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Guide "Parcours certifiant des gestionnaires"

of 0
C
OMPRENDRE
Les Charges Locatives
Parcours certifiant
: Initiation des
Gestionnaires d’immeubles ERILIA
- Vol. 1
Comprendre les Charges
récupérables et
réparations locatives
ERILIA
Service Charges Locatives
Charges@erilia.fr
2
EDITO
Nous vous prions de bien vouloir prendre connaissance de
cette notice explicative concernant les charges récupérables
et réparations locatives au sein de la législation et des règles
en vigueur à ERILIA.
Nous entendons ainsi faciliter la compréhension vis-à-vis de
nos services internes, de nos locataires et du canisme des
régularisations de charges et de facturation.
Nous espérons que ce guide saura vous apporter les
renseignements qui vous sont nécessaires.
La Direction du Patrimoine
Le service charges locatives
3
Introduction………………………………………………………………………………………………………….…………… 4
Les définitions …………………………………………………..…………………………………………………….……… 5
La maîtrise des charges générales
Eau ………………………………………………..…………………………………………………………………….……………… 6
Chauffage ……………………………………………………………….………………………………………………..……… 7
Entretien des Parties Communes…………………………………………………….……………..….……… 8
Personnel de proximité
Ascenseurs ……………………………………………………………………………………………………….…………..…… 9
Charges communes
Ampoules
Electricité
Espaces verts
Surpresseurs
Pompes de relevage
Portes automatiques
Equipements Logement …………………………………………………………………………………..………….… 11
Antenne ou câble
Chauffe-eau et chaudière
Compteurs d’eau
Robinetterie
Ventilation Mécanique Contrôlée (VMC)
Propreté …………………………………………………………………………………………………………………..………… 12
Désinsectisation
Désinfection
Taxe Locative
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères –TOM
Les Textes Généraux …………………………………………………………………………………………………… 13
Prescription des charges locatives ………..………………………………………………………………… 14
Annexe : le calcul des régularisations de charges ………………………………………………… 16
Annexe : le calcul et envoi des notifications budgétaires …………………………………… 18
Annexe : la restitution des données ……………………………………………..………………………… 19
Annexe : le Google site des charges locatives ………………………………………………..…… 20
Annexe : le décret des charges récupérables …………………………………….………….…… 24
Annexe : le décret des réparations locatives ………………………………….…….….…………… 28
Sommaire
4
Les charges comprennent (entre autre) :
Les charges nérales (charges communes, contrat d’entretien des équipements
collectifs et individuels, entretien des parties communes, EDF, taxe d’ordure ménagère
et balayage, frais de personnel…)
Les charges ascenseurs (électricité, contrat, interventions ponctuelles)
Les charges parkings (contrat d’entretien et électricité)
Les charges privatives (fluides, eau froide, eau chaude…)
Les charges de chauffage (combustible, contrat d’entretien de la chaufferie, chauffage
électrique…)
Les contrats d’exploitation des installations de chauffage comprennent trois périmètres de
prestation, décrites dans le tableau ci-dessous.
Prestations incluses dans le contrat d’exploitation des installations thermiques
PRESTATION P1
(récupérable)
Cette prestation correspond à la fourniture de l’énergie ou
du combustible nécessaire pour assurer le chauffage et la
production d’eau chaude sanitaire des logements.
PRESTATION P2
(récupérable)
Cette prestation correspond à l’entretien et à la maintenance
de l’installation de chauffage et de production d’eau chaude
sanitaire.
PRESTATION P3
(non récupérable)
Appelée « garantie totale », cette prestation correspond aux
réparations (travaux de gros entretien) et au remplacement
des matériels vétustes.
Lorsqu’ERILIA établit les charges générales, celles-ci sont calculées par résidence partir du
logiciel Immoware). Nous sommes donc en capacité de calculer au plus précis et au plus juste les
charges correspondant à la situation personnelle de chaque locataire même s’il s’agit de charges
collectives.
Le montant d’une charge peut différer selon la taille ou la configuration de la résidence.
Les clés de répartitions par nature de charges, c’est-à-dire les critères de calcul appliqués sont
définies d’après la nature de la résidence (Pleine propriété, copropriété, ASL, etc…).
Introduction
5
a) Les charges récupérables :
Les charges récupérables regroupent les frais engagés par le bailleur que celui-ci peut se faire
rembourser par son locataire.
Les charges récupérables portent notamment sur les dépenses qui concernent l'entretien courant
du bien, les différents équipements mentionnés dans le contrat de bail, ainsi que diverses
réparations et taxes.
a) Les réparations locatives :
Le locataire doit veiller à maintenir en l'état le logement qu'il occupe.
A ce titre, il doit assurer l'entretien courant de son logement et de ses éléments d'équipement,
ainsi que les menues réparations nécessaires.
A défaut, le bailleur peut retenir sur le dépôt de garantie les sommes correspondantes aux
réparations locatives qui n'ont pas été effectuées par le locataire, justificatifs à l'appui.
Le locataire est responsable des dégradations ou pertes qui pourraient survenir en cours de bail
dans le logement, à moins qu'il ne prouve qu'elles soient dues à la vétusté, à une malfaçon ou à
la force majeure.
Erilia est fortement mobilisée sur le poste des dépenses « Charges Générales ».
La société met en œuvre de nombreuses actions dans l’objectif de maîtrise de ces charges :
Des renégociations de contrats qui ont permis de réaliser des économies
substantielles.
La modernisation et la pérennisation du parc grâce au renouvellement
des appareils arrivés en fin de vie.
Le remplacement des organes défectueux et générateurs de pannes
récurrentes, réduisant ainsi les coûts de maintenance.
La maîtrise des consommations tout en maintenant le confort
d’utilisation et la satisfaction des locataires.
Les définitions….
La Maîtrise des Charges Générales
6
Le prix du mètre cube d’eau froide TTC varie d’une résidence à
l’autre selon les communes sur lesquelles elles sont implantées.
Le prix du mètre cube d’eau chaude correspond à celui du mètre
cube d’eau froide auquel est ajouté le coût du chauffage de l’eau.
Le coût de l’énergie nécessaire au réchauffement de l’eau froide
pour obtenir de l’eau chaude est différent d’un site à l’autre.
A ERILIA, le relevé des compteurs d’eau froide, et/ou d’eau chaude
est réalisé 2 fois par an, soit une fois tous les 6 mois.
Les provisions sont donc calculées en fonction du dernier relevé
effectué. Elles s’ajustent à la consommation réelle des ménages.
Variation du prix de l’eau
7
La période de chauffe s’étend d’octobre à avril/mai. La date théorique de
remise en service des installations collectives est fixée au 15 octobre. Celle
de la fin de saison de chauffe se situe au cours du mois de mai.
Ces dates sont susceptibles d’être modifiées en fonction des conditions
météorologiques.
La régularisation correspond à la différence entre le montant des acomptes
que le locataire aura versés (étalés sur douze mois) et la consommation
enregistrée pour la résidence sur l’année.
La répartition du chauffage collectif (gaz ou électrique) est calculée sur la
base de la Surface Habitable.
Degré Jour Unifié (DJU) par année :
Les DJU ou Degrés Jours Unifiés permettent de réaliser des estimations de consommations
d’énergie thermique en fonction de la rigueur de l’hiver ou de la chaleur de l’été.
Pour chaque 24 heures, le nombre de DJU est déterminé en calculant la différence entre la
température de référence (soit 18°C) et une estimation de la moyenne des températures de la
journée.
Cumulé, les DJU permettent de comparer les consommations de différentes périodes de chauffe
de durées identiques en tenant compte du facteur de la rigueur de l’hiver.
La période de chauffe s’établit généralement sur 232 jours allant du 1
er
octobre au 20 mai. Les
cumuls sur cette période varient considérablement d’un lieu à un autre en France. Ainsi pour la
côte corse, le total annuel est de 1400 DJU alors qu’il monte à 3800 pour le Jura.
Chauffage
8
Personnel de Proximité :
Employé d’immeuble :
Ce poste est récupérable à 100%. Cela correspond au coût lié à l’entretien
ménager des parties communes intérieures et extérieures de la résidence
et/ou à la gestion des ordures ménagères.
Si un employé d’immeuble intervient sur plusieurs résidences, son salaire est
récupéré au prorata du temps passé sur chaque résidence.
Gardien d’immeuble : (Gardien Qualifié, Gardien Hautement qualifié,
Gardien Superviseur)
Il existe 3 taux de récupération des salaires :
0 % si l’activité n’est que relationnelle et administrative.
40% si l’activité est consacrée uniquement à l’entretien ménager, ou uniquement à la gestion
des ordures ménagères.
75 % si l’activité est consacrée à l’ensemble des deux tâches (entretien ménager et gestion des
ordures ménagères).
Si un gardien intervient sur plusieurs résidences, son salaire est cupéré au prorata du temps
passé sur chaque résidence et en fonction des tâches effectuées.
Autres :
Sociétés de nettoyage :
ERILIA fait appel dans la plupart du temps à des entreprises extérieures
dans le cadre de contrats d’entretien, ou lors de remplacements de
personnel de proximité uniquement pour les tâches se rapportant à
l’entretien de la résidence et à la gestion des ordures ménagères. Cette
facturation est récupérable à 100%.
Entretien des Parties Communes
9
Les charges d’ascenseurs correspondent à la répartition des frais engagés par
ERILIA aups des sociétés en charge de la maintenance et de la réparation
des appareils, ainsi qu’aux frais d’électricité engendrés par son
fonctionnement. En revanche, ce poste de charges ne comprend pas les
interventions faisant suite à des actes de vandalisme (décrites dans les
marchés type d’ERILIA).
Seuls les locataires disposant d’ascenseurs sont redevables de cette charge.
Les locataires occupant un pavillon ou appartement en rez-de-chaussée ne
sont pas concernés, sauf s’ils ont accès aux sous-sols pas le biais d’un
ascenseur où que les règles de copropriété s’appliquent de plein droit.
Ampoules
Le coût généré par le remplacement des ampoules des parties communes est
considéré comme des fournitures consommables. A ce titre, il s’agit d’une
charge récupérable.
Dans la majorité des résidences d’ERILIA, les ampoules des parties
communes sont remplacées par le personnel de proximité en possession de
son habilitation électrique.
Pour le remplacement des autres sources lumineuses (lampadaires ou spots
spécifiques ou éclairage en partie haute), une entreprise est mandatée, et
seul le coût de l’ampoule est récupéré auprès des locataires.
Electricité
Les charges d’électricité correspondent au ct de l’énergie consommée
dans les parties communes de l’immeuble (intérieures et extérieures),
auquel s’additionne l’abonnement des compteurs (chaque compteur reste la
propriété d’EDF). L’électricité consommée par d’autres installations
(ascenseurs, VMC, suppresseurs, portes automatiques, extracteurs de
fumée…) peut être incluse dans ce poste ou faire l’objet d’une ligne
spécifique dans les charges liées à chaque équipement.
Ascenseurs
Charges Communes
10
Espaces verts
Cette charge correspond à l’entretien des espaces verts (tonte de pelouse,
taille des haies et arbustes, ramassage des feuilles, désherbage des massifs
et des allées). Cette prestation peut être réalisée par le personnel de
proximité ou par une entreprise spécialisée avec laquelle un contrat a été
passé.
Surpresseurs
Le surpresseur permet de fournir suffisamment de pression pour s’assurer
que tous les appartements soient desservis en eau chaude sanitaire. Les
charges liées au contrat d’entretien de l’équipement sont récupérables dans
les charges locatives.
Pompes de relevage
Les charges récupérables liées à cet équipement correspondent :
Au détartrage des colonnes de chutes
Aux branchements d’eaux usées et d’eaux-vannes (eaux provenant
des WC)
Au curage des collecteurs extérieurs
Aux vidanges de fosses d’aisances
Aux coûts d’entretien des caniveaux et des canalisations
d’évacuation des eaux pluviales.
Portes automatiques et portails (accès à la résidence ou au parking)
Le contrat d’entretien des portes automatiques donnant accès à la résidence
ou à un parking (souterrain comme aérien) génère des dépenses également
récupérables dans les charges locatives (maintenance, contrats, etc…)
11
Antenne ou câble
Ce poste de charges est composé du coût de l’installation et l’entretien des
équipements (contrat). Tous les frais d’entretien de l’antenne collective ne
sont pas récupérables. Les frais d’entretien correspondant à des charges
récupérables sont énumérés dans un décret (Décret n°67-1171 du 28
décembre 1967 fixant les conditions d’application de la loi 66-457 du 2
juillet 1966 relative à l’installation d’antennes réceptrices de
radiodiffusion).
Info : ERILIA a recourt de plus en plus à la fibre (gratuit)
Chauffe-eau et chaudière
Ces charges récupérables correspondant aux dépenses liées au contrat
d’entretien et aux prestations complémentaires (P1-P2) liées au contrat
d’entretien des chauffe-eau (gaz ou électrique) et des chaudières.
Compteurs d’eau froide et/ou compteur d’eau chaude
Le compteur installé dans les logements ou en gaine palière (appelé
divisionnaire), diffère du compteur général situé dans les parties communes
qui alimente l’ensemble du bâtiment ou de la résidence. Les charges
récupérables de ce poste correspondent à la location, l’entretien et aux
relevés.
Robinetterie
Les charges d’entretien de la robinetterie concernent toutes les résidences
sur lesquelles un contrat d’entretien a été souscrit. Il comprend l’entretien
des robinetteries et des systèmes de chasse d’eau équipant les WC. Un
accord collectif devra cependant être soumis à l’appréciation des locataires.
Ventilation Mécanique Contrôlée (VMC)
Ce poste de charges correspond au coût d’entretien du système de VMC
(Contrat).
Equ
ipements Logement
12
Désinsectisation
Le passage d’une société spécialisée pour éradiquer la présence de nuisible
dans les appartements et parties communes de l’immeuble, tels que les
cafards, repsente une charge récupérable (produits utilisés hors frais de
main d’œuvre).
Désinfection
La désinfection correspond au nettoyage des vide-ordures, des colonnes
vide-ordure, des containers et des locaux-poubelles. Ces prestations sont
réalisées dans le cadre d’un contrat dont le coût est récupéré dans les
charges locatives (produits utilisés hors frais de main d’œuvre).
Bien entendu, cette charge n’est imputable qu’aux locataires des résidences
bénéficiant de cette prestation. Les sociétés retenues ont répondu à un
appel d’offre.
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères et de balayage- TOM
Cette taxe est facturée à ERILIA par le service des impôts. En tant que
charge récupérable, la taxe d’enlèvement des ordures ménagère et de
balayage est à la charge des locataires. Cette disposition est de nature
réglementaire.
En revanche, les « frais de rôle » sont intégralement pris en charge par
ERILIA et ne constituent donc pas des charges récupérables. Ils
correspondent aux frais administratifs (ou frais de gestion) facturés au
bailleur par le service des impôts, dans le cadre du paiement de la taxe
d’enlèvement des ordures ménagères.
Propreté
Taxe Locative
13
Liste des charges récupérables :
- Tous les logements, sauf HLM et loyers plafonnés : articles 23 et 23-1 de la loi n° 89-462
du 6 juillet 1989 et décret n° 87-713 du 26 août 1987
- HLM et loyers plafonnés : article L.442-3 du Code de la construction et de l’habitation et
décret n° 82-955 du 9 novembre 1982.
Paiement des charges (tous logements) : article 23, alinéas 6 et 7 de la loi 89-462 du 6
juillet 1989.
Les Textes Spécifiques :
Accords collectifs de location : articles 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986.
Antennes de télévision et câbles : loi n° 66-457 du 2 juillet 1966.
Ascenseur :
- Article 23, al. 3 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
- Contrats d’entretien : article R.125-2 du code de la construction et de l’habitation ; arrêté
du 18 novembre 2004 relatif à l’entretien des installations d’ascenseurs.
Associations de locataires : articles 41 à 44 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986.
Chauffage (compteurs de chaleur) : articles L.131-3 et R. 131-2 à 131-7 du Code de la
construction et de l’habitation.
Eau chaude sanitaire (compteurs) : articles L.131-14 du Code de la construction et de
l’habitation.
Eau froide (compteurs) : art. 93 de la loi 2000-1208 du 13 décembre 2000 relative à la
solidarité et au renouvellement urbains ; décret n°2003-408 du 28 avril 2003 pris en
application de l’article 93 de la loi n°2000 et relatif à l’individualisation des contrats de
fourniture d’eau.
Les Textes Généraux
14
Les durées des prescriptions
SECTEUR LOCATIF
DROIT DU BAILLEUR
DROIT DU LOCATAIRE
Secteur Privé Loi 1989
5 ans
5 ans
Loi 1948
5 ans
3 ans
Secteur HLM
5 ans 3 ans
Le droit du bailleur
L’article 113 de la loi du 18/01/2005 de la cohésion sociale a modifié l’article 2277 du Code Civil
en précisant que l’action en paiement des charges locatives se prescrit par cinq ans. Cela
signifie que les bailleurs, quel que soit le type de bail (bail commercial, bail professionnel, bail
d’habitation ou à usage mixte d’habitation et professionnel qu’il s’agisse de bail régi par la loi
de 1948, celle de 1989, ou de bail HLM) peuvent remonter sur cinq ans pour réclamer le
paiement des charges. Jurisprudence (Cour de cassation, chambre mixte 12/04/2002)
Le droit du locataire
Dans le secteur HLM, l’action en remboursement des sommes indûment perçues (Article L. 353-
15 pour les logements conventionnés) se prescrit pas trois ans en vertu de l’article 68 de la loi
1948, qui s’applique également au secteur HLM (Cour de cassation 18/02/2003).
La Prescription des Charges Locatives
15
ANNEXES
16
Chaque année à la même riode, tous les locataires reçoivent leur décompte individuel de
charges. Il permet de régulariser les sommes qu’ils ont versées mensuellement pour couvrir les
charges collectives liées à leur résidence et à leur logement.
Comment est calculée la régularisation ?
4 – Base Totale :
Il s’agit des modalités de la base de calcul pour une résidence soit à la surface habitable, soit au
nombre de logements, soit aux millièmes ERILIA définis par le règlement de copropriété.
5 – Prorata Nb J / Total :
« Nb J » correspond au temps de présence sur la résidence. Le « Total » est le nombre de jours
par an. Ces deux parties peuvent également correspondre au nombre de jours de chauffage.
6 – Provisions :
Il s’agit du montant total de provisionné sur l’année 2014.
1
Libellé des charges à répartir
:
Libellés de dépenses (encadré noir
plein) : Il s’agit de la nature exacte de
la dépense engagée et à répartir sur le
module.
Libellés des provisions (encadré noir en
pointillé) : Il s’agit des rubriques de
provisions pour charges appelées
auprès des locataires.
2 – Montant à répartir :
C’est le montant des penses de
l’exercice pour l’ensemble de la
résidence.
3 – Base module :
Il s’agit des modalités de la base de
calcul pour un logement soit à la
surface habitable, soit au nombre de
logements, soit aux millièmes ERILIA
définis par le règlement de
copropriété.
Le Calcul des Régularisations de Charges
17
7 – Votre Quote-Part :
Cette partie correspond au montant des dépenses imputées au logement. La quote-part est
calculée au prorata du temps de présence sur la résidence (cf. Partie prorata Nb J / Total).
8 – SOLDE 1 :
Le solde correspond à la différence entre le total des dépenses et le total des provisions.
9 – Partie correspondantes aux fluides :
Il existe 3 sortes de fluides : l’eau, le Gaz et l’électricité. La colonne « Consommé » correspond
à la différence entre les deux index. Le prix unitaire est le coût au m3 ou au Kw.
Le montant est calculé par la multiplication du consommé et du prix unitaire.
Exemple pour l’eau froide : 89 x 3.390 = 301.71 €
10 – SOLDE 2 :
Le solde 2 correspond à la différence entre le total des dépenses et le total des provisions pour
la partie concernant les fluides.
11 – SOLDE CLIENT:
Le solde client est le résultat de l’addition du solde 1 et du solde 2.
Si le solde de cette opération est positif VOUS NOUS DEVEZ ») le locataire doit à ERILIA
la somme correspondante au solde, les provisions appelées n’ayant pas été suffisantes, les
règles suivantes s’appliquent :
Le solde est inférieur à 50 € : le montant sera repris sur le prochain avis d’échéance du
locataire (délai de 30 jours)
Le solde est compris entre 50 et 300 € : le montant dû sera échelonné à hauteur de 50
par mois jusqu'à apurement du solde
Le solde est supérieur à 300 € : le locataire doit prendre contact avec le chargé de
recouvrement de l’agence afin de s’accorder sur une proposition d’échelonnement de la
dette et du règlement.
Si le solde de cette opération est négatif (« NOUS VOUS DEVONS ») ERILIA doit ce montant
au locataire, les provisions versées étant supérieures à sa quote-part, les règles suivantes
s’appliquent :
Le compte du locataire est à jour : le montant viendra en déduction de la prochaine
facturation des charges et loyer.
Le compte du locataire est débiteur : le montant viendra se positionner et apurer en
partie ou en globalité le compte du locataire.
IMPORTANT : LE LOCATAIRE N’A RIEN A REGLER AU JOUR DE LA
RECEPTION DU DECOMPTE DE CHARGES
18
Chaque fin d’année, tous les locataires reçoivent une notification budgétaire. Il s’agit
d’un document ou figure les nouvelles provisions de charges qui seront appliquées à partir
du 1
er
janvier (en lien avec le budget établit préalablement).
Comment sont calculées les provisions de charges ?
5 – Votre Quote-part annuelle :
Cette partie correspond au montant des provisions imputables au logement.
6 – Provisions :
Il s’agit du détail des provisions (charges communes, chauffage, eau, etc...) qui seront facturées
au locataire.
1
Libellé des charges à répartir
:
Libellés de charges (encadré noir plein) : Il
s’agit de la nature exacte de la provision
engagée et à répartir sur le module.
Libellés des provisions (encadré noir en
pointillé) : Il s’agit des rubriques de
provisions pour charges appelées auprès des
locataires.
2 – Budget :
C’est le montant des provisions de l’exercice
N+1 pour l’ensemble de la résidence.
3 – Base module :
Il s’agit des modalités de la base de calcul
pour un logement soit à la surface habitable,
soit au nombre de logements, soit aux
millièmes ERILIA définis par le règlement de
copropriété.
4 – Base Totale :
Il s’agit des modalités de la base de calcul
pour une résidence soit à la surface
habitable, soit au nombre de logements, soit
aux millièmes ERILIA définis par le règlement
de copropriété.
Le Cal
cul du budget et l’envoi de la notification budgétaire
19
a) Présentation du fichier « EXCEL » transmis aux agences pour justification des soldes :
1. Le nom du patrimoine concerné.
2. L’objet de la restitution (budget, régularisation, analyse, etc…)
3. La fiche technique qui comporte entre autre le nom de l’Agence, le numéro du
patrimoine, le nb de logements, la surface habitable, le nombre de garages, etc…
4. Les numéros de rubriques devront être inscrits ainsi que les libellés
5. Les observations liées aux diminutions / augmentations de charges.
6. Des ratios permettant d’analyser au + vite le groupe.
b) L’édition des comptes par le logiciel Immoware :
Le détail de toutes les factures peut être édité sur Immoware selon l’enchainement suivant :
Cliquer sur Gestion financière / Comptabilité analytique / Patrimoine / Affectation
patrimoine par centre analytique
La restitution des données sur nos outils de travail
20
Pour communiquer, restituer les données et les informations qui vous seront nécessaires au suivi
de chaque sidence, notre équipe dispose depuis le 1er janvier 2016, d’un site intranet dédié
directement à l’activité des charges locatives.
https://sites.google.com/a/erilia.fr/charges-erilia/
Le site est constitué de différents onglets selon les thématiques définies par l’activité.
Le Google site dié à l’activité des charges ERILIA
Pour accéder au Google site, vous
pouvez cliquer sur les liens Google
proposés directement en haut à droite
de votre boite email puis cliquez sur
« Sites »
Ouvrir l’onglet « Parcourir les sites »
puis « Direction du Patrimoine »
Cliquer sur « Service charges
locatives »
Lors de vos prochaines connexions et
pour faciliter la recherche, nous vous
conseillons d’ajouter le lien à vos
favoris dès votre première visite.
21
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
La définition des charges récupérables et réparations locatives
Le décret n°87 - 713 du 26 aout 1987 lié aux charges récupérables
Le décret n°87 – 712 du 26 aout 1987 lié aux réparations locatives
Les divers textes de lois (exemple : loi ALUR)
Nos guides internes ERILIA
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Le référentiel ERILIA des charges récupérables et récupérations locatives
Cet outil vous permets de connaitre poste par poste la récupérabilité ou non de la nature des
charges, si une dépense ne figure pas sur le référentiel, vous pouvez nous contacter à tout
moment pour que l’on procède à la mise à jour.
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
L’état d’avancement des régularisations de charges pour l’année N
Les fichiers d’analyses et de justificatifs de soldes par année
Les reportings adressés à chaque directeur d’agence en fin de mois
Onglet
: Charges récupérables et réparations locatives
Onglet
: Référentiel
Onglet : Régularisations de charges
22
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
L’état d’avancement des régularisations de charges pour l’année N+1
Les budgets sous format EXCEL pour l’année N+1
Les budgets sous format EXCEL antérieurs à N+1
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Les notes de livraisons établies au cours des mois M-6 et M-2
Le suivi des livraisons à 3 ans
Les budgets synthétiques des livraisons
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Les procédures Immoware pour utiliser le logiciel
Les procédures Agence (établies en fonction de chaque besoin)
Les notes d’informations relatives aux changements de process
Onglet
: Budgets
On
glet
: Livraisons
Onglet
: Procédures
23
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Les fiches immeubles en corrélation avec les lots de copropriétés et millièmes
L’annuaire des coordonnées des syndics
Le suivi des dossiers contentieux liés aux syndics
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Les fichiers relatifs aux relèves de consommations d’eau effectués par nos prestataires
Les relèves de compteurs d’eau effectuées par nos gestionnaires sur les résidences
Le suivi des réceptions des mémoires de chauffe
Le modèle type de déclaration de fuite
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
L’organigramme de chaque agence
L’organigramme du service des charges locatives
Les coordonnées de chaque Amicale et associations de locataires
A partir de cette icône sur le Google site, vous trouverez :
Tous les liens vous permettant d’accéder aux divers sites et logiciels de la société
Onglet
: Gestion spécifique
Onglet
: Gestion spécifique
Onglet
: Agences
Onglet
: Liens utiles
24
L'article 2 du décret n°82-955 du 9 novembre 1982 modifié par le décret n° 2008-1411 du 19
décembre 2008 prévoit:
a) Il n'y a pas lieu de distinguer entre les services assurés par le bailleur en régie et les services
assurés dans le cadre d'un contrat d'entreprise. Le coût des services assurés en régie inclut les
dépenses de personnel d'encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien, du
concierge ou de l'employé d'immeuble ; ces dépenses d'encadrement sont exigibles au titre des
charges récupérables à concurrence de 10 % de leur montant. Lorsqu'il existe un contrat
d'entreprise, le bailleur doit s'assurer que ce contrat distingue les dépenses récupérables et les
autres dépenses.
b) Les dépenses de personnel récupérables correspondent à la rémunération et aux charges
sociales et fiscales.
c) Le remplacement d'éléments d'équipement n'est considéré comme assimilable aux menues
réparations que si son coût est au plus égal au coût de celles-ci.
d) Lorsque le gardien ou le concierge d'un immeuble ou d'un groupe d'immeubles assure,
conformément à son contrat de travail, l'entretien des parties communes et l'élimination des
rejets, les dépenses correspondant à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales y
afférentes sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 75 % de leur
montant, y compris lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés
prévus dans les clauses de son contrat de travail, ainsi qu'en cas de force majeure, d'arrêt de
travail ou en raison de l'impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien ou le
concierge d'effectuer seul les deux tâches.
Ces dépenses ne sont exigibles qu'à concurrence de 40 % de leur montant lorsque le gardien ou le
concierge n'assure, conformément à son contrat de travail, que l'une ou l'autre des deux tâches,
y compris lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés prévus dans
les clauses de son contrat de travail, ainsi qu'en cas de force majeure, d'arrêt de travail ou en
raison de l'impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien ou le concierge
d'effectuer seul cette tâche.
Un couple de gardiens ou de concierges qui assure, dans le cadre d'un contrat de travail
commun, l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets est assimilé à un personnel
unique pour l'application du présent article. Les éléments suivants ne sont pas retenus dans les
dépenses mentionnées dans les deux premiers alinéas :
― le salaire en nature ;
― l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise ;
― les indemnités et primes de départ à la retraite ;
― les indemnités de licenciement ;
― la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise ;
― la participation de l'employeur au comité d'entreprise ;
― la participation de l'employeur à l'effort de construction ;
― la cotisation à la médecine du travail.
e) Lorsqu'un employé d'immeuble assure, conformément à son contrat de travail, l'entretien des
parties communes ou l'élimination des rejets, les dépenses correspondant à sa rémunération et
aux charges sociales et fiscales y afférentes sont exigibles, en totalité, au titre des charges
récupérables. Les éléments suivants ne sont pas retenus dans les dépenses mentionnées dans
l'alinéa précédent :
Charges récupérables :Extrait du Décret n°87
-
713 du 26/08/1987
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― le salaire en nature ;
― l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise ;
― les indemnités et primes de départ à la retraite ;
― les indemnités de licenciement ;
― la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise ;
― la participation de l'employeur au comité d'entreprise ;
― la participation de l'employeur à l'effort de construction ;
― la cotisation à la médecine du travail.
I Ascenseurs et monte-charge.
1 - Dépenses d'électricité
2 - Dépenses d'exploitation, de menues réparations : d'entretien courant, de menues
réparations.
a) Exploitation
Visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ;
Examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes :
Nettoyage annuel de la cuvette, du dessus de la cabine et de la machinerie :
Dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures.
Tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents et
faits importants touchant l'appareil.
b) Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d'entretien (chiffons, graisses et
huiles nécessaires) et aux lampes d'éclairage de la cabine.
c) Menues réparations.
De la cabine (boutons d'envoi, paumelles de porte, ferme-porte automatique, coulisseaux de
cabine, dispositif de sécurité de seuil et cellule photo électrique).
Des paliers (ferme porte mécanique, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques,
contacts de portes et boutons d'appel).
Des balais du moteur et fusibles.
II Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes.
1 Dépenses relatives.
- A l'eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou de l'ensemble des
bâtiments ou de l'ensemble des bâtiments d'habitation concernés.
- A l'eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y
compris la station d'épuration.
- A l'eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs, les dépenses relatives à la
consommation d'eau incluant l'ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au
titre d'assainissement, à l'exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en
application de l'article L 35-5 du code de la santé publique.
- Aux produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau ;
A l'électricité ;
Au combustible ou à la fourniture d'énergie quelle que soit sa nature.
2 - Dépenses d'exploitation d'entretien courant et de menues réparations :
a) Exploitation et entretien courant :
Nettoyage des gicleurs, électrodes, filtres et clapet des brûleurs;
Entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des
groupes motopompes et pompes puisard ;
- Graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupe.
- Remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;
- Entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;
- Vérification et entretien des régulateurs de tirage.
- Réglage des vannes, robinets et tés ne comprenant pas l'équilibrage ;
- Purge des points de chauffage.
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- Frais de contrôle de combustion.
- Entretien des épurateurs de fumée.
- Opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et
tuyauteries, nettoyage des chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des
chaudières, carneaux et cheminées.
Conduite de chauffage ;
- Frais de location, d'entretien et de relevé des compteurs individuels et généraux ;
- Entretien de l'adoucisseur, du détartreur d'eau, du surpresseur et du détendeur.
- Contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur :
- Vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur.
- Nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires.
b) menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d'usage commun :
- Réparation de fuites sur raccords et joints.
- Remplacement des joints, clapets et presse-étoupe.
- Rodage des sièges de clapets.
- Menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur.
III Installations individuelles, chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans
les parties privatives.
- Dépenses d'alimentation commune de combustible
- Exploitation et entretien courant, menues réparations.
a) Exploitation et entretien courant.
- Réglage de débit et température de l'eau chaude sanitaire.
- Vérification et réglage des appareils de commande, d'asservissement, de sécurité et de pompe.
Dépannage :
- Contrôle des raccordements et de l'alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de
l'intensité absorbée.
- Vérification de l'état des résistances, des thermostats, nettoyage :
- Réglage des thermostats et contrôle de la température d'eau.
- Contrôle et réfection d'étanchéité des raccordements eau froide - eau chaude
- Contrôle des groupes de sécurité.
- Rodage des sièges de clapets des robinets.
- Réglage des mécanismes de chasse d'eau.
b) menues réparations.
- Remplacement des bilames, pistons membranes, boîte à eau, allumage piezo-électriques,
clapets et joints des appareils à gaz.
- Rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries.
- Remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d'eau.
L'article 3 décret n°82-955 du 9 novembre 1982 modifié par le décret n° 2008-1411 du 19
décembre 2008 prévoit:
"Les dépenses afférentes à l'entretien courant et aux menues réparations d'installations
individuelles, qui figurent au III (ci-dessus) sont récupérables, lorsqu'elles sont effectuées par le
bailleur au lieu et place du locataire."
IV - Partie commune intérieure au bâtiment ou à l'ensemble des bâtiments d'habitation.
1°) - Dépenses relatives :
A l'électricité :
- Aux fournitures consommables, notamment produits d'entretien, balais et petit matériel
assimilé nécessaires à l'entretien de propreté.
- Sel.
2°) - Exploitation et entretien courant, menues réparations.
a) Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis.
b) Menues réparations des appareils d'entretien de propreté tels qu'aspirateurs
3°) - Entretien de propreté (frais de personnel).
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V - espaces extérieurs au bâtiment d'habitation.
(Voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipement de
jeux).
1 - Dépenses relatives :
- A l'électricité.
- A l'essence et à l'huile.
- Aux fournitures consommables utilisées dans l'entretien courant : ampoules ou tubes
d'éclairage, engrais, produits tels que graines, fleurs, plants, plantes de remplacement à
l'exclusion de celles utilisées pour la réfection des massifs, plates-bandes ou haies.
2 -Exploitation et entretien courant :
a) Opération de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :
- Les allées, aires de stationnement et abords.
- Les espaces verts ( pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates-bandes).
- Les aires de jeux.
- Les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d'évacuation des eaux pluviales.
- Entretien du matériel horticole.
- Remplacement du sable des bacs, matériel de jeux.
b) Peinture et menues réparations des bancs de jardin et des équipements de jeux et grillages.
VI- Hygiène.
1°) - Dépenses de fournitures consommables.
- Sacs en plastique et en papier nécessaires à l'élimination des rejets ; Produits relatifs à la
désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.
2°) - Exploitation et entretien courant.
- Entretien et vidange des fosses d'aisances.
- Entretien des appareils de conditionnement des ordures.
3°) - Elimination des rejets.
VII - Equipements divers du bâtiment ou de l'ensemble des bâtiments d'habitation.
1°) - La fourniture d'énergie nécessaire à la ventilation mécanique.
2°) - Exploitation et entretien courant.
- Ramonage des conduits de ventilation.
- Entretien de la ventilation mécanique.
- Entretien des dispositifs d'ouverture automatique ou codée et des interphones.
- Visites périodiques à l'exception des contrôles réglementaires de sécurité. Nettoyage et
graissage de l'appareillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.
3°) Divers
- Abonnement des postes de téléphones : à la disposition des locataires.
VIII - Impositions et redevances.
- Droit au bail.
- Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères.
- Taxe de balayage.
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Définition : Sont des réparations locatives les travaux d’entretien courant et, de menues
réparations, y compris les remplacements d’éléments assimilables auxdites réparations,
consécutifs à l’usage normal des locaux et équipements à usage privatif.
Qui doit prendre en charge les travaux ? Le locataire ou le bailleur ? La réponse est simple:
les deux.
Qui fait quoi ? Tout dépend de la nature des interventions et de leur importance.
Les travaux à la charge du locataire et ceux revenant au bailleur sont définis par le décret n°
87-712 du 26 août 1987, en application de l’article 7 de la loi n°86-1290 du 23 décembre 1986.
Les dernières modifications de ce texte remontent au 1er août 1999.
Les différentes couleurs indiquent à qui incombe l’entretien ou la réparation des différents
éléments du logement :
• En vert : au locataire
• En bleu : au locataire par le biais de contrats d’entretien contractés par ERILIA pour son
compte (ou directement au locataire à défaut de contrat d’entretien).
• En rouge : au propriétaire bailleur : (ERILIA)
Réparations locatives
: Extrait du Décret n°87
-
712 du
26/08/1987
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30
Les réparations locatives :
Entrent dans la catégorie des parations locatives, c’est-à-dire à la charge du locataire, les
travaux d’entretien courant et les petites réparations. Pour certaines de ces réparations, ERILIA
se fait l’intermédiaire entre le locataire et les entreprises ou artisans par le biais de contrats
d’entretien.
I. – Les parties extérieures dont le locataire à l’usage exclusif :
a) Jardins privatifs : entretien courant, notamment des allées, pelouses, massifs, bassins et
piscines ; taille, élagage, échenillage des arbres et arbustes ; remplacement des arbustes ;
réparation et remplacement des installations mobiles d’arrosage.
b) Auvents, terrasses et marquises :
enlèvement de la mousse et des autres végétaux.
c) Descentes d’eaux pluviales, chéneaux et gouttières : dégorgement des conduits.
II. – Les ouvertures intérieures et extérieures :
a) Sections ouvrantes telles que portes et fenêtres : graissage des gonds, paumelles et
charnières ; menues réparations des boutons et poignées de portes, des gonds, crémones et
espagnolettes ; remplacement notamment de boulons, clavettes et targettes.
b) Vitrages : réfection des mastics ; remplacement des vitres détériorées.
c) Dispositifs d’occultation de la lumière tels que stores et jalousies : graissage ;
remplacement notamment de cordes, poulies ou de quelques lames.
d) Serrures et verrous de sécurité : graissage ; remplacement de petites pièces ainsi que des
clefs égarées ou détériorées.
e) Grilles : nettoyage et graissage ; remplacement notamment de boulons, clavettes,
targettes.
III. – Les parties intérieures :
a) Plafonds, murs intérieurs et cloisons : maintien en état de propreté ; menus raccords de
peintures et tapisseries ; remise en place ou remplacement de quelques éléments des matériaux
de revêtement tels que faïence, mosaïque, matière plastique ; rebouchage des trous rendu
assimilable à une réparation par le nombre, la dimension et l’emplacement de ceux-ci.
b) Parquets, moquettes et autres revêtements de sol : encaustiquage et entretien courant de
la vitrification ; remplacement de quelques lames de parquet et remise en état, pose de
raccords de moquette et autres revêtements de sol, notamment en cas de taches et de trous.
c) Placards et menuiseries telles que plinthes, baguettes et moulures : remplacement des
tablettes et tasseaux de placards et réparation de leur dispositif de fermeture ; fixation de
raccords et remplacement de pointes de menuiseries.
IV. – Les installations de plomberie :
a) Canalisations d’eau : dégorgement; remplacement notamment de joints et de colliers.
b) Canalisations de gaz : entretien courant des robinets, siphons et ouvertures d’aération ;
remplacement périodique des tuyaux souples de raccordement.
c) Fosses septiques, puisards et fosses d’aisance : vidange.
d) Chauffage, production d’eau chaude et robinetterie : Remplacement des bilames, pistons,
membranes, boîtes à eau, allumage piézo-électrique, clapets et joints des appareils à gaz ;
rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ; remplacement des joints, clapets et
presse-étoupe des robinets ; remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasse
d’eau.
e) Eviers et appareils sanitaires : nettoyage des dépôts de calcaire, remplacement des tuyaux
flexibles de douches.
V. – Les équipements d’installations d’électricité :
Remplacement des interrupteurs, prises de courant, coupe-circuits et fusibles, des ampoules,
tubes lumineux ; réparation ou remplacement des baguettes ou gaines de protection.
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VI. - Autres équipements mentionnés pouvant être au contrat de location :
a) Appareils tels que réfrigérateurs, machines à laver le linge et la vaisselle, sèche-linge,
hottes aspirantes, adoucisseurs, capteurs solaires, pompes à chaleur, appareils de
conditionnement d’air, antennes individuelles de radiodiffusion et de télévision, meubles
scellés, cheminées, glaces et miroirs: entretien courant et menues réparations.
b) Bourrelets: menues réparations nécessitées par leur dépose.
c) Vidoirs: graissage et remplacement des joints.
d) Conduits d’évacuation des fumées et des gaz et conduits de ventilation: ramonage.
Les travaux à la charge du propriétaire :
Le propriétaire a l’obligation de livrer au locataire un logement en bon état.
Par ailleurs, durant le bail, il doit prendre à sa charge toutes les réparations qui ne pondent
pas à la définition des réparations locatives (voir ci-dessus).
Ainsi, le propriétaire doit assurer la remise en état de la chaudière et de la cheminée, la
réparation des murs de soutènement et de la toiture, le remplacement des persiennes, des
fenêtres et de tous les équipements importants du logement.
En outre, certaines réparations ne sont jamais à la charge du locataire. Il en va ainsi des
réparations qui auraient être effectuées avant l’entrée du locataire dans le logement et de
celles provenant des dégâts dus à une force majeure, suite, par exemple, à une tempête.
Le bailleur prend en charge les réparations consécutives à l’usure normale, à condition que le
locataire ait convenablement entretenu le logement. Ainsi, le propriétaire ne peut pas réclamer
au locataire le remplacement d’une moquette normalement défraîchie. Il peut en revanche
demander au locataire de la nettoyer.
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Ce guide est également disponible en support électronique sur notre site intranet :
https://sites.google.com/a/erilia.fr/charges-erilia/