Evalueren van projecten,
conflicten, trajecten en
processen, gericht op
kwaliteitsverbetering en
professionele groei
Evalueren van projecten, conflicten, trajecten en processen, gericht op kwaliteitsverbetering en professionele groei
!
In de projectpraktijk werken goed gekwalificeerde, goed toegeruste en
toegewijde professionals. Dat neemt niet weg, dat elk mens de neiging heeft
om fouten buiten zichzelf te zoeken en successen aan het eigen handelen toe
te rekenen. Fact of life. Dat is niet bevorderlijk voor het lerend vermogen van
organisaties en de groei van professionals. Het blokkeert het leerproces. En wie
niet leert, verbetert zich niet.
Projectorganisaties proberen via dwarskijksessies de kwaliteit van de
uitvoering te verbeteren. Waar zitten de blinde vlekken? Maar zonder concrete
uitkomst kan een evaluatie ex ante overal over gaan.
Daarnaast vinden er evaluaties achteraf plaats. Maar dat is dan vaak een
feitenrelaas zonder context of een rituele dans. Of externe partijen worden niet
bevraagd, waardoor iedereen met zijn eigen werkelijkheid in en uit de
evaluatie kan stappen. Dat kan anders.!
Professionele groei
Kwaliteitsverbetering
Lerende cultuur
Werkplezier
Positieve PR
VERHALEND EVALUEREN
VERHALEND EVALUEREN
Met een verhalende vorm van evalueren, ondervangt
een organisatie deze nadelen. De basis is een
chronologische projectbeschrijving (learning history),
die zich concentreert rondom de sleutelmomenten in
het project. Daarbij gaat het om relevante oorzaak-
gevolg verbanden, zoals: waarom is het project in tijd
uitgelopen of is het ondanks de tijdsdruk toch binnen
de tijd gerealiseerd? Hoe zijn de meerkosten binnen de
perken gehouden of juist ontstaan? Hoe zijn de risico’s
beperkt of juist ontstaan?
WORKSHOP
Pas als iedereen vanuit zijn rol in het verhaal geschreven
is, kan het leerproces beginnen. En omdat er één
verhaal is, kan niet iedereen vanuit zijn eigen werkelijk-
heid blijven denken. Aan de hand van concrete citaten,
stellingen en beelden bespreken deelnemers vervol-
gens in een workshop de dilemma’s en inventariseren
samen oplossingen en oplossingsrichtingen.
OPBRENGST
Doel van de verhalende evaluatie is dus niet
‘waarheidsvinding’, maar kwaliteitsverbetering en
professionele groei. Anderzijds is het verhaal belangrijk
omdat aan de hand daarvan ook collega’s (junior
projectleiders) het project als het ware zelf kunnen
beleven, maar dan in een veilige, gevaarloze setting.
VOORDELEN VAN VERHALEND EVALUEREN
- Alle deelnemers vertrekken vanuit een objectieve
werkelijkheid;
- De methode is gericht op kwaliteitsverbetering en
professionele groei) en dus niet op ‘zwarte pieten’;
- Concrete en direct toepasbare adviezen vanuit de
praktijk;
- Door de verhalende vorm kunnen ook collega’s het
project meebeleven (kennisoverdracht);
- Authentieke succesverhalen kunnen gebruikt worden
als relatiegeschenk bij opening en oplevering;
- Verhoogt risicobewustzijn (risicodemping) onder
professionals;
- Strijkt plooien in een werkrelatie weer glad.
VOORBEELDEN
TOEPASSINGEN
- Kennisdeling en –borging;
- Procesverbetering: representatieve casestudy, best
practices;
- Instrument om regels, processen of methodieken vast
te leggen of bij te sturen (kennisborging);
- Evaluatie van een nieuwe aanpak: pilot;
- Storytelling aan de hand van authentieke
succesverhalen;
- Relatiemanagement;
- PR-instrument bij opening of oplevering;
- Voorbereiding op een rechtszaak of mediationtraject.
ELEMENTEN DIE IN DE EVALUATIE BETROKKEN
KUNNEN WORDEN
- Professioneel opdrachtgeverschap
- Projectmanagement
- Risicobewustzijn
- Scope, DO, bestek, aanbesteding, administratie
- Samenwerking
- Meerwerkprocedure
- Derden
-
Rolinvulling
-
Samenwerking
-
Beschikbaarheid en capaciteit
-
Communicatie
-
Capaciteit
MEER LEZEN
Het slot op de deur
Over de praktijk van risico-evaluaties bij ruimtelijke
projecten in Amsterdam. !
Door Bob Duynstee."
Beeldvorming bij zware projecten zaligmakend?
Door Bob Duynstee!
WAT ZEGGEN DEELNEMERS?
'Junior projectmanagers kunnen op deze manier in een
veilige setting leren. Ze maken het project als het ware
zelf mee.’
‘Dit verhaal is verplichte kost voor onze nieuwe
projectmanagers en collega's.’
‘Deze vorm van evaluatie is rijker, omdat het verhaal de
context laat zien, waardoor je beter snapt waarom
iemand tot een bepaalde interventie is gekomen.'
‘We stapten de workshop allemaal op hetzelfde niveau
in. Niemand had een informatievoorsprong. Dat vond ik
heel sterk.’
‘Ik kreeg opeens veel meer oog voor mijn eigen
proceshouding en voor de positie van de andere
partijen in het project.’
’De thema’s en issues waren heel inzichtelijk
schematisch weergegeven. We zaten met elkaar meteen
op het juiste level om tot verbeteringen te komen.’
WAT BRENGT DE EVALUATOR IN?
- Beproefde methodiek, die overgedragen kan worden
aan de organisatie;!
- Is discreet en gaat nooit met vertrouwelijke informatie
naar buiten;!
- Kan een project in al zijn relevante facetten op een
pakkende manier neerzetten;!
- Weet een veilige omgeving te creëren waarin
deelnemers hun ervaringen met elkaar durven te
delen;!
- Weet verantwoordelijkheden goed te herleiden;!
- Heeft oog voor proces-/projectarchitectuur (harde
kant);!
- Heeft oog voor de menselijke factor (zachte kant);!
- Is gericht op concrete, praktische procesverbetering/-
innovatie;!
- Heeft oog voor organisatorische en budgettaire
consequenties daarvan.
NEEM CONTACT OP MET BOB DUYNSTEE
Telefoon
Mobiel
Email
Website