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AWDoc-Client USER GUIDE
L’applicazione che rivoluziona il modo di
gestire i tuoi documenti
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Un nuovo modo di lavorare,
semplice, sicuro, flessibile
Sommario
Introduzione ad AWDoc ............................................................................................................................2
Installazione di AWDoc Client ............................................................................................................................3
Installazione di AWDoc Client per Tablet ........................................................................................3
Installazione di AWDoc Client per PC Desktop ...................................................................................3
Avvio dell’applicazione ....................................................................................................................................5
Come utilizzare AWDoc .......................................................................................................................................7
Le funzioni della finestra principale .............................................................................................................7
Formato dei documenti gestiti da AWDoc .............................................................................................. 11
Funzione di ricerca a testo libero .............................................................................................................. 12
Visualizzazione di un documento PDF ..................................................................................................... 13
Visualizzazione di un documento non PDF ............................................................................................ 16
Annotazione di un documento PDF .......................................................................................................... 17
Funzionalità “Consiglio” e “Ordine del giorno” ...................................................................................... 19
Firma Digitale ................................................................................................................................................. 21
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Introduzione ad AWDoc
AWDoc si propone come la migliore piattaforma industriale di servizi di consultazione di
documenti in mobilità.
Il sistema consente di Organizzare, Ricercare e Condividere i documenti localmente, in rete
locale, nel “cloud”, accedendo con la massima sicurezza da dispositivo iPad, Android e Windows
tramite l’APP AWDoc.
I documenti possono essere organizzati per la distribuzione online di fascicoli per riunioni
aziendali, comitati di gestione, consigli di amministrazione, nonché per la consultazione off-line
sul dispositivo mobile.
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Installazione di AWDoc Client
AWDoc Client è disponibile per le piattaforme IOS, Android e MS-Windows.
Installazione di AWDoc Client per Tablet
La APP AWDoc per IPAD è disponibile nell’Apple Store, e si ottiene ricercando il nome AWDoc
nella funzione di ricerca della applicazione APPStore di cui sono dotati tutti i dispositivi IOS.
La APP AWDoc per Tablet Android è disponibile nello store Google Play, e si ottiene ricercando
il nome AWDoc nella funzione di ricerca della applicazione GooglePlay, di cui sono dotati tutti i
dispositivi Android.
Una volta individuata la APP, prima di procedere con l’installazione, è opportuno accertarsi che
la versione IOS sia superiore alla 8.0 e che la versione Android sia superiore alla 4.0.3.
Dopo aver verificato che il collegamento Internet sia attivo ed efficiente potete procedere alla
installazione sul dispositivo.
Una volta completata l’operazione di installazione la APP comparirà sul
vostro dispositivo e sarà individuata dall’icona indicata in figura.
Non è necessario effettuare alcuna operazione di configurazione, la APP è
immediatamente disponibile per il primo utilizzo.
Installazione di AWDoc Client per PC Desktop
Prima di procedere con l’installazione dell’applicazione AWDoc Client per MS-Windows è
opportuno assicurarsi che la versione del sistema operativo sia aggiornata almeno a MS-
Windows 7.0, di essere collegati alla rete Internet ed avere a disposizione un Browser per
accedere alla pagina di download dell’applicazione, disponibile all’indirizzo:
https://www.awdoc.it/download
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Una volta giunti sulla pagina di download selezionare l’icona nella sezione AWDoc Client,
operazione che avvierà il download del programma di installazione.
N.B.: In funzione delle politiche di sicurezza impostate sul sistema e della presenza di protezioni
firewall, può essere necessario:
1. Confermare l’attendibilità del programma, prima di procedere con l’installazione;
2. Disabilitare temporaneamente il firewall per effettuare il download del programma di
installazione che potrebbe essere bloccato per ragioni di sicurezza. Potete effettuare
questa operazione con la massima tranquillità in quanto il programma di installazione è
testato ed esente da virus informatici.
Adesso selezionare la cartella in cui
si vuole installare l’applicazione,
quindi premere il pulsante Installa.
Attendere il completamento
dell’operazione e premere il
pulsante Fine.
Per comodità di utilizzo potete poi
creare un link sul desktop
trascinando l’icona dell’applicazione
AWDocClientWin.exe che troverete
nella cartella scelta per
l’installazione.
AWDoc Client è una “Portable APP”, quindi non modifica i file di registro di Windows e può
essere spostata a piacere.
Molti utenti adottano la soluzione di copiare la cartella di installazione su una chiave USB. In
questo modo sarà possibile utilizzare AWDoc da qualsiasi PC o NOTEBOOK, lanciando il
programma dalla chiave USB, con la certezza di accedere ai propri documenti senza lasciare
traccia sul PC ospite.
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Avvio dell’applicazione
Indipendentemente dalla versione di sistema operativo utilizzata, le modalità di accesso alla
APP sono le stesse riportate nel seguito.
Per utilizzare l’applicazione è necessario avere a
disposizione le credenziali di accesso, costituite da:
1. Nome Organizzazione
2. Nome Utente (tipicamente il vostro indirizzo di
Posta ELETTRONICA)
3. PIN DI ACCESSO, rilasciato dalla Organizzazione a
cui volete accedere.
La prima volta che si accede ad una Organizzazione il PIN rilasciato deve essere cambiato.
Dopo questa modifica il PIN sarà solo in vostro possesso; se viene dimenticato sarà necessario
rivolgersi alla Organizzazione per effettuare un reset del PIN e ripetere la procedura iniziale.
La gestione del PIN è conforme alle vigenti policy di sicurezza, per cui dovrà essere
periodicamente cambiato. Se la APP non viene utilizzata per un lungo periodo (6 mesi), il PIN
sarà automaticamente bloccato e si dovrà richiederne l’attivazione.
L'inserimento del PIN viene richiesto nuovamente tutte le volte che l’applicazione viene chiusa e
dopo un periodo di inattività a schermo aperto con documento leggibile, a tutela della
riservatezza dei documenti a cui si accede. Il tempo di inattività è un parametro deciso dalla
Organizzazione a cui vi collegate.
La APP AWDoc può essere utilizzata per accedere a molteplici Organizzazioni, senza nessuna
limitazione.
Una volta inserite le credenziali in modo corretto, la APP presenta una selezione dei DOMINI DI
DOCUMENTI a cui è possibile accedere. Un DOMINIO DI DOCUMENTI è l’insieme dei documenti
appartenenti ad un’area dell’Organizzazione che è stato deciso di strutturare secondo una logica
di CARTELLE di consultazione, a cui l’Utente ha diritto di accedere.
La suddivisione in DOMINI DI DOCUMENTI è una caratteristica utile a facilitare la comprensione
della struttura e può essere utilizzata per varie motivazioni. Il compito di strutturare i documenti
secondo questa logica è delegato all’AMMINISTRATORE del DOMINIO e non è una prerogativa
che l’UTENTE può gestire.
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Una volta selezionato il DOMINIO, compare la vera e propria interfaccia di navigazione dei
DOCUMENTI (mostrata in figura). L’Utente in qualsiasi momento potrà cambiare il DOMINIO di
consultazione tra quelli disponibili, mediante l’apposita funzione che sarà illustrata nel seguito.
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Come utilizzare AWDoc
L’interfaccia di AWDoc Client è molto semplice ed essenziale, e consente di operare sui
documenti condivisi a seconda delle diverse autorizzazioni rilasciate all’Utente.
Le varie funzioni sono attivabili dalla schermata principale dell’APP, come mostrato nel seguito.
Nella fascia superiore della schermata una barra scorrevole mostra le CARTELLE disponibili, che
contengono i documenti del Dominio selezionato. La struttura delle cartelle è gerarchica e, una
volta selezionata una cartella, nella schermata della APP appaiono le CARTELLE di livello
inferiore. Il Tasto “+” consente di visualizzare altre CARTELLE disponibili e visualizzabili nella
APP.
Non ci sono limiti al numero di livelli utilizzabili; se una CARTELLA contiene altre cartelle di livello
inferiore, compare sull’etichetta un triangolo di colore verde.
Le funzioni della finestra principale
Dalla finestra principale dell’applicazione sono attivabili le funzionalità di navigazione tra le
cartelle ed i documenti, il cambio di Dominio, il cambio di Organizzazione, che coincide con la
funzione di Uscita.
Segue una sintetica descrizione delle funzioni attivabili dalla finestra principale:
AGGIORNAMENTO: L’aggiornamento dei documenti
consultabili avviene in automatico al verificarsi di condizioni
specifiche come, ad esempio, il cambio Dominio. L’utente
vede data e ora dell’ultimo aggiornamento
immediatamente sotto il “nome utente” nella barra in alto
della finestra principale. Premendo il pulsante l’utente forza
l’aggiornamento, che viene immediatamente effettuato.
EXIT: Provoca l’uscita dall’applicazione. A seguito di questa
viene ripresentata la maschera di LOGIN, nella quale
l’utente può inserire nuovamente le credenziali di accesso
ed anche cambiare ORGANIZZAZIONE.
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CAMBIO DOMINIO: senza uscire dall’applicazione, l’Utente
può cambiare il DOMINIO DI DOCUMENTI sul quale sta
lavorando, scegliendo tra quelli presentati nell’elenco dei
DOMINI disponibili in funzione del suo profilo.
Icone
varie
sul DOC
Sul frontespizio di ogni documento
sono visualizzate, a seconda delle
circostanze, alcune icone che
rappresentano:
1) il formato del documento: (MS-
Word), (filmato), (PDF), (HTML), ecc..;
2) (in memoria) indica che il documento è già stato
scaricato sul dispositivo ed è quindi disponibile anche per
una consultazione off-line; un Tap prolungato sull’icona M
consente di eliminare il documento dalla memoria del
dispositivo. Esso sarà comunque disponibile per essere
nuovamente scaricato per la consultazione.
3) Simbolo di un documento soggetto a Firma Digitale
(vedi il paragrafo dedicato alle funzionalità di Firma)
DOWNLOAD CARTELLA: La funzione consente di scaricare
in blocco tutti i documenti della cartella selezionata. Dato
che la dimensione totale dei documenti può essere troppo
elevata rispetto alla velocità della rete internet utilizzata, la
dimensione viene calcolata e presentata per conferma
all’utente. Il Download prosegue in background senza
interrompere altre operazioni (per maggiori dettagli vedere
il paragrafo “funzionamento off-line”).
STATO DEI DOWNLOAD: i download attivati con la funzione
precedentemente descritta proseguono in background. Lo
stato del trasferimento viene mostrato su richiesta,
premendo il pulsante indicato, in una finestra che, oltre a
mostrare l’avanzamento delle operazioni, consente anche
di annullare l’operazione in corso.
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RICERCA TESTO LIBERO (solo Tablet IOS – Android)
1
La funzione consente la ricerca a testo libero di testi
contenuti in tutti i documenti visibili all’utente. I documenti
vengono indicizzati, al momento del loro inserimento in
AWDoc da parte dell’Amministratore del Dominio.
L’Utente può effettuare le ricerche sulla base di un testo o
di una frase che sarà valutata anche in base ad una serie di
criteri statistici, alle possibili declinazioni delle forme verbali
ed al netto delle congiunzioni, che provocherebbero un
numero di risultati non
significativo.
Il Tap sull’icona mostrata a
lato conduce ad una apposita
sezione dell’applicazione,
dedicata alle ricerche, che è
descritta nel paragrafo
appositamente dedicato a
questa funzione.
FILTRO: La funzione
consente di filtrare i
documenti visualizzati
secondo due criteri: 1) per
DATA (impostando il
periodo temporale
richiesto); 2) per TIPO
(vengono presentati i vari
formati dei documenti
disponibili nel Dominio, e
l’utente può scegliere di
visualizzare solo il formato specifico selezionato).
1
In ambiente MS-Windows la funzione è disponibile sul sistema Desktop AWDoc-Organizer 4, una piattaforma di lavoro più
evoluta rispetto ad AWDoc Client Windows e adeguata ad un utilizzo desktop. Si rimanda per questo alla documentazione della
applicazione AWDoc-Organizer.
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Sotto il pulsante FILTRO è presente una finestra che
consente di inserire un filtro sul NOME del documento, che
rimane attivo finché la parola inserita non viene cancellata.
Esempio : sono presentati solo i documenti
che nel Titolo contengono la parola “Comunicato”.
ORDINAMENTO ALFABETICO: consente di ordinare i
documenti in modo ASCENDENTE o DISCENDENTE, rispetto
al loro Titolo.
ORDINAMENTO PER DATA: consente di ordinare in senso
crescente o decrescente i documenti rispetto alla loro data
di inserimento in AWDoc.
Comunicato
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Formato dei documenti gestiti da AWDoc
I documenti contenuti nelle cartelle di AWDoc, visibili nella schermata principale, possono
essere aperti con un semplice “TAP” (su Tablet) o Click del mouse (su Desktop).
All’apertura il documento viene decodificato in tempo reale e presentato allutente.
In funzione dei requisiti di sicurezza impostati e delle abilitazioni dell’Utente, alcuni formati di
documenti potrebbero non essere disponibili per la consultazione. La lettura di un documento
dipende quindi dalla combinazione tra i diritti dell’utente ed i formati dei documenti.
Ciò è inevitabile in quanto i formati di documenti gestiti da applicazioni specifiche (si pensi ad
esempio ad Autocad, Ms-Word, ecc..) debbono essere aperti direttamente dalle applicazioni
native per essere consultati. In questo modo il documento “esce” dal Dominio di AWDoc e passa
all’applicazione destinataria. Questo è possibile quindi solo se l’Utente ha il diritto di
“CONDIVISIONE”. Senza questo diritto il documento non potrà essere visualizzato dall'Utente
nella specifica piattaforma.
Il formato PDF è l’unico formato sicuramente condivisibile e consultabile su tutte le piattaforme
operative, con il visualizzatore INTERNO di AWDoc, che consente anche le annotazioni personali sul
documento. Offre pertanto il massimo grado di protezione delle informazioni, in quanto il
contenuto può essere protetto da una filigrana, il documento non esce mai dal Dominio di AWDoc e
possono valere anche le limitazioni temporali di visualizzazione impostate sul documento.
Tutti gli altri casi di formati documentali sono soggetti alla disponibilità sul dispositivo dell’applicazione
originaria relativa al formato del documento (che indichiamo con Ext-Reader), ed al diritto di
CONDIVISIONE assegnato o meno all’Utente, oltre a particolari funzionalità del Sistema Operativo del
dispositivo utilizzato che possono consentire eccezioni (come il formato Office per Tablet IOS IPAD). La
tabella seguente mostra le possibili combinazioni.
FORMATO
DOCUMENTO
Desktop
Windows-MAC
IOS
Android
ABILITAZIONE
CONDIVISIONE
Filigrana
Annotazioni
Personali
PDF
AWDoc-reader
AWDoc-reader
AWDoc-
reader
NO
SI
SI
MS-Office
Ext-Reader
AWDoc-reader
Ext-Reader
SI
(per Ext-Reader)
NO
NO
Open Office
Ext-Reader
Ext-Reader
Ext-Reader
SI
(per Ext-Reader)
NO
NO
Video/Immagini
Ext-Reader
AWDoc-reader
Ext-Reader
SI
(per Ext-Reader)
NO
NO
HTML
Ext-Reader
AWDoc-reader
Ext-Reader
SI
(per Ext-Reader)
NO
NO
Altri formati
Ext-Reader
Ext-Reader
Ext-Reader
SI
NO
NO
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Funzione di ricerca a testo libero
Premendo il pulsante RICERCA viene mostrata una schermata completamente
dedicata a questa funzionalità, che mostra nella parte inferiore le anteprime dei documenti che
soddisfano i criteri di ricerca.
Dalle anteprime dei documenti si passa direttamente alla loro visualizzazione, in modo analogo
a quanto avviene nel resto dell’applicazione.
Le caratteristiche principali di questa funzionalità sono le seguenti:
1. Le ricerche effettuate sono memorizzate automaticamente e può essere loro assegnato
un nome, che compare
nelle etichette
mostrate nella barra
superiore della
schermata.
Questa caratteristica
ha importanti
implicazioni per le
ricerche ricorrenti. Infatti, selezionando l’etichetta di una ricerca già effettuata, il risultato
viene automaticamente aggiornato e contestualizzato.
2. La barra del tempo mostra agli estremi le date (la più vecchia e la più recente) dei
documenti che soddisfano i criteri di ricerca. I cursori consentono di ridimensionare il
periodo, ottenendo in tempo reale l'affinamento della visualizzazione dei documenti, il
cui numero totale è mostrato a destra.
3. Cancella la Ricerca selezionata
4. Modifica i criteri della Ricerca selezionata
5. Consente di filtrare i nomi delle ricerche memorizzate e presentate
nella barra superiore.
6. L’icona “+” mostrata in verde a destra, consente
di inserire una nuova ricerca. Il nome viene
impostato automaticamente con la data/ora
attuali e può essere modificato.
Filtro ricerche
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Visualizzazione di un documento PDF
Il documento PDF, una volta decifrato, viene visualizzato all’interno della APP AWDoc.
L’apertura del documento si effettua con un semplice “TAP” (su Tablet) o Click del mouse (su
Desktop).
Il visualizzatore PDF offre una serie di funzioni di lettura e di navigazione molto efficienti, anche
per documenti di centinaia di pagine, che possono essere consultati anche in modalità off-line.
La barra di scorrimento delle
pagine, posta nel lato inferiore
dello schermo, consente di
saltare con facilità alla pagina
richiesta.
Sono disponibili tutte le
funzionalità tipiche di “e-book
reader”, come lo zoom della
pagina ed altre funzioni
specifiche, come la ricerca
delle parole nel testo
contenuto.
Tali funzioni si utilizzano
premendo le icone
rappresentate nella barra
superiore.
Nel seguito vengono
rappresentate le icone e per
ognuna di esse si mostra il
risultato ottenibile.
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Salta direttamente alla pagina indicata: è un’alterativa alla barra di
scorrimento situata in basso nello schermo
Modalità ANTEPRIMA: mostra in
formato griglia le anteprime delle
pagine del documento, come
mostrato in figura. La funzione è
molto utile per identificare le pagine
con annotazioni e con un segnalibro
impostato, filtri attivabili tramite le
icone situate a sinistra, nella barra
superiore, ed identificate dalla
“penna” (= solo pagine annotate) o
dal “segnalibro” (= solo pagine con
segnalibro).
Mostra la TABELLA DEI CONTENUTI (se presente nel documento).
Inserita in un documento, la Tabella
dei contenuti contiene link attivi che
consentono di saltare
immediatamente al paragrafo
indicato, facilitando la navigazione su
documenti composti da molte
pagine.
Ricerca Parole nel testo del
documento.
La ricerca evidenzia il numero di
ricorrenze individuate nell’intero
documento. E’ possibile con le frecce
navigare tra queste ricorrenze, che
per semplicità di individuazione sono
evidenziate in giallo, come mostrato
in figura.
page
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15
Aziona la modalità di annotazione del documento, descritta nel seguito.
Segnalibro - Imposta un segnalibro nella pagina corrente. Le pagine con i
segnalibri possono essere filtrate nella modalità griglia, come indicato in
precedenza.
Firma Digitale del documento Compare solo se è stato acquisito il
Modulo di Firma Digitale e se l’Utente è tra i firmatari del documento
inserito in una categoria di tipo “Libro Firma”.
Vedere per dettagli il capitolo “Firma Digitale”
CONDIVISIONE del documento - Questa funzione, come descritto
dettagliatamente in precedenza, è disponibile solo per gli Utenti
autorizzati dall’Amministratore del Dominio a poter estrarre i documenti
da AWDoc. Tale permesso può essere assegnato ad ogni utente a livello
di singola CATEGORIA.
Premendo l’icona “condivisione” è possibile scegliere tra diverse opzioni,
mostrate in figura, che consentono di:
1. scegliere quali pagine condividere: tutte, un intervallo, una
selezione, o solamente quelle con Annotazioni
2. selezionare il tipo di condivisone: Invio eMAIL, Stampa, od il
passaggio ad altra applicazione presente sul dispositivo.
3. Selezionare se il documento condiviso debba o meno contenere
le annotazioni, che saranno applicate alla pagina esportata.
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Visualizzazione di un documento non PDF
Come accennato in precedenza, la visualizzazione di un documento in formato diverso da PDF
dipende dalla combinazione di vari fattori (vedi paragrafo “Formato dei documenti gestiti da AWDoc”).
Ricordiamo qui che un qualsiasi documento, per essere aperto al di fuori della APP AWDoc,
necessita di un’applicazione presente sul dispositivo di lettura, in grado di decodificarne il
formato.
Va tenuto anche ben presente che se l’utente non possiede i diritti di “condivisione” del
documento (forniti dall’Amministratore del Dominio), questo non può essere esportato da
AWDoc e quindi non può essere consultato. La tabella mostrata nel paragrafo sopra citato
indica le varie possibilità di apertura dei documenti nei vari formati in funzione del sistema
operativo e dei diritti dell’Utente.
Es: si vuole condividere un documento MS-EXCEL su
device IOS (IPAD).
In questo caso, consultando la tabella si evince che
l’Utente non deve avere il diritto di condivisione,
perché tale formato è visualizzato nel tablet IOS
all’interno di AWDoc. Se invece l’Utente accede da un
Tablet Android o da un sistema desktop Windows, in
mancanza del diritto di condivisione, non può aprire il
documento.
Il formato che garantisce quindi la massima sicurezza
di condivisione e la distribuzione su qualsiasi
piattaforma, senza che il documento esca dal controllo
di AWDoc e con in aggiunta la possibilità di impostare
una filigrana, è il formato PDF.
A titolo di esempio mostriamo in figura la
visualizzazione su piattaforma IPAD di un documento
MS-WORD. Come si vede si tratta di una semplice visualizzazione e non sono presenti le icone che
attivano le funzionalità specifiche disponibili per il formato PDF (annotazione, ricerca parole, griglia,
segnalibro, ecc.).
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Annotazione di un documento PDF
AWDoc consente di annotare i documenti disponibili in formato PDF. A differenza di molti
prodotti che consentono questa funzionalità, AWDoc non modifica il formato PDF originario,
consentendo in questo modo di gestire le annotazioni in forma riservata per ogni utente che ha
accesso al documento.
Le caratteristiche principali delle annotazioni sono le seguenti:
1. Sono riservate all’utente e non possono essere visualizzate da nessun altro, nemmeno
dall’Amministratore del Dominio;
2. Sono conservate sul server AWDoc in modo cifrato;
3. Sono disponibili per l’Utente su tutti i diversi dispositivi che egli utilizza, quindi, ad
esempio, annotazioni inserite su un Tablet IPAD sono visibili dalla postazione Desktop e
sincronizzate in tempo reale.
Le funzioni di annotazione sono
esportabili insieme al documento solo
se all’Utente è stato assegnato
l’opportuno permesso.
Le funzioni disponibili sono:
Penna - Scrittura a mano libera;
Evidenziazione;
Post-it;
Cancellazione (gomma)
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Nella schermata di annotazione le varie funzioni sono attivate mediante le icone, il cui
significato è mostrato nel seguito.
Seleziona lo spessore del tratto della penna e dell’evidenziatore
Seleziona il colore della penna e dell’evidenziatore
Strumento Gomma: cancella le singole annotazioni
Strumento POST-IT: inserisce una o pnote di testo in una posizione
selezionata della pagina
Strumento EVIDENZIATORE: evidenzia il testo del documento con il
colore selezionato
Strumento PENNA: scrittura a mano libera con il colore selezionato
Strumento CANCELLA: rimuove in blocco tutte le annotazioni dalla
pagina
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Funzionalità “Consiglio” e “Ordine del giorno”
Dalla consolle di amministrazione (vedi applicazione AWDoc-Organizer) l’Amministratore del
Dominio può impostare una particolare Categoria di documenti, definita “Consiglio” o “Meeting”,
che viene identificata da una particolare icona, che rappresenta un documento.
A titolo di esempio mostriamo a fianco la struttura definita per lo svolgimento del Consiglio del
2/2/2018. Questa fase preparatoria è
completamente trasparente all’Utente che
utilizza il Client AWDoc, ma la riportiamo per
chiarezza di esposizione, in quanto la struttura
dei documenti mostrata in figura sarà utilizzata
per costruire in modo automatico l’Ordine del
giorno del meeting.
Il documento risultante, sotto riportato, viene
mostrato nel Client AWDoc e costituisce
l’agenda del meeting. In questo modo il sistema
garantisce l’allineamento costante dell’ordine del
giorno con le modifiche apportate alla struttura ed ai
documenti esposti.
Il sistema consente inoltre la navigazione tra i
documenti dell’ordine del giorno, tramite hyperlink
attivi sull’ordine del giorno stesso.
Lo stile di visualizzazione può essere personalizzato
per Dominio applicativo utilizzando un opportuno
foglio di stile configurato sul Server AWDoc.
La categoria di tipo Meeting offre anche un’altra
importante funzionalità, denominata “REGIA
Grazie a questa funzionalità un utente può assumere il ruolo di “Master”, sfogliando le pagine
del documento visualizzato, in modo che la stessa operazione sia effettuata in automatico sui
client dei partecipanti alla riunione.
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Questa funzione è utile principalmente per la partecipazione a riunioni da remoto, consentendo
ai partecipanti di seguire la discussione senza preoccuparsi di selezionare il documento giusto e
posizionarsi sulla pagina che sta visualizzando il “master” della riunione.
La funzione di Regia si attiva premendo l’icona
A seguito di questa operazione viene mostrato l’elenco delle
RIUNIONI IN CORSO, che offre la possibilità di unirsi ad una
riunione esistente o di crearne una nuova. Il primo Utente che
crea una riunione ne diviene automaticamente il “master”, ma
in seguito potrà cedere il controllo della riunione ad uno degli
altri partecipanti.
L’Utente Master è individuato dall’icona
Premendo nuovamente l’icona del Meeting l’Utente
Master può visualizzare la lista dei partecipanti che si sono
uniti al meeting e cedere il controllo ad uno dei essi,
selezionandolo dall’elenco.
L’Utente selezionato riceverà la notifica del passaggio del
controllo e potrà accettare o rifiutare il ruolo.
N.B.: le funzioni di accesso e gestione della modalità REGIA sono disponibili unicamente se si è
posizionati sull’Ordine del Giorno del meeting, e non compaiono nelle modalità correnti di
visualizzazione dei documenti. I documenti condivisi nel meeting devono essere
necessariamente in formato PDF. Al Partecipante al meeting vengono disabilitate le funzioni di
paginazione ed apertura del documento, che sono riservate al Master, le cui azioni sono copiate
su tutti i dispositivi dei partecipanti. Se un partecipante si unisce o abbandona un meeting, gli
altri partecipanti ne ricevono notifica. Se il Master abbandona la riunione questa viene
contestualmente chiusa.





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Firma Digitale 
AWDoc rende disponibile il Modulo Firma Digitale, che consente di firmare digitalmente con
pieno valore legale i documenti contenuti nelle categorie di tipo “libro firma”, la cui
predisposizione è a carico dell’Amministratore del Dominio.

AWDoc consente di apporre una firma digitale
(multipla) sui documenti in maniera
estremamente semplice e veloce, senza bisogno
di nessun supporto fisico, come le chiavi USB o le 
Smart Card, che rendono impossibile firmare
digitalmente su dispositivi come i Tablet che non
consentono l’utilizzo di tali strumenti. 
Il processo di firma è pienamente conforme alle
direttive di legge e si basa sul rilascio di un
Certificato di Firma Remota, che consente
all’Utente di certificare la propria identità
attraverso la ricezione via SMS (su un numero di
telefono registrato e associato univocamente
all’utente) di una Password Temporanea, valida
per un solo utilizzo.

L’applicazione, unica nel suo genere, consente la 
firma multipla di documenti da parte di più
firmatari, esterni od interni all’organizzazione. Nel 
seguito sono mostrate in dettaglio le fasi del processo di firma.

Nell’esempio l’Utente ha aperto la cartella “Signature Book” dove 
sono presenti tre documenti. L’icona presente sul documento
indica che il documento deve essere firmato.
Tenendo premuta l’icona (gesture “Touch and Hold”) compare la
finestra mostrata a sinistra, che indica i nomi dei soggetti designati
alla firma del documento e se questo è stato o meno firmato da 
ognuno di loro.

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Per procedere con la firma l’utente deve aprire il documento, nel modo consueto (“Tap”
sull’anteprima del documento, o Click con il mouse nel caso del desktop).
Nell’esempio mostrato in figura, viene
aperto il documento “Memorandum of
Undestanding” e nella barra in alto
compare l’icona di firma
L’icona compare solo se l’utente è stato
indicato tra i firmatari del documento. Se
l’utente non è tra i firmatari, ma il
documento è a lui visibile, l’icona appare
di colore grigio e non è attivabile.
Premendo l’icona di firma, il documento
visualizzato viene inserito in “Elenco dei
documenti da Firmare”.
Questo avviene perché AWDoc gestisce
in una sola operazione la firma di p
documenti.
Volendo firmare subito il solo
documento selezionato è sufficiente
premere il bottone FIRMA.
L’elenco dei documenti da firmare è
richiamabile in qualsiasi momento
dall’Utente, premendo l’icona di Firma.
Se l’applicazione viene chiusa, l’elenco viene
memorizzato e ripresentato
successivamente. L’Utente può anche
eliminare i documenti contenuti senza
firmarli, con l’opzione “reset”.
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23
L’operazione di Firma Digitale è molto semplice:
1. L'Utente inserisce il PIN di Firma ricevuto al momento della attivazione del CERTIFICATO
DI FIRMA REMOTA, rilasciato da AWTech in qualità di RAO (Registration Authority Office)
e unico per tutte le sue firme.
2. Riceve sul numero di telefono mobile registrato all’atto del rilascio la OTP (One Time
Password) che deve inserire nella finestra di firma, valido per una sola operazione di
firma.
3. Convalida l’operazione premendo il tasto “FIRMA”, oppure abbandona con “ESCI”.
Si fa notare che in caso di firma multipla su più
documenti, questi sono firmati singolarmente, ed
ognuno sarà disponibile nella Categoria
“Documenti Firmati” (in formato p7m o PDF, a
seconda delle scelte di configurazione operate
dall’amministratore del Dominio).
Il documento firmato, in formato digitale, sarà
automaticamente inviato a tutti i firmatari via
posta elettronica (o posta elettronica certificata –
secondo configurazione).
Il processo di firma di un documento si esaurisce in automatico quando tutti i firmatari designati
avranno apposto la firma digitale.
Lo stato delle firme può essere sempre consultato nella finestra di avanzamento della firma,
disponibile, come mostrato in precedenza, premendo a lungo l’icona “S” sul frontespizio del
documento, mostrato nella pagina principale di AWDoc.
Tutta la documentazione di AWDoc è disponibile all’indirizzo:
http://documentazione.awdoc.it