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JOURNALSYGEDVolume 1 Édition no. 02 - maiCONTENU• La loi 25 (projet de loi 64) - Quel est l’impact sur la gestion documentaire• Portail client• Introduction de l’équipe • Nouveautés de la version 2022.01• Nouveautés de la version à venir 2022.02

La loi 25 (projet de loi 64)Quel est l’impact sur la gestion documentaire ?Le projet de loi 64 modernisera les dispositions de la Loi sur l’accès en renforçant les principes applicables en matière de protection des renseignements personnels et en insérant de nouvelles dispositions propres au traitement des demandes d’accès de la part des organismes publics. L’entrée en vigueur des modications à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels se fera en 3 phases : • Phase 1 - 22 septembre 2022• Phase 2 - 22 septembre 2023• Phase 3 - 22 septembre 2024D’abord, le projet de loi modie la responsabilité de la personne ayant la plus haute autorité au sein de chaque organisme public. Ainsi, les rôles respectifs de la personne responsable de l’accès aux documents et de celle responsable de la protection des renseignements personnels au sein d’un organisme public seront dotés d’une visibilité accrue. De plus, le plus haut dirigeant d’un organisme pourrait désormais être soutenu par une équipe responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Plus spéciquement, la possibilité d’y adjoindre les personnes responsables de la sécurité de l’information et de la gestion documentaire.Aux termes du projet de loi, tous les organismes publics devront établir et publier sur leur site Internet des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels, pouvant prendre la forme de politique, de directive ou de guide, lesquelles devront être approuvées par son comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.Il est donc important pour les organisations publiques d’avoir tous les outils nécessaires pour leur permettre de bien appliquer les nouvelles dispositions de la loi. L’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire n’est pas la seule mesure permettant d’atteindre les objectifs de la loi, mais maximiser son utilisation et tirer prot de ses avantages est certainement un excellent début.

INTRODUCTION DE L’ÉQUIPEUne équipe de spécialistes, à votre service !Alexsandrine Richard - Coordonnatrice de projet aux Services professionnelsAlexsandrine fait partie de la grande équipe de PG Solutions depuis 2017. Déjà dansune position de coordination avec les projets d’impartition dans diverses gammes, elles’oriente vers les projets d’implantation de nouveau logiciel en clientèle et ajoute unecorde à son arc en 2021, moment où elle intègre les implantation de licences SyGED.Janie Hudon - Coordonnatrice de projet aux Services professionnelsJanie fait partie de la grande équipe de PG Solutions depuis près de 25 ans. Déjà dansune position de coordination avec les projets de petites et moyennes tailles des gammesFinances, Loisirs et Gestion documentaire, elle ajoute une corde à son arc en 2021,moment où elle s’oriente davantage vers les projets de plus grandes envergures pour cesmêmes gammes de produits.Carine Henry - Conseillère, soutien logicielC’est avec plaisir que Carine s’est jointe à notre équipe du service à la clientèle en marsdernier. Ne soyez donc pas étonné d’entendre une nouvelle voix lorsque vous placerez desdemandes de soutien! Carine a étudié à l’Université de Montréal en Sciences  informatiques et de l’information, et a travaillé en gestion documentaire depuis près de12 ans dans plusieurs entreprises externes au l des années.  
Nous sommes donc très heureux de l’accueillir dans notre belle équipe. De plus, elle  mettra à prot ses nouvelles connaissances pour accompagner Geneviève Bilodeau dansl’implantation et la formation sur notre solution chez nos clients.

PORTAIL CLIENTUne mine d’information au bout des doigtsLe Portail client de PG Solutions est votre source d’information pour toutce qui touche nos solutions : plusieurs documents, vidéos et procédurierss’y retrouvent, et ce, pour les diérents modules de l’application.Puisque nous mettons le Portail à jour régulièrement, nous vous suggéronsfortement de le consulter à une fréquence régulière.Vous avez des suggestions ou des demandes pour des documentsspécifiques que vous aimeriez retrouver sur le Portail ?Écrivez-nous !

NOUVEAUTÉS - VERSION 2022.01Disponible à tous dès maintenantGestion documentaire• Début des travaux visant à rendre SyGED compatible avec Microsoft 365 « en ligne » • Mise à jour du module actuel SharePoint avec Microsoft 365Gestion des doublons (module disponible à l’achat) La gestion des doublons numériques permet aux administrateurs de mettre en place un système de gestion ecace de contrôle des chiers dupliqués. Lors de l’ajout d’un chier numérique, SyGED vérie et s’assure que le chier ajouté n’est pas une copie conforme d’un chier déjà existant dans SyGED. Le système valide le contenu des documents et pas simplement les chiers portant les mêmes noms. Le module de gestion des doublons permet également la mise en place d’une gestion de doublons selon une combinaison de métadonnées déterminées. Le logiciel identie la présence de doublons au moment de l’enregistrement d’un document ou d’un dossier et en informe l’utilisateur.Gestion du conseil• Signature visuelle et numérique pour les utilisateurs du conseil sans papier permettant d’ajouter une signature automatique lors de l’approbation des formulaires par un gestionnaire. À l’automne nous allons poursuivre nos développements au sujet des signatures an de rendre le module accessible aux utilisateurs de la Gestion Documentaire. Nous allons y ajouter également les signatures numériques des documents PDF. • Amélioration à la gestion des délégués et des absences

NOUVEAUTÉS À VENIR - VERSION 2022.02Disponible au mois de juillet 2022Résumé des thèmes et nouveaux modules prévus.• Compatibilité de SyGED avec Microsoft 365 « en ligne » Dans les prochains mois, nous allons continuer nos développements dans le but de rendre SyGED compatible avec la suite Microsoft 365   en ligne. Pour discuter des diérentes fonctions qui seront ajoutées, nous allons   mettre en place un groupe de développement. Si vous souhaitez participer à ces discussions et nous aider à préciser les besoins dans ce sens vous pouvez soumettre votre nom en répondant au sondage ci-dessous.HTTPS://FORMS.MICROSOFT.COM/R/R5ZB4ESQN7• Nouveau module - Authentication à deux facteurs Ce module permettra d’activer un niveau supplémentaire de sécurité à vos comptes d’utilisateurs de SyGED. L’authentication à deux   facteurs utilisera une méthode additionnelle pour vous authentier   telle que l’envoi d’un code d’accès à l’adresse de courriel de l’utilisateur. Nous allons également expérimenter dans ce projet les   connexions avec Azure AD.• Nouveau module - Taxonomie lors de la saisie des titres Ce module permettra de normaliser le titre des objets dans SyGED en   assistant l’utilisateur lorsqu’il nomme les dossiers ou les documents. Par exemple, lors de la création d’un dossier employé, s’assurer que le   titre respecte toujours une structure précise telle que : numéro d’employé, nom de famille et prénom.

Ce Journal est préparé par l’équipe de la gamme Documents de PG Solutions.Pour plus d’informations :info@pgsolutions.com1 866-617-4468, option 1