Center for Milj og Energi Effektivisering af ans ttelses processen og opgavestyring ved ans ttelser Skrevet af Jarek Kedzierski Hold 332 Vejledere Hanne Fihl Baier Resum Denne fagpr ve f rst unders ger den nuv rende ans ttelses proces og opgavestyring ved ans ttelser i Center for Milj og Energi og derefter foresl r en l sning for mere effektiv udf relse af ans ttelses processen samt bedre overblik over opgaverne tildeling af opgaver og tidsfrister for opgaverne for alle akt rer involverede i ans ttelser rhus 15 januar 2015
Center for Milj og Energi Effektivisering af ans ttelses processen og opgavestyring ved ans ttelser Skrevet af Jarek Kedzierski Hold 332 Vejledere Hanne Fihl Baier Resum Denne fagpr ve f rst unders ger den nuv rende ans ttelses proces og opgavestyring ved ans ttelser i Center for Milj og Energi og derefter foresl r en l sning for mere effektiv udf relse af ans ttelses processen samt bedre overblik over opgaverne tildeling af opgaver og tidsfrister for opgaverne for alle akt rer involverede i ans ttelser rhus 15 januar 2015
Center for Milj   og Energi  Effektivisering af ans  ttelses processen og opgavestyring ved ans  ttelser. Skrevet af  Jare...
Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 1 1 Baggrund 3 Hvem er jeg 3 Min praktikplads 3 Mine opgaver 3 1 2 Problemformulering 4 Hvorfor dette emne 4 Form l 4 1 3 M lgruppe 4 1 4 Metode 5 Teori 5 Sekund r data 6 Prim r data 6 1 5 Afgr nsninger 6 2 Forunders gelse F akir 7 2 1 Nuv rende situation 7 2 2 Research design 8 3 Analyser f A kir 9 3 1 Resultaterne af unders gelsen 9 3 2 Analyse af resultaterne 9 4 Konstruktion fa K ir 10 5 Implementering fak I r 14 6 Evaluering revision faki R 16 7 Konklusion 16 7 1 Svar p problemformulering 16 7 2 Selvkritik 17 7 3 Perspektivering 19 8 Kildeoversigt 21 Websider 21 B ger 21 9 Bilagsoversigt 22 9 1 Underskrevne fagpr ve kontrakt 22 9 2 Tidligere og nuv rende MTM organisation 23 9 3 Forkortet uddannelsesplan 24 9 4 Forunders gelse Observation studie 24 9 5 Tilg ngelige procedurer ved ans ttelser 25 9 6 Tilg ngelig huskeliste i forbindelse med nyansatte 27 9 7 Sp rgeskema unders gelse 28 9 8 Gantt Kort over fagpr ven 29 9 9 Brugerunders gelses resultater 30 9 10 Implementeret l sning 32 side 2 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
Indholdsfortegnelse 1.      Indledning     ..................................................................................
1 Indledning For at finde den mest effektive m de at h ndtere ans ttelses processen og opgavestyring ved ans ttelser har jeg opdelt min fagpr ve i sektioner baseret p FAKIR modellen I den f rste sektion indledning beskriver jeg b de min arbejdsplads mig selv og mine opgaver p praktikpladsen samt selve problem formulering emne form l afgr sninger m lgruppe og metoder I n ste sektion forunders gelse beskriver jeg arbejdspladsens nuv rende situation samt research metoden Bagefter i analyser forklarer jeg resultaterne af min unders gelse I konstruktion og implementering sektioner pr senterer jeg mulige l sninger om hvordan den bedste l sning var implementeret Til sidst i fagpr ven kan du finde revision konklusioner samt selvkritik og perspektivering 1 1 Baggrund Hvem er jeg Jeg er kontorelev med speciale i offentlig administration Jeg er 30 r gammel kommer fra Polen og har boet i Danmark i seks et halv r Min praktikplads D 01 10 2012 blev jeg ansat som kontorelev i Planl gning og Byggeri forvaltning POB under Magistrat for Teknik og Milj MTM i Aarhus Kommune AK I det sidste halve r har jeg p grund af omorganisering i MTM gennemf rt min praktik i Center for Milj og Energi CME som har ca 180 ans tte Centeret best r af en stor del af det tidligere Natur og Milj NOM og Planl gning og Byggeri forvaltninger se bilag 9 2 for at sammenligne den nye og den tidligere organisation i Magistrat for Teknik og Milj Mine opgaver De opgaver jeg skulle l re som kontorelev er n vnt i min uddannelsesplan se bilag 9 3 Den viden jeg har f et i forskellige teams giver mig en meget bedre forst else af administrationens rolle p en offentlig arbejdsplads samt foruds tninger for at finde mulige effektivisering og kvalitets forbedringer Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 3
       1. Indledning For at finde den mest effektive m  de at h  ndtere ans  ttelses processen, og opgavestyring ved ans  ...
1 2 Problemformulering Hvorfor dette emne Efter forunders gelse og samtaler med min elevansvarlig og fagpr vens vejleder har jeg besluttet mig at skrive om hvordan ans ttelsesprocessen og opgaver udf relsen relateret til den kan effektiviseres Jeg har valgt dette emne fordi mange sagde at den ikke virkede optimalt efter omstrukturering der manglede information udveksling mellem medarbejdere og der var uklarheder om opgavernes varetagelse Form l Hoved form let med dette projekt er at be eller afkr fte f lgende p stand 1 Der er behov for bedre overblik over opgaverne ved ans ttelser blandt medarbejdere som er involverede i ans ttelsesprocessen akt rer 2 Efter offentligg relse af l sningen vil mere end halvdelen af akt rer synes at a Deres generelle forst else af ans ttelsesprocessen er steget b Den organisatoriske kvalitet er for get c Den brugerkvalitet er for get d De er mere produktive sikre ved at bruge den nye l sning Min forventet konklusion er at alle p stande bliver bekr ftet Dvs der er behov for bedre oversigt over opgaverne samt efter implementering af min l sning den generelle proces forst else organisatorisk kvalitet bruger kvalitet og produktivitet er forbedret 1 3 M lgruppe Den prim re m lgruppe af dette projekt er ledere og HR Indk b og IT ansvarlige 27 personer fordi de er involverede i ans ttelses processen samt forberedelsen af arbejdsplads til de nye medarbejdere Den indirekte og sekund re m lgruppe er selve de nye medarbejdere som skal tiltr de i en klar arbejdsplads Sidst men ikke mindst er den resterende m lgruppe fagpr vens vejleder p K bmandsskolen Hanne Fihl Baier og fagpr vens censor side 4 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
1.2.  Problemformulering  Hvorfor dette emne Efter forunders  gelse og samtaler med min elevansvarlig og fagpr  vens vejle...
1 4 Metode Teori FAKIR modellen For at sikre en god systemudviklings proces bruger jeg FAKIR modellen1 som en k replan for mit projekt I den f rste fase forunders gelse identificerer jeg hvilke krav stilles der til l sningen hvad meget kan det koste hvorn r kan den tages i bruge samt skitser jeg en forel big tidsplan2 for hele projektet I den anden fase analyse udarbejder jeg detaljer for projektet baseret p resultater fra brugerunders gelsen Her skaber jeg en vision for hvordan jeg kan indfri CME s m l behov og muligheder samt vurder jeg fordele og ulemper ved mulige l sninger og overvejer jeg konomiske og menneskelige omkostninger I den tredje fase konstruktion udarbejder jeg forslag til hvordan l sningen kan konstrueres og i den fjerde fase igangs tning tester akt rer forslagene og godkender den bedste l sning I den sidste fase revision retter jeg uhensigtsm ssigheder un dvendige kvalitetsomkostninger for at sikre at l sningen lever op til forventninger samt gennemg r regnskab af omkostninger n dvendige kvalitetsomkostninger3 Leavitt s modellen Jeg bruger Leavitt s modellen for at beskrive nuv rende situation p min arbejdsplads hvordan den nye struktur i MTM har p virket organisationen samt at vurdere hvordan min l sning et nyt v rkt j p virker akt rer bruger og opgaver relateret til ans ttelse af nye medarbejdere Kontekstdiagrammet og Datastr msmodellen Jeg bruger kontekstdiagrammet for at visualisere hvilke gr nseflader der er i ans ttelses processen samt datastr msmodel for at give overblik omkring hvilke information udveksling der foreg r under ans ttelsen af en ny medarbejder i CME 1 http materialeplatform emu dk materialer public_downloadfile do mat 20386589 id 20386547 og https www lexitus eu FAKIR Modellen pptx 2 Tidsplanen udarbejder jeg b de p Google Calendar og som Gantt Kort 3 s 298 Offentlig Administration Det Offentlige Som Serviceleverand r 2013 Print Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 5
       1.4.  Metode  Teori FAKIR-modellen For at sikre en god systemudviklings proces bruger jeg FAKIR- modellen1, som en ...
Sekund r data I min fagpr ve bruger jeg tilg ngelige procedurer ved ans ttelse af nye medarbejdere bilag 9 5 ans ttelses blanket samt huskeliste bilag 9 6 i forbindelse med ans ttelser De var udarbejdet af HR medarbejdere under mit tredje skoleophold Prim r data Dataindsamlingsmetode Under forunders gelses fasen bruger jeg b de observation semi strukturerede interviews og sp rgsm lsskema Efter l sningens implementering bruger jeg gruppe interviews og jeg vil bruge sp rgsm lsskema til at m le p ndringer i forskellige parameter f r og efter igangs ttelse af l sningen Databearbejdning Jeg bruger indbygget analyse v rkt j p Google Forms b de diagrammer og lagkage for at vise unders gelses resultater derved fortolker jeg selv resultaterne Planl gning v rkt jer Jeg bruger Google Calendar og Gantt kort til at illustrere fagpr vens tidsplan 1 5 Afgr nsninger Fokus i fagpr ven bliver lagt kun p prim r m lgruppe akt rer og de bliver spurgt hvordan l sningen p virker dem og deres opgaver Det er fordi der er risiko for at den sekund re m lgruppe nye medarbejdere ikke vil give helt rlig tilbagemelding4 Derudover kun p virkning af teknologi opgaver og akt rer bliver unders gt if Levitts model Struktur og omgivelser vil dog v re udtaget fra analysen Det er fordi kun ledelsens kan p virke organisatorisk struktur og l sningen vil p virke omgivelserne kun indirekte fx ved at CME yder bedre service pga bedre intern opgavestyring Sidst men ikke mindst bliver der ikke stillet sp rgsm lstegn ved medarbejderens faglige kvalitet5 4 Fx p Sp rgsm l hvordan de blev modtaget p arbejdspladsen Derfor der er en stor risiko for at deres svar bliver up lidelige Der findes tre hovedformer for kvalitet faglig kvalitet organisatorisk kvalitet og brugerkvalitet Den faglige kvalitet viser i hvor h j grad ydelserne lever op til de m l og standarder som fagpersoner kan stille op Den organisatoriske kvalitet handler om 5 side 6 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
Sekund  r data      I min fagpr  ve bruger jeg tilg  ngelige procedurer ved ans  ttelse af nye medarbejdere  bilag 9.5 , a...
2 Forunders gelse F akir 2 1 Nuv rende situation If lge Levitt s diament model6 som beskriver forandrings processer i virksomheder kan CME opdeles i fire delsystemer struktur v rkt jer akt rer medarbejdere og opgaver hvor der forg r gensidig p virkning mellem dem og udefra kr fter omgivelser Det er politikernes ansvar at prioritere og opstille de n dvendige m lrammer for den offentlige produktion7 Figur 1 Levitt s diament model Derfor har Aarhus Kommunes r dmand for Teknik og Milj Kristian W rtz igangs t omorganisering af MTM ny struktur Dette var gjort for at im dekomme krav til serviceinformationer og servicekultur stillet fra borgere omgivelser Dermed vil han forh je byggeafg relses kvalitet formindske den enkelte sagsbehandlers arbejdsbyrde samt forkorte sagernes behandlingstid Det vil han opn r ved at ans tte flere medarbejdere bl a i Byggeri afdelingen sagsbehandlere administrative medarbejdere og studenter medhj lpere Alle opgaver relateret til ans ttelser skal l ses p tv rs af mange teams og derfor r dmans tiltag medf rer ekstra intern arbejde for akt rer involveret i ans ttelser Ud fra min observation og uformelle interviews kan jeg vurdere at i ans ttelsens processen er der en afstand mellem de opgaver akt rer og v rkt jer og samarbejdet fungerer ikke optimalt se opsummering af forunders gelse i bilag 9 4 Det kan skyldes bl a at mange akt rer var flyttet til en anden location og var tildelt helt nye opgaver Til sidst fra min perspektiv var der ikke en tydelig p virkning p AK s v rkt j IT l sninger Der var dog udfordringer med adgangen til interne styrings grupper i IT systemerne arbejdsgange metoder og procedurer som sikrer ydelsernes gode kvalitet Og brugerkvaliteten omhandler brugernes oplevelser og tilfredshed med den samlede kvalitet i ydelserne side 294 Offentlig Administration Det Offentlige Som Serviceleverand r 2013 Print 6 http materialeplatform emu dk materialer public_downloadfile do mat 20386589 id 20386547 7 S 292 Offentlig Administration Det offentlige som serviceleverand r Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 7
       2. Forunders  gelse  F-akir   2.1.  Nuv  rende situation  If  lge Levitt   s diament model6, som beskriver forandri...
2 2 Research design Sprogskema For at unders ge m lgruppens krav til den nye l sning har jeg valgt en kvantitativ metode Jeg bruger en sp rgeskema unders gelse p Google Forms fordi det er gratis data allerede er indkodet og resultaterne er tilg ngelige med det samme Sp rgeskemaet har jeg opdelt p screening sp rgsm l nuv rende opfattelse af opgavestyring og krav til fremtidlig l sning se bilag 9 7 Endvidere har jeg brugt valg vurderingsskala og Likert skalaen sp rgsm l fordi de er mest popul re og p lidelig m de at m le personens holdninger og tilfredshed Derefter har jeg lavet pilottest af mit sp rgsm lsskema p 3 personer8 i uge 49 og justeret skemaet if lge feedbacken Til sidst har jeg sendt den endelig unders gelse d 5 december 2014 til m lgruppen via en mail med linket til min Google Form For at forh je antal af respondenter har jeg forklaret at hvis de skriver deres navn deltager de automatisk i en lodtr kning om en flaske r dvin Tidsplan Jeg har brugt Google Kalender og Gantt kort for at have bedre overblik over opgaver deadlines milep le fagpr ve aflevering og forskellige faser i projektet se bilag 9 8 Omkostninger Projektet koster 5385 38 kr fordi de 9 arbejdsdage som jeg har brugt p at skrive opgaven kostede arbejdsgiver 5285 38 kr 9 og jeg k bte en flaske r dvin til lodtr kningen for ca 100 kr Den tid som m lgruppe har brugt p min projekt bliver ikke inkluderet i kalkulationer for jeg ved ikke hvor meget tid de har brugt p det eller hvad m lgruppens medlemmer timel n er Forunders gelsen resulterede med en klar vision til l sningen at formindske afstand mellem de opgaver akt rer og v rkt jer i ans ttelses processen ved brug af tilg ngelige procedurer og sp rgeskema unders gelse p Google Forms Derudover fik jeg styr p projektets forventede tidsplan og omkostninger 8 9 n konomi Bygnings indk b ansvarlig n HR ansvarlig og n IT ansvarlig 66 6 timer gange en timel n for en voksen elev 128 kr iflg HK s overenskomst giver 8524 8 kr 5285 376 kr efter skat side 8 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
2.2.  Research design  Sprogskema For at unders  ge m  lgruppens krav til den nye l  sning har jeg valgt en kvantitativ me...
3 Analyser f A kir 3 1 Resultaterne af unders gelsen Resultaterne bilag 9 9 viser at unders gelsen var m lrettet korrekt fordi alle respondenter var fra m lgruppen Den afspejler ogs den faktiske struktur for m lgruppen over halvdelen af respondenter var ledere Derudover mere end 2 3 af respondenter erkendte at de har behov for et bedre overblik over opgavernes ansvarlige deadlines og selve opgaver relateret til ans ttelser Resultaterne viser ogs at n sten alle respondenter har forst else p ans ttelses processen i meget god god eller nogen grad Dertil 2 3 af respondenter var tilfredse nogen tilfredse eller meget tilfredse med nuv rende styring af ans ttelses opgaver opgavetildeling deadlines og IT l sninger Der var dog 7 respondenter som var noget utilfredse med det Endvidere n sten alle 20 respondenter var tilfredse med nuv rende kvalitet af deres udfyldte opgaver relateret til ans ttelser De fleste respondenter syntes at de var produktive i forskellig grad med de nuv rende procedurer og styring af ans ttelses opgaver men ogs at opgavestyring relateret til ans ttelser kan blive forbedret Til sidst prioriterede respondenter f lgende vigtigste faktorer vedr fremtidig opgavestyring ved ans ttelser i CME 1 Overblik over opgaver 2 Deadlines 3 Hvem er ansvarlig hurtig adgang til alle opgaver 4 Hvor lang tid tager opgaverne og 5 P mindelse ved deadlines 3 2 Analyse af resultaterne Selv om de fleste forst r ans ttelses processen er tilfredse med nuv rende styring af ans ttelses opgaver kvaliteten af deres udfyldte opgaver samt deres produktivitet S synes de dog at det er muligt at forbedre generelt overblik over ans ttelser og m lgruppe har faktisk behov for det Det samme viser respondenternes prioritering af de vigtigste faktorer overblik over opgaver deadlines hvem er ansvarlige og hurtig adgang til ans ttelses opgaver Det betyder at de fleste akt rer har styr p procedurer og opgaver relateret til ans ttelses processen men der er plads til forbedringer Jeg vil indfri m lgruppens nsker om forberedelse af de vigtigste faktorer ved at unders ge CME s mulige IT l sninger vurdere deres fordele og ulemper og v lge den l sning som bedst Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 9
       3. Analyser  f-A-kir   3.1.  Resultaterne af unders  gelsen  Resultaterne  bilag 9.9  viser, at unders  gelsen var ...
im dekommer m lgruppens kriterier P dette tidspunkt af fagpr veskrivning foruds jeg ikke ekstra konomiske eller menneskelige omkostninger relateret til projektet Der kunne dog opst r behov for undervisning og vejledning i den nye l sning Derudover i f lgende sektion beskriver jeg konstruktions faser og hvordan har jeg inddrage HR medarbejdere for at opn l sningens accept og lette igangs ttelse 4 Konstruktion fa K ir 1 Etape Fokusgruppe Under den f rste etape af l sningens konstruktion har jeg afholdt et fokus gruppe interview med administrationens teamleder og to HR ansvarlige de styrer ans ttelsens processen i dagligdagen De overordnede sp rgsm l var Hvordan kan man forbedre ans ttelses processen og opgavefordelingen ved ans ttelser og Er der ekstra krav til l sningen fra deres side Under m det var jeg oplyst at tilg ngelige procedurer ikke er brugbare for de var meget indviklet skrevet samt tjeklisten med opgaverne var ukomplet M det resulterede i afd kning af behov til at kortl gge information udveksling under ans ttelsens processen og et brugervenligheds krav for l sningen den skal v re meget nem at bruge ellers den bliver ikke brugt 2 Etape Kortl gning af information udveksling P baggrund af dav rende procedurer ved ans tteler har jeg kortlagt en kontekst og datastr mdiagrammet for at give et overblik over hvilke gr nseflader er involverede i ans ttelsesprocessen samt hvordan information flow foreg r se og Tabel 1 p n ste side Det viste sig at der er 22 forskellige processer under ans ttelsen og der er 12 forskellige parter involveret hvor HR medarbejdere Tina og Maybrith og leder afdelingschefer har den centrale rolle Derudover kan man se at f rste del af ans ttelses processen som CME s HR personale st r for er meget mere kompleks og omfattende end anden del forberedelse af arbejdsplads som andre er ansvarlige for side 10 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
im  dekommer m  lgruppens kriterier. P   dette tidspunkt af fagpr  veskrivning foruds   jeg ikke ekstra   konomiske eller ...
Figur 2 Kontekst datastrC den del forberedelse af arbejdsplads Tabel 1 Processer ved ans ttelse Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 11
       Figur 2  Kontekst-   datastrC den del, forberedelse af arbejdsplads  Tabel 1  Processer ved ans  ttelse  Fagpr  ve ...
3 Etape Unders gelse af mulige l sninger Under denne etape har jeg lavet en online research for at finde nogle v rkt jer som kan implementeres p CME s IT systemer Jeg kom frem til at den f rende platform med de fleste muligheder er Microsoft SharePoint 4 Etape Den perfekte l sning Det v rkt j som kunne bedst im dekomme projektets krav var workflow p SharePoint 2013 Med denne l sning kunne man oprette og publicere arbejdsgange visuelt ved bruge af Windows Workflow Foundation 4 0 og integration med Microsoft SharePoint Designer og Microsoft Office Pakken Selv om dette forslag var mit foretrukne og perfekte l sning var det dog ikke muligt at udnytte den fordi Aarhus Kommunes projektrum del af intranet stadig k rer p SharePoint 2007 5 Etape Det f rste fors g Gantt kort p SharePoint 2007 P SharePoint 2007 har jeg oprettet et Gantt kort opgavestyring med ans ttelses opgaver og meningen var at man kunne bruge den som en skabelon Ligeledes hente den hver gang man begynder en ny ans ttelsesproces se et eksempel p nedst ende figur Figur 3 Eksempel p Gantt kort p SharePoint 2007 Denne l sning kunne ikke bruges fordi der var en teknisk fejl p SharePoint 2007 som har umuliggjort at gemme skabeloner Kig p Tabel 2 for at se alle fordele og ulemper ved denne l sning side 12 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
3. Etape  Unders  gelse af mulige l  sninger Under denne etape har jeg lavet en online research, for at finde nogle v  rkt...
Tabel 2 Fordele og ulemper ved Gantt kort p SharePoint 2007 Fordele et visuelt overblik over opgaverne automatisk mail om opgaver til ansvarlig p Outlook allerede tilg ngelige v rkt j interaktivt alle involverede i processen kan se alle opgaver og hvor langt er de fremme bruge skabeloner med opgaver Ulemper teknisk fejl umuligt at gemme skabelon sender en mail ikke opgave til Outlook man kan ikke holde je med hvem der har fuldf rt opgaven kr ver opl ring kr ver vedligeholdelse skal testes 6 Etape Det andet fors g Opgavestyring p SharePoint 2007 Jeg har ogs oprettet en opgavestyring p SharePoint 2007 og jeg vil bruge det samme princip som i forg ende forslag skabeloner se et eksempel p Figur 4 Figur 4 Eksempel p opgavestyring p SharePoint 2007 Denne l sning kunne heller ikke bruges for der opstod den samme tekniske fejl da jeg har pr vet at gemme alle opgaverne som en skabelon For at se alle fordele og ulemper ved denne l sning kig p Tabel 3 Tabel 3 Fordele og ulemper ved Opgavestyring p SharePoint 2007 Fordele automatisk tildeling af opgaver til ansvarlig p Outlook man kan holde je med hvem der har fuldf rt opgaven allerede tilg ngelige v rkt j interaktivt alle involverede i processen kan se alle opgaver og hvor langt er de fremme Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 Ulemper teknisk fejl umuligt at gemme skabelon kr ver opl ring kr ver vedligeholdelse skal testes side 13
       Tabel 2  Fordele og ulemper ved Gantt kort p   SharePoint 2007                          Fordele et visuelt overblik...
7 Etape Det tredje fors g Tjekliste og mail skabelon I denne etape har jeg tilf jet dato p listen over processer i ans ttelser se Tabel 1 og s ledes har jeg konstrueret en tjekliste for HR medarbejdere Ideen er at Tina og eller Maybrith kan printe tjeklisten ud og l gge den som f rste side i deres fysisk ans ttelsens sag S ledes kan de f bedre overblik over alle opgaverne og kan se hvor langt er de fremme med ans ttelsen Derudover har jeg rettet ans ttelsesblanketten bilag 9 10 s n dvendige informationer IT profil bliver tilg ngelige tidligere i ans ttelses processen Sidst men ikke mindst har jeg udarbejdet et mail skabelon bilag 9 10 som HR medarbejdere kan tilrette og sende videre til ansvarlige for andre opgaver relateret til forberedelse af arbejdsplads I konstruktion fasen har jeg udarbejdet fire forslag til l sninger Workflow p SharePoint 2013 Gantt kort p SharePoint 2007 Opgavestyring p SharePoint 2007 og Tjekliste og mail skabelon l sning I n ste fase implementering vurderer jeg l sninger og beskriver hvilken l sning var taget i brug 5 Implementering fak I r Opsummering af mulige l sninger Tabel 4 Opsummering af mulige l sninger Overblik over opgaver Deadlines p opgaver Klar ansvars fordeling for opgaverne Hurtig adgang til alle opgaver Udnyttelse af nuv rende IT systemer Brugervenlighed Brugbarhed Anvendelighed side 14 Workflow p SharePoint 2013 H j Gantt kort p SharePoint 2007 H j Opgavestyring p SharePoint 2007 H j Tjekliste og mail skabelon Medium H j H j H j H j Medium H j H j H j H j H j Medium H j Medium H j Medium H j Lav Medium Lav H j H j Lav Medium Lav H j Lav Lav Medium Lav Medium Lav Medium Lav Medium H j H j H j Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
7. Etape  Det tredje fors  g        Tjekliste og mail skabelon    I denne etape har jeg tilf  jet    dato    p   listen ov...
For at vise i hvilken grad mine fire forslag m der froskellige krav har jeg udarbejdet Tabel 4 Den samler mulige l sninger krav fra m lgruppe 10 og HR ansvarlige brugervenlighed samt mit eget krav om udnyttelse af nuv rende IT systemer brugbarhed hvordan l sningens funktioner kan v re nyttige og anvendelighed hvor nemt l sningen kan implementeres Ud fra den tabel kan jeg vurdere at alle fire forslag til l sninger im dekommer de fleste krav men i forskellige grader Pr sentation af mulige l sninger og implementering Den 12 december 2014 har jeg afholdt et m de fokusgruppe for at pr sentere mulige l sningernes til administrationens teamleder to HR medarbejdere og n IT medarbejder Alle syntes at jeg har lavet meget sp ndende forslag Vi hurtigt konkluderede dog at tre l sninger kunne ikke bruges Det var fordi vores intranet er baseret p SharePoint 2007 og der er en teknisk fejl som forhindrer at gemme skabeloner b de i Gantt kort og opgavestyring der var derfor kun n l sning tilbage Tjekliste og mail skabelon Det viste sig at dette forslag var fokusgruppens foretrukne l sning fordi fordelene var flest frem for ulemper Fordele var bl a nem implementering h j anvendelighed nyttige funktioner h j brugbarhed nemt at bruge h j brugervenlighed og klar ansvarsfordeling for opgaverne beskrevet i mailen Til ulemper kan man inkludere faktum at kun HR medarbejdere har hurtig adgang til samt overblik hvor lang processen er fremme hvis andre vil kende status p sagen skal de henvende sig til HR personale Derudover funger deadlines heller ikke optimalt fordi de er kun en tilretning p standard skabelon de bliver ikke automatisk tilkoblet til opgaver i Outlook Den sidste ulempe som denne l sning ikke im dekommer er at udnytte nuv rende IT systemer fordi det eneste IT v rkt j l sningen bruger er at sende mail via Microsoft Outlook Under m det fokus gruppen sagde at det var un dvendig at udarbejde vejledninger eller kurser til l sningen De foreslog dog rettelser som var korrigeret og godkendt den samme dag Til sidst en lille m ngde af rettelser t t samarbejde med m lgruppen h j anvendelighed samt h j brugervenlighed har givet mulighed for at implementere l sningen den samme dag som forslag var pr senteret 10 De vigtigste mr 5285 376 kr ef 1 Overblik over opgaver 2 Deadlines pr opgaver 3 Klar ansvarsfordeling for opgaverne Hurtig adgang til alle opgaver Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 15
       For at vise i hvilken grad mine fire forslag m  der froskellige krav har jeg udarbejdet Tabel 4. Den samler mulige ...
6 Evaluering revision faki R Bortset fra rettelser indf rt d 12 december 2014 s var der ikke andre synlige uhensigtsm ssige un dvendige kvalitetsomkostninger i l sningen i perioden fra implementeringen til aflevering af fagpr ven 11 Derudover var der ikke andre konomiske omkostninger relateret til projektet end dem som var planlagt se research design omkostninger afsnit Den implementeret l sning kr ver ingen undervisning og koster kun et stykke papir som bliver brugt til at printe ans ttelsessagens tjekliste til HR medarbejdere 7 Konklusion 7 1 Svar p problemformulering Indsamlet data fra den f rste unders gelse gjorde det muligt at bekr fte kun n p stand at der er behov for bedre overblik over opgaverne ved ans ttelser blandt medarbejdere som er involverede i ans ttelsesprocessen Hoved form l be eller afkr fte bekr ftet Der er behov for bedre overblik over opgaverne ved ans ttelser blandt medarbejdere som er involverede i ans ttelsesprocessen Efter offentligg relse af l sningen vil mere end halvdelen af akt rer synes at Akt rernes generelle forst else af ans ttelsesprocessen er steget Ingen data Den organisatoriske kvalitet er for get Ingen data Brugerkvaliteten er for get Ingen data De er mere produktive sikre ved at bruge den nye l sning Ingen data 11 Lvedparten i ans Lvedparten i ansn er foregik fregikrtetirsdagen d 13 januar 2015 selv om HR medarbejdere vil bruge l sningen fra d 12 december 20014 side 16 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
6. Evaluering revision  faki-R  Bortset fra rettelser indf  rt d. 12 december 2014, s   var der ikke andre synlige uhensig...
7 2 Selvkritik Konklusioner Selv om kun n af fem p stande var bekr ftet s kan man ikke sige om projektet var en succes eller ej Det var nemlig ikke muligt at m le om l sningen har formindsket afstand mellem opgaverne akt rer og v rkt jer i ans ttelses processen Det skyldes at i perioden fra implementering af l sningen til aflevering af fagpr ven var der ingen p begyndte ans ttelsesprocesser som gjorde det meningsl s at igangs tte den anden unders gelse som skulle m le p virkningen af min nye l sning p m lgruppen Man kan konkludere derfor at tidsplanen for projektet var ikke optimal Implementering af l sningen burde v re i begyndelsen af december 2014 og den anden unders gelse burde v re i begyndelsen af januar 2015 for at vise om l sningen indfrier forventninger eller ej Min fagpr ve var meget omfattende pga to planlagte brugerunders gelser og forskellige udviklingsfaser Det viste sig at to m neder12 var ikke nok til at gennemf re projektet fuldst ndigt P den anden side s kan man v re i tvivl om n dvendigheden af den anden brugertilfredshedsunders gelse Det er fordi de resultater fra den f rste unders gelse viste at de fleste akt rer har allerede styr p procedurer og opgaver relateret til ans ttelsesprocessen Jeg synes dog at l sningen im dekommer i forskellige grader mine personlige form l med opgaven se nedst ende Tabel 5 for under pr sentationen og implementeringen af l sningen m lgruppen is r HR medarbejdere var meget begejstret for den Tabel 5 Jareks personlige formnlige ARABIC Personlige form l at opn elses grad Udnytte CME s IT l sninger programmer ved at udvikle og implementere IT v rkt j Lav medium Forbedre oveblik over opgaverne Medium H j Forbedre tildeling af opgaver H j Forbedre styring af tidfrister for opgaverne Medium H j 12 Synopsis kontrakt var afleveret til vejleder d 21 november og fagprremformuleringen er besvaret tilstr Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 17
       7.2.  Selvkritik  Konklusioner Selv om kun   n af fem p  stande var bekr  ftet, s   kan man ikke sige om projektet ...
Dataindsamlingsmetode Jeg synes at observation metoden i tidligt stadium af unders gelsen var korrekt udf rt det var uden p virkning af m lgruppen Jeg synes dog at interviews og fokus gruppens dokumentation kunne v re bedre fordi efter deres afholdelse har jeg blot skrevet hurtige notater som kunne bruges til videreudvikling af projektet uden at skrive decideret referat Det skyldes mest tidspres b de p udf relsen af min fagpr ve og mange daglige opgaver p kontoret Derudover selv om mange medlemmer af m lgruppen synes at mit sp rgsm lsskema lavet p Google Forms s meget professionelt ud opdagede jeg efter igangs ttelsen af unders gelsen mindre fejl De kunne v re undg et hvis jeg kunne lave pilottest i l ngere tid og p flere respondenter For eksempel i det sidste sp rgsm l Hvilke faktorer er vigtigst for dig var der 6 faktorer og kun 5 grader for vigtighed og det kunne forvirre nogle respondenter Generelt vurderer jeg at mine data er p lidelige for jeg synes at jeg kan stole p de informationer jeg har indsamlet Der er dog risiko for ugyldighed af data indsamlet fra ledere fordi under unders gelsen fik jeg at vide at mange ledere er utilfredse med IT systemet som giver rollebaseret indgang til Rekrutterings Systemet RI Der er derfor risiko for at jeg har f et svar baseret p fejl i RI funktioner i stedet for p hele ans ttelses processen Databearbejdning Selv om Google Forms er et rigtig godt v rkt j for at udarbejde et sp rgsm lsskemaunders gelser er der ikke korrelations mulighed Dvs det var ikke muligt at unders ge hvordan forskellige segmenter i m lgruppen fx leder besvarer sp rgsm lene Jeg havde desv rre ikke tid til at videreudvikle data i Excel Derudover har jeg anvendt mange skala sp rgsm l og i opsummeringen af resultater afsnit har jeg generaliseret besvarelser fx ved at sammens tte positive meget nogenog tilfreds og negative meget nogen og utilfreds grader Jeg synes alligevel at den handling har afspejlet et godt generelt billede af resultaterne Ogs selv om der var ikke nuanceret konklusion med korrelationer side 18 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
Dataindsamlingsmetode Jeg synes, at observation metoden, i tidligt stadium af unders  gelsen, var korrekt udf  rt  det var...
Teori Jeg mener at valget af FAKIR modellen var en rigtig ide Jeg synes at jeg har udnyttet den optimalt ved at inkludere det i mine overskrifter Jeg synes dog at selv om det var godt at anvende Levitt s diament model til at beskrive omstrukturering af Magistrat for Teknik og Milj synes jeg alligevel at jeg har brugt den i begr nset omfang jeg har inkluderet kun tre elementer akt rer opgaver v rkt j og ekskluderet to struktur og omgivelser Derudover synes jeg at jeg har ikke udnyttet kontekstdiagrammet og datastr msmodel helt korrekt Selv om man har et godt overblik over datastr m og akt rer i ans ttelses processen s har jeg ikke brugt standard ikonografi eller den traditionelle m de at lave kontekstdiagrammet Andre Jeg har gode IT kundskaber og i begyndelsen var jeg overbevist over at IT l sningen kunne v re bedst for alle akt rer det viste sig dog at ikke alle er lige teknisk skarp Dvs Jeg var tilb jelig at v lge IT l sningen som den bedste l sning og det var min personlige synsvinkel og ikke m lgruppens mening Til sidst har jeg dog h rt m lgruppen og den nemmeste l sning var igangs t som n sten ingen nye IT funktioner har 7 3 Perspektivering Arbejdsplads Med den indsigt jeg nu har opn et vil det v re oplagt f rst og fremmest at forts tte med at bruge min l sning Dette for at effektivere styring af ans ttelsesprocessen og opgavefordelingen relateret til den og videreudvikle justere l sningen hen af vejen Medarbejdere Derudover kan HR medarbejdere bruge ans ttelses diagrammet og tjeklisten til at argumentere at det tager tid at behandle ans ttelser det involverer mange akt rer og det er en meget kompleks proces Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 19
       Teori Jeg mener, at valget af FAKIR modellen var en rigtig ide. Jeg synes, at jeg har udnyttet den optimalt, ved at...
Leder afdelingsleder og teamleder Lederne kan se at det er komplekst at udf re ans ttelses processen hvor mange parter er inkluderet og m ske bliver de lidt mere opm rksom p deres deadlines Derudover kan lederne se at p SharePoint 2013 er det muligt at udarbejde meget smarte og interaktive arbejdsgange Hvis de vil udnytte de n vnte effektiviseringsmulighederne kan de overbevise Aarhus Kommunes hoved IT afdeling til at overg r til SharePoint 2013 Alle akt rer Alle akt rer er blevet pr senteret for SharePoints to v rkt jer projektstyring opgavestyring S de kan pr ve at udnytte dem i fremtidige projekter Mig Projektet gav mig en mulighed for at vise at jeg har gode samarbejdsevner jeg kan lave unders gelser og udvikle nye mere effektive l sninger Jeg har ogs fundet ud af at jeg godt kan lide at arbejde med SharePoint og udvikle nye arbejdsprocesser Derfor har jeg s gt p en stilling som Konsulent i Digitalisering med speciale i Work flows hos Aarhus Kommune Borgmesterens afdeling M ske i fremtiden f r jeg lov til at udvikle den perfekte l sning som jeg har forelagt i min fagpr ve side 20 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
Leder  afdelingsleder og teamleder  Lederne kan se, at det er komplekst at udf  re ans  ttelses processen, hvor mange part...
8 Kildeoversigt Websider http materialeplatform emu dk materialer public_downloadfile do mat 203865 89 id 20386547 https www lexitus eu FAKIR Modellen pptx http www gantt chart com B ger Andersen Gunner Kristian Mygind and S ren Fog Offentlig Administration Det Offentlige Som Serviceleverand r 2013 Print Baier Hanne Fihl S ren Fog and Kristian Mygind Offentlig Administration Det Offentlige Som Aktiv Part 2013 Print Fog S ren Offentlig Administration Brabrand Forlaget 94 2012 Print Jobber D Produktionssamling Principles and Practice of Marketing London McGraw Hill 2004 Print Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 21
       8. Kildeoversigt Websider       http   materialeplatform.emu.dk materialer public_downloadfile.do mat 203865 89 id ...
9 Bilagsoversigt 9 1 Underskrevne fagpr ve kontrakt Figur 5 Fagpr vekontrakt side 22 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
9. Bilagsoversigt  9.1.  Underskrevne fagpr  ve-kontrakt  Figur 5  Fagpr  vekontrakt  side 22  Fagpr  ve af Jarek Kedziers...
9 2 Tidligere og nuv rende MTM organisation Figur 6 Organisationsdiagram for tidligere Magistrat for Teknik og Milj Figur 7 Organisationsdiagram for tidligere Planl gning og Byggeri Figur 8 Organisationsdiagram for nuv rende Teknik og Milj Figur 9 Organisationsdiagram for nuv rende Center for Milj og Energi Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 23
       9.2.  Tidligere og nuv  rende MTM organisation  Figur 6  Organisationsdiagram for tidligere Magistrat for Teknik og...
9 3 Forkortet uddannelsesplan Periode Team Eksempler p opgaver 6 m neder IT teamet Support Intranet Hjemmeside og Byggesags system 7 m neder Ekspeditionen H ndtering af byggesags sager i tegningsarkiv og Borgerbetjening 2 m neder Wales udveksling program Effektivisering af Intern kommunikation og Arbejdsgange 3 m neder Byggeri13 Oprettelse af Nye byggesager Naboh ring Regninger med gebyrer Telefonbetjening og Journalisering p byggesager 3 m neder Journal team Journalisering p sager i Kommuneplan afd Byplan afd og By arkitektur afd 9 m neder konomi Personale og Service team 2 5 r 30 m neder Sammen 9 4 Kontoafstemning Udbetaling af diverse udl g og Bogholderiopgaver kontering og ompostering m v Forunders gelse Observation studie Under min forunders gelse af mulige fagpr ve emner har jeg observeret at der er f lgende udfordringer relateret til ans ttelser af nye medarbejdere i Centrum for Milj og Energi HR I CME er der to HR medarbejdere Maybrith og Tina de var ansvarlig for bogholderi og konomi opgaver i tidligere POB De to damer har haft kun f m neder at l re om personalesager og andre HR opgaver Derudover Aarhus Kommunes AK l n og personale IT l sninger var ikke klar til omorganisering og det har medvirket mange udfordringer problemer og irritation blandt medarbejderne Jeg synes at et digitalt oversigt over alle opgaverne kunne hj lpe dem og g re deres arbejde lidt nemmer og smartere IT teamet Der er n IT medarbejder fra tidligere POB Per og n fra NOM Dieter De bruger rigtig meget tid p at yde support at l se IT problemer og s rge for sikker IT drift Jeg kan dog observere at de ofte f r en besked om oprettelse af en ny medarbejder i AK s IT systemer med et rigtig kort varsel Det g r at det bliver umuligt for dem at gennemf re planlagte opgaver til tiden for de skal i stedet tage sig af en hastesag registrering af den nye medarbejder i Aarhus Kommune IT systemer Denne situation medf rer irritation hos IT medarbejdere s som g re deres arbejde mindre effektivt Derfor vil jeg pr ve at udvikle en l sning der sender en automatisk besked med deadline om alle IT opgaver som er relateret til en ny medarbejder tiltr delse Indk b Den nuv rende indk b ansvarlig Ingrid Elena var tidligere piccoline i POB Hun har haft lidt erfaring med at k be printerpapir og forsyning til tek kkener i den tidligere forvaltning Det var baggrund for at v lge hende som indk bsansvarlig for den nye CME og derved blev hendes opgaver udvidet til indk b af kontorm bler reoler skriveborde kontorstole etc det indeb rer at hun er ganske ny til indk b af 13 Bygningsinspektoratet og Byggesagsafdeling er tidligere navne p Byggeri afdeling 13 http www aprokom dk cm377 side 24 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
9.3.  Forkortet uddannelsesplan  Periode  Team  Eksempler p   opgaver  6 m  neder  IT-teamet  Support, Intranet, Hjemmesid...
m blementet Derudover er hun under uddannelse og er frav rende nogle gange pga skole Der er desuden en anden medarbejder Lucy som er ansvarlig for den generelle drift af bygningen p Gr ndalsvej 1C fx er hun kontaktpersonen ang ende reng ring og hun afl ser ogs Ingrid n r hun er ikke til stede Jeg kunne se at det er vigtigt at planl gge indk bsopgaver i god tid fordi leveringstiden kan v re meget lang op til 6 uger Derfor vil jeg udvikle en l sning med opgaver relateret til forberedelse af arbejdspladsens fysiske rammer Det betyder at n r en oversigt med deadlines bliver tilg ngelige for b de indk bs og bygningsansvarlig kan Ingrid Elena f r en bedre overblik over alle de nye indk bsopgaver Derudover vil b de hun og Lucy f r bedre mulighed for at hj lpe hinanden og aflyse ved tilf lde frav r Info om den ny medarbejder N r der kommer en ny medarbejder s Intranet ansvarlige Maybrith og mig skal lave en nyhed om den nye kolleger For at g re det skal vi f r et billede som er taget af vores grafisk designer Anne og tekst om den nye medarbejder som er skrevet af selve den nye medarbejder P nuv rende tidspunkt p grund af travlhed og uoverskuelighed kan det ske at en nyhed om den nye medarbejder bliver publiceret f rst efter nogle uger efter hans tiltr delse Det er ikke hensigtsm ssigt at andre medarbejdere ikke ved om den person er en bagere eller ans t p CME Derfor vil jeg udvikle en l sning som samler op de n vnte opgaver s nyheden p intranet om den nye medarbejder kommer senest en uge efter tiltr delse Leder Selv om CME har mage dygtige leder s p grund af stor arbejdsburde og travlhed har de ikke overblik over de mange opgaver som er relateret til ans ttelse af nye medarbejdere Det kan ske at der bliver bestemt at en afdeling skal ans tte fem ekstra medarbejdere s hurtigt som muligt men ledelsen er ikke klar over at der er et hav af sm opgaver Min l sning vil derfor give ledelsen en overblik om medarbejdernes opgaver 9 5 Tilg ngelige procedurer ved ans ttelser Ny medarbejder 4 1 Beslutning om ans ttelse Efter godkendelse hos Centerchefen tager afdelingschefen initiativ til ans ttelse af ny medarbejder Stillingen skal som hovedregel sl s op Afdelingschefen tager kontakt til Administration for afklaring af evt ans ttelsesstop samt hensyn til udviklingspolitikken 4 2 Stillingsopslag Afdelingschefen s rger for udarbejdelse af stillingsopslag med inddragelse af tillidsrepr sentanten Stillingsopslaget videreformidles til Administrationens HR Tina og Maybrith n vnes fremover T og M elektronisk med tilh rende oplysninger Se under punkt 4 3 T og M s rger for at stillingsannoncen bliver opsl et p Aarhus Kommunes hjemmeside samt p TM portalen 4 3 Ans ttelsesudvalg Afdelingschefen s rger for at der neds ttes et ans ttelsesudvalg hvor tillidsrepr sentanten og relevant personale er repr senteret Oplysningerne om hvem der er med i ans ttelsesudvalget fremsendes sammen med stillingsopslaget til Administrationen som s rger for de n dvendige rettigheder til rekrutteringssystemet for medlemmerne af ans ttelsesudvalget 4 4 Modtagelse af ans gninger Det nye rekrutteringssystem modtager elektronisk de fremsendte ans gninger og sender automatisk en modtagelseskvittering R d og vejledning med rekutteringssystemet kan hentes hos M og T 4 5 Indkaldelse og afholdelse af samtaler Da der er tale om fortrolige oplysninger er det en selvf lge at disse ogs bliver behandlet herefter N r der er udpeget personer til samtale s rger Administrationen for skriftligt at indkalde til samtale via rekrutteringssystemet Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 25
       m  blementet. Derudover er hun under uddannelse og er frav  rende nogle gange pga. skole. Der er desuden en anden m...
Samtalerne b r s vidt muligt afholdes p et neutralt sted af hensyn til diskretion og med beh rig afstand mellem samtalerne 4 6 Beslutning om ans ttelse N r der er truffet afg relse om hvem der skal ans ttes giver afdelingschefen besked til personalemedarbejderne i T og M ved udfyldelse af en blanket vedlagt bilag p den person det drejer sig om Link til blanket klik her Administrationen s rger for at fremsende afslag til ans gerfeltet dog ikke til de ans gere der har v ret til samtale Her ringer afdelingschefen og meddeler afslag med begrundelse Bem rk s rlige krav til begrundelsen for afslag i henhold til overtallige medarbejdere i henhold til udviklingspolitikken Afdelingschefen s rger for at udfylde blanket og videresende det til T og M som tager sig af det videre forn dne Personalemedarbejderne i Administrationen s rger for at der p baggrund af ovenst ende blanket bliver udarbejdet et aftaleskema med et l nforslag til brug for l nforhandlingen der p g r mellem afdelingschefen og den p g ldende tillidsrepr sentant S snart denne forhandling er f rdig videregives aftalen til Administrationen 4 7 Videreformidling af oplysninger om ans geren Det er personalemedarbejderne i Administrationens opgave at videreformidle oplysningerne fra punkt 4 6 til AOE HR Endvidere fremsendes opgaveoversigt i forbindelse med nyansatte til personerne udspecificeret under pkt 4 8 til Administrationen konomi IT funktionen telefonansvarlig ang ende fastnettelefon samt MEAkoordinatorer Se i vrigt under pkt 4 8 4 8 Opgaver Administrationen opretter l naftaleskema som underskrives af afdelingschefen og den p g ldende faglige organisation AOE HR opretter herefter en P sag i eDoc og s rger for journalisering af ans gning eksamensbeviser samt dokumentation for tidligere ans ttelse AOE HR udf rdiger et ans ttelsesbrev samt videregiver oplysningerne fra RI til KMD Link til blanket klik her Det er endvidere Administrationens rolle at udf re f lgende Oprettelse i Persondatabasen T og M Bestille kontorinventar skrivebord 1 stk reol 1 kontorstol hvis der ikke i forvejen er inventar Ingrid og Lucy Bestiller n glebrik og skilt til d r Lucy Oprettelse i Opus tildeling af roller rettigheder Lucy Bestiller evt nske om bordlampe opslagstavle whiteboard etc Lucy Oprettelse af den nye medarbejder p telefonoversigten v Ingrid IT funktionen s rger for Bestilling af evt mobiltelefon NB info om evt fri telefon og beskatning v Dieter Netident azt ident og mail CICS og helpdesk v Dieter Oprettelse p Milj portalen v Dieter Oprettelse i Mapinfo og GeoEnvion v Dieter Oprettelse i BSS Oprettelse i KMD Structura Afdelingschefen har ansvaret for Udpegning af mentor Definition af medarbejderes IT profil hvilke rettigheder skal den p g ldende have hvilken kollega har de forn dne rettigheder og kan derfor v re model Udarbejdelse af program for den f rste uge F lles kaffe med afdelingen den f rste dag 4 9 Medarbejderens f rste dag og uge i organisationen Der afholdes et morgenarrangement i afdelingen hvor den nye medarbejder m der sine nye kolleger side 26 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
Samtalerne, b  r s   vidt muligt, afholdes p   et neutralt sted af hensyn til diskretion og med beh  rig afstand mellem sa...
P skrivebordet vil der st blomster og Administrationen har s rget for at der ligger en n glebrik Velkomstbrev og straksinformationer findes p Portalen intranettet Nye medarbejdere vil ved anmodning til Sekretariatet kunne f introduktion til KMD Opus v Administrationen IT programmer v Dieter GIS funktionen v Niels J rn Dalum Nielsen TM Portalen v Administrationen Personalegoder herunder frugtordning kaffe the ordningen massageordning forvaltningsarrangementer etc v Lucy V sentlige MEA oplysninger v MEA Koordinatorerne herunder om arbejdsmilj organisationen I afdelingernes introprogram indarbejdes at den nye medarbejder f rste dag laver et postkort om sig selv til nyhed p portalen Til brug for nyheden tages der et foto hos Anne Baastrup Herefter s rger Administrationen for at l gge nyheden p TM portalen Der laves en venteliste til prof fotografering Afdelingssekret ren eller mentor har ansvaret for at alt er p plads til den nye medarbejder fra f rste dag 4 10 Opf lgning Afdelingschefen eller n rmeste personaleansvarlige leder f lger l bende op p introduktion og opl ring de f rste 3 mdr pr veperioden Der afholdes efter 2 mdr en opf lgningssamtale med den nye medarbejder jf kommunens retningslinjer og vejledning 9 6 Tilg ngelig huskeliste i forbindelse med nyansatte Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 27
       P   skrivebordet vil der st   blomster og Administrationen har s  rget for, at der ligger en n  glebrik. Velkomstbr...
9 7 side 28 Sp rgeskema unders gelse Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
9.7.  side 28  Sp  rgeskema unders  gelse  Fagpr  ve af Jarek Kedzierski, hold 32
9 8 Gantt Kort over fagpr ven Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 29
       9.8.  Gantt Kort over fagpr  ven  Fagpr  ve af Jarek Kedzierski, hold 32  side 29
9 9 Brugerunders gelses resultater Resultaterne af sp rgsm l skema viser at unders gelsen var m lrettet korrekt fordi alle 21 respondenter var involverede i ans ttelser og udf relse af opgaver relateret til det Derudover unders gelse viser at over halvdelen af respondenter havde leder rolle i organisationen hver fjerde respondent havde en anden rolle der var to respondenter henholdsvis i gruppe konomi og HR og der var n repr sentant fra bygning indk b og It ansvarlig kategorier Resultaterne viser ogs at over 70 af respondenter har behov for et bedre overblik over opgavernes side 30 ansvarlig deadlines og selve opgaver relateret til ans ttelser Man kan se derudover n sten 40 af respondenter har meget godt forst else n sten hver fjerde har godt forst else og over 30 noget forst else over processer og opgaver relateret til ans ttelser P n ste figur kan man se at n sten 60 af respondenter er tilfreds hver fjerde er meget tilfreds 14 er noget tilfreds og n respondent er meget utilfreds med nuv rende kvalitet af sine udfyldte opgaver relateret til ans ttelser Desuden var der lige tal p 6 respondenterne n sten 30 som var noget utilfreds eller noget tilfreds endvidere hver fjerde var tilfreds tre respondenter var meget tilfreds og n var meget utilfreds med nuv rende styring af ans ttelses opgaver opgavefordeling deadlines og IT l sninger N ste figur viser at n sten 40 respondenter har valgt et svar p midten af skallen nogen produktivt hver fjerde p pegede produktivt hver femte meget produktivt eller ikke produktivt for at beskrive hvor produktive var de med de nuv rende procedurer og styring af ans tteles opgaver Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
9.9.  Brugerunders  gelses resultater  Resultaterne af sp  rgsm  l skema viser, at unders  gelsen var m  lrettet korrekt, ...
ans ttelser kan blive forbedret dog 5 vidste ikke og andre 5 syntes ikke at det kan forbedres deadlines 43 har valgt hvem er ansvarlig og hurtig adgang til alle opgaver 24 har v gt hvor lang tid tager opgaverne og 14 har valgt p mindelse ved deadline som den vigtigste faktor vedr fremtidig opgavestyring ved ans ttelser i CME Fra tabellen nedunder kan Man kan tydelig se at man se at 67 respondenter n sten alle respondenter har valgt overblik over 90 var enig om opgaver 48 har valgt opgavestyring relateret til Tabel 6 Hvilke faktorer er vigtigst for dig overblik over opgaver 1 mindst vigtig 2 3 4 5 mest vigtigt hvor lang tid tager opgaverne hvem er ansvarlig deadlines p mindelse ved deadline hurtigt adgang til alle opgaver 0 0 0 33 0 14 14 48 0 10 14 33 0 0 14 38 14 0 10 62 0 5 19 33 67 24 43 48 14 43 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32 side 31
       ans  ttelser kan blive forbedret, dog 5  vidste ikke og andre 5  syntes ikke, at det kan forbedres.     deadlines  ...
9 10 Implementeret l sning Figur 19 Tilrettet ans ttelsesblanket Figur 19 Mail skabelon OBS Tjeklisten er i tabel 1 p1 side 11 side 32 Fagpr ve af Jarek Kedzierski hold 32
9.10. Implementeret l  sning  Figur     19      Tilrettet     ans  ttelsesblanket       Figur     19      Mail     skabelo...