre un apprentissage progressif, vous permettant d'assimiler etd'appliquer les concepts appris à votre rythme, tout en bénéficiant régulièrement desdernières fonctionnalités d’Aurora ajoutées à votre environnement d’apprentissage.Clientèle SFMQuelques nouveaux clients se sont ajoutés au courant des dernières semaines. Pour ceux quisont actuellement en « test », n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de projet pour fairele passage en production et profiter des dernières nouveautés d’Aurora. Clientèle UnicitéLes travaux d’analyse du transfert sans temps d’arrêt (TSTA) se poursuivent et ledéveloppement est débuté. Le passage vers Aurora débutera au cours de l’année 2024.
Avez-vous entendu parler du projet de factures numériques Aurora?Voici un résumé en mots et en images des grandes fonctionnalité, des avantages et del‘avancement du projet.FACTURES NUMÉRIQUESAu cours de la dernière année, nous avons eu le plaisir de mener diverses rencontres avecnotre précieuse clientèle afin de valider leurs besoins et les différents processus en place. Cette expérience a été extrêmement enrichissante pour notre équipe!Voici un aperçu des initiatives que nous avons entreprises :Plus de 20 rencontres individuelles avec nos clients dédiées à comprendre leurs besoinsspécifiques.La tenue de deux webinaires en juin, où nous avons partagé des informationsimportantes. Si vous l’avez manqués, vous pouvez l’écouter à nouveau. La réalisation de deux ateliers de travail axés sur l'automatisation de la lecture desfactures.L'évaluation de nos développements avec nos différentes équipes.L'élaboration d'un modèle financier stratégique.
Suivi pour le CAP (Commis aux comptes à payer)Permet de suivre l’ensemble du processus de traitement et d’approbation pour chaquefacturePermet de prendre action pour les “anomalies de lecture” ou de compléter lesinformations non trouvéesProcessus d’approbation automatique ou manuelle selon la facture et le processus de la villeSystème de notification pour l’approbateurVisualisation de la facture, les documents liés et pièces jointesRécupération et affichage des factures au statut “Prête” par le financier (SFM)Permettre de consulter les factures numériques (PDF) et des autres documents liésFACTURES NUMÉRIQUES (SUITE)Les grandes fonctionnalitésDépôt de factures numériquesFacture par courriel - Permettre de déposer les documents pour débuter le processusFacture par la poste - Numérisation et dépôt du document pour débuter le processusAutomatiser la lecture et la création de la factureFacture liée (commande, entente, réception, réquisition) - approbation automatiqueFacture seule - Approbation manuelleFacture incompréhensible - Sans approbation
FACTURES NUMÉRIQUES (SUITE)Avantages et gainsAutomatisation des processusLe logiciel de gestion des factures numériques offre une automatisation avancée desprocessus, réduisant considérablement la dépendance à des tâches manuellesfastidieuses. Grâce à des algorithmes intelligents, les flux de travail sont rationalisés,accélérant le traitement des factures de manière efficace et minimisant les risquesd'erreurs humaines. Cette automatisation permet également d'optimiser les ressourcesinternes, libérant ainsi le personnel pour se concentrer sur des tâches à plus fortevaleur ajoutée.Gain de temps et d'espace de rangementLa gestion des factures numériques permet un gain significatif de temps et d'espacephysique. Fini le temps passé à trier et archiver des piles de documents papier. La transitionvers un environnement numérique réduit drastiquement la recherche manuelle dedocuments, libérant du temps précieux pour des activités plus stratégiques. De plus,l'élimination des archives papier permet une utilisation plus efficiente de l'espace debureau.Saisie automatique des informations des facturesLa fonctionnalité de saisie automatique du logiciel extrait de manière intelligente lesinformations cruciales des factures. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) età des algorithmes avancés, le logiciel identifie automatiquement les détails tels que lefournisseur, la date, numéro de facture, les montants, la date et la commande le cas échéant.Cette automatisation non seulement réduit les risques d'erreurs de saisie, mais elleaccélère également le traitement global en éliminant la nécessité de saisie manuelle.
FACTURES NUMÉRIQUES (SUITE)Avantages et gainsAccès centralisé des factures numériquesLe logiciel offre un accès centralisé sécurisé à toutes les factures numériques. Les utilisateursautorisés peuvent facilement rechercher, consulter et partager les documentspertinents en quelques clics. Cela simplifie la collaboration entre les équipes, etsimplifie l’accès aux factures et aux documents liés à un seul endroit.Approbation en tout temps et à l'extérieur du bureauL'une des fonctionnalités clés du logiciel est la possibilité d'approuver les factures à toutmoment, où que l'utilisateur se trouve. Grâce à une interface conviviale et sécurisée, lesapprobateurs peuvent examiner et approuver les factures en déplacement, ce qui accélère lecycle d'approbation et évite les retards liés aux processus traditionnels basés sur dessignatures manuelles. Cette flexibilité contribue à maintenir la fluidité des opérations,même en dehors du cadre traditionnel du bureau.Et maintenant ?Nous sommes présentement à l'étape cruciale de la validation du modèle financier aveccertains clients. Leurs retours sont essentiels pour nous assurer que nous répondonspleinement à leurs attentes.Nous reviendrons vers vous en 2024 avec plus de détails et sur une date de début officielle du développements de ce projet prometteur!
Le journal Aurora est préparé avec la collaboration d'employés de divers départements de PG Solutions. Pour plus d'information :info@pgsolutions.com1-866-617-4468© 2023 PG Solutions Inc. Tout droits réservés.