Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Curso de Google Drive 1 Cuenta de usuario en Google 2 Google Drive Introducci n Acciones principales Vistas de los elementos Aplicaci n de Google Drive para PC Gesti n de contenidos en Google Drive Colaboraciones Revisiones Comentarios 3 Formularios de Google Drive Edici n de formularios Gestionar formularios 1 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Curso de Google Drive 1. Cuenta de usuario en Google 2. Google...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales 1 Cuenta de usuario en Google Para poder comenzar a utilizar las herramientas de Google Drive es necesario tener una cuenta de Google creada Para crear una cuenta pulsaremos el bot n Iniciar sesi n en la pantalla inicial de Google en http www google com Ahora pulsaremos el bot n Crear cuenta Y ahora rellenaremos los datos que nos piden Nos va a hacer falta introducir el tel fono m vil para confirmar nuestra cuenta y adem s podremos usarlo m s tarde con una doble pol tica de seguridad No tenemos que preocuparnos por aportar nuestro n mero de m vil porque Google no nos va a enviar ning n tipo de informaci n al tel fono Una vez pulsemos el bot n Paso siguiente La cuenta estar definitivamente creada Una vez tenemos la cuenta creada podemos hacer uso de todas las aplicaciones de Google que requieren de autenticaci n 2 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  1. Cuenta de usuario en Google Para poder comenzar a utilizar ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales 2 Google Drive Es un servicio de Google que sustituye a Google Docs incluyendo varias de sus funcionalidades Para hacer uso del servicio es necesario disponer de una cuenta de Google Google drive nos permite almacenar ficheros para que est n disponibles desde cualquier PC o dispositivo m vil en cualquier parte De esta manera si actualizamos un archivo desde cualquier lugar esta actualizaci n ser visible en todos los dem s dispositivos desde donde accedamos a nuestra cuenta de Google y esto se realiza de manera transparente para el usuario Actualmente Google Drive nos permite almacenar gratuitamente hasta 15 GB de datos con opci n a ampliar espacio previo pago Tambi n nos permite crear documentos de texto hojas de c lculo presentaciones y formularios es decir los contenidos que antes se generaban con Google Docs que ser n almacenados directamente en Google Drive por lo que podremos acceder a ellos desde cualquier sitio con cualquier dispositivo m vil o PC Esta funcionalidad es muy til y nos permite disponer de nuestros archivos desde cualquier PC o dispositivo m vil de esta manera no vamos a depender de tener un PC in situ con dichos archivos y adem s con programas adecuados para la gesti n de documentos hojas de c lculo de presentaciones De esta manera para trabajar con nuestros archivos tan solo necesitaremos un navegador y una conexi n a internet Podemos compartir carpetas y archivos y dem s contenidos que antes se generaban por Google Docs con otros usuarios de Google evitando de esta manera tener que usar el correo electr nico u otros m todos m s rudimentarios para estar enviando y recibiendo ficheros entre diferentes personas La funcionalidad m s interesante que permite la compartici n de archivos es que todos los usuarios que tengan un mismo archivo podr n editarlo a la vez y todos ver n los cambios que est n realizando los dem s en su propia pantalla mientras se tiene el documento abierto Como los archivos que se est n editando en Google Drive no necesitan ser almacenados cada vez que hay un cambio sino que se almacenan autom ticamente cada vez que se detecta un cambio el m s m nimo cambio en el archivo es almacenado y se refleja en todas las pantallas de los usuarios que tengan abierto el mismo documento Google Drive guardar un historial perpetuo de revisiones de los documentos hojas de c lculo y presentaciones que generemos con l esto quiere decir que cada En el caso que generemos documentos hojas de c lculo y presentaciones de manera colaborativa con otras personas Google Drive permite trabajar en dichos archivos de forma nica si tener que estar manejando varias copias del archivo Para acceder a Google Drive iremos a la direcci n 3 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  2. Google Drive Es un servicio de Google que sustituye a Googl...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales http drive google com Y nos autenticaremos con nuestra cuenta de Google Al entrar veremos una pantalla de este tipo Desde aqu tenemos acceso a la estructura de ficheros que tenemos en nuestra cuenta de Google Drive que estar formada por una serie de archivos de varios tipos as como de carpetas as como a la gesti n de dichos elementos Acciones principales Las acciones principales que se pueden realizar en Google Drive son Acceder a los ficheros Para acceder a los ficheros pulsaremos directamente sobre ellos Una vez que estemos trabajando sobre un elemento es decir edit ndolo sea un documento hoja de c lculo dem s Google Drive no hace necesario almacenar el elemento cada cierto tiempo Google Drive se encarga de hacerlo cada vez que se le hace una modificaci n al elemento Esta manera de trabajar da la posibilidad de trabajar de manera colaborativa en el mismo archivo a varios usuarios eso lo veremos m s adelante Utilizar el buscador Existe un buscador de elementos que podemos usar de manera an loga a como usamos el buscador principal de Google la nica diferencia es que los resultados solamente ser n elementos que est n en nuestro Google Drive Crear documentos hojas de c lculo presentaciones y formularios Para crear cualquiera de los tipo de fichero que se pueden crear usaremos el bot n Crear 4 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  http   drive.google.com Y nos autenticaremos con nuestra cuent...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Y pulsaremos sobre el tipo de elemento que queremos crear M s adelante veremos la creaci n de formularios Una vez que creamos un elemento desde aqu se nos abrir una ventana de edici n desde donde podremos trabajar con el elemento creado Una vez terminada la edici n o en cualquier momento podemos volver a la pantalla principal de Google Drive pulsando el icono que describe el tipo de elemento que estamos editando y que aparece en la esquina superior izquierda de la ventana de edici n de elementos En cada cambio que realizamos efectivamente vemos que el guardado es autom tico porque vemos un texto que nos lo indica Si pulsamos Conectar m s aplicaciones tendremos acceso a una infinidad de aplicaciones con la que crear tipo de documentos de variado tipo Subir ficheros o carpetas Para subir un elemento desde nuestro equipo a Google Drive pulsaremos sobre el bot n Y pulsaremos de nuevo sobre Archivos o Carpeta seg n sea lo que queramos subir se nos abrir una ventana de exploraci n y seleccionaremos el elemento que queramos subir 5 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Y pulsaremos sobre el tipo de elemento que queremos crear. M  ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Crear nueva carpeta Para ello pulsaremos el bot n Evidentemente una vez que creemos cualquier elemento o subamos cualquier carpeta o archivo estos estar n disponibles inmediatamente en cualquier dispositivo o PC desde el que accedamos a nuestra cuenta de Google Drive Vistas de los elementos Podemos ver el conjunto de los elementos de nuestro espacio de Google Drive de varias maneras Compartido conmigo Listado de los elementos que otros usuarios tienen compartido conmigo Destacados Listado de los elementos que han sido marcados como destacados a trav s de la opci n Marcar como destacado dentro de M s o a trav s del bot n Reciente Listado de los elementos accedidos m s recientemente Esta vista no est organizada por carpetas sino exclusivamente por la fecha de ltimos accesos recientes sobre el conjunto de todos los elementos Actividad Lista las actualizaciones que se van realizando en tiempo real de todo lo que modifiquemos nosotros de otras personas que tengan acceso a nuestros elementos o de las modificaciones que hagamos nosotros sobre elementos compartidos de otras personas Sin conexi n Esta opci n no la vamos a ver Papelera Lista los elementos que han sido eliminados Propietario tipo m s Esta opci n nos permite filtrar todos los elementos a trav s de diferentes criterios o Soy propietario o No soy propietario 6 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       Crear nueva carpeta  Para ello pulsaremos el bot  n   Evi...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales o Cada uno de los posibles tipos de elementos o Visibilidad o Abierto por m Esta opci n a medida que se van escogiendo filtros va a adiendo dichos filtros al buscador podemos a adir m s de un filtro o eliminar los que ya est n seleccionados El listado se ir actualizando a medida que se vayan a adiendo dichos filtros Aplicaci n de Google Drive para PC Para conectar una carpeta de nuestro PC directamente a Google Drive podremos descargarnos una aplicaci n pulsando en Esto es til en el caso que tengamos mucho trasiego de ficheros del PC a nuestro espacio en Google Drive En caso que hagamos poco uso de los elementos almacenador en Google Drive no se hace necesario el uso de esta aplicaci n Pero si hacemos un uso importante de dichos recursos seguramente nos resultar mucho m s c modo tener un acceso a todos los elementos de nuestra cuenta de Google Drive directamente en una carpeta de nuestro sistema y as nos evitamos tener que estar accediendo al navegador cada vez que queramos utilizar alguno de estos recursos Es evidente que cuando modifiquemos un elemento en nuestra carpeta asociada a Google Drive esta modificaci n se ver de manera inmediata a trav s de cualquier sitio desde donde entremos a nuestra cuenta Es posible tener instalada esta aplicaci n en varios PCs y no solo en uno De esta manera cada vez que se realice un cambio dicho cambio provocar una actualizaci n de los elementos modificados en todos los PCs donde est instalado este software La aplicaci n se puede descargar desde https tools google com dlpage drive 7 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  o Cada uno de los posibles tipos de elementos. o Visibilidad. ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Una vez instalada la abrimos y tendremos que insertar los datos de nuestra cuenta de Google Insertamos nuestro usuario y contrase a Y nos informa que ser creada una carpeta en nuestro equipo Cuando aparezca la siguiente pantalla no pulsar Iniciar sincronizaci n hasta seleccionar la carpeta adecuada en Configuraci n avanzada 8 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Una vez instalada la abrimos y tendremos que insertar los dato...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Nos informa que nuestros archivos se van a sincronizar con nuestra unidad en Google Drive pero Qu archivos Por defecto y si no decimos lo contrario nos va a sincronizar la carpeta Mis documentos Si por cualquier motivo no deseamos que sea esa carpeta la que este sincronizada con nuestro Google Drive pulsaremos en Configuraci n avanzada En Ubicaci n de carpeta seleccionamos que carpeta queremos sincronizar con Google Drive En Opciones de sincronizaci n seleccionamos para el equipo donde estemos instalando la aplicaci n qu carpetas de las que est n en nuestro Google Drive queremos sincronizar con nuestro PC Es decir si en la opci n anterior Ubicaci n de carpeta vamos a seleccionar qu carpeta de nuestro PC va a ser sincronizada con nuestro espacio Google Drive ahora en esta opci n vamos a elegir que carpetas de las que ya existen en nuestro espacio de Google Drive en la nube van a ser sincronizadas para aparecer as en nuestra carpeta de nuestro PC Esto es til porque igual en un PC nos interesa que no se descarguen ciertas carpetas de Google Drive e igual en otro s Por ejemplo en el PC del trabajo queremos tener s lo cosas del trabajo y en casa s lo cosas de andar de casa 9 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Nos informa que nuestros archivos se van a sincronizar con nue...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Una vez configurado todo adecuadamente pulsaremos en Iniciar sincronizaci n y lo que haya en nuestra carpeta subir a nuestra unidad Google Drive y lo que hubiera en la unidad bajar a nuestra carpeta e igual con las carpetas que hubi ramos seleccionado de Google Drive A partir de ahora cualquier cambio que hagamos en un archivo en un sitio se reflejar en el otro Aqu se incluyen las eliminaciones de archivo Cuidado con esto Si eliminamos un archivo en un sitio ser eliminado de todos los dem s Si en alg n momento deseamos que nuestra carpeta del PC no contin e sincroniz ndose podemos desactivar la sincronizaci n desde su icono de programa pulsando con el bot n derecho del rat n Y ahora pulsamos No sincronizar en cualquier momento podemos deshacer esta opci n y continuar sincronizando con Continuar sincronizaci n Gesti n de contenidos en Google Drive Los elementos disponibles en Google Drive se muestran en un listado donde vemos un icono representativo de su tipo su nombre y dos columnas con datos Su propietario Recordemos que podemos estar viendo elementos compartidos por otros usuarios y en una ltima columna la fecha de su ltima modificaci n Con todos estos elementos podremos realizar varias acciones en general Ordenaci n y selecci n de criterio en las dos ltimas columnas Pulsando en el bot n PROPIETARIO o en el bot n LTIMA MODIFICACI N se ordenar por ese criterio pero si pulsamos en la lista desplegable asociada a las dos ltimas columnas se puede cambiar el criterio de ordenaci n esto tambi n se puede 10 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
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Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales realizar desde el bot n Ordenar Podremos ordenarlo por propietario ultima modificaci n m a ltimos abiertos por m y por espacio utilizado Cambiar a lista cambiar a cuadricula Pulsando en estos botones cambiaremos la vista de los elementos a lista o cuadricula seg n nos convenga Y en particular podemos seleccionar uno varios o todos los elementos marcando las casillas que preceden a cada uno y realizar sobre los elegidos varias acciones Compartir Pulsando en el bot n Se pueden compartir todo tipo de elementos y vemos la siguiente ventana Podemos seleccionar la direcci n del documento a compartir y distribuirla v a Gmail Facebok Twitter o Google Y seleccionaremos qui n tiene acceso al 11 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  realizar desde el bot  n Ordenar.  Podremos ordenarlo por prop...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales elemento pulsando en Cambiar Se puede compartir un elemento de manera p blica con lo que aparecer en el buscador de Google a cualquier persona que reciba el enlace de estas dos maneras se puede acceder al documento sin iniciar sesi n en Google Si lo compartimos de manera privada solo se podr consultar el elemento autentic ndose en Google y solo podr n verlos aquellas personas que hayan sido invitadas a trav s de su correo electr nico de Google Estas invitaciones podemos realizarlas desde el cuadro de texto de la ventana Configuraci n para compartir Una vez que hayamos a adido correos electr nicos de las personas que queramos invitar a acceder al documento hay que seleccionar que tipo de acceso va a tener dicha persona Los permisos ser n de edici n de comentario y de acceso para simplemente ver el elemento Antes de guardar la configuraci n de compartici n debemos seleccionar si queremos mandar una notificaci n v a email a las personar con las que hemos compartido el documento Si no lo hacemos estas personas no ser n conscientes de dicha compartici n hasta que vean el elemento cuando entren en su Google Drive 12 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  elemento pulsando en Cambiar   Se puede compartir un elemento ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales y esto puede no ser evidente si la estructura de carpetas del espacio Google Drive es complejo o si es que hay muchos archivos en dicho espacio As que es conveniente realizar la notificaci n v a email Una vez realizada la compartici n si volvemos a elegir la opci n de compartir este elemento veremos un listado como el siguiente Desde el que podemos cambiar el tipo de acceso general al documento y en particular a cada uno de los personas que hayamos invitado previamente E incluso eliminar dicha compartici n pulsando el bot n X Eliminar Haciendo uso de este bot n eliminamos cualquier elemento seleccionado Mover a Los elementos seleccionados se mover n a la carpeta especificada con este bot n Vista previa En elementos que no son carpetas muestra una ventana emergente de previsualizaci n de contenido Desde esta ventana no se puede modificar el contenido M s En esta bot n se nos abren m s opciones de las que solo veremos algunas y otras ya las hemos visto 13 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  y esto puede no ser evidente si la estructura de carpetas del ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Abrir Es lo mismo que pulsar encima de cada elemento si es un archivo o documento lo abre si es una carpeta entra en ella A adir estrella Es lo mismo que pulsar sobre el icono estrella Que aparece delante de cada elemento si esta activado veremos ese elemento en la secci n Destacados Detalles Nos muestra una posible vista previa del documento y toda la informaci n asociada a l de una sola vez as como acceso a la edici n de varias propiedades del elemento 14 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       Abrir  Es lo mismo que pulsar encima de cada elemento, si...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales No mostrar en la lista de actividad Si lo activamos el elemento seleccionado no aparecer en la secci n Actividad Esto es til si por alguna causa no queremos que esa informaci n se muestre en Actividad Cambiar nombre Cambia el nombre del elemento Marcar como no visualizado Si lo activamos el nombre del elemento aparece en negrita en la lista de elementos destacado sobre los dem s Crear una copia Crea una copia id ntica al elemento pero con otro nombre Esto es muy til a la hora de replicar formularios Descargar Permite descargarse el elemento 15 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       No mostrar en la lista de actividad  Si lo activamos el e...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Colaboraciones Cuando hablamos de colaboraciones nos referimos a que varias personas que disfrutan del acceso un archivo compartido realizan ediciones del archivo dicha edici n puede ser en diferentes momentos o incluso en el mismo momento esto ocurre en Las colaboraciones en Google Drive son una herramienta util sima para realizar trabajo en grupo sobre el mismo material Google Drive soluciona el cl sico problema de acceso simult neo es decir de varios usuarios a la vez a un mismo archivo para su edici n Editar un archivo de manera simult nea por varios usuarios es una fuente cl sica de problemas de consistencia en los datos que ocurre porque por lo general cuando se hace esto el gestor de archivos crea una copia del archivo para cada usuario para que este trabaje de forma exclusiva con dicha copia despu s cada usuario guarda la copia que ha editado y el editor se las tiene que ingeniar para mezclar los cambios que varios usuarios han hecho en las copias del archivo original a veces es posible mezclar bien los cambios y a veces no lo es Google Drive resuelve esta problem tica Por ejemplo imaginemos en un entorno cl sico diferente a Google Drive que dos usuarios a la vez est n sumando un p rrafo cada uno al texto de un mismo archivo cada usuario estar a trabajando con una copia del archivo original al almacenar los dos usuarios los cambios el editor ahora debe mezclar esos cambios realizados por los dos usuarios desde sus dos copias de ficheros hac a el documento original y en este caso podr a simplemente a adir dichos dos p rrafos al final del documento y no ser a muy problem tico y el contenido del archivo podr a quedar consistente pero qu ocurrir a si uno de los dos usuarios que esta accediendo al texto borra un p rrafo y el otro usuario borra el otro y los dos guardan el archivo En este caso el editor del archivo no deber a saber qu hacer tras haber guardado los usuarios el archivo porque a uno le falta un p rrafo y al otro le falta otro diferente Qu decisi n debe tomar aqu el editor Lo m s razonable ser a almacenar dos copias del archivo e informar que hay un problema de consistencia o de sincronizaci n esto ocurre a veces en Dropbox cuando se edita un mismo archivo por varias personas bajo ciertas circunstancias La conclusi n es que hay casos en que se puede resolver la consistencia de los datos respecto a cambios generados por varios usuarios y casos que no Este es el problema cl sico de acceso concurrente a un mismo recurso para su edici n Pero este problema en Google Drive no ocurre debido a que como hemos comentado antes Google Drive almacena cada cambio en el fichero de manera instant nea de esta manera podemos afirmar que no es que estemos modificando cada uno en su PC una copia del fichero y que al acabar cada uno la va a almacenar y el editor las va a intentar mezclar Sino que virtualmente todas las personas que est n modificando un archivo compartido est n modificando directamente el archivo original como si de una pizarra compartida se tratara de ese modo cualquier m nimo cambio en el contenido de un archivo 16 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Colaboraciones Cuando hablamos de colaboraciones nos referimos...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales es visto autom ticamente por todos los dem s usuarios en su pantalla De esta manera se evitan los problemas de concurrencia en la edici n de archivos Esta funcionalidad es muy til a la hora de trabajar varias personas simult neamente en un mismo fichero y cuando se dice simult neamente es en el sentido m s completo de la palabra Y por qu es tan til Pues porque varias personas pueden editar un mismo archivo como si estuvieran en una mesa con un folio y varios l pices y gomas y pudieran escribir todos a la vez y a la vez borrar lo que quisieran Si a eso le sumamos que actualmente es muy sencillo establecer una comunicaci n oral y visual sea con Skype con Google Hangouts o herramientas similares tenemos finalmente la posibilidad de trabajar en archivos de documentos hojas de c lculo y presentaciones de manera absolutamente simult nea con otros usuarios Bien para trabajar de manera colaborativa dentro de un archivo es tan simple como que dos personas est n editando a la vez el mismo archivo para ello es necesario que dichas personas tengan acceso al mismo archivo lo cual se habr conseguido previamente compartiendo dicho archivo Y no hay que hacer nada m s para nosotros todo ser igual a la edici n normal de un archivo salvo que si la otra persona realiza cualquier modificaci n la vamos a ver inmediatamente y adem s acompa ada de un indicador que nos va a informar del autor de los cambios que estamos viendo en pantalla Editamos cualquier archivo que tengamos compartido como por ejemplo Listado colaborativo pulsando sobre l otro usuario ya esta editando en otro PC este documento a la vez Se abre el documento 17 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  es visto autom  ticamente por todos los dem  s usuarios en su ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Una vez abierto el documento el entorno de trabajo es el de siempre pero se observan dos detalles que delatan la presencia de otro usuario editando a la vez que nosotros el documento El icono con la F indica que otro usuario cuyo nombre empieza por F est editando el archivo simult neamente y el se alador nos va a marcar los cambios que va realizando en el documento el otro usuario Si tocamos cualquiera de los dos indicadores nos aparece el nombre del usuario al que representan El otro usuario vera lo mismo en su pantalla pero con otro color Y en general veremos tantos marcadores e indicadores de usuarios de diferente color como usuarios haya editando el documento a la vez Cuando m s de un usuario est n trabajando en el mismo archivo tambi n aparece este bot n que si lo pulsamos comenzamos un chat con el resto de usuarios que est n editando el archivo A la hora de editar si nosotros por ejemplo escribimos un p rrafo no ocurrir nada extra o en nuestra pantalla pero s en las de los dem s usuarios Y si estos escriben o hacen alguna modificaci n el que lo haga no advertir nada inusual pero los dem s si veremos esos 18 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Una vez abierto el documento el entorno de trabajo es el de si...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales cambios inmediatamente y acompa ados de indicador del color del autor que est realizando dichos cambios Incluso si se marca un elemento de la pantalla o del texto por un usuario los dem s ver n esa selecci n acompa ado del indicador del autor El uso de la edici n de archivos de manera colaborativa sumado a la gesti n de revisiones que veremos en el punto siguiente hacen que trabajar con documentos de Google Drive sea extremadamente productivo y ordenado en grupos de trabajo Revisiones Tanto los documentos hojas de c lculo presentaciones y formularios permiten la revisi n de sus versiones Esto quiere decir que en cualquier momento podemos ver cu l era el estado de un elemento en una fecha anterior previa a una modificaci n e incluso podemos volver al estado en que se encontraba el archivo antes de una modificaci n Se establece un punto de revisi n cada vez que se realiza alg n cambio en el archivo que se est editando ya sea un cambio nuestro o un cambio generado por cualquiera de los usuarios que tengan acceso al archivo Para gestionar las revisiones hay que abrir el elemento en cuesti n que se desea revisionar y en el men Archivo y luego Ver historial de revisiones Se mostrar esta peque a ventana 19 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  cambios inmediatamente y acompa  ados de indicador del color d...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Se listan las modificaciones que se le han realizado al elemento si pinchamos sobre cualquier de ellas que no sea la ltima modificaci n primeramente vemos en pantalla el elemento tal como estaba en la fecha seleccionada y adem s aparece una opci n nueva de Restaurar esta revisi n Si pulsamos sobre dicha opci n el elemento volver a ese estado Esto no significa que las siguientes revisiones a partir de este estado se pierdan sino que la revisi n seleccionada se a ade como una nueva revisi n y aparece como la revisi n actual Por defecto vamos a ver las revisiones agrupadas entre aperturas y cierres del fichero pero si queremos ver un detalle de todas las modificaciones que se han realizado podemos pulsar encima de Mostrar revisiones m s detalladas Si mostrar cambios est activada vamos a ver en pantalla no solo el resultado del cambio realizado en la revisi n seleccionada sino adem s que cambio se ha realizado y por el color sabremos tambi n qui n es el autor del cambio Comentarios Es posible realizar comentarios en cualquier de los documentos hojas de c lculo o presentaciones que tengamos en nuestra unidad de Google Drive Dichos comentarios puede realizarlos el due o de un archivo y cualquiera con quien se haya compartido dicho archivo as s un archivo se ha compartido con m s usuarios un comentario puede transformarse en un debate en cualquier momento Estos comentarios son tiles a la hora de resaltar cualquier elemento de un archivo para nosotros mismos o para el resto de usuarios con el que esta compartido el archivo bien sea para solicitar una revisi n o para llamar la atenci n sobre cualquier cuesti n asociada a dicho elemento Antes que nada hay que abrir un archivo ya que los comentarios se hacen dentro de los archivos y dado que cada comentario va asociado a un texto o a una celda o a un elemento primero hay que seleccionar el elemento que se quiere comentar Ahora hay dos maneras de crear un comentario La primera es abriendo el men Insertar y pulsamos en Comentario 20 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Se listan las modificaciones que se le han realizado al elemen...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales De esta manera nos aparece un cuadro donde escribiremos el comentario Una vez realizado el comentario y pulsado el bot n Comenzar el elemento que hubi ramos seleccionado para realizar el comentario aparecer destacado en amarillo claro y el propio comentario aparecer flotando al lado del archivo La otra manera es a trav s del bot n Comentarios De esta manera nos aparecen otros dos botones as como un listado de todos los comentarios que se han realizado en este archivo Desde aqu podemos crear un comentario nuevo asociado al elemento que tenemos seleccionado pulsando en el bot n Comentar Y tambi n podemos establecer que notificaciones queremos recibir respecto de los comentarios pulsando en Notificaciones 21 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  De esta manera nos aparece un cuadro donde escribiremos el com...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Seleccionaremos Todo Respuestas para ti o Nada seg n queramos No hay que olvidar que si hemos compartido un archivo los usuarios con quien se ha compartido dicho archivo pueden comentarlo y construir un debate sobre cualquier cuesti n sobre un elemento del archivo de ah que existan estas notificaciones Una vez que hemos creado alg n comentario y siempre que no tengamos seleccionado ning n elemento con comentarios en el archivo veremos los comentarios existentes flotando al lado del archivo en este caso un documento Hay dos comentarios y se corresponden con los textos resaltados en amarillo Juan Garc a y Juan Lozano Si pulsamos encima de cualquiera de los dos elementos resaltados tambi n se resaltar su comentario asociado facilit ndonos la lectura y localizaci n de dicho comentario asociado De igual forma al rev s seleccionando cada comentario directamente se resaltar el elemento al que est asociado Una vez tengamos seleccionado un comentario podremos Responder Escribimos algo en la caja de texto que aparece debajo del comentario y pulsamos el bot n Responder 22 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Seleccionaremos Todo, Respuestas para ti, o Nada seg  n queram...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Editar Pulsamos el enlace Editar y rescribimos de nuevo el comentario Eliminar Pulsando en el enlace Eliminar Resolverlo Con esta acci n a trav s del bot n Resolver Cerramos el debate o el comentario y desparece de al lado del documento y el elemento al que estaba asociado deja de estar marcado como comentado Pero el comentario o debate no desaparece y sigue estando disponible si pulsamos en el bot n Comentarios donde adem s vemos un hist rico de todos los comentarios debates cerrados y abiertos Ahora desde este listado de comentarios podemos Reabrir el debate comentario Pulsando el enlace reabrir con lo que el comentario volver a flotar al lado del documento y el elemento asociado volver a marcarse como comentado 23 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       Editar  Pulsamos el enlace Editar y rescribimos de nuevo ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales A adir un comentario nuevo Al a adir un comentario nuevo adem s el comentario debate autom ticamente se reabrir Enlace a este comentario Se genera una cadena URL que podemos distribuir y que da acceso a este comentario Las operaciones de reabrir y resolver tambi n aparecen en el hist rico del comentario 24 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
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Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales 02 Formularios de Google Drive Los formularios de Google Drive nos permiten crear encuestas online de manera muy r pida y sencilla que luego se distribuyen a un p blico general y una vez son realizadas nos ofrecen sus resultados a trav s de una hoja de c lculo Una vez creado un formulario definiremos a qu hora de c lculo queremos que nos vuelque los resultados Los formularios permiten un trabajo colaborativo pero no soportan ni comentarios ni revisi n de versiones Los formularios permiten un flujo inteligente es decir estos formularios pueden dise arse para empezar en un punto y acabar en otro pero tambi n pueden dise arse para seguir un flujo que dependa de las respuestas dadas as seg n las respuestas podremos hacer que el formulario contin e por una p gina o por otra Para crear un formulario pulsaremos el bot n Crear y dentro pulsaremos Formulario Definiremos el nombre del formulario y el aspecto visual que va a tener de entre la lista que se nos ofrece Una vez creado el formulario veremos lo siguiente 25 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  02. Formularios de Google Drive Los formularios de Google Driv...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Edici n de formularios Por defecto vemos que al crear un formulario se a aden algunos elementos por defecto que nos podr n servir o no para el prop sito de nuestro formulario Hay que recordar que al igual que ocurre con los documentos hojas de c lculo y presentaciones no es necesario pulsar ning n bot n guardar cada cierto tiempo para almacenar los cambios Google Drive almacena cualquier cambio que se realice dentro de un formulario de manera autom tica Mientras editamos el formulario los elementos suelen aparecer colapsados para expandirlos s lo tenemos que pulsar sobre ellos y para colapsarlos de nuevo pulsar en el bot n Ok una vez realizados los cambios Con todos los elementos que existan en el formulario podremos realizar las siguientes acciones previa selecci n del elemento Eliminar Una vez eliminado el elemento no se podr recuperar Para eliminar el elemento seleccionado pulsar el bot n 26 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Edici  n de formularios Por defecto vemos que al crear un form...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Editar Para editar el elemento seleccionado o editar directamente sin haberlo seleccionado En la edici n podemos cambiar cualquier par metro del elemento o incluso su tipo Es una edici n total del elemento Lo haremos pulsando el bot n Duplicar Utilizando esta acci n duplicamos un elemento Al duplicarlo el elemento se colapsa se crear uno igual y se queda el nuevo seleccionado listo para la edici n Podemos duplicar cualquier elemento las veces que queramos pulsando el bot n En cualquier momento podemos crear un elemento cualesquiera dentro del formulario podemos hacerlo con el bot n duplicar como hemos visto o a trav s del men Insertar Los tipos de elemento que podemos crear ya sean elementos de pregunta o simplemente de organizaci n del formulario son los siguientes Texto Es una pregunta de la que se espera una respuesta corta en formato texto 27 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       Editar  Para editar el elemento seleccionado o editar dir...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Texto de p rrafo Es una pregunta de la que se espera una respuesta larga en formato texto Tipo test Pregunta con formato de tipo test cl sico donde podremos a adir tantas respuestas como queramos Tambi n podemos definir si queremos que el formulario nos gu e a otra p gina del mismo formulario seg n la respuesta dada o incluso terminar la encuesta seg n la respuesta dada Este guiado a otras p ginas del formulario seg n la respuesta es muy til en caso que queramos realizar formularios de encuesta inteligentes y complejos Casillas de verificaci n Es an logo a los tipo test pero en este caso se pueden seleccionar m ltiples respuestas En este caso no podemos hacer que seg n la respuesta el formulario avance a otra p gina Elegir de una lista An logo a los tipo test pero las posibles respuestas se escogen de una lista desplegable En este tipo de pregunta tampoco podemos desviar el formulario a otras p ginas seg n las respuestas Escala Seleccionamos una escala de entre 1 a 10 pudiendo ser el inicio de la escala 1 o mayor que 1 y el final de la escala 10 o menos que 10 Cada valor inferior y superior de la escala llevar asociado una etiqueta Cuadr cula Este tipo de pregunta genera una cuadr cula de tantas filas y columnas como queramos Al realizar la encuesta se podr seleccionar una columna por fila Fecha Esta pregunta muestra para seleccionar d a y mes aunque podemos mostrar si lo deseamos tambi n el a o y la hora Hora Permite seleccionar la hora expresada en horas y minutos Si queremos que se pueda seleccionar segundos debemos activar la opci n Duraci n Encabezado de sesi n Permite mostrar un texto y una descripci n que podemos usar para separar secciones y de esta manera organizar mejor el formulario lo cual se ha de tener en cuenta si el formulario es largo Este elemento se ver resaltado cuando el formulario se muestre al p blico Salto de p gina Se crea un separador entre p gina y p gina al que podemos ponerle un t tulo Podemos seleccionar tambi n a que p gina queremos que nos lleve este salgo de p gina Podemos elegir que al llegar a este salto de p gina el formulario se termine esta opci n combinada con los elementos tipo test nos permite realizar formularios complejos con varios itinerarios entre p ginas seg n las respuestas dadas 28 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
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Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Imagen Permite insertar una imagen en el formulario que podemos usar para decorar o para ser sujeto de algunas de las preguntas del mismo Podemos realizar una captura de la imagen si disponemos de alguna c mara conectada al dispositivo o PC que estamos utilizando o bien podemos arrastrar cualquier imagen o bien podemos seleccionar cualquier imagen que tengamos en nuestro espacio de Google Drive V deo Permite enlazar un v deo desde Youtube para ser mostrado en la encuesta Hay que recordar que Youtube es otro servicio de Google y que con nuestra cuenta de correo de Gmail podemos autentificarnos en Youtube y subir los v deos que queramos para ser utilizados luego para cualquier menester por ejemplo incluirlo en un formulario de este tipo Cuando terminemos de editar una pregunta pulsaremos el bot n Ok y se colapsar Editando cualquier tipo de elemento excepto salto de p gina encabezado imagen y v deo podemos cambiar el tipo de uno a otro Es decir si estamos editando una pregunta tipo test en cualquier momento en esa misma edici n podemos cambiarle el tipo de pregunta a cualquier otro tipo Todas las preguntas tienen la opci n de ser obligatorias o no activando la casilla Pregunta obligatoria Se pueden establecer opciones de validaci n de las respuestas en la encuesta para descartar valores no deseados en los siguientes elementos Texto Podemos requerir que el texto contenga o no contenga un determinado texto o que sea una URL o un correo electr nico Se puede requerir que sea un n mero y en tal caso que sea mayor que mayor o igual que menos que menor o igual que igual a no igual a entre no est entre es n mero y n mero entero en cada comparaci n estableceremos el n mero o intervalo con los que hay que comparar la respuesta Se puede requerir que la respuesta cumpla con una expresi n regular Las expresiones regulares son muy tiles pero hay que saber utilizarlas Podr amos explicarlas como un patr n que buscamos en la respuesta dada y ese patr n se define a trav s de unas reglas En el siguiente cuadro se detallan las expresiones que Google acepta y ejemplos de c mo se usa cada una hay muchas m s 29 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
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Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales En cualquiera de los caso se puede establecer un mensaje de error si no se cumple 30 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  En cualquiera de los caso se puede establecer un mensaje de er...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales el requerimiento establecido Texto de p rrafo Se puede requerir que la respuesta tenga un determinado n mero m nimo o m ximo de caracteres Se puede requerir tambi n como ocurre con las preguntas de tipo texto que cumplan con una expresi n regular Casillas de verificaci n Se puede requerir que se seleccione un determinado m nimo de casillas un determinado m ximo de casillas o un n mero exacto de casillas seleccionadas En cualquier momento podemos cambiar el tema que hemos escogido al crear el formulario desde el men Ver y Seleccionar tema O bien podemos hacerlo pulsando el bot n Tema Se puede mostrar al usuario final una barra de progreso a medida que va rellenando el formulario para ello activamos la opci n Activar barra de progreso que se encuentra encima del formulario En cualquier formulario se puede definir la p gina de confirmaci n y diferentes opciones en el siguiente cuadro de opciones El mensaje de confirmaci n se puede definir en el cuadro de texto Mostrar enlace para enviar otra respuesta si activas esta casilla los usuarios podr n enviar cuantas respuestas quieran 31 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  el requerimiento establecido.      Texto de p  rrafo  Se puede...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario si activas esta casilla los encuestados tendr n acceso al resumen de respuestas del formulario Permitir que los encuestados editen las respuestas despu s de enviarlas si activas esta casilla los encuestados podr n cambiar sus respuestas del formulario Gesti n de formularios Una vez que el formulario este creado con todo su contenido es hora de explotarlo y para ello hay varias cosas a tener en cuenta Enviar el formulario Para que el formulario empiece a cosechar datos es necesario enviar su direcci n a los usuarios que queramos que lo cumplimenten esto podemos hacerlo desde el men Archivo y Enviar formulario o directamente desde el bot n Enviar formulario Vemos la siguiente ventana 32 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
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Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Ahora podemos distribuir la direcci n del formulario a trav s de correo electr nico o copiando su direcci n y difundi ndola de cualquier modo a los personas que queramos Enviar el formulario relleno Permite enviar la direcci n del formulario pero conteniendo este datos ya pre rellenos Lo hacemos pulsando en el men Respuestas y Obtener URL previamente rellenada Aparece el formulario rellenamos los datos que queremos que vayan pre rellenados y le damos al bot n de enviar y nos aparecer la URL que tenemos que distribuir para acceder a este formulario relleno Abrir y cerrar el formulario Desde el momento que se crea el formulario se pueden realizar encuestas con l siempre se env e su direcci n a otros usuarios En el momento que queramos podemos cerrar el formulario y este ya no admitir m s respuestas Para ello pulsaremos en el men Respuestas y Se aceptan respuestas o el bot n Se aceptan respuestas Si tras cerrar el cuestionario queremos abrirlo de nuevo tan f cil como pulsar en el men Respuestas y No se aceptan respuestas o el bot n No se aceptan respuestas 33 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Ahora podemos distribuir la direcci  n del formulario a trav  ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Ver las respuestas de manera simple En el modo edici n podemos saber de un vistazo cuantas respuestas lleva el formulario porque existe un indicador para ello Dentro del men Respuestas tenemos varias acciones que realizar Resumen de respuestas Nos muestra un peque o resumen estad stico sobre las respuestas dadas Vincular las respuestas a una hoja de c lculo Si queremos obtener las respuestas en un formato m s manejable lo ideal es asociarlo a una hoja de c lculo que puede existir previamente o no 34 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales       Ver las respuestas de manera simple  En el modo edici  n ...
Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales Desde el momento que creemos la vinculaci n todas las respuestas generadas por el formulario se ir n almacenando dentro de la hoja de c lculo que hayamos seleccionado En cualquier momento podemos modificar el contenido de la hoja de c lculo que esto no afectara a la futura recogida de datos que vayan llegando Podemos abrir la hoja de c lculo directamente desde nuestra unidad de Google Drive o pulsando el bot n Ver respuestas Podemos desvincular en cualquier momento el formulario de la hoja de c lculo Cuando esto se realiza la hoja de c lculo no desaparece sino que ya no recoge los datos generados por el formulario Esto lo haremos pulsando en el men Respuestas y Desvincular formulario Eliminar todas las respuestas Elimina todas las respuestas que existan en el momento Las respuestas que se hubieran enviado ya a una hoja de c lculo vinculada no se eliminar n de la hoja de c lculo as que s lo se dar el caso de perder las respuestas de manera definitiva en el caso que haya habido respuestas cuando el formulario no estaba vinculado a ninguna hoja de c lculo 35 Unidad de Innovaci n Docente Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovaci  n Docente Centro de Recursos Digitales  Desde el momento que creemos la vinculaci  n todas las respues...