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à l'intérieurÀ PROPOS DE PG SOLUTIONSDepuis plus de 40ans, PG Solutionsest associée àl’innovation et ausuccès auprès desdécideurs. Au cœurde sa personnalitécorporative,l’entreprise a pourdéfi constant d’offrirà sa clientèle desoutils informatisésde gestion toujoursplus performants etconviviaux.L’entreprise sedémarque par laconception desolutions de hautniveau, conçues enfonction des besoinsde sa clientèle. Les produits de PGSolutions sontutilisés par plus de 1000 villes etmunicipalités auQuébec. 03GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTSLa solution par excellence pour la gestion documentaire04GESTIONDOCUMENTAIRE, SYGEDToute la variété desfonctionnalités disponiblesdans la solution25GESTION DU CONSEILLa clé de l’efficacité de vosréunions et séances duconseil33PERFORMANCELa solution en chiffres1 866 617 4468ventes@pgsolutions.comCONTACTEZ-NOUS35FAITS DIVERSBon à savoir !LICENCE DE BASEOPTION CONSULTATIONOPTION CLASSEMENTOPTION CONNECTEUR M365OPTION FLUX DE TRAVAILOPTIONS À LA CARTECONNECTEURSBÉNÉFICESGESTION D’UN CONSEIL OUD’UN COMITÉOPTIONSVIDÉOSBÉNÉFICES

Gestion intégréedes documentsDÉCOUVREZL’évolution des technologies de l’information et la bureautiqueont eu un impact important sur la gestion de l’informationdocumentaire. Depuis 2005 PG Solutions développe la solution de gestionintégrée des documents qui permettrait de gérersimultanément le numérique et le papier tout en tenantcompte de législation et des normes de sécurité.15 ans plus tard SyGED devient un outil indispensable et descentaines de municipalités et organismes publiques adoptentcette solution pour leur gestion documentaire.Année après année ce progiciel évolutif prouve son efficacité etdémontre ses avantages auprès des utilisateurs de différentsniveaux.03GAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DOCUMENTAIRE

RÉDUCTION DE LA CONSOMMATION DU PAPIER ET GAIN D’ESPACE DU STOCKAGEDocuments SyGEDDÉCOUVREZ04FACILITÉ DU TRAVAIL ET DU PARTAGE D’INFORMATIONRAPIDITÉ DE LA RECHERCHE ET REPÉRAGE DE L’INFORMATIONTRAÇABILITÉ ET DIMINUTION DE RISQUES D’ERREURConformité auxnormes et législationsen coursStructure adaptée àvos besoinsInteropérabilité avecd’autres systèmesSupport technique etformation de vosemployésSécurité et protectiondes données accrueEntretien etdéveloppementcontinusFluidité des processusd’affairesAccessibilité (bureau /télétravail / autresendroits)CONTRÔLE DU CYCLE DE VIE DE VOS DOCUMENTSnos piliersGAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DOCUMENTAIRE

DocumentsSyGEDDÉCOUVREZDOCUMENTS SyGED permet une configuration en fonction de vos besoins. Quel que soit votre secteur d'activités,grâce à sa souplesse, cette solution s'adapte et devient votre outil préféré.L'utilisation de ce logiciel au sein d'une organisation publique contribue à une meilleure organisation, unecollaboration efficace, une sécurité accrue et une conformité réglementaire, tout en permettant des gains d'efficacitéet de productivité importants.05GAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DOCUMENTAIRE

S Y G E DENBREFGestion des authentifications;Gestion d’un ou plusieurs plans declassification;Gestion d’un ou plusieurs calendriers deconservation;Gestion des dossiers physiques;Gestion de la circulation des dossiersphysiques;Impression des étiquettes;Gestion des fichiers et des courrielsainsi que des pièces jointes (MSOutlook);Lien SharePoint et intégration 0365;Journalisation des activités;Gestion des doublons;Gestion des métadonnées;Gestion des dépôts;Gestion du déclassement;Diffusion des documents;Reconnaissance optique decaractères;Recherche multicritère et plein texte;Gestion des tâches et des processus;Génération de rapports;Interfaces simplifiées06

S Y G E DPlan de classificationReprésentation des activités del’entreprise en les catégorisant selon lastructure, la nature ou le contenu;Subdivision sous forme hiérarchique;Regroupement logique desdocuments;Classification qui s’effectue du généralou particulier;Interrelation avec le calendrier deconservation;Recherche spécifique dans le plan.Calendrier de conservationDétermine la politique officielle del’entreprise (en conservant ouéliminant les documents);Gère les exemplaires principal etsecondaire;Gère les types de documents, papier,numérique, banques de données,systèmes informatiques et autres07LICENCEDE BASE

S Y G E DDéclassementDéclassement en lot ou à la pièceselon de multiples critères;Sauvegarde des critères dedéclassement;Création de liste de déclassement(Excel, PDF);Option de prolongation des délais;ConventionsLa licence de base inclut 2 conventions.Chaque convention correspond à unenvironnement de travail cloisonné. Lesconventions sont indépendantes les unesdes autres mais partagent certainesconfigurations08LICENCEDE BASE

S Y G E DSécurité et intégrité des donnéesSyGED est un logiciel qui offre des options de sécurité granulaire permettant d’assurer quel’information soit accessible seulement aux bonnes personnes. Les différentes optionspermettent de limiter certains utilisateurs à la consultation tandis que d’autres peuvent se voirofferts des droits en modification. Options de sécuritéGestion des groupes et des utilisateurs via Active Directory;Gestion de différents niveaux de sécurité : - Par convention; - Par unité d’administrative (lecture/consultation, ajout, modification, suppression); - Par niveaux de confidentialité; - État;Gestion des profils de menus.09LICENCEDE BASE

Journalisation des activitésSyGED journalise toutes les actions d’un utilisateur à partir du moment où il accède au logicieljusqu’à sa déconnexion. Via l’outil de gestion de l’historique des évènements, l’administrateur peut consulter toutes lesactivités faites dans le logiciel et même cibler des activités précises. Tous les types d’objets(dossiers, fichiers, contenants, courriels, etc.) peuvent être ciblés ainsi que tous les typesd’actions (courriel envoyé, consultation, ajout, suppression, etc.).Il est possible de filtrer par date ou par usager de plus, le rapport d’évènement peut être exportéen Excel ou en PDF10S Y G E DLICENCEDE BASE

S Y G E DIntégration à la suite MS Office et gestion des versionsGestion et intégration des métadonnées MS Office;Enregistrement direct des fichiers de la suite MS Office vers SyGED;Lien bidirectionnel des courriels vers SyGED;Gestion des versions.SyGED gère les versions des documents de la suite Office. Via les propriétés du document,l’utilisateur qui détient les droits peut accéder aux différentes versions d’un document. Lenombre de versions à conserver est configurable.11LICENCEDE BASE

Moteur de recherchePlein texte avec un ou plusieurs mots;Booléenne (et/ou / pas), caractères spéciaux (*? etc.);Plusieurs champs, plusieurs conventions, plusieurs types (Objet (électronique, papier, URL,contenant), Métadonnées, Intervalles, Localisation, Tâches)Par critères de recherche (sauvegarde possible par utilisateur ou groupe d’utilisateurs);Édition de rapports et rapport avec critères selon des tris.Gestion des doublonsLors de l’ajout d’un fichier numérique, SyGED vérifie et s’assure que le fichier ajouté n’est pasune copie conforme d’un fichier déjà existant. Le système valide le contenu des documents etpas simplement les fichiers portant les mêmes noms.Conversion au format PDF/ASyGED permet l'archivage et la conservation à long terme des documents numériques en offrantdes outils de conversion au format PDF/A. Il est possible de convertir les documents en lot ou àla pièce.12S Y G E DLICENCEDE BASE

La licence de base inclut :• Licence utilisateurs illimités• 2 conventions permettant de gérer chacune un plan de classification et un calendrier deconservation• Connecteur GALA• Un outil de création de structure de dossier en lot via fichier Excel• Un outil de gestion des photos• Un outil permettant d’assembler des fichiers numériques en un seul portfolio PDF, avecsignets.• Un outil permettant de dessiner des étiquettes• Un module de gestion des doublons• Un thésaurus (Thésaurus du Gouvernement du Québec)• Plusieurs autres fonctionnalitésIl est également possible d’ajouter des ensembles de fonctionnalités complémentaires :• SyGED – Option consultation• SyGED – Option classement• SyGED – Option flux de travail• SyGED – Option Microsoft 365• Conventions additionnellesEt des options à la carte :• Gestion de contenants• Authentification multifacteur• SyGED – API• Conventions additionnelles13S Y G E DLICENCEDE BASE

S Y G E DOption Consultation comprend:Interface simplifiée : RechercheLe moteur de recherche professionnel est très complet et offre plusieurs options.SyGED offre un moteur de recherche simplifiée. L’administrateur du logiciel peut configurer des profilsde recherche contenant les critères fréquemment utilisés par un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs,ce qui favorise une recherche rapide et efficace.14OPTIONCONSULTATION

S Y G E DOption Consultation comprend:Sécurité d’exceptionLes sécurités d’exception permettent aux utilisateurs de donner ou restreindre les droitssur des documents ou des dossiers de classement dont ils sont propriétaires.Cet outil permet d’autoriser ou refuser les permissions suivantes :• Lecture / consultation• Modification• SuppressionDiffusion des documents vers le webCette fonctionnalité synchronise des destinations (sources) afin d’y déposer des documentset des dossiers directement à partir de SyGED• Possibilité de gérer plusieurs destinations• Options de sécurité• Synchronisation des dossiers entre SyGED et la source.15OPTIONCONSULTATION

S Y G E D16OPTIONCLASSEMENTOption Classement comprend:Interface simplifiée : ClassementL’interface simplifiée de classement est un outil complémentaire permettant aux usagersd’importer des fichiers ou des structures de répertoires numériques et d’associer desmétadonnées.

S Y G E D17OPTIONCLASSEMENTOption Classement comprend:Reconnaissance optique de caractères (ROC / OCR) La reconnaissance optique de caractères permet de convertir une image de texte en format de texte lisible parune machine. Par exemple, si vous scannez un formulaire ou un contrat, votre ordinateur enregistre lanumérisation en tant que fichier image. Lors de l’import dans SyGED, l’OCR convertira le fichier image en fichiertexte, indexant les mots qui pourront être recherchés avec l'outil de recherche.

S Y G E DGestion de la taxonomie Un rôle est disponible dans les profils de sécurité surConfiguration et permet de contrôler les accès àl’option « Règles de structure de titre ». Ce rôledevrait être attribué aux administrateurs et permet deconfigurer des structures ou des règles pour la saisiedes titres.Les règles de structure d’un titre (document oudossier) peuvent avoir jusqu'à 10 sections différentes.18OPTIONCLASSEMENTChacune des sections se configureavec ses caractéristiquesspécifiques:

S Y G E D19OPTIONCONNECTEURM365Option Connecteur M365 comprend:Connecteur SharePointGrâce au connecteur SharePoint les utilisateurs qui ont les droits, peuvent importer des fichiers numériquesprovenant de différentes sources vers le plan de classification de SyGED. Lors de l’importation des fichiers, il estpossible de les convertir en fichier PDF/1a.SyGED pour Microsoft 365Le module SyGED pour Microsoft 365 facilite et encadre vos utilisateurs avec la transformation numérique. Le lienMicrosoft 365 permet la gestion de cycle de vie des documents de Microsoft 365 dans l’environnent de SyGED.RechercheQue ce soit dans la recherche avancée ou dans la recherche simplifiée, les documents et dossier Microsoft 365seront recherchables facilement. Tous comme les autres documents numériques, les documents Microsoft 365 sontindexés. Il est donc possible de réaliser des recherches sur le contenu des fichiers. Une option permet également derestreindre les résultats de recherche aux dossiers 365 uniquement.DéclassementLes dossiers 365 sont intégrés au processus de déclassement des objets de SyGED. Selon lesparamètres de calcul de dates du calendrier et au plan de conservation, les fichiers et dossiersMicrosoft 365 peuvent être déclassés selon le fonctionnement habituel.Lors du passage d’un document de l’état actif vers l’état semi-actif / inactif, un paramètre parconvention permet à l’archiviste de transférer le document de sa source Microsoft 365 vers SyGED. Ledocument sera ainsi conservé dans la base de données documentaire de SyGED jusqu’à sondéclassement final.

S Y G E DOption Flux de travail:Gestion des tâches et des processus• Gestion du suivi des tâches, possibilité de trois niveaux ;• Création de modèles ;• Regroupement des tâches ;• Fonctionnalités des tâches : o Type de tâche o Description de la tâche o Échéance ou durée o Priorité o Destinataire o Expéditeur o Pièce jointe o Recherches o Rapports (avis de relance, fiche de transmission, etc.)20OPTIONFLUX DE TRAVAILEspace personnelEspace personnel est un tableau de bord permettant d’afficher les différents objets favoris d’unutilisateur et de centraliser les tâches en cours en un seul endroit. Il est possible de gérer lesfavoris pour :• Des dossiers de classements• Des fichiers analogiques ou numériques• Des critères de recherche• Des tâches

21OPTIONSÀ LA CARTEGestion des tâchesGAMME DOCUMENTS - SYGED - VIDÉO

S Y G E DOptions À la carte:Gestion des contenantsLa Gestion des contenants permet de gérer l’espace disponible dans un entrepôt et dans les boitesvia les adresses de conservation.Conventions additionnellesVous pouvez ajouter des conventions additionnelles à votre environnement SyGED.22OPTIONSÀ LA CARTEAuthentification à deux facteursCette option permet d’activer un niveau supplémentaire de sécuritéà vos comptes d’utilisateur de SyGED. L’authentification à deux facteurs utilisera une méthodecomplémentaire pour vous authentifier. L’envoi d’un code d’accès àl’adresse de courriel de l’utilisateur permet d'assurer l'authenticitéde la personne derrière le compte. C’est seulement après avoir saisile code de validation que l’accès à SyGED sera autorisé.

S Y G E DConnecteur TerritoireCe connecteur bidirectionnel entre le logiciel Territoire et SyGED permet de remplacer la structurede répertoires par matricules sur votre réseau. SyGED devenant la voûte documentaire de cesfichiers, la sécurité sur les documents est accrue et l’accès à l’information, facilité. Le connecteurpermet aussi d’améliorer l’import en lot des fichiers multimédias grâce aux outils de classementofferts avec SyGED.23LIENSConnecteur FinancesCe connecteur bidirectionnel entre Finances et SyGED facilite la gestion des documentsnumériques ajoutés dans les logiciels de la gamme Finances (Megagest ou SFM). Les fichierspeuvent être ajoutés directement via Finances et ils seront classés au bon endroit dans votre plan.

BÉNÉFICESStructure de classement cohérente facilitant l'organisation etla rechercheRéduction du temps grâce à la recherche avancéeAccès aux documents à distanceSécurité renforcée pour la gestion des documents sensiblesgrâce au contrôle d'accèsTraçabilité des actions effectuées et gestion des versions desdocuments simplifiéeGain d'espace physiqueConformité législative accrueIntégration aux logiciels de PG Solutions et disponibilité desAPI pour interopérabilité avec des logiciels tiers24GAMME DOCUMENTS - SYGED

Gestion du conseilet conseil en ligneDÉCOUVREZLe module Gestion des conseils et des comités permet de préparer les ordres du jour et les documents nécessaires àla tenue des séances de conseil en permettant la diffusion des documents aux élus. Il offre une technologie de pointeet propose une architecture entièrement WEB. La solution SyGED - Gestion des conseils et des comités fait partie intégrante de la gamme Documents de PGSolutions.25GAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DU CONSEIL

C O N S E I LGESTIONDUCONSEILPréparationCréation des formulaires (projetsde résolution et sommairesdécisionnels)Création du calendrier des séancesGestion des documentsélectroniquesGestion des approbations et desdéléguésCréation de l’ordre du jourGestion du temps dans l'ordre dujourGénération de l’agendaDiffusionInterface web pour les membresDiffusion des documentsSéanceGestion des présences etabsencesGestion des votesCommentaires et annotationsAjout et modification des projetset résolutionsGénération du procès-verbalGénération des résolutionsRecherche multicritère et pleintexte26

GESTIONDUCONSEILGestion des comitésPermet l’automatisation de l’ensemble des dossiers nécessaires pour la tenue des comitésCréation de formulairesCréation des modèles de formulaires en format WordIntégration de champs de saisieSélection du modèle d’approbation du formulaireAccessibilité des formulairesDisponibilité des formulaires pour les gestionnaires ou adjointsAjout de pièces justificatives 27C O N S E I L

GESTIONDUCONSEILCréation de comité Sécurité des accès Utilisation de formulaire afin de proposerun sujet et des pièces jointes Gestion des approbations Configuration des modèlesd’approbation (illimité)Envoi par courriel des demandesd’approbationGénération de l'ordre du jourConstruit à partir du plan de l’ordre dujour de la conventionTous les formulaires approuvés sontdéposés automatiquement dans l’ordredu jourGénéré en format WordGén ération automatisée de l’agenda deséance Génération automatique d’undocument PDF qui comprend auchoix : - L’ordre du jour - Les formulaires - Les projets de résolution - Pièces justificativesGestion de la diffusion de l’informationaux membres (module optionnel)Possibilité d’avoir un portail dediffusion qui envoie un courrielautomatique au membres du comitéou du conseil pour les aviser quel’agenda de la séance est disponible Calendrier des séances (moduleoptionnel)Accès sécurisé pour les membresVisualisation de l’ensemble desdocuments du comité (formulaires,pièces jointes)Interface simple et convivialeAjout de notes personnelles 28C O N S E I L

GESTIONDE LASÉANCEFonctionnalitésSéance virtuellePrésence des membres (propose /appuie)CommentairesAjout de numéro de résolutionPossibilité de modifier le texte duformulaire (gestion des versions)Ajout de questions du public et decommentaires officielsGénération des résolutions et duprocès-verbal29C O N S E I LRechercheMoteur de recherche plein textepuissant sur toutes les donnéesintégrées Modes de recherche multiples Sauvegarde de critères derecherches (par utilisateur ou grouped’utilisateurs) Édition de rapports et rapport aveccritères selon des trisLicence de base:Licence utilisateurs illimités2 conventionsOutil de gestion de photo etassemblage portfolio en PDF

C O N S E I LOPTIONS30Espace personnelUn tableau de bord permettant d’afficher et centraliser les différentes approbations en cours pour unutilisateur. L’espace personnel permet d'approuver et désapprouver; de visualiser les projets derésolutions (sommaires décisionnels); télécharger les documents; modifier les formulairesOption Conseil avancéLa fenêtre suivante est présentée par défaut à l’entrée de la solution pour les utilisateurs ayant leniveau membre. Elle est aussi accessible à tous les utilisateurs.Chaque convention représente l’environnement de travail d’un conseil, du comité exécutif ou del’atelier.Le conseiller (ou membre) peut accéder aux diverses séances, consulter les points à l’ordre du jour,consulter les pièces jointes et prendre des notes. Un moteur de recherche est mis à sa dispositionlui permettant d’accéder à divers documents que l’organisation aura choisi de rendre disponibles.Diffusion des documents vers le webLe module Diffusion permet de synchroniser des destinations (sources) afin d’y déposer desdocuments et des dossiers directement à partir de SyGED. Lorsque vous diffusez le cahier desconseillers, un courriel est envoyé automatiquement à chaque élu afin de l’informer que ledocument est prêt à être téléchargé.

31CAPSULEVIDÉOGestion du conseil sans papierGAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DU CONSEIL

BÉNÉFICES32Efficacité des réunions avec accès facile à toute l'informationAmélioration de la qualité des documentsAccélération des processus et productivité accrueRéduction des délais de distribution des documentsStandardisation des formulaires et documentsAccès à distanceSuivi et traçabilité des modificationsSécurité renforcée sur les documentsRéduction des coûtsDurabilité environnementaleLogiciel en constante évolutionGAMME DOCUMENTS - SYGED - GESTION DU CONSEIL

4 111EN CHIFFRESPERFORMANCEMinistèresprovinciaux ontchoisi SyGED pourleur gestiondocumentaire1 client sur 4 estun établissementde la santé ou del’éducationmunicipalités dedifférentes taillesutilisent la solutionConseil sans papierEFFICACITÉ HORS PAIRRéduction des coûts et desdélaisAccessibilité immédiate àtous les documentsInteraction et compatibilitéavec plusieurs autreslogiciels de gestionmunicipaleSupport technique etformation de nouveauxemployésTemps moyen de recherche d’un documenten minutesCompatibilité et liens bidirectionnelsIntégration à GALA / BANQTerritoireFinancesOffice 365 et SharePoint33sans SyGEDavec SyGED

Éducation etsantéS’adapte à la réalité desorganismes de santé etéducation. Des dizainesde CISSS, CIUSSS,cégeps et universités ontdéjà adopté SyGEDcomme leur solution degestion des documentsMunicipalitésL'incontournable pour lagestion intégrée de ladocumentationmunicipale, pour lesmunicipalités de toutetailleOrganismespubliques etentreprisesprivéesPlusieurs sociétés etorganismes provinciauxchoisissent SyGED, ainsique les entreprisesprivées de différentssecteursGESTION DEVOSDOCUMENTS100 %INTÉGRÉENOSCLIENTS34

FAITS DIVERSSyGED permet d'ajouter différentes tâches et sous-tâchesen lien avec les documents? Facilitez les processus devérification et approbation en utilisant la Gestion des tâchesLes fonctionnalités de SyGED sont largement utilisées dansplusieurs gammes de logiciels de gestion municipale de PG Solutions. Les passerelles vers d'autres solutionspeuvent aussi être créées à la demande du client.Grâce à la gamme Documents vous éliminez les quantitésimportantes du papier et réduisez le temps de différentesmanipulations et processus en lien avec les documents.Saviez-vous que..?PasserellesDistribution des documents35GAMME DOCUMENTS - SYGED

NOS RESSOURCESÉquipe des ventesÉquipe techniqueV o t r e di re ct eu ri n c l ua nt s er vi c e à la c li e n t èl eDerrière chaque logiciel il y a des ressources. Voici nos ressources les plus précieuses,qui travaillent fort pour faire évoluer nos produits et fournir à vos municipalités demeilleurs outils de gestion sur le marché:Analyse vos besoins et vous propose les solutions qui yrépondent. Votre première référence et point de contact avecPG Solutions.Invente, développe, crée, optimise, répare, répond à vosquestions, recueille des commentaires. Souvent invisibles,les services techniques assurent le bon fonctionnementde tous les logiciels.Formateurs et POg o u r ou s de s lo g i c ie lsS'il y a des personnes qui savent tout sur le quoi et commentd'un logiciel, ce sont nos formateurs et nos gestionnaires deproduits (Product owners). 36GAMME DOCUMENTS - SYGED

CONTACTEZ-NOUSPG SOLUTIONS1 - 8 6 6 - 6 1 7 - 4 4 6 8TOUS DROITSRÉSERVÉS 2023ventes@pgsolutions.comwww.pgsolutions.com