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PLAN ESTRAT GICO Retiro del Equipo 17 19 de Enero del 2018 STRATEGIC PLAN Staff Retreat January 17 19 2018 Estancia Inn Tecate Baja California Mexico Facilitated by Participation Works 80 North Center Street Redlands CA 92373 Phone Fax 909 793 4482 E mail lindaandmilan gmail com
Coraz n 1 Retiro de Planeaci n Estrat gica 2 17 19 de Enero del 2018 Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Participants Manuel Huesca Mexico Operations Director Ricardo Arana Tecate Coordinator Taurino Valle Construction Coordinator Marl n Castro Community Programs Coordinator Rotary Project Hope Coordinator Pilar Arroyo Mexico Office Administrator Lucy Gonzalez Community Programs Technician Lauren Cissel US Operations Manager Jennifer Allen Executive Director Maxine Butcher US Board President Roger Butcher Honorary Board Staff Linda Hamilton Facilitator Table of Contents Mission Statement Focus Question Overview of Process SWOT Analysis Historical Review Lessons Learned Implications Practical Vision Underlying Contradictions Strategic Directions Brainstorm of Year One Accomplishments Quarterly Calendar of One Year Accomplishments Format for Team Action Plans for Accomplishments Sample Quarterly Evaluation Planning Rhythm
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 Misi n Construir Comunidad al fortalecer familias facilitando el servicio promoviendo la autosuficiencia e inspirando relaciones de beneficio mutuo a trav s de las fronteras Visi n Coraz n es un l der internacionalmente reconocido en el desarrollo de la auto suficiencia y comunidades unidas a trav s de las fronteras proveyendo un programa integral acad mico capacitaci n vivienda apoyo social y empoderamiento Pregunta de Enfoque C mo podemos nosotros como equipo de Coraz n desarrollar y consolidar programas m todos e infraestructura alineados a la misi n manteniendonos relevantes y satisfaciendo las necesidades cambiantes en las comunidades fronterizas de M xico durante los pr ximos 3 a os Proceso de Planeaci n Estrat gica Articulaci n de una Visi n Pr ctica para los pr ximos 3 a 5 a os Identificaci n de las contradicciones subyacentes principales bloqueando nuestra visi n actualmente Formulaci n de direcciones estrat gicas sobre las cuales movilizaremos la acci n para los pr ximos 3 a 5 a os Desarrollar plan de implementaci n que incluye una lluvia de ideas de la realidad actual indicadores de xito y logros medibles a un a o para cada direcci n estrat gica un calendario trimestral de logros y planes de acci n por cada logro
Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Mission Statement Building community by strengthening families enabling service promoting self sufficiency and inspiring mutually beneficial relationships across borders Vision Statement Corazon is an internationally recognized leader in development of self sufficient cohesive communities providing across borders a holistic program of academics training housing social support and empowerment Focus Question How do we as the staff of Coraz n develop and solidify consistent mission aligned programs methods and infrastructure while remaining relevant and meeting the changing needs in communities on the border in Mexico over the next 3 years Strategic Planning Process Articulation of a practical vision for the next three to five years Identification of the major underlying contradictions currently blocking the vision Formulation of strategic directions around which to mobilize action for the next two to three years Development of a one year implementation plan that includes a brainstorm of current reality success indicators and one year measurable accomplishments for each strategic direction a quarterly calendar of accomplishments and team action plans for each accomplishment
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 Reflexi n Sobre Reporte de la Mesa Directiva 1 Demanda incrementada al tiempo y esfuerzos del equipo 2 Algunas responsabilidades sobre construcci n ser n manejadas por la mesa 3 Hay que ser m s consistentes y estructurados en la colecci n de datos 4 Hay que aprender a mejor redactor nuestras comunicaciones a audiencias diferentes 5 Hay que redefinir c mo el equipo trabaja con la mesa y l neas de comunicaci n 6 Hay que agregar una persona al comit para aumentar membres a Participaci n en la comunidad 7 Hay que definir c mo funciona la comunicaci n entre recipientes becarios y donadores 8 Hay que clarificar datos necesarios para evaluaci n 9 Hay que cambiar enfoque para incluir ambos lados de la frontera
Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Board Report Implications 1 Increased demands on staff time and effort 2 Some construction responsibilities may be handled by board 3 We need to be more consistent and structured on data collection 4 We need to learn how to better craft our communication to different audiences 5 Need to define how staff work with board Communication Lines 6 We need to add an outreach person to each committee 7 We need to figure out how communication works between scholarship donors and recipients 8 Need to clarify data needed for evaluation 9 We need to change our focus to include both sides of the border
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 Implicaciones sobre Informe de Datos 1 Tomar en cuenta que trabajamos con personas No n meros 2 Hay que descubrir si hay personas en las comunidades actuales que todav a necesitan primera casa 3 Hay que preguntarnos Estamos hacienda las cosas correctas 4 Necesitamos datos para comprar miembros vs no miembros de Coraz n 5 Hay que seguir usando la herramienta de datos pulir agregar 6 Hay que definir que hacer con tantos j venes 7 Ahora podemos crear un perfil de cada comunidad y personalizar programas de manera m s eficiente 8 C mo podemos usar la tecnolog a muchos tienen celulares etc 9 Monitorear como cambian los perfiles al avanzar las edades 10 Averiguar porque no hay m s personas de edades 70 80 a os
Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Implications of Data Report 1 Consider we work with people not Numbers 2 Need to discover if there are people in our existing communities that still need first houses 3 We need to ask ourselves Are we doing the right things 4 Need data for comparison for members and nonmembers 5 We need to keep using data tool finesse add 6 We need to figure out what to do with all of the youth 7 We can now create a profile of each community and tailor programs more effectively 8 How can we make use of technology many have cell phones 9 Track how profile changes as members age 10 Find out why there aren t more people in 70s 80s
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 Evaluaci n Plan Estrat gico 2015 Logros 1 Mover y abrir CACC 2 Crecimiento en programa de Becas 3 Participaci n de miembros de la comunidad en capacitaciones y facilitaci n incrementada 4 Cambios en c mo trabajamos con los comit s y comunidades menos conflictos m s empoderados 5 Dejamos varios programas actividades que no contribu an efectivamente No Logrado 1 Nuevos o mejorados centros comunitarios y espacio de oficina 2 J venes no involucrados de manera estrat gica 3 Informaci n y datos no sistematizados de manera adecuada Obst culos 1 Rotaci n de personal y no departamento de Recursos Humanos 2 Poco equipo para lidiar con lo ancho y complejidad de todo lo que hacemos 3 Planes ambiciosos Aprendizajes 1 2 3 4 5 M s sencillo es mejor Vale la pena invertir tiempo en evaluaci n planeaci n y colecci n de datos Nuevas iniciativas toman tiempo pensamiento planeaci n y personas Estamos aprendiendo a confiar en los comit s y la comunidad Esperar que van a cambiar las cosas por que s van a cambiar Implicaciones 1 Necesitamos contratar a m s personas 2 Necesitamos un plan de comunicaciones 3 Necesitamos usar m s tecnolog a 4 Necesitamos mayor involucramiento de j venes en todo lo que hacemos 5 Necesitamos tener cuidado en tomar nuevas iniciativas
Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Evaluation of 2015 Strategic Plan Accomplishments 1 Moving and opening the CA Community Center 2 Huge growth in scholarship program 3 Participation of community members in facilitation training increased 4 Shift in how we work with the committee and communities less conflicts more empowered 5 Dropped off several program activities that did not contribute effectively Not Accomplished 1 New improved community centers and office space 2 Youth not strategically involved 3 Information and data inadequately systematized Obstacles 1 Staff turnover with no HR Department 2 Understaffed to deal with the scope and complexity of what we do 3 Ambitious plans Lessons Learned 1 Simpler is better 2 Evaluation planning and data collection are worth investing time 3 New initiatives take time thought planning and people 4 We are learning to trust the committees and the community 5 Expect change to happen because it will Implications 1 We need to hire more people 2 We need a communication plan 3 We need to use technology more 4 We need increased involvement of youth in all that we do 5 We need to be careful about taking on new initiatives
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 Resumen Planeaci n con Escenarios Evaluaci n de oportunidades y amenazas en com n Oportunidades oportunidades que estamos m s equipados a enfrentar Menos Desarrollar un programa para j venes m s robusto que incluye oportunidades para profesionistas Mejorar centros comunitarios con actividades para todas las edades Proveer entrenamiento y pr ctica para una variedad de habilidades laborales Aumentar nuestro trabajo en la prevenci n de la violencia dar m s herramientas Proveer apoyo para negocios locales y desarrollo empresarial Diversificar e innovar nuestros programas que ya existen Enfatizar la calidad basada en los intereses locales Amenazas Motivaci n y energ a baja entre la gente de la comunidad que invierten en la comunidad Preocupaci n por uno mismo sobre el bien de la comunidad Tiempo disponible es limitado debido a la necesidad de trabajo No oportunidades para j venes resultando en drogas irse de la comunidad etc Mentalidad tradicional que puede inhibir darse cuenta de la potencial que tienen Formas para minimizar amenazas Invertir en empresarios locales con capital semilla Cambiar como hacemos horas comunitarias Relacionar beneficios individuales al bien com n Aumentar el uso de los medios de comunicaci n para motivar Aumentar el uso de tecnolog a para ser m s eficientes y reducir mentalidad tradicional Colocar j venes en posiciones de liderazgo Empezar programa de apoyos financieros a proyectos comunitarios Profesional del mes Promover las artes y la ciencia ciudadana alfabetizaci n del medio ambiente o ecol gica Tener proyectos que son sostenibles por la comunidad
Ideas nuevas para el futuro Miembros que tengan una mentalidad m s comunitaria Se necesita enfocar m s en programas para j venes Se necesita formas para dirigirse a personas de cualquier generaci n Buscar nuevos y m s socios Tratar de no hacer todo nosotros mismos y al lugar enfocar en lo que mejor hacemos Se necesita ver nuestro programa de construcci n como una parte integral de lo que hacemos Se necesita integrar nuevos aprendices de liderazgo en programas Elementos claves estrat gicos que surgen de estos escenarios Elementos de estrategias que son m s fuertes y resistentes entre todos los escenarios Integrar a los lideres comunitarios en todo lo que hacemos Personalizar programas basados en las necesidades y recursos en cada comunidad Crear redes sociales comunitarios que son locales y externos Involucrar a j venes en liderazgo y actividades espec ficas a trav s de la organizaci n Investigar y entender mejores pr cticas de otra organizaciones comunitarias Construir m s cruce en nuestros programas para que nuestro equipo este mas interconectado y apoyado Usar la tecnolog a de manera m s estrat gica intencional consistente y creativa conectarse con la comunidad Cambiar el lenguaje en las reglas y horas de servicio del individuo al comunitario D nde deber amos invertir tiempo y recursos J venes Tecnolog a Desarrollo de liderazgo y apoyo Entrenamiento de equipo apoyo e integraci n Construir redes sociales Lenguaje cambiar de puesto voluntarios empleados y comunidad Integraci n de programas Otras cosas que hay que tomar en cuenta 1 Retraso en sistema de datos 2 Estrategia de seguimiento a Proyecto Esperanza Rotarios 3 Retraso en implementaci n de Proyecto Esperanza Rotarios 4 Decisi n de ir a La Morita 5 Necesitamos una visi n compartida para CACC 6 Mesa directiva involucrada en todas las reas de construcci n
7 Pilar est en transici n a administraci n y habr una nueva persona como t cnica en construcci n Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 Excerpts from Staff Scenario Planning Assessment of opportunities and threats common to all Opportunities opportunities we are best equipped to seize Least equipped Develop a more robust youth program that includes opportunities for professionals Enhance community centers as places for activities for all ages Provide trainings and practice for a variety of job skills Increase our work in violence prevention provide more tools Provide support for local businesses and business development Diversify and innovate our current programs emphasize quality based on local interests Threats Low motivation and energy amount community people to invest in the community Concern for self over good of community Limited time available due to necessity of work No opportunities for youth leading to drugs leaving community etc Old school traditional thinking that blocks from realizing potential Ways we could minimize threats Invest in local entrepreneurs with seed capital Shift in how we do community hours Link individual benefits to common good Increase use of media to motivate Increase use of technology to be more efficient and reduce old school thinking Give youth key leadership positions Start community grant program Professional of the month Promote the arts and Citizen Science Eco literacy Have community driven sustainable projects New insights about our future Members being more community minded Need for more emphasis on youth programs Need ways to address all generations Look for new more partners not try to do everything ourselves focus on what we do best Need to look at our construction program as an integral part of what we do Need to integrate new leadership trainees into programs Key elements of strategy emerging from these scenarios Integrate community leaders into everything we do Customize programs based on needs and resource in each community Build networks of local and external community partners Involve youth in leadership and specific activities throughout organization Understand Research best practices of other community based organizations Build in more cross over into our programs so team is more inter connected and supported
Use technology more strategically intentionally consistently creatively connect to community Shift language rules service hours from individual to community Where we should be investing time and resources Youth Technology Leadership development and support Team training support integration Network building Language Shifting board volunteers staff and community Program integration Other things to Take into consideration Delay in CRM Follow up strategy for Rotary Project Hope Delay in Rotary Implementation Decision to go into La Morita We need a shared vision for CA Community Center Board pushing on all areas of construction Pilar is transitioning to Mx Office Administrator New person for Construction Technician
Coraz n Retiro de Planeaci n Estrat gica 17 19 de Enero del 2018 An lisis FODA Fortalezas Internas Oportunidades Externas 1 No estamos empezando de cero 2 400 ni os con beca 61 de universidad 3 Tenemos facilitadores comunitarios capacitados y l deres locales de construcci n 4 12 visitas del equipo a La Morita 5 Sistema de datos pagado y personalizado 6 Experiencia con m todos participativos 7 Mesa Directiva muy activa 8 Fondos de Rotarios para equipar centros comunitarios 9 Un equipo capacitado en liderazgo transformador 10 Proyectos y programas pioneros e innovadores 11 CA como modelo 12 Buen comienzo con horas reglas taller bienvenida comit s becas datos 13 40 Aniversario 1 2 3 4 5 Debilidades Internas Amenazas Externas 1 CRM Detenido y capacitaci n necesaria 2 Calendario de construcci n demandantes y empezando en febrero 3 Necesitamos un Nuevo t cnico en construcci n 4 Muchos cambios ocurriendo al mismo tiempo 5 Solo una persona trabajando en PER 6 Descripciones de funciones cambiando 7 No estamos claros c mo integrar todo lo que hacemos 8 No estamos claros como planear y monitorear las operaciones 9 No hay un programa de integraci n del equipo 1 Incertidumbre sobre la frontera y pol tica en EEUU 2 Elecciones federales en M xico 3 Incremento en costo de terrenos 4 Incremento en costo de materiales de construcci n 5 Cambio clim tico y riesgos de desastres naturales 6 Ruido en los medios sobe incremento en violencia en Mx 7 Devaluaci n del peso Asociarnos y crear redes con otras ong ej INEA Asociarnos con patrocinadores ej rotarios Hay muchos j venes en las comunidades Integrar l deres locales capacitados al programas Trabajar de manera estrat gica intencional con la mesa directiva 6 Utilizar la Morita como oportunidad motivacional de practicar nuevas destrezas procedimientos etc 7 Sistematizar y maximizar uso y colecci n de datos
Coraz n Strategic Planning Retreat January 17 19 2018 SWOT Analysis Internal Strengths External Opportunities 1 Not starting from scratch 2 400 kids on scholarship 61 university 3 We have trained community facilitators and local construction leaders 4 12 team visits to La Morita 5 CRM system paid for and customized 6 Experience with participatory methods 7 Whole board invested 8 Rotary grant to equip community centers 9 A team trained in transformative leadership 10 Innovative pioneering programs projects 11 CA as a model 12 Good start on service hours rules intro workshop committees scholarship planning data 13 Starting planning at right time 14 40th Anniversary 1 2 3 4 5 Internal Weaknesses External Threats 1 CRM delay and training needed 2 Demanding construction schedule starting in February 3 Need to hire new construction assistant 4 Many changes happening at the same time 5 Only on person working on Rotary Grant 6 Changing job descriptions 7 Unclear how everything we do works together 8 Unclear how to plan and monitor operations 9 No team integration program 1 2 3 4 5 6 7 Partner and network with other orgs ex INEA Partner with financial supporters Eq Rotary Lots of youth in our communities to work with Integrate trained local leaders into our programs Work more strategically and intentionally with the board 6 Utilize La Morita as a motivational practice opportunity for new skills procedures etc for newly trained community leaders 7 Systematize and maximize data collection and uses Uncertainty about border and US policies Federal election in Mexico Rising land prices Rising costs of construction materials Climate change increase risk of natural disasters Media chatter re Violence in Mexico Falling value of peso
Plan Estrat gico Coraz n 2018 17 19 de Enero del Visi n Pr ctica Qu queremos ver establecido como resultado de nuestras acciones en 3 5 a os PROCESO PARA DESARROLLAR PROBAR Y EVALUAR NUEVOS M TODOS Y TECNOLOG AS UNA ESTRATEGIA DE PROMOCI N PERMANENTE BASADA EN LA COMUNIDAD PARA AUMENTAR LA PARTICIPACI N EN TODOS LOS PROGRAMAS SISTEMA EFECTIVO DE COLECCI N DE DATOS Y REPORTES FACILITADORES LOCALES CAPACITADOS COORDINANDO PROYECTOS IDENTIFICADOS POR LA COMUNIDAD Equipo de facilitadores de La Morita Programa de bienvenida a la comunidad coordinado por representante de membres a Sistema de reporte de datos interno y externo Nueva estructura de comit implementada CRM trabajando perfecto Reclutadores comunitarios capacitados Sistema funcional de planeaci n informes y evaluaci n operacional Un comit capacitado y seguro de s mismo trabajando activamente La Morita una comunidad Madura Nuevo dise o para la casa Coraz n Centros comunitarios innovadores CA La Morita Plan de vida para participantes Coraz n tiene 500 familias participando Todos en Coraz n colectan datos Participantes capacitados en registro de horas utilizando la tecnolog a Comunidades implementando un plan de acci n L deres comunitarios coordinan programas planeados localmente Equipo de facilitadores de liderazgo transformador con un plan anual Proyectos basados en habilidades EQUIPO Y ESPACIO ADECUADO BASADO EN PROGRAMAS DEFINIDOS CLARAMENTE PROGRAMA DE J VENES INNOVADOR EMPODERADOR CON ACTIVIDADES DIVERSAS Y STAFF 9 miembros del equipo MX J venes creando contenido tecnolog a y arte 2 nuevos integrantes del equipo capacitados en el rea de programa Bodega Oficinas adecuados a largo plazo Proyectos del consejo y equipo Mx claramente definidos El c mo y porque de proyectos y actividades Evaluaci n de impacto y diagn stico de necesidades dirigiendo construcci n y otros programas L deres j venes implementando actividades en su comunidad L deres tutores capacitando a nuevas comunidades con un plan establecido J venes creadores de contenidos UN ENFOQUE HOLISTICO PREVENTIVO SALUDABLE INTEGRADO A TODOS LOS PROGRAMAS Proyectos seguros primeros auxilios Comida saludable y nutritiva Prevenci n de la violencia en alianza con Programa productivo de reciclaje con habilidades UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACI N FORMALIZADA GUIADA POR DATOS PARA DIVERSOS P BLICOS Plan de comunicaciones interna externa con redes sociales Estrategia de recaudaci n de fondos redes y comunicaciones Perfiles de las comunidades
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 Practical Vision What do we want to see in place in 3 5 years PROCESS FOR DEVELOPING TESTING AND EVALUATING NEW METHODS AND TECHNOLOGY A facilitators team doing workshops in La Morita La Morita a mature community New design for the Coraz n house Innovative community centers CA La Morita A COMMUNITY BASED ONGOING PROMOTION STRATEGY TO INCREASE PARTICIPATION IN ALL PROGRAMS Community welcome program run by outreach representatives Trained community recruiters Life plan for participants Corazon has 500 families EFFECTIVE SYSTEM FOR DATA COLLECTION AND REPORTS Internal and external data reporting system CRM functions well Functional operation planning reporting and evaluating system Everyone collecting data Participants trained to register hours using technology TRAINED LOCAL FACILITATORS LEADING COMMUNITY IDENTIFIED PROJECTS ADEQUATE SPACE AND STAFF BASED ON CLEARLY DEFINED PROGRAMS New committee implemented 9 Mexican staff members A fully trained and self secure committee working actively 2 new staff members fully trained in the program areas Communities implementing a strategic action plan Community leaders manage locally planned programs Transformative leadership facilitators team with an annual workshop plan Skill based projects Office warehous e adequate for long term Board Mexican staff projects clearly defined The how and what of programs and activities Impact evaluation and needs assessment directing construction and other programs STAFFED INNOVATIVE EMPOWERING YOUTH PROGRAM WITH DIVERSE ACTIVITIES A HOLISTIC PREVENTATIVE HEALTHY LIFESTYLE APPROACH INTEGRATED INTO ALL PROGRAMS A FORMALIZED DATA DRIVEN COMMUNICATIONS STRATEGY FOR ALL STAKEHOLDERS Youth creating content tech and arts Safe projects First aid etc Healthy and nutritious foods Violence prevention in partnership with Goods and skills from productive recycling program An external internal communications plan with social media A fundraising networking communications strategy Community profiles Youth leaders implementing activities in their communities Tutoring leaders training new communities with an established plan Youth content creators
Plan Estrat gico Coraz n 2018 17 19 de Enero del Contradicciones Subyacentes Qu nos obstaculiza para mover hacia nuestra visi n MODELO DE CORAZ N NO RESPONDE DE MANERA EFECTIVA A NECESIDADES DE DESARROLLO COMUNITARIO MANERAS INEFECTIVAS PARA ATENDER E IMPLEMENTAR CAMBIOS NECESARIOS SISTEMAS Y PROCESOS INCONSISTENTES Y NO ACTUALIZADOS PARA EL MANEJO EFECTIVO DE DATOS SISTEMAS Y PROCESOS INADECUADOS PARA APOYAR A UN EQUIPO Y PROGRAMAS EN UN CONTACTO DIN MICO EQUIPO Y PROCESOS INADECUADOS PARA INICIAR NUEVOS PROGRAMAS Estilos autoritarios de liderazgo Los participantes esperan en lugar de iniciar el liderazgo Los participantes no se han integrado forman parte de las decisiones Programas compiten por horas de participantes Comit reporta sobre el pasado vs comit planea mensual Falta de disponibilidad o sin uso de recursos tecnol gicos en las comunidades No hay claridad en los participantes de los beneficios de expansi n Investigaci n y desarrollo es una perspectiva nueva sin formular Reto de cambiar el pensamiento individual H bitos no desarrollados para promover vida saludable H bitos no saludables no tienen importancia Ideas Viejas de c mo se deben hacer las cosas Resistencia a cambios en programas Los involucrados tienen temor a los cambios H bito de abarcar demasiado Los participantes tienen poca pr ctica y confianza para facilitar Sistema poco claro para integrar datos para comunicaci n Ignorancia sobre recolecci n permanente y veraz de datos No tener identificada la informaci n m s importante para recolectar No hemos tenido datos actualizados Colecta de informaci n se hace separado y sin est ndar Entrenamiento b sico en tecnolog a inadecuado No hay evaluaci n de impacto con datos Se necesita tiempo para capacitar en CRM y uso de tecnolog a Descripciones de funciones no se revisan y actualizan al ritmo de cambio No hay un programa formal de desarrollo del equipo Necesidad inmediata y roles no identificados para nuevos integrantes del staff No hay indicadores de xito integrados a las actividades Programas y actividades no est n claramente estructurados ni asignados staff y comit Otras prioridades o urgencias en operaciones Promover un programa de j venes solo por la cantidad Opciones limitadas para la participaci n de j venes Intereses de los j venes nodescubiertos No hay promoci n de actividades para j venes ni staff que de seguimiento No tener un miembro del equipo para dar seguimiento a las actividades con j venes
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 Underlying Contradictions What is blocking us from reaching our vision CORAZON MODEL NOT RESPONDING EFFECTIVELY TO COMMUNITY DEVELOPMENT NEEDS Authoritative leadership style in community Participants look for rather than initiate leadership Participants aren t integrated part of decision making Programs compete for participant s hours Committee reporting past activities vs committee planning monthly bi Unavailable or unused technological resources in communities Benefits of expansion not clear to participants Research and development mindset is unformulated new perspective INEFFECTIVE WAYS FOR ADDRESSING AND IMPLEMENTING NEEDED CHANGES Challenge of changing individual mindset Undeveloped habits to promote healthy life Unhealthy habits overlooked Old ideas for how things are done Resistance to program changes Stakeholders fear change Habit of doing too much Participants lack practice and confidence to facilitate OUTDATED INCONSISTENT SYSTEMS AND PROCESSES FOR EFFECTIVE DATA MANAGEMENT Unclear systems for integrating data for communication Ignorance of importance of accurate ongoing data Have not identified most useful data to collect We don t have updated data Data collection is done in isolation and without standards Inadequate basic tech training No impact evaluation using data We need more time to train on CRM and Tech use Plan Estrat gico Coraz n INADEQUATE SYSTEMS AND PROCESSES FOR SUPPORTING GROWTH AND CHANGES IN STAFF AND PROGRAMS INADEQUATE STAFFING AND PROCESSES FOR INITIATING NEW PROGRAMS Job descriptions are not revised and updated at the current rate of change No formal staff development program Immediate need and unidentified roles for new staff There are no success indicators integrated into activities Programs and activities are not clearly structured or assigned to staff and committee Other priorities and urgencies in operations Promoting a youth program solely on numbers Limited options for youth involvement Undiscovered youth interests There is no youth activity promotion or staff assigned to follow up Have not identified staff member to follow up with youth activities 17 19 de Enero del 2018 Direcciones Estrat gicas Qu acciones innovadoras y sustanciales podemos tomar para enfrentar las contradicciones subyacentes para movernos hacia nuestra visi n SISTEMATIZANDO EL DESARROLLO Y APOYO PARA EL EQUIPO
Invertir en el apoyo para y el desarrollo del equipo Tiempo para conectarse Identificar y comunicar prioridades del equipo en diferentes periodos durante el a o Programas de amigos para tareas individuales Entrenar staff en marco de resultados u otro y desarrollo comunitario Un encargado de Recursos Humanos en el staff Planes operacionales del equipo con m tricas presupuesto y necesidades de capacitaci n Invertir en capacitaci n profesional para uso de tecnolog a Organigrama para staff con descripciones de posiciones y programas Contrataci n de colaboradores estructurada en un modelo de crecimiento desde internos coordinadores Estandarizar la Colecci n de Datos Formatos estandarizados en recolecci n de datos con objetivos definidos Un equipo de captura con comunidad Simplificar los formatos de recolecci n de datos Establecer el margen objetivo que deseamos cubrir con la recolecci n de datos Reestructurar y Alinear Programas Actividades a modelo Profundizar Nuestro Entendimiento del de Desarrollo Comunitario Desarrollo Comunitario Establecer criterios para procesos y categorizar Estudiar bancos de tiempo y monedas programas proyectos actividades Tener todos una sola definici n sobre Alinear nuestras actividades programas a un modelo de desarrollo comunitario desarrollo comunitario Inventario de m todos y herramientas de Documentar proceso oficial de aprobaci n de cambios participaci n para promover el cambio Reestructuraci n y o eliminaci n de actividades y Capacitaci n profesional sobre el desarrollo programas comunidades comunitario Los beneficiados de Coraz n se pueden accede sin importar donde de hicieron las horas Horas de servicio comunitario para la organizaci n hacienda limpieza Invertir en evaluaci n de impacto profesional para identificar debilidades en el modelo Integrar a L deres Comunitarios Desarrollar un Programa de J venes Ana l der de taller de visi n en la Morita J venes organizados documentan y celebran actividades comunitarias Formar grupos de participantes capacitados para el desarrollo de proyectos Proyecto de diagnostico de necesidades de j venes comunitarios Contratar a 1 participante como coordinador de j venes Conectar nuevos facilitadores con experimentados al implementar talleres Investigar programa o actividades existentes en la comunidad para j venes Representes de comit s Nuevo modelo elaboran reportes significativos Reunirnos con l deres para definir iniciativas o actividades para el programa mensualmente digital y redes sociales de j venes Intercambios de liderazgo entre comunidades Planeaci n estrat gica en cada comunidad FORTALECIENDO Y MIDIENDO NUESTRO MODELO DE DESARROLLO COMUNITARIO INCREMENTANDO Y DIVERSIFICANDO LA PARTICIPACION Y LIDERAZGO COMUNITARIO
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 Strategic Directions What practical actions can we take to deal with the contradictions and move toward our vision Invest in Staff Development and Support Bonding time Identify and communicate priorities during different seasons during the year Buddy program on individual assignments Train staff on outcome frameworks One staff member as H R Staff Operational plans with metrics budget and training needs Invest in professional training for tech use Staff Organizational chart with position descriptions and program matching updates A structure of hiring staff as our organization grows Standardize Data Collection Restructure and Align Programs Activities to Community Development Model Standardized formats to collect data with Establish a criteria on how to process and categorize defined objectives all programs projects activities A data entry team in each community Align activities programs to a community Simplify data collecting formats development program Establish objectives of what we desire to Document official change approval process learn as we collect data Restructure and or elimination of activities Connect with stakeholders to chart out programs communities needed statistics and data for collection Coraz n benefits can be accessed no matter where you did hours Community service hours for Org clean up Invest in professional impact evaluation to identify model weaknesses Integrate Community Leaders Ana lead vision workshop in La Morita Identify a specific group of participants who will be trained for special projects Partner new facilitators with confident ones when running workshops Committee reps new model create meaningful reports on a monthly basis digital and Social media Leadership exchanges between communities Strategic planning in each community SYSTEMATIZING STAFF DEVELOPMENT AND SUPPORT Deepen our understanding of Community Development Study time banks and currencies Have the same definition of community development Inventory of methods tools participatory to promote change A professional workshop about community development Develop a Youth program Organized youth document and celebrate community activities Youth needs assessment project Hire 1 participant as youth coordinator Identify programs or activities for youth available in the community Meet with youth leader to define initiatives or activities for youth program INCREASING DIVERSIFYING COMMUNITY PARTICIPATION
Plan Estrat gico Coraz n 17 19 de Enero del 2018 Lluvia de Ideas Logros a Un A o Realidad Actual SISTEMATIZANDO EL DESARROLLO Y APOYO PARA EL EQUIPO FORTALECIENDO Y MIDIENDO NUESTRO MODELO DE DESARROLLO COMUNITARIO INCREMENTANDO Y DIVERSIFICANDO LA PARTICIPACION Y LIDERAZGO COMUNITARIO No integraci n de planes cotidianos con plan estrat gico Insuficiente Equipo Coordinaci n e informaci n inadecuada Falta claridad que actividades van con cual programa Somos incre bles Roles cambiantes Estamos motivados a los cambios Hay que hacerlo aun con trabajo en camino Esfuerzos pasados no han tenido mucho xito Una organizaci n de membres a 40 casas y otros 20 proyectos de construcci n Estamos trabajando en definici n de los programas Tenemos disciplina en entrega de informaci n Informes mensuales de las comunidades inefectivas Horas de servicio desactualizados 7 comunidades con comit Empezaremos una nueva comunidad Nuevo centro con eco tecnolog as L deres capacitados Confusi n sobre desarrollo comunitario Investigaci n e informaci n de las 7 comunidades Centros comunitarios 30 de participantes son j venes Programa de becas requiere 10 horas para tutor as y 5 proyectos Grupo peque o de personas de hacen todo el trabajo Academia comunitaria en 3 comunidades 20 en total Estilo autoritario persiste a n Requisito de horas inconsistentes Los j venes tienden a ser no motivados y muy ocupados Tenemos Fondos para capacitaci n de emprendedores y equipamiento de los centros comunitarios L deres de construcci n locales diversificados Mesa directiva muy interesada en construcci n Logros a Un A o 1 Proceso establecido para reclutar e integrar al equipo 2 Sistema comprensiva establecido para planear monitorear comunicar y evaluar las operaciones del equipo 3 Equipo competente en el uso del sistema 4 Una actividad mensual para construir una cultura sana del equipo Indicadores del xito Equipo Felices y motivados Balanceados y no estresados Claridad sobre los programas Equipo suficiente Caminamos con la misma visi n Oficina nueva Sistemas efectivos nuevos usados de manera consistente Equipo es un modelo para l deres comunitarios Competencias tecnol gicas para el equipo Proceso desarrollado e implementado para la colecci n del uso de datos Investigaci n y capacitaci n sobre desarrollo comunitario Cada programa est claramente definido integrado suavemente y respondiendo a las necesidades de las comunidades Propuesta aprobada sobre modelo desarrollo comunitario Modelo de desarrollo comunitario establecido y capaz de ser comunicado Informes mensuales de impacto sabr amos cual es nuestro impacto Relaci n estrat gica ayudando con investigaci n de datos Fondos incrementados y diversificados Tenemos claro como integramos m todos nuevos Participantes tienen un sentido de cuidarse a la comunidad no solo a uno mismo Todos animados y claros sobre el enfoque comunitario 1 Evaluaci n de impacto y diagnostico de necesidades pata j venes construcci n y otros programas completado por profesionista externo 2 Facilitadores nuevos capacitados y participando como facilitadores 3 4 componentes de participaci n piloteados y evaluados Un l der de construcci n local Un programa de j venes robusto coordinado por un miembro del equipo CACC y La Morita con centros comunitarios modelos L deres locales integrados en la toma de decisiones Academias comunitarias locales en las 7 comunidades Planeaciones estrat gicas por comunidad 1 2 3 4
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 Brainstorm of One Year Accomplishments Current Reality SYSTEMATIZING STAFF DEVELOPMENT AND SUPPORT STRENGTHENING AND MEASURING OUR COMMUNITY DEVELOPMENT MODEL No way to integrate daily work with strategic plan Understaffed Inadequate coordination and information Unclear which activities are part of which program We are an awesome team Shifting roles Motivated by the changes Making big changes while the train is moving Past attempts have not been that successful 1 2 3 4 Member services organization 40 houses per year 20 projects Working on program definitions Ineffective monthly reports from the community Huge service hours backlog 7 communities with committees Starting a new community New eco tech community center Trained leaders Confusion on what is community development Initial research from all 7 communities Community centers 1 30 of Corazon members are youth Youth scholarships program requiring 10 hours tutoring and 5 hours on projects Small groups of leaders doing everything Neighborhood academy in 3 communities 20 total Authoritative style still pervasive Inconsistent service hour requirement Youth tend to be unmotivated and very busy Funding for entrepreneurial training and equipping community centers Diverse local construction leaders Board invested in construction 1 INCREASING DIVERSIFYING COMMUNITY PARTICIPATION Year One Accomplishments 2 3 4 2 3 Process in place for recruiting and integrating staff Monthly activity to build a healthy team culture Comprehensive system in place for planning monitoring communicating and evaluating staff operations Staff proficient in CRM use Process developed and implemented to collect useful data Research and training on community development done Each program is clearly defined seamlessly integrated and responsive to community needs Proposal on community development model completed Impact evaluation and needs assessment for youth construction and other programs completed by outside professional Newly trained facilitators integrated into strategic community activities 4 participation components piloted and evaluated Success Indicators Happy and motivate staff balanced and not stressed Clarity on programs Adequately staffed Moving toward one vision New office New effective systems consistently used Staff is a model for community leaders Staff is technically competent Community development model in place and able to be communicated Monthly impact reports we would know impact we re making Partnership helping with data research Increased and diversified funding We are clear on how to integrate new approaches Participants have a sense of caring for whole community Everyone fully engaged and on board One local lead builder Thriving youth program with staff CA and La Morita with model community centers Local leaders are integrated into decision making Local neighborhood academies in all 7 communities Strategic plans in each community
Plan Estrat gico Coraz n 17 19 de Enero del 2018 Logros a Un A o Por Trimestre DIRECCIONES ESTRAT GICAS SISTEMATIZANDO EL DESARROLLO Y APOYO PARA EL EQUIPO Tri 1 Enero a Marzo Proceso establecido para reclutar e integrar al equipo MH JA Una actividad mensual para construir una cultura sana del equipo LC PA LG Tri II Abril a Junio Sistema comprensivo establecido para planear monitorear comunicar y evaluar las operaciones del equipo JA MH RA Equipo competente en el uso del sistema MH LC Proceso desarrollado e implementado para la colecci n de datos tiles MH TV Investigaci n y capacitaci n sobre desarrollo comunitario PA RA LC MC FORTALECIENDO Y MIDIENDO NUESTRO MODELO DE DESARROLLO COMUNITARIO Tri IV Octubre a Diciembre Cada programa est claramente definido integrado org nicamente y respondiendo a las necesidades de las comunidades RA TV MC Propuesta aprobada sobre modelo desarrollo comunitario JA RA INCREMENTANDO Y DIVERSIFICANDO LA PARTICIPACION Y LIDERAZGO COMUNITARIO Tri III Julio a Septiembre Evaluaci n de impacto y diagnostico de necesidades para j venes construcci n y otros programas completado por profesionista externo JA MH Facilitadores reci n capacitados integrados a actividades comunitarias estrat gicas MC LG 4 componentes de participaci n piloteados y evaluados MH MC TV PA
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 One Year Accomplishments by Quarter STRATEGIC DIRECTIONS SYSTEMATIZING STAFF DEVELOPMENT AND SUPPORT Qtr I January March Process in place for recruiting and integrating staff MH JA Monthly activity to build a healthy team culture LC PA LG Qtr II April June Comprehensive system in place for planning monitoring communicating and evaluating staff operations JA MH RA Qtr III July September Staff proficient in CRM use MH LC Process developed and implemented to collect useful data MH TV Research and training on community development done PA RA LC MC STRENGTHENING AND MEASURING OUR COMMUNITY DEVELOPMENT MODEL INCREASING DIVERSIFYING COMMUNITY PARTICIPATION Qtr IV October December Each program is clearly defined seamlessly integrated and responsive to community needs RA TV MC Proposal on community development model completed JA RA Impact evaluation and needs assessment for youth construction and other programs completed by outside professional JA MH Newly trained facilitators integrated into strategic community activities MC LG 4 participation components piloted and evaluated MH MC TV PA
Plan Estrat gico Coraz n 17 19 de Enero del 2018 RESUMEN DEL PLAN ESTRAT GICO Pregunta de Enfoque C mo podemos nosotros como equipo de Coraz n desarrollar y consolidar programas m todos e infraestructura alineados a la misi n manteni ndonos relevantes y satisfaciendo las necesidades cambiantes en las comunidades fronterizas de M xico durante los pr ximos 3 a os Direcciones Estrat gicas SISTEMATIZANDO EL DESARROLLO Y APOYO PARA EL EQUIPO FORTALECIENDO Y MIDIENDO NUESTRO MODELO DE DESARROLLO COMUNITARIO Contradicciones Subyacentes Modelo de Coraz n no responde de manera efectiva a necesidades de desarrollo comunitario Maneras inefectivas para atender e implementar cambios necesarios Sistemas y procesos inconsistentes y no actualizados para el manejo efectivo de datos Sistemas y procesos inadecuados para apoyar a un equipo y programas en un contexto din mico INCREMENTANDO Y DIVERSIFICANDO LA PARTICIPACION Y LIDERAZGO Equipo y procesos inadecuados para iniciar nuevos programas Visi n Pr ctica Proceso para desarrollar probar y evaluar nuevos m todos y tecnolog as Una estrategia de promoci n permanente basada en la comunidad para aumentar la participaci n en todos los programas Sistema efectivo de colecci n de datos y reportes Facilitadores locales capacitados coordinando proyectos identificados por la comunidad Equipo y espacio adecuado basado en programas definidos claramente Programa de j venes innovador empoderador con actividades diversas y staff Un enfoque hol stico preventivo saludable integrado a todos los programas Una estrategia de comunicaci n formalizada guiada por datos para diversos p blicos
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 SUMMARY OF STRATEGIC PLAN Focus Question How do we as the staff of Coraz n develop and solidify consistent mission aligned programs methods and infrastructure while remaining relevant and meeting the changing needs in communities on the border in Mexico over the next 3 years STRATEGIC DIRECTIONS UNDERLYING CONTRADICTIONS PRACTICAL VISION Coraz n model not responding effectively to community development SYSTEMATIZING STAFF DEVELOPMENT AND SUPPORT STRENGTHENING AND MEASURING OUR COMMUNITY DEVELOPMENT MODEL Process for developing testing and evaluating new methods and technology Ineffective ways for addressing and implementing needed changes Outdated inconsistent systems and processes for effective data management Inadequate systems and processes for supporting growth and changes in staff and programs INCREASING DIVERSIFYING COMMUNITY PARTICIPATION Inadequate staffing and processes for initiating new programs A community based ongoing promotion strategy to increase participation in all programs Effective system for data collection and reports Trained local facilitators leading community identified projects Adequate space and staff based on clearly defined programs Staffed innovative empowering youth program with diverse activities A holistic preventative healthy lifestyle approach integrated into all programs A formalized data driven communications strategy for all stakeholders
Plan Estrat gico Coraz n 17 19 de enero del 2018 PLAN DE IMPLEMENTACI N DEL EQUIPO Direcci n estrat gica Logro Que Intenci n Por que Pasos de Implementaci n C mo Quien 1 Miembros del equipo Persona Responsable Recursos Necesarios Para Cuando
Coraz n Strategic Plan January 17 19 2018 TEAM IMPLEMENTATION PLAN Strategic Direction Accomplishment What Intent Why Implementation Steps How Who 2 Team Members Person Responsible Resources Needed By When
Quarterly Evaluation and Planning Rhythm Participants Those involved in the planning and implementation Rational Objective Assess accomplishments and plan for the next period Experiential Objective Affirm and re energize individuals and teams Product Outcome Clear tasks and roles for the next period May Quarterly Planning Event August Quarterly Planning Event November Quarterly Planning Event February Annual Planning Event Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Development of measurable accomplishments for next 12 months on quarterly calendar Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment 2 hours 2 hours 2 hours 4 hours Participation Works 80 North Center Redlands CA 92373 Phone Fax 909 793 4482 E mail participationworks verizon net
Quarterly Evaluation and Planning Rhythm Participants Those involved in the planning and implementation Rational Objective Assess accomplishments and plan for the next period Experiential Objective Affirm and re energize individuals and teams Product Outcome Clear tasks and roles for the next period May Quarterly Planning Event August Quarterly Planning Event November Quarterly Planning Event February Annual Planning Event Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Review of Vision Obstacles and Strategic Directions Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Evaluation of 90 Day Action Plan Brainstorm of accomplishments what didn t get done blocks learnings and implications Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment Development of measurable accomplishments for next 12 months on quarterly calendar Plan for next 90 days Measurable accomplishments on quarterly timeline 90 day action plan for each accomplishment 2 hours 2 hours 2 hours 4 hours Participation Works 80 North Center Redlands CA 92373 Phone Fax 909 793 4482 E mail participationworks verizon net
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