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AWDoc-Organizer 4.0
L’applicazione che rivoluziona il modo di
gestire i tuoi documenti
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Un nuovo modo di lavorare,
semplice, sicuro, flessibile
AWDoc Organizer 4.0 evoluzione del consolidato sistema di organizzazione dei documenti a
livello Enterprise potrà aiutarvi nel lavoro di tutti i giorni, consentendovi di archiviare, ricercare e
condividere i documenti a livello personale, di team e di intera organizzazione, e potrà aiutarvi nel
disegnare processi organizzativi utili in molti contesti, come
l’auditing, la qualità, la redazione collaborativa, la firma digitale…...
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AWDoc Organizer 4.0
La versione 4.0 di AWDoc-Organizer rivoluziona il modo di gestire i documenti all’interno
di una Organizzazione e nasce dall’esigenza di dover gestire i flussi di lavoro sui documenti in
tutte le loro fasi, specie quelle più critiche ai fini della riservatezza delle informazioni, che
precedono la loro pubblicazione ufficiale ed il consolidamento nei processi organizzativi
aziendali.
Questa “terra di nessuno” è spesso lasciata alla gestione autonoma di gruppi di lavoro diversi,
che individuano soluzioni basate su strumenti poco affidabili o su aree di lavoro condivise, dove
si appoggiano documenti spesso rilevanti aziendalmente che dovrebbero essere condivisi con
consulenti di altre organizzazioni, clienti, fornitori o semplicemente consultabili all’esterno
dell’azienda, in mobilità o fuori dall’ambito aziendale.
La soluzione spessp adottata in modo estemporaneo è quella di utilizzare soluzioni diffuse
nell’ambito di produttività personale, o affidare alla posta elettronica l’inoltro di allegati a
soggetti esterni all’organizzazione.
I CRYPTOVIRUS sono una ulteriore insidia che si aggiunge a questo scenario, e rendono
vulnerabile un’organizzazione spesso al di là delle politiche di sicurezza adottate, proprio perché
incidono su ambiti di lavoro destrutturati e sono capaci di propagarsi alle arre condivise, creando
un danno rilevante spesso impossibile da recuperare.
Il GDPR di prossima applicazione introduce nuove regole per la gestione delle informazioni
sensibili e della privacy, che trovano nell’architettura di AWDoc piena applicabilità.
In questo scenario AWDoc-Organizer 4.0 offre una soluzione flessibile e semplice da utilizzare, non
invasiva e integrabile con facilità con i sistemi informativi dell’Organizzazione, grazie ad alcune
soluzioni originali e ad un collaudato sistema di gestione documentale.
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Soluzione Desktop e Mobilità
AWDoc-Organizer 4.0 è l’applicazione AWDoc operante su Desktop, rilasciata negli
ambienti operativi MAC OSx e MS-Windows.
L’applicazione deriva dalla consolle di Amministrazione largamente utilizzata a livello
Enterprise per la gestione dei documenti condivisi, ma offre adesso, anche a livello UTENTE,
la possibilità di accedere alle proprie aree documentali, sfruttando al meglio le possibilità di
lavoro di una piattaforma desktop, con le potenziate funzioni di ricerca. Rimane comunque
utilizzabile l’accesso in mobilità anche dalle tradizionali piattaforme AWDoc per Tablet IOS e
Android.
Le aree di lavoro personali
Ogni UTENTE di AWDoc potrà avere una propria area di lavoro, da strutturare con la propria
ontologia personale. In questa area di lavoro (o DOMINIO PERSONALE) l’UTENTE opererà
con le funzioni di Amministrazione tipiche di AWDoc Enterprise.
Le nuove funzionalità di AWDoc-Organizer 4.0 consentiranno però di lavorare sui documenti
utilizzando come unica interfaccia operativa AWDoc stesso. Infatti dall’interfaccia di AWDoc-
Organizer si potrà:
1. Strutturare la propria
area di lavoro in Categorie
e Sottocategorie senza
limitazioni di livello;
2. Inserire con un semplice
copia e incolla i documenti
in qualsiasi formato;
3. Editare i documenti
direttamente
dall’interfaccia AWDoc,
semplicemente facendo
un “doppio click”
sull’anteprima del
documento;
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I documenti in formato PDF
saranno consultabili
internamente ad AWDoc-
Organizer, e potranno essere
annotati con le stesse funzioni,
in modo da poter condividere
le annotazioni con i propri
dispositivi Tablet.
Le annotazioni non modificano
il documento originale.
Versioning
Se il documento aperto è in formato editabile (ad esempio MS-Office) viene aperto
immediatamente il programma associato (MS-Word, MS-Excel, ecc…) e il documento può
essere modificato.
Se il documento viene salvato, e quindi modificato rispetto alla versione aperta, AWDoc
acquisisce direttamente il nuovo documento e genera una nuova versione del documento,
che viene conservata automaticamente nello storage di AWDoc, mantenendo disponibile la
versione precedente.
In caso di lavoro cooperativo su un set di documenti, la versione conterrà nel titolo il
riferimento al redattore che ha effettuato la modifica.
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Condivisione
Dalla propria AREA PERSONALE (DOMINIO PERSONALE) un Utente potrà condividere i
propri documenti con altri utenti interni ed esterni all’Organizzazione. Operando come
Amministratore del proprio dominio personale avrà a disposizione tutte le funzioni note di
amministrazione.
In aggiunta, avrà a disposizione ovunque i propri documenti, che sono conservati nel server
AWDoc CIFRATI e INDISPONIBILI a chiunque non abbia le credenziali di accesso.
Non basandosi su un’area di lavoro raggiungibile in rete locale interna e con i documenti
esposti in chiaro nel formato originale, questa struttura è intrinsecamente PROTETTA
ANCHE DAI CRYPTOVIRUS o CRYPTOLOCKER.
Lavoro cooperativo
Un Utente potrà condividere i propri
documenti con altri utenti
assegnando ad essi il diritto di
modifica. Questa modalità è molto
semplice da attuare e fornisce
sempre l’indicazione di CHI e con
QUALI DIRITTI accede alla cartelle
condivise.
Le tre icone che si vedono a destra in
figura assegnano i diritti di
MODIFICA, UPLOAD e FIRMA
DIGITALE (nel caso il dominio
preveda questa funzionalità).
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Dato che TUTTI i LIVELLI ORGANIZZATIVI adesso possono accedere ad AWDoc-Organizer
con il proprio profilo, anche di semplice UTENTE, per condividere la propria area di lavoro
sarà sufficiente assegnare alle cartelle interessate i diritti di accesso agli Utenti o ai Gruppi e
distribuire liberamente AWDoc-Organzier.
Strutture Dati Funzionali
AWDoc-Organizer 4.0 consente nuovi paradigmi di catalogazione delle informazioni,
che sono tipici di strutture funzionali non strettamente gerarchiche, come l’albero di
directory normalmente utilizzato nel proprio desktop o nelle strutture dati condivise (come
ad esempio dropbox e google drive).
La caratteristica di UNICITA’ del documento inserito in AWDoc consente, senza spreco di
risorse e senza ambiguità sulla versione del documento, di associarlo a molteplici categorie
documentali che lo rappresentano e che sono visibili nella struttura dati e costituiscono la
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propria ONTOLOGIA di catalogazione. Non è più necessario strutturare i propri dati secondo
una rappresentazione GERARCHICA, ad esempio:
STRUTTURA GERARCHICA
1. DOC AMMINISTRAZIONE
1.1. CONTRATTI
1.1.1. NORD
1.1.1.1. 1Q-2017
1.1.1.2. 2Q-2017
1.1.1.3. 3Q-2017
1.1.1.4. 4Q-2017
1.1.2. CENTRO
1.1.2.1. 1Q-2017
1.1.2.2. 2Q-2017
1.1.2.3. 3Q-2017
1.1.2.4. 4Q-2017
1.1.3. SUD
1.1.3.1. 1Q-2017
1.1.3.2. 2Q-2017
1.1.3.3. 3Q-2017
1.1.3.4. 4Q-2017
1.2. FATTURE
1.2.1. NORD
1.2.1.1. 1Q-2017
1.2.1.2. 2Q-2017
1.2.1.3. 3Q-2017
1.2.1.4. 4Q-2017
1.2.2. CENTRO
1.2.2.1. 1Q-2017
1.2.2.2. 2Q-2017
1.2.2.3. 3Q-2017
1.2.2.4. 4Q-2017
1.2.3. SUD
1.2.3.1. 1Q-2017
1.2.3.2. 2Q-2017
1.2.3.3. 3Q-2017
1.2.3.4. 4Q-2017
1.3. ORDINI
1.3.1. NORD
1.3.1.1. 1Q-2017
1.3.1.2. 2Q-2017
1.3.1.3. 3Q-2017
1.3.1.4. 4Q-2017
1.3.2. idem…….
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Nell’esempio mostrato la struttura gerarchica di sinistra mostra immediatamente i propri limiti,
se si pensa di aggiungere una ulteriore classificazione, ad esempio il CLIENTE.
In questo caso dobbiamo aggiungere il Cliente in ogni struttura, oppure duplicare sotto la
categoria del singolo CLIENTE tutte le altre suddivisioni. Si ottengono strutture complicatissime
e di solito si preferisce duplicare i documenti in più alberature.
Archiviare la Posta Elettronica
Con AWDoc Organizer 4.0 è possibile integrare le funzionalità di
AWMail, un potente PLUG-IN in grado di estrarre dalle caselle
postali dell’Utente, opportunamente definite,
AWMail è un servizio applicativo per
archiviare, catalogare e ricercare la posta e gli allegati in modo
AUTOMATICO e INDIPENDENTE DAL PROGRAMMA DI MAIL che
viene utilizzato, garantendo sicurezza e riservatezza, nonché
l’utilizzo in mobilità di strumenti personali per l’accesso a informazioni aziendali.
E’ sufficiente definire le regole di archiviazione e dimenticarsi di dover archiviare manualmente
gli allegati: AWMail lo farà senza interferire con il client di posta utilizzato aziendalmente.
E’ possibile archiviare molteplici caselle postali ed i risultati saranno consultabili ovunque
tramite le app AWDoc, da desktop e tablet.
Per chi vuole il massimo:
autenticazione a 2 livelli
In funzione del livello di riservatezze e delle garanzie di accesso richieste, AWDoc può gestire
un’autenticazione forte a 2 livelli.
Oltre all’utilizzo delle credenziali riservate di accesso distribuite ai propri Utenti (Username e
PIN) è infatti possibile richiedere l’immissione di un codice di accesso utilizzabile solo una
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volta, inviato su un cellulare associato all’Utente e censito nella fase di registrazione delle
credenziali.
È possibile anche fornire delle tessere di generazione del codice da distribuire ai propri utenti.
Il patrimonio informativo
Il patrimonio informativo gestito da AWDoc è costituito dai documenti, di vario formato, prodotti
nel corso dell’attività professionale o ricevuti da soggetti esterni. Tutto questo costituisce il
“dominio documentale” con il quale è necessario interagire quotidianamente per l’attività pubblica
o privata.
AWDoc-Organizer 4.0 e la piattaforma AWDoc Server (sia CLOUD che
ON-PREMISES) renderanno disponibili a qualunque livello
dellorganizzazione le funzioni di categoria Enterprise, finora utilizzate
solo in alcuni selezionati ambiti (il CDA, il Controllo di Gestione, ecc),
ovvero:
1. Catalogare in modo strutturato e articolato i documenti, in modo che siano organizzati secondo la
una o più logiche di archiviazione, senza duplicare mail il documento.
2. Ricercare i documenti secondo varie logiche, anche create in modo estemporaneo e basate sulla
ricerca testuale.
3. Condividere i documenti con i soggetti esterni con cui si interagisce, in modo che non tutti abbiano
le stesse possibilità di copiare, modificare e distribuire i documenti. Ad esempio ad alcuni utenti si
vuole consentire di generare una nuova versione, apportare modifiche, o ricevere le loro
annotazioni per revisione; ad altri si vuole solo permettere di leggere il contenuto, ma in modo tale
che non possano copiarlo o distribuirlo e magari possano leggerlo solo per un limitato periodo di
tempo.
4. Definire la struttura di catalogazione esposta (cioè le categorie e la loro gerarchia che raggruppano
i documenti) in modo diverso da quella che si utilizza a scopo personale, magari particolata e
orientata alle necessità interne all’organizzazione, e che non si vuole rendere visibile agli utenti
esterni. Tale struttura, oltre ad essere diversa da quella interna, potrà essere strutturata in
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funzione dello scopo a cui i documenti debbono rispondere o in funzione dei gruppi di utenti che
potranno accedervi in occasione di uno o più eventi o situazioni particolari (una riunione, un
convegno, un CDA);
5. Nell’ambito di un EVENTO sarà possibile illustrare in tempo reale i documenti, guidandone la
paginazione, in modo che sia i presenti sia quelli che partecipano da remoto con i loro tablet, siano
guidati nella esposizione. Mentre si gestisce questa particolare riunione sarà possibile prendere
appunti visibili solo al relatore dei commenti e della discussione, mentre alcune notazioni di
evidenziazione sul documento condiviso potranno essere visibili a tutti.
6. Tenere traccia delle attività che vengono fatte sui documenti condivisi, avere in qualsiasi momento
la nozione di chi ha in visione il documento, la notifica del momento in cui è stato aperto, ed è
possibile certificare queste azioni nei confronti di terzi per supportare i processi di “governance”,
revocare facilmente o modificare i diritti di visione, essendo certi che i documenti saranno
visualizzabili su qualsiasi piattaforma applicativa, fissa o mobile.
TUTTO QUESTO SENZA ALCUNA DUPLICAZIONE DEI DOCUMENTI, CHE SARANNO PRESENTI SOLO UNA
VOLTA NEL DOMINIO DOCUMENTALE PRIVATO, SICURO ED INVIOLABILE:
IL PATRIMONIO INFORMATIVO GESTITO IN MODO UNIVOCO E CONTROLLATO SOLO DAL SUO (o i suoi)
AMMINISTRATORI.
Digitalizzazione dei processi di
Firma DIGITALE
Con il Plug-in di Firma Digitale AWDoc integra una serie di
processi per la firma digitale, in grado di soddisfare le
esigenze tipiche di qualsiasi organizzazione.
1. Firma Digitale: processo che consente di firmare
digitalmente documenti con valore legale
opponibile nei confronti di terzi, completamente
conforme alle vigenti normative di legge. Si basa
sulla emissione di un certificato di Firma Remota,
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che consente di firmare documenti senza l’utilizzo di dispositivi esterni (Smart card e
relativi lettori) e quindi utilizzabile in mobilità anche su Tablet. La peculiarità di AWDoc è
quella di poter gestire la firma di documenti tra più parti, interne ed esterne
all’organizzazione.
2. Firma Massiva (o firma automatica): processo dedicato a particolari tipologie di documenti
ricorrenti (ad esempio le fatture) che l’organizzazione ritiene di poter firmare digitalmente
senza controllo visivo da parte di un utente, perché la validità del contenuto è garantita
dai processi informatici che lo generano. In questo caso viene emesso un certificato di
Firma associato al legale rappresentate o delegato dell’organizzazione che comparirà
come firmatario in tutti i documenti firmati.
3. Firma Elettronica Avanzata (FEA): processo di firma di un documento, rivolto a particolari
tipologie di documenti contrattuali, caratterizzato da un accordo preventivo tra le parti che
ne stabilisce la validità legale in un dato contesto, descritto in una procedura
specificatamente realizzata allo scopo. Il contesto sopra descritto e gli accordi menzionati
tra le parti conferiscono a questo documento un valore legale dimostrabile nelle sedi
opportune.
4. Firma autorizzativa: processo autorizzativo con validità limitata all’interno
dell’organizzazione. Il documento firmato rispetta le regole interne di approvazione, ma
non può essere utilizzato per garantirne la validità nei confronti di terzi.
Integrate AWDoc nei vostri
processi
Tramite le interfacce programmative ed i servizi che AWDoc espone, disponibili nei principali
ambienti operativi, è possibile inserire le funzionalità di AWDoc nei propri sistemi informativi,
ottenendo il massimo livello di integrazione e sicurezza.
www.awdoc.it - info@awdoc.com